Was bedeutet Steuerung?
Unter Steuerung versteht man einen Satz von Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozessen, die Sie in einem Unternehmen einführen, um die Nutzung von Technologien zur Umsetzung der Unternehmensziele zu lenken und voranzutreiben. Eine effektive Steuerung antizipiert die Anforderungen und Ziele der IT-Teams und der Geschäftsbereiche des Unternehmens. Zur Steuerung gehören auch Richtlinien, durch die die Bereitstellung von Produkten und Technologien wie z. B. Microsoft Office SharePoint Server 2007 für die IT-Abteilung einfach zu verwalten ist und ein effektives Unternehmenstool ermöglicht. Die Steuerung bietet für Ihr Unternehmen Schutz vor Sicherheitsrisiken oder Schadensersatzforderungen. Darüber hinaus kann mit der Steuerung die optimale Rendite bei Technologien sichergestellt werden, wie z. B. durch Erzwingen bewährter Methoden für das Content Management oder die Informationsarchitektur.
Für jede Organisation gelten ganz spezielle Anforderungen und Ziele, die Auswirkungen auf den jeweiligen Steuerungsansatz haben. Ein Ansatz allein ist nicht für alle Unternehmenskulturen oder Anforderungen aller Organisationen geeignet. Beispielsweise benötigen größere Organisationen vermutlich ein höheres Maß an Steuerung als kleinere Organisationen.
Die Bereitstellung von Microsoft Office SharePoint Server 2007 eröffnet neue Möglichkeiten für die Freigabe von Informationen, die Zusammenarbeit und die Implementierung von Geschäftsprozessen in Ihrer Organisation. Deshalb gilt es in jedem Einzelfall Überlegungen zur Steuerung von Office SharePoint Server zu berücksichtigen, auf die Sie vorher möglicherweise nicht geachtet haben. Mithilfe der Artikel zur Steuerung soll auf die Notwendigkeit der Steuerung von Office SharePoint Server hingewiesen werden. Außerdem sollen Beispiele für die Aktivitäten und Prozesse von Office SharePoint Server gegeben werden, die Ihre Organisation bei der Steuerung berücksichtigen sollte.
Inhalt dieses Artikels:
Was sollte gesteuert werden?
Wer sollte Steuerungsrichtlinien festlegen?
Wie sollte die Steuerung implementiert werden?
Was sollte gesteuert werden?
Mithilfe von Office SharePoint Server können Organisationen Inhalte kontrollieren, Einblick in die Inhalte gewinnen, Geschäftsprozesse optimieren, auf Informationen zugreifen und Informationen freigeben. Für eine erfolgreiche Bereitstellung von Office SharePoint Server sollten diese organisatorischen Anforderungen gemäß den Einschränkungen und Richtlinien der IT-Abteilung des Unternehmens erfüllt werden. Die Steuerung ist eine Methode, mit der Ihr Unternehmen diese Anforderungen gegeneinander abwägt. Damit auf Office SharePoint Server basierende Lösungen sowohl effektiv als auch einfach zu verwalten sind, sollte Ihre Organisation folgende Bereiche steuern:
Informationsarchitektur
Ein wichtiger Faktor für die Effizienz und Effektivität eines Unternehmens ist darauf zurückzuführen, wie schnell und präzise Information Worker Inhalte und Daten auffinden und verwenden können. Ohne eine ordnungsgemäß entworfene und gesteuerte Informationsarchitektur kann die Effektivität eines Unternehmens beeinträchtigt werden. Beispiel:
Die inkonsistente Verwendung von Metadaten kann die Suche und den Vergleich verwandter Informationselemente erschweren.
Mängel beim Entwerfen und Verwalten der Inhaltsspeicherung können zu doppelten Dokumentversionen führen. Folglich können Benutzer die maßgebende Version nicht identifizieren.
Aufgrund einer mangelhaft katalogisierten und verwalteten Datenspeicherung können Entscheidungsträger die falschen Daten verwenden.
Ein mangelhafter Entwurf für die Portalnavigation kann das Auffinden wichtiger Websites und Informationen erschweren.
Durch eine schlechte Präsentation von Informationen können manche Benutzer nicht auf Informationen zugreifen.
Die Steuerung der Informationsarchitektur des Unternehmens ist der Schlüssel für die erfolgreiche Verwendung von Microsoft Office SharePoint Server 2007 und erfordert die Beteiligung von Geschäftsleitern, Inhaltsmanagern, Information Workern, Websitedesignern und IT-Experten.
IT-Dienst, mit dem SharePoint Server gehostet wird
Ein häufiges Problem in Unternehmen ist die Verbreitung von individuell verwalteten Webservern mit Windows SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007. Es ist zwar unvermeidbar, dass einzelne Teams die Einführung von SharePoint-Produkten und -Technologien bestimmen, aber eine unkontrollierte Einführung kann Probleme verursachen. Beispiel:
Jeder Server kann zu einem isolierten Datenbestand in einem Flickwerk aus Websites werden, denen ein gemeinsames Suchindex-, Navigations- oder Sicherheitsschema fehlt.
Manche Server hosten möglicherweise unsichere Anwendungen, die das Unternehmen gefährden.
Von unzureichend geschulten Benutzern kommen möglicherweise Anfragen zu Support auf lokalen Servern, die dem Supportteam unbekannt sind.
Wichtige Aktivitäten wie die Einhaltung von Vorschriften werden auf den verschiedenen Servern möglicherweise inkonsistent gehandhabt.
Regelmäßige Wartungsaktivitäten, wie z. B. das Sichern und Wiederherstellen von Daten und das Installieren von Produktupdates, werden aufgrund unzureichender Schulung oder der fehlerhaften Konfiguration der Server möglicherweise nicht ordnungsgemäß ausgeführt.
Websitebesitzer wechseln möglicherweise das Team oder verlassen das Unternehmen, wodurch nicht mehr ersichtlich ist, wer der Besitzer von Inhalten ist, oder wodurch Websites gesperrt werden.
Die Einführung von Microsoft Office SharePoint Server 2007 wird im Unternehmen häufig uneinheitlich gehandhabt, da zunächst nur Einzelpersonen oder kleine Teams das Produkt bereitstellen und verwenden. Wenn das Produkt im Unternehmen von mehr Benutzern verwendet wird, sollte die IT-Abteilung eine Reihe von streng kontrollierten Hostingdiensten planen und implementieren, durch die Microsoft Office SharePoint Server 2007 auf kontrollierte Weise verfügbar gemacht wird. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten und Steuern eines SharePoint-Diensts.
Anpassungsrichtlinien
Microsoft Office SharePoint Server 2007 enthält anpassbare Features und Funktionen für mehrere Produktbereiche, wie z. B. Business Intelligence, Formulare, Workflow und Content Management. Die Anpassung birgt jedoch neue Risiken für Stabilität, Verwaltbarkeit und Sicherheit der Office SharePoint Server-Umgebung. Für eine kontrollierte Anpassung sollten Sie eine Anpassungsrichtlinie entwickeln, mit der Folgendes geregelt wird:
Die zulässigen Anpassungstools.
Die Methode zur Behandlung von Quellcode. Beispielsweise, wie der Code in einem Quellcodeverwaltungssystem verwaltet wird, wie er dokumentiert wird usw.
Entwicklungsstandards, wie z. B. bewährte Methoden zum Erstellen von Code.
Standards zum Testen und Überprüfen.
Erforderliche Verpackungs- und Installationsmethoden.
Die unterstützten Anpassungsarten.
Weitere Informationen zu den Prozessen zum Verwalten von Anpassungen finden Sie im Whitepaper Anpassungsrichtlinie für SharePoint-Produkte und -Technologien (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0x407).
Branding
Wenn Sie eine Informationsarchitektur und Websites für die Verwendung im gesamten Unternehmen entwerfen, sollten Sie das Branding bei den Steuerungsrichtlinien berücksichtigen. Durch das Implementieren einer Brandingrichtlinie können Sie sicherstellen, dass Unternehmenslogos, Schriftarten, Designs und andere Designelemente auf Websites einheitlich verwendet werden.
Schulung
Ihre Steuerungspläne sollten auch einen Schulungsplan enthalten. Office SharePoint Server verfügt zwar über eine intuitive, webbasierte Benutzeroberfläche und Onlinehilfe, aber die Verwendung und insbesondere die Verwaltung von Websites basierend auf Office SharePoint Server kann für manche Benutzer eine Herausforderung darstellen. Durch die Funktionen, die für die verschiedenen Benutzer auf der Grundlage ihrer Berechtigungsstufen verfügbar sind, kann dies noch komplizierter werden. Darüber hinaus müssen die von der IT-Abteilung und den Geschäftsbereichen implementierten Steuerungsrichtlinien möglicherweise erläutert werden. Durch die sachgemäße Schulung der Benutzer kann die Zufriedenheit mit der SharePoint-Implementierung gesteigert werden, während die Supportkosten gesenkt werden können.
Wer sollte Steuerungsrichtlinien festlegen?
Bei einer erfolgreichen Bereitstellung von Office SharePoint Server muss die von den Geschäftsbereichen des Unternehmens benötigte Funktionalität so bereitgestellt werden, dass sie von der IT-Abteilung des Unternehmens verwaltet und unterstützt werden kann. Dies erfordert einen kontinuierlichen Dialog und eine kontinuierliche Partnerschaft zwischen IT-Experten, Geschäftsleitern und Information Workern im Unternehmen. Zu diesem Zweck ist für eine effektive Steuerung der Bereitstellung von Office SharePoint Server die Teilnahme aller Beteiligter in einem Gremium notwendig.
Bei der Zusammensetzung des Gremiums zur Steuerung der Dienste und der Informationsarchitektur von Office SharePoint Server sollten Sie die folgenden Positionen berücksichtigen:
Leitende Führungskräfte Leitende Führungskräfte sollten die allgemeinen Ziele des Steuerungsgremiums definieren, ihm die entsprechende Autorität verleihen und in bestimmten Abständen den Erfolg der implementierten Methoden und Richtlinien auswerten.
Mitarbeiter der Finanzabteilung Die Steuerungsregeln und -prozesse sollten die Rendite des Unternehmens bei SharePoint-Produkten und -Technologien steigern. Zu diesem Zweck sollten Mitarbeiter der Finanzabteilung am Steuerungsgremium teilnehmen.
IT-Manager IT-Manager müssen Serviceleistungen entwickeln und bestimmen, wie die IT-Ziele zu erreichen sind (z. B. Gewährleisten der Sicherheit und Aufrechterhalten der Zuverlässigkeit), und gleichzeitig die von den Unternehmensteams benötigten Features bereitstellen.
Geschäftsbereichsmanager Geschäftsbereichsmanager repräsentieren die Teams, die die primären Arbeiten des Unternehmens ausführen und die Anforderungen im Hinblick auf die Architektur und die Funktionalität der Bereitstellung von Office SharePoint Server bestimmen. Sie sollten zur Festlegung der Informationsarchitektur und der organisatorischen Taxonomie des Unternehmens beitragen und zusammen mit den IT-Managern Vereinbarungen zum Servicelevel und andere Supportrichtlinien ausarbeiten.
Einhaltungsprüfer Die Steuerung beinhaltet das Sicherstellen, dass ein Unternehmen die behördlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllt und die Unternehmensdaten verwaltet. Wenn es in Ihrem Unternehmen Positionen gibt, die für die Einhaltung dieser Anforderungen oder die rechtliche Aufsicht zuständig sind, sollten Sie die Mitarbeiter aus diesen Fachbereichen in das Steuerungsgremium aufnehmen.
Leiter der Entwicklungsabteilung Leiter in der Softwareentwicklungsabteilung sollten bestimmen, welche Anpassungstools zulässig sein sollen, wie die Codesicherheit überprüft werden soll und welche bewährten Methoden im Zusammenhang mit Code verwendet werden sollen.
Information Worker Die Mitarbeiter Ihrer Organisation, die die täglich anfallende Arbeit leisten, sollten dafür sorgen, dass die Dienste und die Informationsarchitektur von Office SharePoint Server ihren Anforderungen entspricht.
Wie sollte die Steuerung implementiert werden?
In jedem Unternehmen gelten unterschiedliche Anforderungen. Deshalb sollte jedes Unternehmen die optimale Methode zum Implementieren des Steuerungsplans ermitteln. Im Folgenden finden Sie eine Aufstellung möglicher Phasen einer Steuerungsimplementierung, die Sie für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten:
Bestimmen der anfänglichen Prinzipien und Ziele Das Steuerungsgremium sollte zunächst eine Steuerungsvision, Richtlinien und Standards entwickeln, die gemessen werden können, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuverfolgen und die Vorteile für das Unternehmen zu identifizieren. Beispielsweise könnte in dieser Phase die anfängliche Metadatentaxonomie des Unternehmens zusammen mit den anfänglichen IT-Serviceleistungen bestimmt werden. Die anfänglichen Prinzipien, Ziele und Standards sollten veröffentlicht und bekannt gemacht werden.
Entwickeln einer Schulungsstrategie Die festgelegten Steuerungsrichtlinien müssen im Unternehmen bekannt gemacht werden, und außerdem sollte es kontinuierliche Schulungs- und Trainingspläne geben. Beachten Sie, dass hierzu die Schulung in der Verwendung von Office SharePoint Server sowie die Schulung in den Steuerungsstandards und -praktiken zählen. Beispielsweise könnte Ihre IT-Abteilung eine Seite mit häufig gestellten Fragen (Frequently Asked Questions, FAQ) auf der Website des Unternehmens verwalten, um Fragen zu den Serviceleistungen von Office SharePoint Server zu beantworten. Ihr Geschäftsbereich könnte Onlineschulungen anbieten, in denen die Implementierung und Verwendung des Dokumentverwaltungssystems im Unternehmen beschrieben wird.
Entwickeln eines kontinuierlichen Plans Eine erfolgreiche Steuerung sollte kontinuierlich erfolgen, weshalb sich das Steuerungsgremium regelmäßig treffen sollte. Zu laufenden Aktivitäten zählen das Einbinden neuer Anforderungen in den Steuerungsplan oder das Neubewerten und Anpassen von Steuerungsprinzipien oder -standards. Konflikte müssen beseitigt werden, wenn es beispielsweise einen Interessenkonflikt zwischen der IT-Abteilung und einem oder mehreren Geschäftsbereichen gibt. Das Steuerungsgremium sollte den leitenden Sponsoren regelmäßig Bericht erstatten, um die Verantwortlichkeit zu stärken und die Einhaltung der Vorschriften im gesamten Unternehmen zu fördern. Dies klingt zwar nach viel Arbeit, aber das Ziel besteht darin, die Rendite für Office SharePoint Server zu steigern, den Nutzen der Office SharePoint Server-Lösung zu optimieren und die Produktivität des Unternehmens zu steigern.
Herunterladen dieses Buchs
Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:
Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.
Siehe auch
Konzepte
Steuerungsfeatures in Office SharePoint Server 2007