Informationsverwaltung und Steuerung in SharePoint

**Gilt für:**SharePoint Server 2013

**Letztes Änderungsdatum des Themas:**2018-03-01

**Zusammenfassung:**Erfahren Sie mehr über die Planung einer effektiven Informationsarchitektur, damit Ihre SharePoint-Lösung auch Ihre Geschäftsanforderungen erfüllt.

Wie verwalten Sie Informationen, wie Dokumente, Listen, Websites und Webseiten, in Ihrem Unternehmen? Wie maximieren Sie die Benutzerfreundlichkeit der Informationen? Wer hat Zugriff auf welche Informationen? Wie stellen Sie Informationen intern und extern bereit? Wem stellen Sie Informationen bereit?

Was ist Informationsarchitektur?

Informationsarchitektur bestimmt, wie die Informationen der Website oder der Lösung (ihrer Webseiten, Dokumente, Listen und Daten) organisiert und den Websitebenutzern präsentiert werden. Informationsarchitektur wird häufig als hierarchische Liste von Inhalten, Suchschlüsselwörtern, Datentypen oder anderen Konzepten aufgezeichnet.

Bewerten Sie die Informationsarchitektur Ihrer Organisation, um sie so effizient wie möglich zu machen: Eine umfassende Bewertung der Informationsarchitektur hilft Ihnen, die Effizienzmöglichkeiten zu erkennen:

• Verwenden Sie Metadaten, um die Suche nach und den Vergleich von verwandten Daten oder Inhalten zu vereinfachen.

• Verwalten Sie Versionen und Datensätze, damit Sie die autoritative Version eines Dokuments sicher erkennen.

• Katalogisieren und speichern Sie Informationen ordnungsgemäß, damit Entscheidungsträger die richtigen Daten finden, auf die sie sich stützen.

• Entwerfen Sie die Navigation und präsentieren Sie Informationen in einer Weise, dass Benutzer wichtige Websites und Informationen schnell finden.

• Binden Sie Ihre Informationsarchitektur in die Suchstrategie Ihrer Umgebung ein. Auf diese Weise gelangen Benutzer zu den relevanten Informationen. Eine Informationsarchitektur umfasst ein Drahtmodell und eine Siteübersicht.

• Legen Sie eine Publikationsstrategie fest: Verteilen Sie Erstellungsaufgaben, und verwenden Sie websiteübergreifende Veröffentlichung, um das Design der Website zu steuern und die Inhalte anzuzeigen.

Eine gute Informationsarchitektur fördert folgende Ziele:

• Verwaltbarkeit   Kann das IT-Team die Informationen effektiv implementieren und verwalten?

• Erfüllung der Anforderungen   Erfüllt die Informationsarchitektur die gesetzlichen Anforderungen, die Datenschutzbestimmungen und die Sicherheitsziele?

• Erhöhung der geschäftlichen Effektivität  Fördert die Architektur den Erfolg Ihrer Organisation?

Fragestellungen beim Entwurf einer Website oder Lösung:

Zugriff auf Informationen

Wenn Sie Ihre Lösung und Ihre Websites planen, bedenken Sie dabei auch den Zugang zu den Inhalten. Dies überlappt sich mit der IT-Steuerung bei Planung der Gesamtumgebung. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

Informationsverwaltung: Berechtigungen und Zielgruppen

IT-Steuerung: Zugriff

Tools zur Informationsverwaltung

Steuern Sie Ihre Informationen mithilfe von Tools für die Informationsverwaltung. Dazu zählen:

Stellen Sie Regeln oder Richtlinien für folgende Elementtypen auf: Seiten, Listen, -Dokumente, -Datensätze, aussagekräftige -Aktiva, Blogs und Wikis, -Feeds, anonyme Kommentare, anonymen Zugriff, -Ausdrücke und Ausdruckssätze und externe Daten (Business Connectivity Services).

Für eine gute Informationsveraltung sollten Sie folgende Faktoren gegeneinander gut abwägen:

• Verfügbarkeit   Inhalte müssen dann verfügbar sein, wenn Benutzer sie benötigen, und dort bereitstehen, wo sie abgerufen werden können.

• Zugriff   Bedenken Sie, wer Zugriff auf die Inhalte haben sollte und ob dieser sicher ist.

• Redundanz   Gemeinsam genutzte Kopien vermindern die Redundanz und stellen eine Dokumentversion bereit.

Überdenken Sie Ihre Prioritäten bei unterschiedlichen Inhalten, und stellen Sie sich diesbezüglich folgende Fragen:

• Welcher dieser Faktoren hat höchste Priorität bei den einzelnen Inhaltstypen?

• Ist Verfügbarkeit wichtiger als Zugriff?

• Ist Zugriff wichtiger als Redundanz?

• Welche Schwierigkeiten lassen Benutzer zu anderen Lösungen greifen?

• Welche Kompromisse sind möglich oder wünschenswert?

Ressourcen bei der Planung der Informationsarchitektur

In der folgenden Tabelle werden die dem Informationsarchitekten verfügbaren Ressourcen für Ihre SharePoint-Lösung aufgelistet.

Ressourcen der Informationsarchitektur