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使用螢幕助讀程式在 Exchange 系統管理中心中設定共同作業

Exchange Online
 

適用版本:Exchange Online

上次修改主題的時間:2016-12-09

您可以使用 Exchange Online 中的 Exchange 系統管理中心 (EAC) 中的您螢幕助讀程式來設定不同的共同作業的方法。這些方法可能會包含公用資料夾、 通訊群組、 共用的信箱或 — 搭配 SharePoint — 網站信箱。

使用 Internet Explorer 和鍵盤快速鍵瀏覽,並確定您有適當的 Office 365 訂閱以及在 EAC 中工作的管理角色。然後,開啟 EAC 並開始使用。

Exchange Online (包括 EAC) 是以 Web 為基礎的應用程式,因此鍵盤快速鍵和導覽可能會與 Exchange 2016 中的不同。在 Exchange 系統管理中心中的協助工具

如果要在 Exchange Online 中於 EAC 中工作時取得最佳結果,請使用 Internet Explorer 作為您的瀏覽器。深入了解 Internet Explorer 鍵盤快速鍵

在 EAC 中的許多工作需要使用快顯視窗,因此在您的瀏覽器中,請務必啟用 Office 365 的快顯視窗

在 Office 365 商務版和企業版的訂用計畫中,會包含 Exchange Online,但功能可能會有依計畫而異。若您的 EAC 不包含本文中所述的功能,您的訂用計畫可能不包含該功能。

如需有關訂用計畫中的 Exchange Online 功能的詳細資訊,請移至我擁有那些 Office 365 商務版產品或授權?Exchange Online 服務說明

工作群組的成員可以使用公用資料夾以簡單的方法來收集、 組織及工作群組與其他人共用資訊。

Public folders 組織很容易瀏覽階層中的內容。使用者可以藉由瀏覽階層的相關其工作的分支探索實用的內容。完整的階層使用者都能看到其 Outlook 資料夾檢視中。公用資料夾可用於封存的通訊群組。可擁有郵件功能的公用資料夾及以便傳送至通訊群組的電子郵件會自動新增至公用資料夾新增通訊群組的成員身分。公用資料夾也允許簡單的文件共用。

若要使用的公用資料夾,您必須設定至少一個公用資料夾信箱。

  1. 在 EAC 中,按 Ctrl + F6 直到主要窗格取得焦點與您聽到"儀表板,主要的導覽連結。 」

  2. 公用資料夾] 索引標籤,並按 Enter 鍵。

  3. 若要將移至功能表列,按住 Ctrl + F6。您聽到的公用資料夾 」 第二的導覽連結。 」

  4. 公用資料夾信箱] 索引標籤。按 Enter 鍵。

  5. 若要將移至工具列,請按 Ctrl + F6。您聽到"新增公用資料夾信箱] 按鈕。 」按 Enter 鍵。

  6. 這會開啟 [公用資料夾信箱] 對話方塊的 [名稱] 文字方塊中具有焦點。輸入您的公用資料夾信箱的名稱。

    提示公用資料夾信箱包含的階層資訊並加上公用資料夾的內容。您建立的第一個公用資料夾信箱會成為主要信箱包含公用資料夾階層的一個可寫入複本。您建立任何其他的公用資料夾信箱將會包含階層的唯讀副本的次要信箱。

  7. ] 索引標籤可以儲存] 按鈕,並按 Enter 鍵。它可能需要數分鐘要建立公用資料夾信箱之後,您聽到警示,指出信箱才會出現大約 15 分鐘。

  8. 使用[確定]按鈕上焦點、 按 Enter 鍵。公用資料夾信箱清單檢視中新增新的公用資料夾信箱。

了解更多有關建立公用資料夾

建立公用資料夾信箱之後,您可以新增的公用資料夾。

  1. 具有焦點的公用資料夾信箱清單檢視中,移至 [功能表] 列中,再按兩次 Ctrl + Shift + F6。您聽到 「 公用資料夾,次要導覽連結。 」按 Enter 鍵。

  2. 若要加入至工具列移動,請按 Ctrl + F6。您聽到 「 新按鈕公用資料夾 」。按 Enter 鍵。此根層級的公用資料夾階層中建立公用資料夾。

    提示提示:
    您可以建立現有的公用資料夾內的子資料夾。首先,具有焦點的公用資料夾清單檢視中,選取 [父] 資料夾中,按向下鍵或向上鍵,並按 Tab 鍵。要開啟資料夾、 按 Enter 鍵。然後,移動到的工具列,按 Ctrl + Shift + F6。選取 [新的公用資料夾] 按鈕,具有焦點,按 Enter,然後再進入步驟 3。(如果您想要移回至父項資料夾,在工具列] 索引標籤以前往上層資料夾] 按鈕並按 Enter。)
  3. 這會開啟 [公用資料夾] 對話方塊的 [名稱] 文字方塊中具有焦點。輸入您的公用資料夾的名稱。

  4. 若要將移至 [路徑] 文字方塊中,按 Tab 鍵。此唯讀在文字方塊中,您聽到的公用資料夾的路徑。例如,如果您建立公用資料夾的根層級,您聽到"反斜線。 」

  5. ] 索引標籤可以 [儲存] 按鈕,並按 Enter 鍵。公用資料夾清單檢視中新增新的公用資料夾的名稱。

建立公用資料夾之後,請指定可存取的使用者。也指定這些使用者的角色中的公用資料夾,包括其為可讀寫權限。

  1. 具有焦點的公用資料夾清單檢視中,選取您想要新增使用者]、 公用資料夾中按向上鍵或向下鍵。

  2. 若要將移至詳細資料窗格中,按住 Ctrl + F6。郵件設定 [啟用] 連結具有焦點。

  3. 若要移至資料夾的權限管理連結、 按 Tab 鍵,然後按 Enter。

  4. 這會開啟 [公用資料夾權限] 對話方塊中 [新增] 按鈕具有焦點。按 Enter 鍵。

  5. 這會開啟對話方塊] 中瀏覽] 按鈕具有焦點。按 Enter 鍵。

  6. 這會開啟 [選取收件者] 對話方塊中 [搜尋] 文字方塊中具有焦點。您聽到"篩選或編輯搜尋"。輸入全部或部分名稱的第一個使用者想要新增至共用信箱,搜尋名稱] 中,按下 Enter。

  7. 按 Tab 鍵約六次直到您聽到的搜尋結果清單中的使用者名稱。按 Enter 鍵。

    提示提示:
    如果搜尋結果清單中包含多個名稱,請按向上鍵或向下鍵直到您聽到想要的名稱。按 Enter 鍵。
  8. 權限層級下拉式方塊] 索引標籤。預設權限層級是發佈編輯器,這可讓所選的使用者所建立的項目及子資料夾,讀取項目,並編輯或刪除所有項目。其他權限層級包括檢閱者參與者非編輯作者Author編輯器發佈作者擁有者。您也可以建立自訂的權限等級。

  9. 若要選取所選使用者的權限層級、 按向上鍵或向下鍵。

    提示提示:
    若要檢閱允許權限層級的權限,請按 Tab 鍵到 10 個核取方塊,以指定所選取的權限層級的權限。如果您變更] 核取方塊設定、 權限層級變更為自訂。如果您選取的自訂權限層級,所有核取方塊皆已取消選取您要選取您想要。
  10. ] 索引標籤可以儲存] 按鈕,並按 Enter 鍵。使用者和相關的權限層級儲存並增加到表格中的 [公用資料夾的使用權限] 對話方塊中的使用者。

  11. 若要新增另一位使用者,啟動 [新增] 按鈕,具有焦點,藉由按下 enter 鍵。重複步驟 5 到 10。針對您想要新增至新的公用資料夾的所有使用者執行此動作。

  12. 當您完成 [公用資料夾權限] 對話方塊中,] 索引標籤的 [儲存] 按鈕來新增使用者],然後按 Enter。等候幾秒資訊的儲存。提醒指定該儲存作業已完成,與您聽到 「 關閉] 按鈕。 」若要關閉提醒,請按 Enter 鍵。公用資料夾的主頁面檢視再次具有焦點。

注意事項注意事項:
公用資料夾有大小限制及子資料夾繼承自上層資料夾權限設定的特定方式。此外,您可以啟用公用資料夾的郵件設定。了解更多有關建立公用資料夾

另一種方法用於協助和 Exchange Online 中設定共同作業是通訊群組 — 出現在共用的通訊錄中的兩個或多個收集合。當電子郵件訊息傳送至通訊群組之後時,它會接收所有的群組成員。由特定討論主旨 (例如 「 資源管理最佳作法") 或共用常見的工作結構的使用者可以組織通訊群組 — 如工作群組] 或 [專案小組所示 — 會要求他們經常通訊。使用螢幕助讀程式在 Exchange 系統管理中心中建立新通訊群組.了解更多關於管理通訊群組

共用的信箱輕鬆的一組人員來監視及傳送電子郵件的常見的帳戶,例如 info@contoso.com 或 support@contoso.com。當群組成員回覆郵件傳送至共用信箱時、 電子郵件看起來它傳送共用信箱,而不是依群組成員。使用螢幕助讀程式在 Exchange 系統管理中心 2016年中新增新的共用的信箱.了解共用信箱的相關詳細

如果貴組織使用 SharePoint、 站台信箱因為它加入 SharePoint 文件的 Exchange 電子郵件可以是有效的共同作業工具。站台信箱包含擁有者及 SharePoint 網站、 共用的 Exchange 信箱的電子郵件和站台信箱會儲存與共用的 SharePoint 網站的成員。

站台信箱做為專案特定電子郵件和文件可存取及編輯網站成員只能由中央歸檔 cabinet。因為專案通常會有特定開始和結束日期、 站台信箱會有相對應的生命週期。了解更多有關使用站台信箱資訊。

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