Grundlegendes zu Unified Messaging-Telefonansagen

Artikel
09/29/2014

Gilt für: Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1, Exchange Server 2007

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2008-04-08

Wenn Sie die Serverfunktion UnifiedMessaging auf einem Computer installieren, der Microsoft Exchange Server 2007 ausführt, wird eine allgemeine Sammlung von Standardaudiodateien, die für das Unified Messaging-System und Menüansagen, Begrüßungen und Informationsansagen verwendet wird, auf den Computer kopiert, der die Serverfunktion UnifiedMessaging ausführt. Sie können zwar eine vollständige funktionsfähige automatische UM-Telefonzentrale oder einen Wählplan verwenden, die bzw. der nur die Standardtelefonansagen verwendet, die im Lieferumfang von Exchange 2007 enthalten sind – die für Begrüßungen und Informationsansagen installierten Audiodateien sowie die System- und Menüansagen sind jedoch vielen Unternehmen zu systemeigen, um als akzeptable Schnittstellen mit der Öffentlichkeit dienen zu können. In diesem Thema werden die System- und Menüansagen, Begrüßungen und Informationsansagen behandelt, die von UM-Wählplänen und automatischen Telefonzentralen verwendet werden, sowie deren Verwendung beim Zugriff auf das Unified Messaging-System durch Anrufer.

Übersicht über Telefonansagen und Begrüßungen

Nach dem Installieren der Serverfunktion UnifiedMessaging werden Audiodateien für UM-Wählpläne und automatische Telefonzentralen auf den UM-Server kopiert. Standardmäßig kopiert das Installationsprogramm die Audiodateien in den Ordner Programme\Microsoft\Exchange Server\Unified Messaging\Prompts\<Sprache>**. Wenn Sie die englische Version (USA) von Exchange 2007 installiert haben, wird während der Installation ein Ordner namens \en erstellt, in dem die englischen Versionen der Systemansagen gespeichert werden. Diese Systemansagen werden vom UM-Server für Anrufer wiedergegeben, damit diese Begrüßungen, Menüansagen und Informationsansagen hören können, und damit Anrufer durch die Unified Messaging-Menüs navigieren können.

Diese Systemaudiodateien oder -ansagen, die auf den UM-Server kopiert werden, sollten niemals geändert werden. Unified Messaging ermöglicht jedoch das Anpassen der Begrüßungen, Ansagen für Hauptmenü und Informationsansagen des UM-Wählplans und der automatischen Telefonzentrale.

Tabelle 1 fasst die Telefonansagen und Begrüßungen zusammen, die mit UM-Wählplänen verwendet werden.

Tabelle 1 Telefonansagen für UM-Wählpläne

Telefonansagen und Begrüßungen	Beschreibung
Systemansagen	Dürfen nicht geändert werden.
Begrüßung	Die Standardbegrüßung ist eine Systemansage, die standardmäßig wiedergegeben wird. Sie können jedoch eine von Ihnen erstellte angepasste Begrüßungsdatei verwenden.
Informationsansage	Standardmäßig sind Informationsansagen deaktiviert. Wenn Sie eine Informationsansage aktivieren, müssen Sie eine angepasste Begrüßungsdatei angeben.

Tabelle 2 fasst die Telefonansagen und Begrüßungen zusammen, die mit automatischen UM-Telefonzentralen verwendet werden.

Tabelle 2 Telefonansagen für automatische UM-Telefonzentralen

Telefonansagen und Begrüßungen	Beschreibung
Systemansagen	Dürfen nicht geändert werden.
Ansagen für Menü während der Geschäftszeit	Ansagen für Menü während der Geschäftszeit sind standardmäßig aktiviert, und es wird eine Systemansage wiedergegeben. Sie können jedoch eine von Ihnen erstellte angepasste Begrüßungsdatei verwenden.
Ansagen für Menü außerhalb der Geschäftszeit	Ansagen für Menü außerhalb der Geschäftszeit sind standardmäßig aktiviert, und es wird eine Systemansage wiedergegeben. Sie können jedoch eine von Ihnen erstellte angepasste Begrüßungsdatei verwenden.
Begrüßung während der Geschäftszeit	Begrüßung während der Geschäftszeit ist standardmäßig aktiviert, und es wird eine Systemansage wiedergegeben. Sie können jedoch eine von Ihnen erstellte angepasste Begrüßungsdatei verwenden. Diese wird auch als Begrüßung bezeichnet.
Begrüßung außerhalb der Geschäftszeit	Begrüßung außerhalb der Geschäftszeit ist standardmäßig aktiviert, und es wird eine Systemansage wiedergegeben. Sie können jedoch eine von Ihnen erstellte angepasste Begrüßungsdatei verwenden. Diese wird auch als Begrüßung bezeichnet.
Informationsansage	Standardmäßig sind Informationsansagen deaktiviert. Wenn Sie eine Informationsansage aktivieren, müssen Sie eine angepasste Begrüßungsdatei angeben.

Achtung:
Das Ändern der installierten Systemansagen stellt keine unterstützte Konfiguration dar.

Systemansagen

Exchange 2007 Unified Messaging (UM) wird zusammen mit einer Sammlung von Standardtelefonansagen für die Verwendung mit Outlook Voice Access, Wählplänen und automatischen Telefonzentralen installiert. Es sind Hunderte von Systemansagen für jede Sprache vorhanden, die auf dem Computer installiert werden, der die Serverfunktion UnifiedMessaging ausführt. Der UM-Server gibt die Audiodateien für diese Systemansagen für Anrufer wieder, wenn diese auf das Unified Messaging-System zugreifen. Beispiele für Systemansagen:

"Geben Sie Ihre PIN ein".
"Wenn Sie auf Ihr Postfach zugreifen möchten, geben Sie Ihre Durchwahl ein".
"Zum Kontaktieren einer Person drücken Sie die Raute-Taste".
"Buchstabieren Sie den Namen der Person, mit der eine Verbindung hergestellt werden soll. Beginnen Sie dabei mit dem Nachnamen".
"Wenn Sie mit einer bestimmten Person sprechen möchten, nennen Sie den Namen".

Achtung:

Das Ändern der installierten Systemansagen stellt keine unterstützte Konfiguration dar.

Hinweis

Wenn der Microsoft Exchange Unified Messaging-Dienst auf dem Computer gestartet wird, der die Serverfunktion UnifiedMessaging ausführt, überprüft er, ob alle Systemansagen verfügbar sind. Wenn eine Systemansage nicht gefunden werden kann, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Um den zurückgegebenen Fehler zu beheben, suchen Sie das Ereignis mithilfe der Ereignisanzeige, und kopieren Sie dann die Datei, die im Fenster Ereignis Eigenschaften aufgelistet wird, von der Exchange 2007-Installations-DVD in den entsprechenden Ordner auf dem UM-Server.

Begrüßungen und Ansagen des UM-Wählplans

Nachdem Sie die Serverfunktion UnifiedMessaging installiert und einen UM-Wählplan erstellt haben, besteht die Option, die Audiodateien für die Standardsystemansagen zu verwenden, die während der Installation auf den UM-Server kopiert wurden, oder angepasste Audiodateien zu erstellen, die mit UM-Wählplänen verwendet werden können.

UM-Wählpläne besitzen eine Begrüßung sowie eine optionale Informationsansage, die Sie ändern können. Diese Begrüßung wird verwendet, wenn Outlook Voice Access-Benutzer oder andere Anrufer die Zugriffsnummer des Teilnehmers wählen. Die Anrufer hören eine Standardbegrüßung "Willkommen. Sie sind mit Microsoft Exchange verbunden". Diese Audiodatei ist die Standardbegrüßung für einen UM-Wählplan. Sie können diese Begrüßung auch ändern und stattdessen eine Alternativbegrüßung mit einer firmenspezifischen Ansage verwenden. Beispiel: "Willkommen bei Outlook Voice Access der Woodgrove Bank". Wenn Sie diese Begrüßung anpassen, müssen Sie zuerst eine entsprechende Begrüßung aufzeichnen, diese als WAV-Datei speichern und dann den Wählplan so konfigurieren, dass diese angepasste Begrüßung verwendet wird.

UM ermöglicht Informationsansagen, die auf die Begrüßung folgen. Standardmäßig ist keine Informationsansage konfiguriert. Sie können jedoch eine Informationsansage für Anrufer zur Verfügung stellen. Sie können die Informationsansage für allgemeine Ankündigungen verwenden, die sich häufiger ändern als die Begrüßung, oder für Ankündigungen, die zur Einhaltung von Unternehmensrichtlinien erforderlich sind. Wenn Anrufer unbedingt die gesamte Informationsansage abhören sollen, kann diese als nicht unterbrechbar konfiguriert werden. In diesem Fall kann ein Anrufer die Informationsansage nicht durch Drücken einer Taste oder Sprechen eines Befehls abbrechen.

Tabelle 3 beschreibt die Begrüßungen und Informationsansagen für UM-Wählpläne.

Tabelle 3 Begrüßungen und Informationsansagen für UM-Wählpläne

Begrüßung	Standardbeispiel	Angepasstes Beispiel
Begrüßung	"Willkommen. Sie sind mit Microsoft Exchange verbunden".	"Willkommen bei Outlook Voice Access der Woodgrove Bank".
Informationsansage	Standardmäßig ist keine Informationsansage konfiguriert.	"Durch das Verwenden dieses Systems erklären Sie sich einverstanden, alle Unternehmensrichtlinien zu befolgen, wenn Sie auf dieses System zugreifen".

Wenn Sie Begrüßungen und Ansagen anpassen und konfigurieren, stellen Sie sicher, dass die Spracheinstellung, die für den UM-Wählplan konfiguriert ist, der Spracheinstellung der von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Telefonansagen entspricht. Wenn dies nicht der Fall ist, hört ein Anrufer ggf. eine Nachricht oder Begrüßung in einer Sprache und eine andere Nachricht oder Begrüßung in einer anderen Sprache.

Begrüßungen, Ansagen und Ansagen für Menü für automatische UM-Telefonzentralen

Ebenso wie UM-Wählpläne besitzen auch automatische UM-Telefonzentralen eine Begrüßung, eine optionale Informationsansage und eine optionale benutzerdefinierte Ansage für Menü. Es sind verschiedene Versionen der Begrüßung und Ansage für Menü vorhanden, die Sie für Zeitspannen innerhalb bzw. außerhalb der Geschäftszeiten konfigurieren können. Alle diese Ansagen können geändert werden.

Die Begrüßung ist das Erste, was ein Anrufer hört, wenn eine automatische UM-Telefonzentrale seinen Anruf beantwortet. In der Standardeinstellung lautet diese Ansage "Willkommen bei der automatischen Telefonzentrale von Microsoft Exchange". Die für den Anruf wiedergegebene Audiodatei ist die Standardsystemansage für die automatische UM-Telefonzentrale. Sie können jedoch auch eine firmenspezifische Alternativbegrüßung verwenden, z. B. "Danke, dass Sie bei der Woodgrove Bank anrufen". Um diese Begrüßung anzupassen, müssen Sie zuerst eine angepasste Begrüßung aufzeichnen, diese als WAV-Datei speichern und dann die automatische Telefonzentrale so konfigurieren, dass diese angepasste Begrüßung verwendet wird. Ebenso wie Begrüßungen können Sie auch Ansagen für Menü anpassen.

UM ermöglicht außerdem eine Informationsansage, die auf die Begrüßung innerhalb bzw. außerhalb der Geschäftszeiten folgt. Standardmäßig ist keine Informationsansage konfiguriert. Sie können Anrufern jedoch eine solche zur Verfügung stellen. Die Informationsansage kann die Geschäftszeiten der Organisation wiedergeben. Beispiel "Unsere Geschäftszeiten sind Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 17:30 Uhr und Samstag von 8:30 Uhr bis 13:00 Uhr". Die Informationsansage kann auch Informationen enthalten, die für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien erforderlich sind, wie zum Beispiel "Anrufe können zu Schulungszwecken überwacht werden". Wenn Anrufer unbedingt die gesamte Informationsansage abhören sollen, kann diese als nicht unterbrechbar konfiguriert werden. In diesem Fall kann der Anrufer die Informationsansage nicht durch Drücken einer Taste oder Sprechen eines Befehls abbrechen.

Tabelle 4 beschreibt die Begrüßungen und Informationsansagen für automatische UM-Telefonzentralen.

Tabelle 4 Begrüßungen, Informationsansagen und Ansagen für Menü für automatische UM-Telefonzentralen

Begrüßung	Standardbeispiel	Angepasstes Beispiel
Begrüßung während der Geschäftszeit	"Willkommen bei der automatischen Telefonzentrale von Exchange".	"Danke für Ihren Anruf bei der Woodgrove Bank".
Begrüßung außerhalb der Geschäftszeit	Es wird keine Begrüßung außerhalb der Geschäftszeit wiedergegeben, bevor Sie Geschäftszeiten für die automatische Telefonzentrale konfigurieren. Die Begrüßung innerhalb der Geschäftszeit wird jedoch jederzeit für Anrufer wiedergegeben.	"Sie rufen die Woodgrove Bank außerhalb der Geschäftszeit an. Unsere Geschäftszeiten sind Montag und Freitag zwischen 8:00 Uhr und 17:00 Uhr."
Informationsansage	Standardmäßig sind keine Informationsansagen konfiguriert.	"Anrufe können zu Schulungszwecken überwacht werden".
Ansage für Hauptmenü außerhalb der Geschäftszeit	Es wird keine Standardansage für Menü innerhalb der Geschäftszeit wiedergegeben, bevor Sie Tastenzuordnungen für die automatische Telefonzentrale konfigurieren.	"Wenn Sie technischen Support benötigen, drücken oder sagen Sie 1. Wenn Sie mit Unternehmensstandorten oder der Unternehmensverwaltung verbunden werden möchten, drücken oder sagen Sie 2. Wenn Sie mit dem Vertrieb verbunden werden möchten, drücken oder sagen Sie 3".
Ansage für Hauptmenü außerhalb der Geschäftszeit	Es wird keine Standardansage für Menü außerhalb der Geschäftszeit wiedergegeben, bevor Sie Tastenzuordnungen und den Geschäftszeitplan für die automatische Telefonzentrale konfigurieren.	"Wir freuen uns sehr über Ihren Anruf. Sie rufen die Woodgrove Bank jedoch außerhalb der Geschäftszeit an. Wenn Sie eine Nachricht hinterlassen möchten, drücken oder sagen Sie 1. Wir rufen Sie so schnell wie möglich zurück".

Stellen Sie ebenso wie bei UM-Wählplänen sicher, dass die für die automatische UM-Telefonzentrale konfigurierte Spracheinstellung der Sprache der von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Begrüßungen entspricht und auf die gleiche Sprache wie der UM-Wählplan festgelegt ist. Wenn dies nicht der Fall ist, hört ein Anrufer ggf. eine Nachricht oder Begrüßung in einer Sprache und eine andere Nachricht oder Begrüßung in einer anderen Sprache.

Anpassen von Begrüßungen, Ansagen und Ansagen für Menü

Auch wenn Systemansagen nicht ersetzt oder geändert werden dürfen, möchten Sie möglicherweise die Begrüßungen, Informationsansagen und Ansagen des Hauptmenüs anpassen, die mit UM-Wählplänen und automatischen Telefonzentralen verwendet werden. Nach dem Installieren der Serverfunktion UnifiedMessaging können Sie die UM-Wählpläne und automatischen Telefonzentralen zur Verwendung von benutzerdefinierten Audiodateien (WAV-Dateien) konfigurieren. Vor der Aktivierung von benutzerdefinierten Sprachansagen für Anrufer müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

Zeichnen Sie die benutzerdefinierte Begrüßung auf, und speichern Sie sie als WAV-Datei. Der lineare PCM-Audiocodec (16 Bit/Sample) mit 8 KHz ist zum Codieren der WAV-Datei erforderlich. Wenn Sie nicht dieses spezifische Format für die WAV-Datei verwenden, wird ein Fehler generiert, der besagt, dass die Quelldatei ein nicht unterstütztes Format hat. Obwohl ein Fehler generiert wird, wird er nicht in der Ereignisanzeige angezeigt.
Kopieren Sie die angepasste Begrüßung mithilfe des Cmdlets Copy-UMCustomPrompt der Exchange-Verwaltungsshell in den richtigen Ordner auf dem UM-Server, oder konfigurieren Sie eine benutzerdefinierte Begrüßung oder Telefonansage mithilfe der Exchange-Verwaltungskonsole.
Konfigurieren Sie den UM-Wählplan für die Verwendung der benutzerdefinierten Begrüßung.

Nachdem Sie die Audiodatei für die benutzerdefinierte Telefonansage oder Begrüßung erstellt haben, müssen Sie das Cmdlet Copy-UMCustomPrompt der Exchange-Verwaltungsshell verwenden, um die Audiodatei in die Dateifreigabe für UM-Telefonansagen zu kopieren. Die Dateifreigabe für Telefonansagen ist eine Eigenschaft, die für einen UM-Wählplan konfiguriert wird. Dabei handelt es sich um eine freigegebene Ordnerstruktur, die auf dem ersten UM-Server erstellt wird, der installiert wird. Die Dateifreigabe für Telefonansagen verteilt die benutzerdefinierten UM-Telefonansagen an andere UM-Server in der Exchange 2007-Organisation. Das Cmdlet Copy-UMCustomPrompt unterstützt die Verwendung von benutzerdefinierten UM-Telefonansagen, indem die angegebene Audiodatei an den richtigen Speicherort kopiert und von dort an andere UM-Server in der Exchange 2007-Organisation verteilt wird.

Die Unified Messaging-Server greifen auf die Dateifreigabe für Telefonansagen des UM-Servers zu und kopieren die erforderlichen WAV-Audiodateien in ihre lokalen Installationsordner. Nach dem Kopieren der Datei auf den UM-Server kann der UM-Server die Audiodatei für eine bestimmte benutzerdefinierte Telefonansage bereitstellen. Weitere Informationen zum Veröffentlichen benutzerdefinierter Telefonansagen finden Sie unter Grundlegendes zur Verteilung benutzerdefinierter Ansagen.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Verwalten von Telefonansagen in Unified Messaging finden Sie unter Verwalten von benutzerdefinierten Telefonansagen.