將公用資料夾移轉至 Exchange Online中的 Microsoft 365 群組
摘要：為什麼您應該或不應該將公用資料夾移轉至 Microsoft 365 群組。
本文提供公用資料夾和 Microsoft 365 群組的比較，以及其中一個或另一個如何成為您組織的最佳解決方案。 公用資料夾只要是Exchange就已存在，而群組則是最近引進的。 如果您想要將部分或所有公用資料夾移轉至群組，本文將說明程序的運作方式，並逐步提供逐步引導您完成程式的文章連結。
什麼是公用資料夾？
公用資料夾 包含不同類型的數據，並以階層式結構組織。
在下列情況下，不建議使用公用資料夾：
封存數據。 信箱限制的用戶有時會使用公用資料夾，而不是信箱來封存數據。 因為這會影響公用資料夾的儲存量，並且破壞信箱限制的目標，所以不建議使用這種方式。
文件共用及協同作業。 公用資料夾不提供檔管理功能，例如版本設定、受控制的簽入和簽出功能，以及內容變更的自動通知。
什麼是 Microsoft 365 群組？
Microsoft 365 群組可讓您選擇一組想要共同作業的人員，然後輕鬆地設定資源集合供這些人員共用。 您不必擔心手動將許可權指派給這些資源，因為將成員新增至您的群組會自動為成員提供存取您群組所提供之工具和資源所需的許可權。 群組也是先前由通訊組清單和共用信箱處理之工作的全新且改良的體驗。
如需完整的群組案例，請參閱瞭解 Microsoft 365 群組。
您應該將公用資料夾移轉至 Microsoft 365 群組？
Microsoft 365 群組 是 Microsoft 的最新共同作業供應專案，這表示有許多原因會導致它們比公用資料夾是較舊的技術更適合的解決方案。 例如，在 Outlook 中，群組可以完全取代啟用郵件功能的公用資料夾。 編譯 Microsoft 365 群組 運作優於公用資料夾的每個案例清單是不可能的，但重點如下：
電子郵件共同作業。 Outlook 中的群組具有專用的 交談 空間，可儲存所有電子郵件，並讓使用者透過這些電子郵件共同作業。 甚至可以將群組設定為接收來自群組外部或組織外部人員的電子郵件。 如果您目前使用啟用郵件功能的公用資料夾來儲存專案相關討論，例如，或需要由人員小組檢視的採購單，則使用群組會是一項改進。 當您單純想要將資訊廣播給一組使用者時，群組也更適合這種情形。
文件共同作業。 在 Outlook 中，群組具有專用的 [檔案] 索引 卷標，可顯示來自群組 SharePoint 小組網站以及郵件附件的所有檔案。 您可以取得所有檔案的檢視，因此不需要像在公用資料夾中一樣搜尋它們。 共同撰寫也變得更容易。 如果您使用公用資料夾來儲存要由多人取用的檔案，請考慮移轉至群組。
共用行事曆。 建立時，每個群組都會取得共用行事曆。 群組的任何成員都可以在該行事曆上建立活動。 當您將群組設為我的最愛時，該群組的行事歷可以與您的個人行事曆一起顯示。 您也可以訂閱群組的活動，在這種情況下，該群組中建立的活動會出現在您的個人行事曆中。 如果您使用公用資料夾作為小組主要行事曆 (例如排程或時程表)，則群組會獲得改善的體驗。
簡化的存取權限。 當您將使用者指派給群組時，他們會立即取得所需的許可權，而使用公用資料夾時，您需要手動指派適當的許可權。 成員可以新增為「擁有者」或「成員」。擁有者具有群組的完整許可權，包括執行群組管理工作的能力。 成員也可以像是擁有者一樣能夠建立內容並編輯檔案，但成員無法刪除他們尚未建立的內容。 如果公用資料夾的許可權模型對您而言太過龐大，而您想要簡單又快速的功能，Microsoft 365 群組 是一個方法。
行動裝置和 Web 顯示狀態。 公用資料夾無法透過行動裝置存取，而且網路上的功能集有限。 另一方面，Microsoft 365 群組 可透過 Outlook 行動裝置應用程式存取，並且在 Web 上具有一組更豐富的功能。 如果您的小組經常移動且需要行動存取，則您應該使用 Microsoft 365 群組。
存取各種 Microsoft 365 或 Office 365 應用程式。 當您建立群組時，您可以從 Microsoft 365 或 Office 365 套件解除鎖定各種應用程式的存取權。 您將獲得 SharePoint 用於儲存檔案的小組網站，以及在 Planner 上追蹤工作的計畫。 Microsoft 365 群組 是結合整個 Microsoft 365 或 Office 365 套件元素的成員資格服務。
雖然 Microsoft 365 群組 提供許多優點，但您應該留意離開公用資料夾體驗之後會注意到的一些主要差異。 這些主要是：
資料夾階層。 雖然公用資料夾通常用來組織深層根階層中的內容，但 Microsoft 365 群組 具有一般結構。 群組中的所有電子郵件都位於 [交談] 空間中，所有檔都會進入 [ 檔案] 索引卷 標。此外，您無法在 Microsoft 365 群組中建立子資料夾。
細微的許可權角色。 雖然公用資料夾具有各種權限角色，但 Microsoft 365 群組僅提供兩個權限：擁有者和成員。
移至群組之前，也最好先記下建立和維護群組所隨附的各種限制。 如需詳細資訊，請參閱瞭解Microsoft 365 群組 如何? 管理我的群組？
將公用資料夾移轉至 Microsoft 365 群組
如果您決定切換至 Microsoft 365 群組，您可以使用稱為批次移轉的程式，將電子郵件和行事曆內容從現有的公用資料夾移至群組。 執行批次移轉的特定步驟取決於目前主持應用程式公用資料夾階層的 Exchange 版本。 在本文結尾，您會找到逐步引導您完成批次移轉程式的指示連結。
注意事項
當您完成將啟用郵件功能的公用資料夾移轉至特定 Microsoft 365 群組時，群組會接收到所有尋址至公用資料夾的電子郵件。
批次移轉的主要優點如下：
信箱復寫服務 (MRS) 型移轉。 移轉程式會使用移轉批次 Cmdlet。 移轉至多個群組可以在單一移轉批次中一起觸發。 也有可用來協助移轉程式的腳本。
支援郵件和行事曆公用資料夾。 複製的電子郵件和文章在群組交談中會顯示為群組交談，而複製的行事曆項目會顯示在群組行事曆中。 此移轉目前不支援其他公用資料夾類型，例如工作和連絡人。
內部部署公用資料夾可以直接移轉至 Microsoft 365 群組。 此移轉不需要先將公用資料夾移至 Microsoft 365 或 Office 365，然後移至群組。 MRS 資料複製 Cmdlet 會直接從內部部署環境讀取公用資料夾資料，然後將資料複製到 Microsoft 365 群組。 請注意，Exchange 2010 公用資料夾將需要 Outlook Anywhere 端點。 Exchange 2013 公用資料夾將需要 MRS Proxy 型端點。
不是「全部或全無」移轉。 您可以選擇要移轉至群組的特定公用資料夾，而且只會移轉那些選擇的公用資料夾。
單次數據複製。 批次移轉是設計成從來源公用資料夾到目標群組的簡單一次性數據複製，而不需要進行累加式同步處理和完成的複雜性。
將公用資料夾資料與群組中的現有資料合併。 如果有的話，數據複製會將公用資料夾內容與現有群組的內容合併。 如果需要增量資料複製，您可以視需要執行資料複製次數。 這會將累加數據複製到群組。
批次移轉概觀
下列步驟概述將公用資料夾內容移轉至批次移轉中 Microsoft 365 群組的整體程式。 特定詳細數據包含在下列文章中。
選取來源：選擇您要移轉的公用資料夾。 您可以選擇包含郵件或行事曆內容的任何資料夾。
建立目標：使用所需的組態為您的資料夾建立對應的群組，例如成員、隱私權設定和數據分類。
複製數據：使用移轉批次 Cmdlet 將數據從公用資料夾複製到群組。
鎖定來源：確認群組中的數據之後，請鎖定公用資料夾。
完全移轉：複製步驟 3 與 4 之間建立的任何新數據。
請注意，在上述步驟 1 到 3 期間，您的使用者會將公用資料夾及其對應的群組維持在在線狀態。 在步驟 3 之後，您可以根據群組體驗以及是否適合您的使用者和組織，評估是否繼續進行其餘的移轉。 您可以復原移轉，並在該時間點使用公用資料夾繼續。 如果您繼續進行移轉，則在步驟 5 完成之後，您可以刪除原始的公用資料夾。 即使在移轉后，您也可以復原至公用資料夾，前提是您已從移轉程式儲存備份檔，而且您尚未刪除原始的公用資料夾。
批次移轉必要條件和逐步指示
在執行批次移轉之前，您的 Exchange 環境中需要下列必要條件。 特定必要條件取決於您目前正在執行的 Exchange 版本。
如果您的公用資料夾是內部部署，您的伺服器必須執行下列其中一個版本：
Exchange 2010 SP3 RU8 或更新版本
Exchange 2013 CU15 或更新版本
Exchange 2016 CU4 或更新版本
如果您的公用資料夾是內部部署，您必須設定 Exchange 混合式環境。 如需詳細資訊，請參閱 Exchange Server 混合式部署。
移轉指示
選取下列適當的連結，以取得執行批次移轉的逐步指示。