SharePoint
Microsoft Office SharePoint Server 2007 概觀
Thomas Rizzo
摘要:
- SharePoint Web 整合
- 內容管理
- 商務智慧
有兩個現象正在改變企業的營運方式，Microsoft 稱之為「工作新世界」(New World of Work)。第一個現象是，合作的團隊經常是在不同的位置，
甚至工作的時段也不同。因此，為了延伸將全球工作性質相連起來的概念，共同作業軟體相對地極為重要。第二個現象是，數位資訊的使用呈爆炸性成長，同時與此商務資料相關的法規規則變得更為複雜。各公司致力於提供共同作業與共用能力，並確保資訊的安全性與隱私權。為了善用大部分的資訊與人員資產，連結各洲與各時區的通訊、有效的共同作業工具及安全資料處理等所有需求的解決方案就有絕對的重要性。
推出 Microsoft® Office SharePoint® Server (MOSS) 2007 之後，將各種技術合併為單一整合平台及企業服務集合。這些技術的範圍涵蓋共同作業、入口網站、企業搜尋、工作流程及商務流程。MOSS 意味著新一代的 SharePoint Portal Server (SPS)，其基礎為 Windows® SharePoint Services (WSS)。如果要瞭解 MOSS 與 WSS 的合作方式，簡單的方法是參考 [圖 1] 的圓餅圖。綠色陰影區域是由 WSS 所提供，而因為 MOSS 的基礎是 WSS，因此是由 MOSS 提供了整個圓餅圖。MOSS 特別提供入口網站、搜尋、企業內容管理、商務流程與表單及商務智慧區塊。
圖 1** 以 MOSS 和 WSS 為基礎的服務 **(按影像可放大)
本文其餘部分將逐步解說 MOSS 中特別強調的技術，並討論如何使用這些進階功能讓使用者更具生產力。
當 SharePoint 遇見 Web 2.0
Web 2.0、Enterprise 2.0、複合應用程式、社群驅動的內容 - 不管您要如何稱呼這些項目，AJAX、RSS、部落格及 Wiki 等網際網路技術都讓使用者對於自己擁有的內容、其共同作業及資料流向使用者的方式有更大的自主權。使用者也希望在容易開發的前提下享有 Windows 的互動性，並使用 Web 所提供的各種好處。不過，將網際網路概念套用到企業設定時會引出新的問題。例如，您能夠驗證和信任服務的來源嗎？服務來源是否與現有基礎結構徹底整合？
MOSS 2007 透過提供文件管理與提醒的內建能力、增加部落格 (請參閱 [圖 2])、Wiki 及網頁組件等新功能以發佈與接收 RSS 摘要，帶給使用者許多新功能並改進現有的共同作業平台。使用 Microsoft Office Outlook® 2007 時，您可在 Outlook 與 Microsoft SharePoint 之間，執行行事曆、工作及連絡人等共同作業資料的雙向同步。如果要變更連絡人或移動約會，可在 Outlook 或 SharePoint 中進行變更，然後變更就會出現在另一個程式中。
圖 2** MOSS 2007 支援部落格與 Wiki **(按影像可放大)
Outlook 也支援文件庫離線功能。您可在中斷網路連線時對文件進行變更，然後在下次連線時，同步更新這些變更。
此外，MOSS 具有稽核與執行社群驅動內容相關之法規規則的功能，因此提供這些新功能並不會讓客戶犧牲管理能力或安全性。
MOSS 2007 中的主要進階功能是增進入口網站經驗個人化。MOSS 推出全新登場的「我的網站」，完整地運用了 SharePoint 網站的功能。使用者可針對個人與工作群組檢視，在「我的網站」下建立清單、文件庫、或子網站，並可自訂這些網站的檢視方式。「我的網站」也提供組織階層與同事追蹤的新網頁組件，包括同事之中繼資料 (例如同事的電話號碼、職稱、辦公室位置或其他資訊) 變更時發出的提醒。[圖 3] 顯示 MOSS 中自訂的「我的網站」。
圖 3** 「我的網站」支援更 SharePoint 中心的功能 **(按影像可放大)
企業搜尋
硬碟不大時，記得檔案的儲存位置通常不是問題。不過，由於儲存空間的快速成長，而且使用者相當懂得如何塞滿儲存空間，搜尋因此成為資訊架構的重要元件。MOSS 提供改善的企業存放庫搜尋功能，其建立概念是來自 SPS 2003 中提供的搜尋平台。MOSS 2007 接手繼續編目檔案共用、網站、Exchange Server 及 Lotus Notes 存放庫，這些都會視為非結構化資料存放庫。
SPS 較難提供的是搜尋結構化存放庫 (例如商務應用程式或關聯式資料庫) 的能力。此外，個別員工貢獻給組織的中繼資料和專業知識則補充了結構化與非結構化存放庫。MOSS 可透過稱為「商務資料目錄」(BDC) 的新技術來搜尋結構化存放庫，並可藉由新的「知識網路」來搜尋人員與專業知識。
BDC 提供連接、編目及搜尋系統的能力，這些系統則會透過 ADO.NET 提供者或 Web 服務公開其中的資料。您可建立 XML 設定檔，其中包含要連接之系統的必要資訊。這個資訊包括伺服器或端點的名稱、如何列舉及擷取該系統的物件、後端系統支援的任何篩選，以及後端資料對應至 SharePoint 資料的方法。您接著就可以像編目其他企業存放庫一樣，使用 SharePoint 中的企業搜尋功能來搜尋 BDC 資料。
SharePoint 預設會為後端系統的每個商務實體建立設定檔頁面。您可以像自訂 SharePoint 其他頁面一樣，自訂這些設定檔頁面。[圖 4] 顯示傳回商務資料及其他資訊的自訂設定檔頁面。另外，SharePoint 也包含一些商務資料網頁組件，這些網頁組件可讓您在頁面中顯示 BDC 資料，並可根據可用的中繼資料選擇性篩選這些頁面上的資料。由於商務資料會對應至 SharePoint，您可使用新的「商務資料」欄類型存取 SharePoint 清單內的資料。清單中所含的資料來自可信賴的後端系統，因此不會發生資料輸入錯誤和進行清除資料。
圖 4** 將商務資料自後端服務取出，放到 SharePoint 頁面 **(按影像可放大)
「知識網路」提供搜尋人員與專業知識的完整方法。企業內的社交網路可說是達到業務目標的途徑。在許多情況中，如果員工可找到專家協助解決所面對的業務問題，生產力就會提高。不過，如果您的同事圈中若不具備您所需的知識，您大概就會停止搜尋該專業知識。使用「知識網路」而不靠實際的社交網路時，軟體可協助建置組織的社交地圖，讓您可搜尋該社交網路。您也可以依關係距離排序搜尋的結果，並依據職稱或部門等中繼資料屬性進行篩選。
如同處理人員及其個人可識別資訊的任何解決方案一樣，「知識網路」提供了詳盡的安全性及隱私權模式，讓使用者可選擇加入網路，並可控制對網路中哪些人顯示哪些內容。「知識網路」會編目伺服器端資訊，例如 SharePoint 的「我的網站」。「知識網路」也有外掛到 Outlook 和即時訊息，以進行電子郵件及連絡人編目的用戶端元件。您可在用戶端控制進行編目的行程，以及控制從用戶端編目發佈到伺服器設定檔的內容。專業知識系統中，其中一個困難點是將人員的相關資料保持在最新的狀態。使用「知識網路」時，軟體會維護所有資訊的更新，同時可讓使用者控制該資料的可見性與可存取性。
企業內容管理
MOSS 2007 不只是管理文件這麼簡單，更透過支援管理記錄、網站內容及電子表單，提供了健全的企業內容管理解決方案。SharePoint 的記錄管理功能，包括建立受管理之存放庫的能力，該存放庫也滿足了法規需求，例如內容保留、稽核、條碼及標籤。除了 SharePoint 內部建立和儲存的資訊之外，透過與 Exchange Server 的緊密整合，記錄存放庫也包含將做為正式記錄的電子郵件。記錄管理功能可讓您透過搜尋記錄及合法持有來執行法律蒐證，因此您可打破保留原則 (視要求內容應留存比保留原則指定之時間更久的法律程序而定)。
在網站內容管理領域中，MOSS 2007 現今已取代 Microsoft Content Management Server 2002。隨著這項改變，SharePoint 現在可滿足內部網路、外部網路及網際網路網站等各種 Web 的需求。若要完整擁有 SharePoint 的這些功能，您只要在整個基礎結構上支援一項技術即可。SharePoint 支援內容部署，因此您可具有不同的測試伺服器及部署伺服器。此外，SharePoint 透過對 ASP.NET 2.0 主版頁面的支援，讓網站自訂變得更加簡便。針對多語言的情況，SharePoint 也支援網站變化，因此單一網站可具有多個變化，並可根據檢視網面之瀏覽器用戶端的語言設定自動重新導向。
對於電子表單，SharePoint 增加了稱為「InfoPath® 表單服務」的新功能，可讓您將 InfoPath 表單轉換成電子表單。此過程包括建立 InfoPath 表單、在設計程式中勾選若嘗試使用不會轉換成 Web 的功能就提出警告的方塊，以及將表單儲存到 SharePoint 清單內的信任位置。之後，使用者只要使用網頁瀏覽器即可檢視、編輯及提交表單。
SPS 2003 使用者要求的一項重大功能是改善工作流程功能，因為有許多客戶希望在 SharePoint 中儲存的內容上嵌入工作流程。MOSS 加入了 .NET Framework 3.0 的 Windows Workflow Foundation 新功能，達到的不僅是改善工作流程而已。這可讓您依據 Windows Workflow Foundation 建立工作流程，並使 SharePoint 內含這些工作流程功能。除了裝載 Windows Workflow Foundation 以外，SharePoint 也包含一些全新的工作流程，包括文件核准及文件簽章工作流程。[圖 5] 顯示如何設定 MOSS 中全新的工作流程。
圖 5** 設定 MOSS 中的工作流程 **(按影像可放大)
MOSS 可讓您監視工作流程，因此您可以查看目前工作狀態以及歷程記錄。此外，SharePoint 與 Office 用戶端整合之後，使用者便可從 Office 應用程式內部起始工作流程。另外一個優點是，使用者可馬上看見指派給他們的工作流程工作，不必離開 Office 應用程式即可完成這些工作。
MOSS 的功能範圍也延伸到商務智慧入口網站。這些入口網站通常包含您可排序和篩選的報告、圖表及資料表格，其圖形功能更可幫助顯示資料狀態。有了 MOSS，只需使用商務智慧 (BI) 儀表板範本建立新頁面，就可以建立商務智慧入口網站。BI 儀表板預設包含關鍵效能指標 (KPI) 清單及 Excel® Web Access 網頁組件。
KPI 清單是 MOSS 的新清單類型，可讓您連接到 Excel、SQL Server™ Analysis Services、SharePoint 清單或或手動輸入資訊等資訊來源，並可讓您追蹤這些資料來源的 KPI。有了 KPI 清單，您就可以使用視覺指標查看目前值、目標值、趨勢及狀態。
Excel Web Access 是 MOSS 中 Excel Services 的一部分，它是伺服器端版本的 Excel，可讓您透過網頁瀏覽器計算及顯示 Excel 資訊。若要使用 Excel Services，您可直接從 Excel 桌面應用程式將試算表發佈到 SharePoint 中的信任位置。使用者接著可使用網頁瀏覽器檢視 Excel 的試算表或圖表。之後若有任何參數或篩選，使用者可利用這些功能修改 Excel 資訊的網頁瀏覽器轉譯。
瞭解詳情
雖然這裡只提到 MOSS 所有新功能的一小部分，不過有許多線上資源可供您進一步瞭解這些新功能。建議您以 SharePoint 團隊部落格及 SharePoint Server TechCenter 作為學習起點。
Thomas Rizzo 是 Microsoft SharePoint 團隊的經理。Tom 先前服務於 SQL Server 及 Exchange Server 團隊。他同時也是寫過四本書的作家。他的電子郵件為 thomriz@microsoft.com。
© 2008 Microsoft Corporation and CMP Media, LLC. 保留所有權利；未經允許，嚴禁部分或全部複製.