現場筆記一天最重要的工作

Eric N. Bush

比爾蓋茲 每年都會離開辦公室兩次，度他所謂的「思考週」。他會拋開人群、電話、電子郵件，專心閱讀，仔細思考 Microsoft 及全球的科技形勢。努力瞭解自己與別人的公司在做什麼，如何以更具戰略性的方式往前邁進。比爾蓋茲瞭解思考與規劃的價值。

其實只要我們每天保留一點思考與規劃的時間，構思點子、解決問題、設定目標、排定工作的優先順序，甚至是做做白日夢，同樣也可以從中得到收獲。儘量在每天固定的時段進行這個例行公事，而且務必在這個時段內避開其他所有的互動。您最重要的工作，就是規劃當天所要做的事情，並且將這些事情排出優先順序。如果您是管理階層，也許大部分的時間都是花在規劃別人的工作，以及排定這些工作的優先順序。

無論您負責管理公司網路、管理重要的資料庫，還是設計與管理企業資訊系統，每天都會有許多問題讓您分心，阻礙您在真正重要的工作上的進展。等到一天接近尾聲，還搞不清楚到底是在往前進還是向後退。

您的目標應該是讓自己更有組織力、更能主動取得先機，以及更有辦法應對 IT 緊急狀況。您可以藉由規劃，讓自己化被動為主動。但是要實現這個轉變，您必須思考、規劃與排定優先順序。這些步驟可以幫助您列出一份工作清單，檢閱這份清單作為每天的開始。這份清單分為三大類：「進行中」、「儘速完成」以及「願望」清單。您可以根據這三份清單來安排時間，擬定解決方案，以防範危機的發生。

「進行中」清單的項目，是指必須明白釐清、而且每天都必須有所進展的工作。您必須先實踐貴公司和群組的主要目標。無法直接影響優先順序的工作，可以把它挪到較低的優先順序。如果您是管理階層，就應該讓程序進入軌道，協助所有員工趕上最高優先順序。

「儘速完成」和「願望」清單的內容通常是節省公司時間和金錢，讓公司更具競爭實力的策略性計劃。請找出這些工作，緩慢且有條不紊的追尋它們，隨著優先順序往前移的同時，將它們逐漸移到「進行中」清單。

不過別忘了：規劃好優先順序清單，不見得就表示每一件事都能夠確實做到。下面是一些幫助您進行工作的小密訣：

• 先完成既快速又簡單的工作。
• 接著做動機不強的工作。
• 最後再做最刺激好玩的工作。
• 避免不斷切換工作，儘量保持工作連續。
• 但是，如果您在某件事情遇到瓶頸，就跳到下一個工作，直到可以回來繼續進行為止。
• 委派或拒絕對您無意義的工作，或者提出其他建議。
• 瞭解什麼時候是您狀態最好、產能最高的工作時段，把這個時段保留給最重要的工作。

瞭解如何聰明的規劃時間，是把工作做到最好的秘訣。沒有計劃，隨波逐流的人，無法從所達成的階段獲得滿足，因為他們永遠不知道他們首先要到達哪一個階段。

Eric N. Bush 是 Microsoft 卓越工程 (Engineering Excellence) 小組的軟體開發組長。他身兼內部顧問與課堂講師，負責推動人際關係、程序與技術領域的工程與組織改善。您可以透過電子郵件與他連絡：ericbush@microsoft.com。

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