Implementieren und Steuern einer Informationsarchitektur

Durch Planen und Steuern der Informationsarchitektur des Unternehmens können Sie sicherstellen, dass die Lösung auf der Grundlage von Microsoft Office SharePoint Server 2007 Ihren organisatorischen Anforderungen entspricht. Eine effektive Informationsarchitektur erleichtert Benutzern das Suchen und Speichern von Informationen und kann die Qualität der Informationen verbessern. Dieser Artikel beinhaltet:

• Einführen in das Konzept der Informationsarchitektur

• Verweisen auf verfügbare Ressourcen zur Unterstützung der Informationsarchitekten der Organisation beim Planen und Implementieren der Informationsarchitektur in Microsoft Office SharePoint Server 2007

• Empfehlen, wie die Informationsarchitektur von Office SharePoint Server zu steuern ist

• Veranschaulichen einer Fallstudie, die die Vorteile der effektiven Informationsarchitektur bei der unternehmensweiten Zusammenarbeit anzeigt

Inhalt dieses Artikels:

• Was ist eine Informationsarchitektur?

• Ressourcen zum Planen einer Informationsarchitektur

• Steuern einer Informationsarchitektur

• Fallstudie: Steuern einer Informationsarchitektur zum Ordnen von Inhalt

Was ist eine Informationsarchitektur?

Informationsarchitektur in Office SharePoint Server ist die Organisation von Informationen in einem Unternehmen, wie z. B. Dokumente, Listen, Websites und Webseiten, die die Nutzbarkeit und Verwaltbarkeit verbessern. Zu den Faktoren, die zur erfolgreichen Implementierung von Informationsarchitektur beitragen, gehören:

• Wie einfach Informationen gefunden werden

• Wie Informationen gespeichert und abgerufen werden

• Wie Benutzer zu Informationen navigieren können

• Wie sehr Informationen redundant sind oder sich überschneiden

• Welche Metadaten für jede Art von Informationen verfügbar sind

• Welche Vorlagen zum Erstellen von Informationen verwendet werden

• Wie gut die Informationsarchitektur gesteuert wird

Die Ziele und die Implementierung von Informationsarchitektur unterscheiden sich, je nach Art der zu erstellenden Lösung. Zum Beispiel:

• Wenn Sie die Informationsarchitektur einer Intranetportalwebsite eines Unternehmens entwerfen, können Sie folgende Schwerpunkte setzen: Verwenden von Metadaten zum Charakterisieren von Websiteinhalt, Organisieren der Inhalte in Websites und Dokumentbibliotheken, Verfügbarkeit dieser Inhalte in Portalwebsites und Vorlagen zum Erstellen von Inhalt.

• Beim Entwerfen der Informationsarchitektur einer Website, die Informationen zur Internetanwesenheit bietet, können Sie folgende Schwerpunkte setzen: Organisieren einer Website in einer Hierarchie von Unterwebsites und Webseiten, Einbinden dieser Hierarchie in die Navigationsfeatures der Website und einfaches Suchen der Inhalte auf der Website.

Entscheidungen zur Informationsarchitektur können auch den Informationsfluss betreffen. Auf einer Intranetportalwebsite können beispielsweise Informationen zunächst auf Websites entworfen werden, die für die meisten Mitglieder der Organisation nicht verfügbar sind. Der Informationsarchitekturentwurf kann Methoden und Richtlinien zum Veröffentlichen von Informationen an Speicherorten enthalten, die für alle Benutzer verfügbar sind, um diese Inhalte innerhalb der gesamten Organisation zur Verfügung zu stellen.

Je nach Größe der Organisation wird ein Informationsarchitekt im Team empfohlen, der für das Entwerfen und Implementieren der Lösung auf Basis von Office SharePoint Server verantwortlich ist. Informationsarchitekten verfügen über Fachwissen im Strukturieren von Informationen in großen Webumgebungen, wie z. B. Intranetportalwebsites.

Ressourcen zum Planen einer Informationsarchitektur

Die folgende Tabelle zeigt Ressourcen an, die Informationsarchitekten zum Planen der Informationsarchitektur Ihrer Office SharePoint Server-Lösung zur Verfügung stehen:

Ressourcen der Informationsarchitektur

Steuern von Informationsarchitektur

Die Informationsarchitektur eines Unternehmens sollte gesteuert werden. Wenn Sie die Architektur von Informationen steuern, stellen Sie folgende Bedingungen sicher:

• Die Informationen einer Organisation sind vom IT-Team (Information Technology) der Organisation zu verwalten, indem angegeben wird, wie die Informationsarchitektur zu implementieren und zu warten ist.

• Die Informationsarchitektur erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, Datenschutzanforderungen und Sicherheitsziele des Unternehmens.

• Die Informationsarchitektur erfüllt die Geschäftsziele der Organisation. Denken Sie daran, dass sich schlecht entworfene und geregelte Informationsarchitektur negativ auf die Effektivität einer Organisation auswirken kann. Wohingegen gut entworfene und geregelte Informationsarchitektur die Effektivität einer Organisation multiplizieren kann.

Das Steuern von Informationsarchitektur erfordert die Teilnahme aller Gruppen, die am wirtschaftlichen Erfolg interessiert sind. Da es der endgültige Zweck der Informationsarchitektur ist, den Anforderungen des Unternehmens zu entsprechen, ist es wichtig, dass Vertreter der Geschäftsbereiche des Unternehmens eine primäre Rolle in dieser Steuerungsgruppe haben. Binden Sie idealerweise einen professionellen Informationsarchitekten ins Planungsteam ein, der auch an der Steuerungsgruppe teilnehmen sollte. Darüber hinaus sollten neben diesen primären Projektbeteiligten auch Vertreter der IT- und der Rechtsabteilung eingebunden sein. Je nach Art des Unternehmens sollten weitere Teilnehmer dem Team angehören. Ein wichtiger Teilnehmer ist eine Führungskraft der Steuerungsgruppe. Obwohl diese Person möglicherweise nicht an allen Sitzungen der Steuerungsgruppe teilnimmt, wird durch die Einbindung dieser Rolle sichergestellt, dass die Steuerungsgruppe für seine Zielsetzung verantwortlich bleibt. Des Weiteren unterstützt diese Führungskraft das Verwenden von Vergleichstests, mit deren Hilfe der Fortschritt des laufenden Aufwands der zu steuernden Informationsarchitektur gekennzeichnet wird.

Die Steuerungsgruppe der Informationsarchitektur wird am besten basierend auf der Kultur und den Methoden des Unternehmens ausgeführt. Allerdings gibt es einige allgemeinen Richtlinien:

• Führen Sie regelmäßige Treffen durch und planen Sie genügend Zeit ein, um alle Probleme rechtzeitig berücksichtigen zu können.

• Berücksichtigen Sie bewährte Methoden der Informationsarchitektur in Ihren Ausführungen, indem Sie beispielsweise mithilfe einer gut entworfenen Website für die Zusammenarbeit Ihre Ausführungen aufzeichnen und die Ergebnisse verwalten.

• Berichten Sie weiten Teilen der Organisation (und erfassen Sie Anforderungen innerhalb der Organisation) mithilfe einer Website und mit Online-Umfragen.

• Verwalten Sie einen Satz von Meilensteinen und einen freigegebenen Kalender.

• Berücksichtigen Sie den Piloteinsatz bestimmter Vorgehensweisen in der Informationsarchitektur in einigen Abteilungen der Organisation und verbessern Sie schrittweise mithilfe dieser Erfahrungen die Vorgehensweisen in der Informationsarchitektur in weiten Teilen der Organisation.

Fallstudie: Steuern einer Informationsarchitektur zum Ordnen von Inhalt

Fabrikam Inc. ist ein internationaler Hersteller und Exporteur von Autoteilen, wie z. B. Kraftstoff- und Wasserpumpen, Stoßdämpfern, Bremsbelägen und verschiedenen Motorteilen. Das Unternehmen hat weltweit 13.000 Mitarbeiter und mehr als 50 Produktionsanlagen über mehrere geografische Bereiche. Die IT-Organisation von Fabrikam bietet Bereitstellung, Operations und Support von Informationstechnologien wie E-Mail, Dateiverwaltung und Internettechnologien, zusammen mit der Entwicklung von Informationstechnologielösungen, wie z. B. die Unternehmenswebsite.

Die Inhalte von Fabrikam wurden traditionell in freigegebenen Verzeichnissen gespeichert, die auf lokalen Dateiservern an verschiedenen Orten des Unternehmens verteilt wurden. Dies führte zu einer chaotischen Inhaltsverwaltung. Die Massenduplizierung wichtiger Inhalte erschwerte das Ermitteln der 'offiziellen' Version einer Datei. Die Metadatentaxonomie von Inhalten war sehr begrenzt, da sie auf den Möglichkeiten des unterstützenden Dateisystems basiert. Da es Abteilungen des Unternehmens gab, die eindeutige, benutzerdefinierte Vorlagen für allgemeine Dokumente wie Arbeitsaufträge, Vertriebsangebote oder Dokumente des Personalwesens erstellt haben, war das Vergleichen von Dokumenten über mehrere Abteilungen hinweg schwierig.

Als die Unzulänglichkeit der auf Dateifreigaben basierenden Informationsarchitektur immer deutlicher wurde, forderten Manager von Fabrikam die Anpassung von neuen, portalbasierten Technologien. Dadurch konnten mehrere Ziele erreicht werden:

• Modernisieren der Informationsarchitektur

• Verschieben der Inhalte von Dateifreigaben auf Bibliotheken in Portalwebsites

• Bereitstellen von zentralem Zugriff auf Inhalte und Anwendungen, wie z. B. auf die Übermittlungen von Spesenabrechnungen

• Bereitstellen einer Startseite als zentrale Kommunikationsplattform an die Mitarbeiter von Fabrikam

Der nächste Schritt in der Entwicklung der Informationsarchitektur von Fabrikam wurde begonnen.

Das folgende Diagramm veranschaulicht die anfängliche Architektur des Portals von Fabrikam. Ein Unternehmensportal am oberen Rand der Architektur wurde als zentraler Ort bereitgestellt, um allgemeine Unternehmensinformationen zu veröffentlichen. Auf der nächsten Ebene gab es einige Websites, die freigegebene Ressourcen der Organisation bereitstellten, wie z. B. dem Personalwesen, der Rechtsberatung und den Finanzdienstleistungen.

Unterhalb der Ebene mit den freigegebenen Ressourcen in der Architektur von Fabrikam gab es Geschäftsbereichsportale für die verschiedenen regionalen Büros von Fabrikam. Zunächst wurden Nordamerika, Europa und Ostasien als Pilot eingesetzt. Allmählich wurden andere Geschäftsbereichsportale hinzugefügt: Australien, Afrika und Südamerika. Jedes Geschäftsbereichsportal enthielt Repositorys für seine Richtlinien, Produktdesigns, für Forschung und Entwicklung sowie Kundendaten.

Das Ergebnis des Wechsels von der auf Dateifreigaben basierenden Zusammenarbeit zu der auf Portale basierenden Zusammenarbeit war enttäuschend für die Sponsoren der Portalumsetzung und für die Arbeiternehmerschaft von Fabrikam. Das Chaos der Inhaltsverwaltung war nicht gemildert wurden. Es wurde nur von Dateifreigaben zu Portalwebsites verschoben.

Da wichtige Funktionen bei Fabrikam, wie z. B. Materialeinkauf, Kundenbeziehungen, Entwurf und Spezifikation von Teilen, und sogar einige Abläufe des Personalwesens, auf der Geschäftsbereichsebene auftraten, hatte jede Abteilung lokale Inhalte zur Unterstützung dieser Funktionen entwickelt. Richtlinienanweisungen, Entwürfe und Spezifikationen von Teilen, Personaldokumente, Dokumente zu Kundenbeziehungen und ähnliche Inhalte wurden erstellt und lokal verwaltet. Vorlagen und das Schema der Metadaten für diese Dokumente wurden über Geschäftsbereichsportale verteilt. Als Metadaten abteilungsspezifischer wurden, wurde es immer schwieriger, Inhalte anderer Abteilungen zu durchsuchen. Wenn ein Dokument einer anderen Abteilung gefunden wurde, wurde es häufig in das andere Geschäftsbereichsportal kopiert, um es leichter zur Verfügung zu stellen. Aufgrund der wuchernden Duplikate wurde es zunehmend schwierig, die offizielle Version eines Dokuments zu identifizieren. Außerdem wurden einige Dokumente in Geschäftsbereichsportalen in einer Weise gesichert, dass sie von Mitarbeitern anderer Abteilungen nicht angezeigt werden konnten. Obwohl dies während des Entwerfens eines Dokuments noch angebracht war, gab es keine Richtlinie, wann und wie ein Dokument innerhalb des Unternehmens sichtbar sein sollte.

Es wurde ein Strategieteam gebildet, um der wachsenden Unzufriedenheit mit dem Portal zu begegnen. Dieses Team umfasst Manager aus unterschiedlichen Abteilungen von Fabrikam zusammen mit zentralen IT-Teammitgliedern und Portalarchitekten. Das Team hatte folgende Aufgaben:

• Bewerten des aktuellen Zustands der Portalbereitstellung von Office SharePoint Server

• Empfehlen von erforderlichen Portaländerungen

• Festlegen, wie Verbesserungen im Laufe der Zeit bemessen werden

Das Team, das die Portalstrategie entwickelt hat, beschloss, dass die aktuelle Portaltaxonomie der Geschäftsbereichsorganisation die Ursache für das Problem war. Jede Abteilung hat Prozesse dupliziert und Inhalte gehortet, ohne das Fachwissen oder bereits entwickelte bewährte Methoden ähnlicher Abteilungen zu nutzen. Dies führte zu einer schlechten Zusammenarbeit, ungenutzten Ressourcen und zum Chaos der Inhaltsverwaltung. Diese Einsicht wurde in Richtung operative Organisation für das Unternehmensportal gelenkt. Freigegebene Ressourcen wie Informationstechnologie und Finanzen wurden in der Portaltaxonomie auf oberer Ebene allen Abteilungen verfügbar (und sichtbar) gemacht. Das Team, das die Portalstrategie entwickelt, beschloss, dass andere operative Techniken, wie z. B. Kundenbeziehungen, Lieferantenbeziehungen, Anlagenkonfiguration, Forschung und Entwurf von Teilen von der Geschäftsbereichsebene zur gleichen Ebene wie die freigegebenen Ressourcen in der Websitehierarchie verschoben werden sollen. Informationen werden dann den verschiedenen Abteilungen mithilfe von Metadaten anstelle von Inhaltsspeicherorten zugeordnet werden.

Die folgende Abbildung zeigt die überarbeitete Portalarchitektur von Fabrikam:

Das Reorganisieren des Portals von Fabrikam hatte den zusätzlichen Vorteil, dass eine Zusammenarbeit zwischen den Unternehmensbereichen erforderlich war, die ähnliche Verantwortungsbereiche haben, jedoch keine Erfahrung darin hatten, sich auf Standards und Prozesse zu einigen. Beispielsweise werden zum Speichern von Entwurfsdateien in ein zentrales Repository die verschiedenen Abteilungen gezwungen, ein Tool zum Entwerfen von Autoteilen zu standardisieren. Diese Änderung hat Kosten eingespart und Schulungszeit reduziert. Darüber hinaus wurden bewährte Entwurfsmethoden unternehmensweit für Ingenieure zur Verfügung gestellt, um sie als Grundlage für neue Entwurfsprojekte verwenden zu können.

Hier ist eine Zusammenfassung der Vorteile der neu entworfenen Portalarchitektur:

• Bietet zentralen Zugriff auf Informationen

• Reduziert die Duplizierung von Inhalten

• Lässt die offizielle Version jedes Inhaltselements erkennen

• Standardisiert Metadaten

• Standardisiert Vorlagen

• Fördert die Zusammenarbeit und die Freigabe von bewährten Methoden

Die Überarbeitung und die Neuimplementierung des Portals bedeutete nur den Anfang. Das Team, das die Portalstrategie entwickelt hat, erhält die Unterstützung von Führungskräften, um zu einer steuernden Gruppe des Portals zu werden. Als Ergebnis stellt die Gruppe die Anforderungen der Portalbenutzer durch Entwickeln von Richtlinien und Standards dar. Dadurch konnte die Verantwortlichkeit innerhalb der Organisation sichergestellt und ein Forum zum Auswerten und Weiterentwickeln des Portals bereitgestellt werden. Dies diente sowohl der Verbesserung der Portalfeatures als auch dazu, die Rendite des Unternehmens in der Technologie von Office SharePoint Server zu maximieren. Der steuernde Faktor hat folgende Elemente übersehen:

• Metadatenstandards

• Vorlagenstandards

• Richtlinien, wenn Informationen es erfordern, im gesamten Unternehmen verfügbar gestellt zu werden

• Einhaltung von unternehmerischen und behördlichen Regelungen

• Schulungsstandards

• Brandingstandards für Inhalte

Von Fabrikam wurde eine große Rendite auf die Portalinvestition gesehen. Ein Jahr nach Projektstart führte das Strategieteam eine Inventur auf die Inhalte aus und fand heraus, dass von 500.000 Dokumenten nur 230 dupliziert wurden. Es wurde festgestellt, dass durch das Zentralisieren des Aufwands Millionen von Euro eingespart werden konnten. Außerdem ergab eine Umfrage unter den Angestellten, dass die Zufriedenheit mit dem Portal stark vergrößert wurde. Die Zusammenarbeit bei Fabrikam verlief fehlerfrei.

Herunterladen dieses Buchs

Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:

• Planen von Websites und Features, Teil 1

Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.

Siehe auch

Konzepte

Was bedeutet Steuerung?

Weitere Ressourcen

SharePoint-websiteübergreifende Konfiguration (in englischer Sprache)