Verwalten von Zeiträumen in der Arbeitszeittabelle
Letzte Aktualisierung: Februar 2009
Letztes Änderungsdatum des Themas: 2009-01-29
Verwaltete Zeiträume wurden in Microsoft Office Project Server 2003 eingeführt. Mit verwalteten Zeiträumen können Projektmanager einen Zeitrahmen zuordnen, in dem Teammitglieder Zeit für ihre Zuordnungen und für administrative Aufgaben eingeben können. Die Organisation kann Kriterien zuweisen, z. B. wöchentliche oder monatliche Zeiträume. Nach Ablauf des Zeitraums kann der Administrator einen verwalteten Zeitraum schließen, um zu verhindern, dass Benutzer weitere Zeit übermitteln.
Verwaltete Zeiträume werden in Microsoft Office Project Server 2007 als Zeiträume in der Arbeitszeittabelle bezeichnet. Zeiträume in der Arbeitszeittabelle werden nicht auf die Seite Meine Aufgaben angewendet, wie dies in früheren Versionen von Project Server der Fall war. Auf der Seite Meine Aufgaben werden Vorgänge abhängig von der Option Aktuelle Vorgänge definieren in Vorgangseinstellungen und -anzeige angezeigt. Zeiträume in der Arbeitszeittabelle sind Teil des neuen Features Arbeitszeittabelle in Office Project Server 2007.
Der wesentliche Zweck des Features Zeiträume in der Arbeitszeittabelle besteht darin, nicht projektbezogene Arbeit oder administrative Zeit zu melden. Dieses Feature ersetzt das Feature Administrationsprojekte aus Project Server 2003. Eine Organisation kann beispielsweise festlegen, dass zusätzliche Arbeit für einen Vorgang in der Arbeitszeittabelle gemeldet werden soll oder dass das Teammitglied entscheiden kann, was in der Arbeitszeittabelle aktualisiert werden soll. Dies unterscheidet sich vom Verfahren auf der Seite Meine Aufgaben. Der Administrator muss den Server mit verschiedenen Optionen konfigurieren und die Zeiträume in der Arbeitszeittabelle erstellen, um diese Aktionen zu ermöglichen.
Durch die Erstellung von Zeiträumen in der Arbeitszeittabelle können Organisationen Kriterien dafür festlegen, wann die Auslastung im Feature Arbeitszeittabelle berichtet wird. Wenn Benutzer eine Arbeitszeittabelle erstellen, um ihren Fortschritt zu melden, basiert die Arbeitszeittabelle auf den definierten Zeiträumen.
Führen Sie als Administrator die folgenden Schritte aus, um die Seite Zeitraum in der Arbeitszeittabelle zu öffnen, auf der Arbeitszeittabellen erstellt werden:
Melden Sie sich bei Project Web Access als Administrator an.
Klicken Sie auf Servereinstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Zeit- und Vorgangsverwaltung auf Zeiträume in der Arbeitszeittabelle.
Parameter für Massenzeiträume definieren
Der Administrator kann auf Einfügen vor oder Einfügen nach klicken und den Kalender festlegen, um Zeiträume einzeln zu erstellen. Dieser Vorgang entspricht früheren Versionen von Project Server. Ein neues Feature in Office Project Server 2007 ermöglicht das Definieren von Massenzeiträumen.
Die folgenden Felder sind erforderlich, wenn der Administrator mehrere Zeiträume mithilfe des Abschnitts Parameter für Massenzeiträume definieren erstellen möchte:
Anzahl der zu erstellenden Zeiträume. Standardmäßig ist dieses Feld mit 52 entsprechend 52 Wochen in einem Jahr vordefiniert. Das Feld kann geändert werden. Beispiel: 6 Monate = 26 Wochen.
Termin, an dem der erste Zeitraum beginnt. Der erste Zeitraum beginnt an dem Datum, das der Benutzer eingibt oder mit dem Kalendersymbol auswählt.
Standardlänge von Zeiträumen eingeben (Tage). Die Länge in Tagen für jeden Zeitraum, in dem der Benutzer seinen Fortschritt eingibt. Standardmäßig ist dieses Feld mit 7 Tagen (wöchentlich) vordefiniert. Das Feld kann geändert werden. Beispiel: 15 (alle 2 Wochen) oder 30 (monatlich).
Batchbenennungskonvention definieren
Zusammen mit dem Abschnitt Parameter für Massenzeiträume definieren ermöglicht es der Abschnitt Batchbenennungskonvention definieren dem Administrator, eine eindeutige Benennungskonvention für jeden Zeitraum zu verwenden, der mit der Option Massenvorgang erstellen definiert wird.
Die Benennungskonvention weist das folgende Format auf: Präfix, Sequenznummer und Suffix.
Präfix. Wird am Anfang der Benennungskonvention hinzugefügt. Beispielsweise kann Geschäftsjahr (GJ) oder eine Abkürzung für einen bestimmten Computer mit Project Server als Präfix verwendet werden, wenn mehrere Computer mit Project Server in einer Organisation bereitgestellt wurden. Es handelt es sich um ein Textfeld mit einer Beschränkung auf 15 Zeichen.
Nächste Sequenznummer. Die Sequenznummer, mit der die Massenzeiträume beginnen. Dieses Feld ist erforderlich. In der Regel hat das Feld für jedes definierte Jahr den Wert 1. Eine Organisation kann jedoch auch festlegen, dass mit der Nummer begonnen wird, mit der das letzte Jahr beendet wurde.
Suffix. Wird am Ende der Benennungskonvention hinzugefügt. Das Suffix kann z. B. das Jahr bezeichnen, wie 2007 oder GJ 2007. Es handelt es sich um ein Textfeld mit einer Beschränkung auf 15 Zeichen.
Nachdem die Parameter und eine Benennungskonvention eingegeben wurden, klickt der Benutzer auf die Schaltfläche Massenvorgang erstellen, um mehrere Zeiträume zu erstellen. Die Zeiträume in der Arbeitszeittabelle werden im Abschnitt Zeiträume erstellen angezeigt.
Zeiträume erstellen
Im Abschnitt Zeiträume erstellen werden die mit der Option Massenvorgang erstellen automatisch erstellten Zeiträume in der Arbeitszeittabelle mit den Optionen Beschriftung des Zeitraumes, Anfangstermin, Endtermin und Status angezeigt.
Beim manuellen Erstellen von Zeiträumen in der Arbeitszeittabelle werden die Zeiträume mit den Schaltflächen Einfügen vor und Einfügen nach hinzugefügt. Der Administrator nimmt dazu folgende Einstellungen vor:
Er wählt Startdatum und Enddatum aus, indem er auf die Zelle klickt, die Datumsauswahl im Kalender verwendet und auf Einfügen vor oder Einfügen nach klickt.
Er gibt eine Beschriftung des Zeitraums an oder übernimmt den Standardwert, z. B. Neuer Zeitraum: 01.06.2008–12.01.2008.
Unabhängig von der Definitionsmethode können Zeiträume in der Arbeitszeittabelle Folgendes nicht enthalten:
Doppelte Namen für die Beschriftung des Zeitraums.
Lücken zwischen den Zeiträumen in der Arbeitszeittabelle, beispielsweise 01.01.2007–05.01.2007 und 08.01.2007–12.01.2007.
Überlappungen der Zeiträume in der Arbeitszeittabelle, beispielsweise 01.01.2007–05.01.2007 und 03.01.2007–12.01.2007.
Wenn die Zeiträume in der Arbeitszeittabelle die oben aufgeführten Informationen enthalten, wird eine Warnmeldung unterhalb der Überschrift Zeiträume in der Arbeitszeittabelle angezeigt. In der Warnmeldung wird der Benutzer aufgefordert, den Fehler zu beheben. Diese Funktionalität ist auch in Project Server 2003 vorhanden.
Feld "Status"
Das Feld Status zeigt an, ob der Zeitraum in der Arbeitszeittabelle geöffnet oder geschlossen ist. Nur wenn der Status Geöffnet lautet, können Benutzer Werte in ihrer Arbeitszeittabelle eingeben. Standardmäßig sind Zeiträume in der Arbeitszeittabelle geöffnet, wenn sie erstellt werden. Dies ermöglicht dem Benutzer das Planen administrativer Zeit in zukünftigen Zeiträumen.
Schließen von Zeiträumen in der Arbeitszeittabelle
In Übereinstimmung mit finanziellen Anforderungen der Organisation werden Zeiträume in der Arbeitszeittabelle als geschlossen markiert, sodass keine weiteren Aktualisierungen für den angegebenen Zeitraum übermittelt werden können. Zum Schließen eines Zeitraums in der Arbeitszeittabelle markiert der Administrator das Feld Status für den Zeitrahmen und klickt auf das Dropdownmenü, um Geschlossen auszuwählen.
Wenn Zeiträume in der Arbeitszeittabelle geschlossen sind, können Benutzer keine Arbeitszeittabelle erstellen oder übermitteln. Das Feld Status gibt an, ob die Arbeitszeittabelle in der Arbeitszeittabellenliste des Benutzers als Noch nicht erstellt, In Bearbeitung oder mit Zeitraum beendet markiert ist. Wenn das Feld Status mit Zeitraum beendet markiert ist, kann das Teammitglied keine Werte für die geschlossene Arbeitszeittabelle eingeben.
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