Microsoft Office

整合 Access 資料庫與 SharePoint

Peter Serzo

摘要:

• 整合 Access 與 SharePoint 的優點
• 將 Access 資料移轉至 SharePoint
• 透過 SharePoint 擴充 Access 功能

當我跟使用者談到 Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 時，我總是要他們示範所使用的工具，還有使用的方法。屢試不爽，

公司裡面始終有人使用 Microsoft® Office AccessTM 來解決基本的商務需求。Access 仍是可行的工具，而且是許多公司的重要資產。

使用 MOSS 2007，您可以運用以 Access 為基礎建置而成的應用程式，將它們整合至 SharePoint® 中，建立範圍更加廣泛的全新解決方案。本文的重點是要說明 MOSS 是如何還有在什麼地方與 Access 整合，以及使用者要如何設定這兩種產品來建置解決方案。

MOSS 帶入 Access 的基本技術結合了工作流程、通用儲存機制 (SQL Server®)，以及以網路為基礎的介面 (瀏覽器)。SharePoint 的功能包括文件管理、工作空間，以及設定自訂清單和利用內建工作流程及現成網頁組件的功能，範圍從通告事件到建置連絡人清單或問題清單，到管理使用者建立的表單等，應有盡有。此外，使用便利性和熟悉的 Office 技術也將強化使用者的掌控能力。您將看到，MOSS 並不會對現行的解決方案造成威脅。MOSS 反而會提高效率，因為您不用重新撰寫應用程式，藉此讓使用者把重心放在解決商務問題上，而不是技術問題上。

從中受益的還不只是使用者而已。設法協助使用者維護公司中林立的所有自訂資料庫的 IT 部門和系統管理員也受益匪淺。許多人甚至等到碰到特定的問題，才知道原來 Access 是解決任務關鍵商務問題的主角，這些問題包括儲存限制、多使用者存取、安全性、修復損毀資料庫、網路使用、不相容的 Access 版本，以及在多部桌上型電腦間部署變更等。SharePoint 可一一解答上述各個問題。

雖然 Access 有其限制，但它的功能強大而且容易使用，特別是對那些不會寫程式碼的人來說。您可以在同一個地方取得可設定的關聯式資料表、簡單的查詢 (和複雜的查詢)、拖放前端表單建立工具、以資料為主的報表，以及設定多使用者的功能。根據 Access 和 SharePoint 來建置解決方案對於尋求聯合資源和專才的公司，以及想要利用多年累積的應用程式和技能的個人來說，都很合適。

快速入門

Access 2007 提供好幾個與 MOSS 2007 整合的出發點。如您在 [圖 1] 中所見，這些包括：從 SharePoint 清單匯入資料，將資料發佈到 SharePoint 網站，建立 SharePoint 清單，使用 SharePoint 資料作為外部來源，將 Access 資料庫移轉到全新或現有的 SharePoint 網站，以及離線存取 SharePoint 資料。

Figure 1** Access 2007 提供與 MOSS 2007 整合的簡易進入點。 **(按影像可放大)

從 Access 資料表建立 SharePoint 清單是一個不錯的起點。SharePoint 清單與 Access 中的資料表非常類似，它是儲存在 SQL Server 內容資料庫中，內含特定的欄位屬性，而且支援查閱。

建立 SharePoint 清單時要牢記在心的一些限制包括：Microsoft 建議每個檢視都有 2,000 個項目的上限以達到最佳效能；SharePoint 並不會強制參考完整性；OLE 物件不會匯出到 SharePoint；還有資料的驗證有限。

若要從 Access 資料表建立 SharePoint 清單，先選取 [外部資料] 索引標籤，然後在 [匯出] 群組下按一下啟用的 [SharePoint 清單] 按鈕。您現在必須指定啟用此清單的 SharePoint 網站，您可以在此處填寫 [圖 2] 所示的 [匯出 - SharePoint 網站] 對話方塊，或是在資料表上按一下滑鼠右鍵，然後選取 [匯出資料至 SharePoint 清單]。要注意的是，如果資料表是關聯性當中的子系，也會一併匯出所有的父系資料表。

Figure 2** Access 資料表會匯出到您指定的 SharePoint 網站 **(按影像可放大)

匯出程序完成後，會提供選項讓您儲存匯出步驟，這樣一來您就不用重複步驟。這時候，您可以前往 SharePoint 網站並查看上載的資料。這項簡單的作業對於移動資料到 SharePoint，然後讓使用者存取來說蠻實用的。好處是可以提高安全性，因為資料現在是儲存在 SQL Server 資料庫中，而且加上資訊可透過瀏覽器取得，因此非常方便存取。

不過，另外一項作業 — 將 SharePoint 中的清單連結成 Access 中的資料表 — 反而是更有效整合 Access 與 SharePoint 的方法。要進行這項作業，在 Access 中按一下 [外部資料] 索引標籤，然後選取 [匯入] 群組下的 [SharePoint 清單]。這會顯示 [圖 3] 中的對話方塊。

Figure 3** 連結 Access 到 SharePoint **(按影像可放大)

選取包含要作為連結資料來源之 SharePoint 清單的網站，然後選取您要連結的清單。此作業完成時，清單會在 Access 中顯示成連結資料表，而且在應用程式的右下角，您會看到一個 [與 SharePoint 連線] 的指示器。Access 與 SharePoint 之間現在會雙向同步處理，支援從 SharePoint 或 Access 新增、變更和刪除作業。如您所見，您可以對資料表編寫程式碼來提供額外的功能。

當在 Access 中連結到 SharePoint 清單時，您會看到預設還會匯入和連結另一個資料表，那就是 Windows® SharePoint Services (WSS) Users Information List。另外還會建立一個叫做「移至 SharePoint 網站議題」的議題資料表。您可以在此處檢閱與資料發生的任何衝突。

如需有關移轉資料，以及資料類型在交談期間是如何處理的詳細資訊，請參閱＜Access 如何在Access 與 SharePoint 資料類型之間轉換＞ (office.microsoft.com/en-us/access/HP010477131033.aspx)，以及＜移動 Access 資料庫中的資料表至 SharePoint 網站並加以連結＞ (office.microsoft.com/en-us/access/HA101314681033.aspx) 一文的「移轉限制」一節。

第三種整合資料表和清單的方法是透過 SharePoint 起始。選擇一份清單，然後在 [動作] 索引標籤下，按一下 [以 Access 開啟] 選項。接著會出現一個對話方塊，詢問資料庫的名稱 (全新或現有的)。輸入資料庫的名稱之後，您將選擇是否要直接連結到 SharePoint 網站上的資料，還是要將資料直接匯出至 Access (見 [圖 4])。

Figure 4** 使 SharePoint 資料可透過 Access 存取 **(按影像可放大)

移動資料庫至 SharePoint

到目前為止，我們討論了將 SharePoint 清單匯入成連結的資料表，以及將資料表當作清單匯出至 SharePoint，但若是您需要存取整個資料庫的話怎麼辦呢？許多公司都有任務關鍵應用程式在 Access 中執行，而且需要這些應用程式從遠端也能使用，以便讓個人執行報表和查詢，以及輸入資料。在這種情況下，重寫應用程式不一定永遠可行 — 無論是從成本上或是可用技能方面考量。SharePoint 和 Access 提供了 [移至 SharePoint] 選項來解決這個問題，這個選項可在 [存取 SharePoint 清單] 索引標籤下找到。它跟使用「SQL 轉換精靈」移至 SQL Server 的選項類似，這個精靈首先是出現在 Access 97。

將整個 Access 資料庫移動到 SharePoint 的好處是，所有的資料表都會轉換成 SharePoint 清單；會製作 Access 資料庫的備份；清單自動在 Access 中變成連結的資料表；您可以移動整個資料庫，而不只是資料表；而且資料庫的運作方式跟移動前沒有什麼出入。

在按下 [移至 SharePoint] 按鈕後，會出現 [圖 5] 中的對話方塊。指定網站之後，您必須決定是否要選取要儲存資料庫的選項。若要這麼做，整個資料庫便會儲存至選定的文件庫中。這表示整個資料庫 (包括表單、報表、查詢和巨集) 會儲存到 SharePoint 中，因此能在伺服器上使用。當使用者想要存取資料庫時，他只要導覽至資料庫所在的程式庫，在它上面按一下滑鼠按鍵，該資料庫就會自動部署到他的桌面。

Figure 5** 指定您要移動資料庫的 SharePoint 網站 **(按影像可放大)

選擇移動整個資料庫時，功能區下方會出現一個 [發佈變更] 訊息列。這可讓您將本機上的設計和資料的變更與伺服器上的複本保持同步。如果沒有選取這個選項，則只有資料表會轉換成清單並連結至 Access。若是發生這種情形，使用者社群將無法使用整個資料庫，而且資料庫也不會備份成 SharePoint 中的物件。

選取其中一個選項之後，資料庫及其相關的資訊就可以透過您所選的 SharePoint 網站提供。而且還會自動建立一個叫做「移至 SharePoint 網站議題」的資料表。這裡會記錄任何因移轉作業而產生的衝突。您可以檢閱 Access 在 SharePoint 網站上上載資料表時遇到的任何問題。

檢視、表單及報表

資料庫一旦移動後，您就應該測試它的功能性。開始前，確定您看得到 [與 SharePoint 連線] 指示器。請注意，Access 查詢會變成 SharePoint 檢視；SharePoint 檢視與 Access 查詢非常類似。

當移動整個資料庫時，會將現有的查詢當作檢視複製到 SharePoint 中。Access 使用者知道撰寫查詢可讓他們看到資料的子集。學著在 SharePoint 檢視中進行這樣作業有助您了解資料在 SharePoint 清單內的排列方式。

您可以建立的其中一個最實用的檢視是 Access 檢視。要建立檢視的話，導覽至您要建立檢視的清單，依序選取 [檢視]、[建立檢視]。您在該處會看到 [Access 檢視] 選項，可讓您根據清單建立表單和報表。按一下此選項並選取 Access 資料庫時，會出現一個像 [圖 6] 中的對話方塊。您可以看到，現在您可以定義格式 (表單類型、樞紐分析圖、樞紐分析表或報表)，而且當程序完成之後，Access 資料庫中會有一個連結的表單或報表。

Figure 6** 建立 Access 檢視 **(按影像可放大)

離線 Access

在真實世界中，擴充任務關鍵應用程式的影響範圍，可獲得投資報酬。要擴充整合式 Access/SharePoint 應用程式的影響範圍，其中一個方法是了解您不一定要連線到 SharePoint 才能使用它。為了提升這方面的效率，Access 2007 引進了離線工作的功能。資訊在連接到伺服器之前，會快取到資料庫的本機複本中。若要使資料庫離線，按一下功能區上 [外部資料|SharePoint 清單] 群組上的 [離線工作] 按鈕。

準備好重新連線到 SharePoint 時，就可以選擇 [線上工作] 或 [同步處理]。兩個選項都會上載資料並顯示當中的衝突以供檢閱；不過，要是使用 [同步處理] 的話，資料會上載，但應用程式會保持離線。

在 [SharePoint 清單] 群組中還有另外一個項目要注意的是 [捨棄變更]，它有兩個選項。第一個是捨棄全部變更，但不在 Access 中更新 SharePoint 資料。第二個選項是捨棄全部變更，並更新 SharePoint 資料 (連結的清單)。

Access 範本

Access 2007 有幾個預先建置的範本可協助使用者快速建立商務解決方案，您可以在 [資料表] 群組中按一下 [建立] 索引標籤下的 [SharePoing 清單] 按鈕看到這些範本 (見 [圖 7])。選取其中一個範本會自動為連結至 SharePoint 的資料表定義結構描述。目前只支援連絡人、工作、議題和事件。也就是說，假如您匯出一個包含當中一種資訊的資料表，則資料最後會變成相對應的 WSS 內容類型 (例如，議題對議題)。

Figure 7** 選擇清單類型 **

您也可以建立可用於 SharePoint 清單的自訂範本，或是使用自我連結的 Access 2007 資料庫建立 SharePoint 網站範本。這麼做需要有 Access 2007 Developer Extensions，也必須設定資料表的 WSSTemplateID。這個屬性會追蹤哪個資料表擁有相等的 SharePoint 清單範本。

Access 和中繼資料

擁有運作穩固的 Access 應用程式的企業並不一定能夠或想要將所有這些應用程式移到 SharePoint。碰到這種情況，有時候在 Access 中撰寫程式碼來更新 SharePoint 比較合理。您可以透過程式碼，把 SharePoint 與 Access 結合在一起。

舉 Northwind Trader 的資料庫這個簡單的例子，它會儲存關於產品、供應商和客戶訂單的資訊。每個產品一般都有相關產品表，廠商會以 .pdf 檔案提供。Access 資料庫會追蹤產品表上所含的全部資訊，例如地理位置、產品編號、修訂記錄，以及公司部門代碼。這項資訊需要透過 SharePoint 外部網站讓供應商和廠商使用。

接下來會設立 SharePoint 網站，而且所有文件也會移到連結的文件庫中，但是中繼資料欄位會留白 (見 [圖 8])，因為 Access 中會追蹤資料 (而且監視資料的人使用 Access 非常得心應手，一點也不急著做任何改變)。

Figure 8** 在 SharePoint 中檢視不含中繼資料的 Northwind 文件 **(按影像可放大)

幸好，如 [圖 9] 所示，您可以加入 Visual Basic® for Applications (VBA) 程式碼透過 Access 應用程式來更新中繼資料，而不必重寫應用程式。員工可繼續使用他所熟悉的工具，並同時發展到網路，廠商可以根據他們的權限存取外部網站 (因此只能查看他們應該可以查看的內容)，而沒有一致性或資料庫大小的問題。

Figure 9** 使用程式碼更新中繼資料 **(按影像可放大)

內建安全性

將 Access 應用程式移至 SharePoint 最大的好處之一，就是能夠利用 SharePoint 安全性模型，這種模型有內建的 Active Directory® 驗證。也就是說，您不必再藉著建立結構描述和資料表，然後加入使用者來在 Access 應用程式中實作安全性。透過 SharePoint 清單，您可以利用安全性調整，當中使用者只能查看允許他們查看的內容；這是 SharePoint 特有的功能。此外，如果您不想將某些資料庫元件移往 SharePoint，您不必移動它們。

SharePoint 提供一種細微的角色型安全性模型。在決定要如何和何時移動資料庫時，您應該先設計網站和安全性，然後再進行移轉。這樣的話，設定和測試權限比較容易。另外，移轉的問題也會比較少，而且 Access 資料庫執行起來也比較有效率。

參考完整性

我一定得討論一下參考完整性這個主題，不然就是我的疏忽。事實上，SharePoint 並不會像 Access 一樣強制參考完整性。許多安裝在某些程度上都已正規化。若要讓這些任務關鍵 Access 資料庫順利運作的話，也必須把這列入考量。好在，實際上有幾項因應措施可當做現有系統的增強。

我之前有提到，在移動資料庫到 SharePoint 時，如果移動子資料表的話，父資料表也會跟著移動。此外，SharePoint 如果認出欄位選擇是根據其他資料表而決定的，便會使用查閱欄位。比方說，假設在 Northwind Traders 資料庫中選取了一個客戶，也下了一張訂單。若將這些資料表移到 SharePoint，則客戶欄位會在訂單清單中變成查閱。

那麼串聯更新/刪除和比較複雜的作業呢？這時候應該考慮採用 SharePoint 和它的工作流程作為可能的解決方案。回到 Northwind Traders 資料庫的例子，假設客戶打電話取消現有的訂單，這隨之會觸發幾項動作：庫存必須放回，必須通知供應商，負責訂單的員工必須連絡客戶處理後續事宜，送貨必須取消，而且也需要更新會計。這牽涉到很多移動組件和協調工作。

利用 SharePoint Designer，您可以在 SharePoint 中建立工作流程，以便在訂單狀態一變更時，立刻完成上述所有動作。有 22 種現成的工作流程可混搭成上百個動作。SharePoint Designer 是建立您的網站品牌以及建立工作流程的絕佳工具。

最棒的是，使用者只要熟悉如何為 Access 進行「程式設計」，就等於具備以 SharePoint Designer 建立工作流程的技能。換句話說，建立 Access 應用程式的使用者不需要費太多功夫，就可以轉換和擴展他們的技能來建立工作流程。利用 SharePoint Designer 建立工作流程完全不用寫程式碼，而且部署這些工作流程也很簡單。

Peter Serzo 在 CDW Berbee 擔任資深工程師一職，他主要負責為全球各地的公司建構 SharePoint Enterprise 解決方案。

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