IT 產業成為環境領導者的 10 大關鍵因素

Michael Walsh and Eliza Walsh

以現今業界來說，似乎沒有一家公司不在談論他們的環境研究計劃。而 IT 在這些研究計劃當中扮演著舉足輕重的角色 — 它提供您絕佳的改革機會，促使您成為公司和業界的實踐先驅。但是，到底該從何處著手改革呢？下面就是有效成為環境和永續方案先驅者的十大關鍵要素。

熟悉問題

首先您必須廣泛並深入探索有關電腦與環境永續的專業知識。身為一位 IT 專家，您應該先從減少電腦對環境所產生的影響開始著手，例如電源管理、硬體整併，以及環境廢棄物管理等。

而身兼一位環境領導者，您也必須設法借助各種軟體和硬體，來減少非 IT 部門運作所產生的影響。於是這麼一來，就必須與律師、人力資源經理和企業管理者密切合作，共同定義解決公司整體環境影響的原則 — 這些原則也許從商務旅行原則到全球碳足跡規定 (carbon footprint) 皆涵蓋在內。

另一方面，公司內外人員也無不殷切期待您針對環境、公司以及貴公司營運的業界開發專門技術。因此，您必須審核自己對於環境永續、永續電腦，以及貴公司在短期和長期需求方面的瞭解。

如果您是剛剛進入新公司，或是剛剛轉任新職務，勢必背負著無形和有形的壓力，驅策您快速進入情況。如果這家公司過去未曾針對環境尋求定位、而現在卻積極急起直追的話，您的壓力就更大了。

但是，如果因此隨著壓力起舞，很可能會危及您和公司的信譽。從短期角度來看，建議您還是專注解決當務之急，把傳播策略方案暫時擱在一邊，直到您已經準備妥當，或者等到熱身時段過了再說。

客觀審核貴公司

接下來要做的是慎重審核貴公司或商務營運的環境和永續性。怎麼做呢？就是多方接觸重要關係人，以及其他公司內外的有力人士。

您必須建立一個內部和外部聯絡人的網路，定義重要關係人的生態系統。這些人可以幫助您瞭解貴公司在環境永續性的地位。

您可以根據自己的責任而定，找出貴公司目前和未來在環境規定、標準和法律方面的遵循依據。另外還要評估貴公司在競爭者和分析師心目中的預期地位，並且瞭解客戶、合作夥伴、政府機關以及有影響力的客戶倡導者，對於貴公司及其環境研究計劃的看法。同時還得判斷您的方案在目前和未來有哪些技術、財務與環境方面的限制。

您也可以根據貴公司的規模和預算，尋找其他值得考慮的研究。具有建設性的洞察理解，通常來自內部調查、焦點團體以及協力廠商的研究。它可以幫助您正確瞭解員工對於下列三項的滿意度：過去公司所採取的環境行動、貴公司在競爭市場所佔的地位，以及潛在市場商機所在的地方。但是它最大的潛在價值，卻是協力廠商研究在驗證或駁斥重要關係人意見的能力。

展望目標與時機

接下來就該擬定貴公司的長期和短期目標了。一開始您可以將此二者的目標時間分別設定為一年和五年，然後再配合自己的需求來調整時間長度。不過務必切記的是，環境問題絕對不是短期問題，只把環境問題視為短期問題的人，肯定會替公司、重要關係人、客戶和合作夥伴帶來麻煩。

在決定貴公司的一年期和五年期目標時，必須先決定您在目前和未來所要面對的商業景觀。其中包括公司文化、公司的長短期商業目標、目前和未來的預算限制、銷售點的擴展計劃、以及業界不斷變化的法律和法規環境。

舉個例說，您可以在資料中心找到戰略決策與策略定位兩者衝突的來龍去脈。在過去，空間被視為資料中心設計的主要考量。但是過去幾年來，電源逐漸取代空間成為擴展的限制因素，同時也加重了營運成本。資料中心操作員發現逐漸提升的電源重要性將成為未來長期的隱憂，因此他們開始採取行動來減輕能源不足的危機，其中包括資料中心管理的根本轉移，而這一點卻與主流空間驅動決策因素互相矛盾。在某些情況下，減少耗電量所花費的投資，佔了絕大部分的短期成本，相較之下，維護現有原型的成本就少得多了。但是隨著能源價格大幅上漲，幾年前積極改變資料中心管理方針的資料中心操作員，現在已被視為具有真知遠見的人，而他們公司所獲得的回報，也已經超過最初的投資了。

開發願景和策略

接下來就是開發願景和策略了。當然，您必須先瞭解目前企業所達到的程度，以及未來需要達到的目標。在設定願景和策略時，不應該將它們視為永遠不變的東西。貴公司對環境的承諾也許可以長久不墜，但是您的願景和策略可不一定。它會因為某些內部和外部變數的出現 (例如，法規需求的變化、客戶認知的轉移，以及商務需求的發展) 而被迫修正。同時隨著企業環境方案的掘起，公司也必須參考其他大型公司的願景和策略，來調整自己的 IT 願景和策略。

而設定願景，就等於設定公司的商業走向。您必須仔細斟酌措辭，務求謹慎簡潔、條理明晰，但是又不過於繁雜冗長。撰寫願景並非列舉公司希望對環境所做的每一件事，而是提出需要提出的問題，以正確引導公司員工及合作夥伴。使命聲明 (或願景聲明) 的目的通常是表達願景，而願景必須在您上任的前半年就開始傳播。

至於設定策略的目的不只是定義方向，也要建立明確的商業目標和方針，以及為了達到這些目標和方針所做的投資。您可以利用現有的模型，幫助您規劃策略性計劃。其中最適合環境和永續問題的兩個模型是 SWOT (長處、短處、機會與威脅) 和 PESTLE (政治、經濟、社會、科技、法律以及環境) 模型。您可以在文件中定義策略，例如，策略性計劃。

請注意，如果領導者在發表書面聲明之前，先向認知採納者和反對關係人廣泛收集他們對願景和策略的意見，這類領導者就比較容易成功。尢其是在定案計劃中提出反對者意見的領導者，其成功機會更大。

宣導商業責任

宣導不必等到發表願景和策略之後，而是從您擔任新職開始就必須著手進行。不過，一旦發表願景和策略之後，就必須承擔更多公開的責任 (包括內部責任和外部責任)。剛開始，您或代理人需要將願景傳播給有影響力的團體，例如員工、分析師、媒體、合作夥伴、客戶和客戶倡導人。您必須鼓舞並激勵他們相信您的願景和策略，並且提出具有說服力的論點，說明這才是對貴公司和目標觀眾最有利的策略。

同時，您也必須將焦點轉移到策略的個別項目，並且定期向這些目標觀眾更新最新動態，指出代表成功的重大里程碑、傳播策略的改變，以及坦言貴公司或業界所面對的挑戰。

另外也要做好準備，讓每一位觀眾表達不同的興趣與需求。在提及每一位觀眾的專屬需要和興趣時，記得要保持基礎願景和策略的一致性，以便有效取得各種目標觀眾的參與意願。

另外，千萬別為了滿足不同的觀眾，而急於傳播彼此矛盾的「商業需求」。領導者一旦這麼做，就無法在這些問題建立可信度，即使不致如此嚴重，也會限制他們在領導變革的效率，最壞的情況更可能危及整個公司的信譽。[圖 1] 所強調的是七個有效傳播訊息的關鍵因素。

[圖 1]** 有效傳播訊息的關鍵因素 **(按一下影像可放大檢視)

管理您的訊息

您在宣導願景和策略時，請務必考量內部和外部訊息的專業技術與完整性。環境及永續性與企業社會責任的關係，和他們與產品開發、服務、銷售與市場行銷的關係同等重要。即使貴公司已將實質的環境領導權指派給您 (但尚未給予您對環境永續公民權研究計劃的直接擁有權)，您還是要遵守與身為公民權領導者同樣的標準。

千萬不要低估外部觀眾對於環境問題的關切之心，以及他們對環境商業實務的熟悉程度。更重要的是，如果您的傳播內容過度欠缺或過度充斥承諾或完整性，也千萬不要低估他們毀滅傳播的能力。否則，貴公司可能會被貼上「環保騙子」的標籤哦。

因此，您必須制定一個結合檢閱流程的傳播策略，商請內部博學多聞之士在您公開發表之前，先行提供意見。傳播策略必須設定訊息的主要元素範圍，例如，公司環境內容資料表、訊息架構、核准的發言人名單以及話題。傳播策略是構成明確結構與一致性的重要關鍵，必須緊接在願景和策略之後完成。對訊息主要擁有人賦予個人責任，對您只有好處，沒有壞處。

透過測量來進行管理

管理願景和策略範圍內的責任是很重要的任務。無論營運、產品開發還是銷售與行銷，都必須定義那些會影響您達到目標與方針的因素。您必須將這些因素整理成一份簡單的清單，將它們對應到整體的策略計劃，接著設定這些因素在品質和 (或) 數量的底線，並且建立追蹤測量標準，作為未來分析之用。這些測量標準應該積極管理。

另外，您必須明確定義報告這些追蹤測量標準的責任，並且定期開會，邀請所有重要關係人參與會議。重要關係人可以在會議當中，討論這些追蹤測量標準對於策略計劃健全與否的影響，方法是將測量標準對應到這些因素，而將這些因素對應到策略計劃的個別元素。

只不過，許多環境領導者發現他們公司尚未備好支援追蹤測量標準的測量工具。但是您又必須借助這些工具提供必要的品質和數量資料，讓您妥善分析以及報告環境與永續研究計劃。因此，無論是藉由重新設計商業流程、部署合作與測量技術，或是開發自訂的內部工具都可以，總之一定要開發專門的測量工具才行。

不過，如果沒有資深領導階層支援公司投資這些測量工具，您可能還要面對令人頭痛的成本效益決策，決定是否為了採用適當的測量工具，而額外增加員工人數。

分析和報告環境影響

收集品質和數量資料，是為了進行深度分析。如果領導者希望瞭解他們所提出的方案有多麼成功，以及他們對公司或企業營運所採取的行動產生了什麼影響，非得進行這項分析不可。

由於環境的相關法規、標準、法律以及自發性企業報告景觀朝令夕改，對於發表環境足跡詳細資訊的公司來說，其壓力也越發沉重。如果能夠備好必要的工具和程序來支援管理、測量和分析，即可協助您收集所需的資訊，讓您製作規定發表的年度報告、進行必要的歸檔作業，以及製作自發性的公司永續報告。因此，您必須瞭解目前和未來的報告需求之後，才能投資因應商務需求而成長的整合式管理、測量、分析和報告基礎結構。

分析和報告的技術，對於積極成為實踐先驅的公司來說是不可或缺的一環。而軟體在此扮演著舉足輕重的地位 — 尤其是環境管理、流程設計、資料收集、資料操作、遠端感應、共同作業、視覺效果和簡報所用的軟體。

商用軟體有時候必須針對環境空間中特定的應用程式加以自訂。因此，為了達成整合式管理、測量、分析和報告基礎結構，在技術上做大手筆的投資也許有其必要。

身為實踐先驅

實踐先驅是每一位環境領導者嚮往達到的目標。實踐先驅分為許多類型 (請參閱 [圖 2] 的範例)，不過它們都有一個共通點：其專長並非由職銜定義，而是他們針對整合性與開放性採取行動以及引領變革的記錄所定義。

[圖 2]** 實踐先驅的類型 **(按一下影像可放大檢視)

全球環境永續生態系統有賴實踐先驅來主導變革。實踐先驅的脈絡遍布政府、非政府、業界和消費者倡導組織等廣泛的聯絡人網路，他們可以商請有影響力的廠商出面解決需要密切合作的問題。實踐先驅也很熟悉許多攸關全球社區利益的新興環境問題，並且將這些問題呈現在全球觀眾面前。

另外，實踐先驅也會針對尚未受到業界重視的重要議題構思解決方案。開發這些解決方案可能需要發揮影響力，與他人 (包括競爭者在內) 聯手合作，同時也可能需要推動公司投資有待開發的市場，但是實踐先驅最後總是有辦法達成全球性的變革。

保持最新狀態

保持最新狀態，讓知識體系定期接受更新，是一種新興的紀律。若要維持信譽不墜，必須以學術觀點瞭解其他環境領導者所倡導的各種科學、政策、法律、經濟、科技和商業層面。另外相當重要的一點是，您不一定要遵守當今主流的意見，但是一定要根據環境永續和電腦的專業瞭解，倡導獨特的觀點。在環境領導者 (或是自稱實踐先驅的人) 逐漸增加的業界裡，這項整合凸顯了最主要的差異。

一名真正的領導者，在把責任交付屬下 (該屬下對於自己有興趣的主題具備專業知識)，以及在聽從公司內部其他環境政策資深代表的意見時，也必須注意其安全性。與公司前輩定期開會和報告，的確可以充分瞭解公司在環境永續的研究成果，但關鍵是您必須知道自己何時需要代表公司發言。而要知道這一點，就必須確實瞭解您的核心義務，對於內部和外部觀眾所預期的環境，堅持一貫的信念。

Michael Walsh 是 Microsoft 的資深環境產品經理。

Eliza Walsh 是傳播策略顧問，過去曾經擔任 Microsoft 中國地區的傳播專員。

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