Steuerungsfeatures in Office SharePoint Server 2007

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In diesem Artikel werden eine Reihe von Features in Microsoft Office SharePoint Server 2007 vorgestellt, die Ihre Organisation dabei unterstützen, den IT-Dienst für Microsoft Office SharePoint Server 2007 oder die Informationsarchitektur in Ihrem Unternehmen zu steuern. Darüber hinaus finden Sie Links zu Artikeln im Web, die bei der Planung des Einsatzes eines jeden Features hilfreich sein können.

Hinweis

Informationen dazu, wie eine Steuerungsgruppe im Unternehmen aufgestellt werden kann, finden Sie unter Was bedeutet Steuerung?.

Inhalt dieses Artikels:

  • Features für den IT-Dienst

  • Features für die Informationsarchitektur

Features für den IT-Dienst

Mit einem IT-Dienst, der SharePoint-Websites hostet, und mit der Bereitstellung von ähnlichen Services in Ihrem Unternehmen kann Ihre Organisation weitaus effektiver die Verbreitung von SharePoint-Webesites steuern, die Wirtschaftlichkeit sicherstellen und die Leistungen in der Zusammenarbeit maximieren. In diesem Abschnitt werden Features in Microsoft Office SharePoint Server 2007 beschrieben, die beim Warten und Steuern eines Office SharePoint Server-Dienstes nützlich sind.

Websitevorlagen

Bei Websitevorlagen handelt es sich um eine Reihe von Anpassungen, die auf eine Websitedefinition angewendet werden. Mit dem Einsatz von Websitevorlagen kann durch einen Office SharePoint Server-Dienst ein einheitliches Branding, eine einheitliche Websitestruktur und ein einheitliches Layout in den von Benutzern erstellten Websites unterstützt werden. Sie können angepasste Websitevorlagen zum Bereitstellen von Websites erstellen und diese statt der Vorlagen verwenden, die in Office SharePoint Server als Teil Ihres Office SharePoint Server-Dienstes enthalten sind.

Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Websitevorlagen und -definitionen (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119281&clcid=0x407) (in englischer Sprache)

Kontingente

Mit einem Kontingent wird die Begrenzung der Speichermenge angegeben, die für eine Website verwendet werden kann. Es wird Ihnen durch Kontingente ermöglicht, Benutzer mit Websites, die sich der Speicherbegrenzung nähern, vor dem Erreichen dieser darüber zu informieren. Durch diesen Prozess wird vermieden, dass Benutzer weiteren Inhalt hinzufügen, wenn die Grenze erreicht wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Websitekontingenten und -sperren (Office SharePoint Server).

Sperren

Mit Sperren wird verhindert, dass Benutzer Inhalt einer Websitesammlung hinzufügen oder die Websitesammlung verwenden. Möglicherweise möchten Sie z. B. eine Website sperren, die nicht den Verwendungsrichtlinien entspricht. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Websitekontingenten und -sperren (Office SharePoint Server).

Workflows

Bei Workflows handelt es sich um Programme, mit denen Geschäftsprozesse für Benutzer einer Office SharePoint Server-Website implementiert werden. Diese sind mit Elementen in der Website verknüpft, wie z. B. Dokumente, Formularen oder Listenelemente. Workflows können als Teil eines IT-Dienstes zahlreiche Anwendungen aufweisen. Sie können z. B. einen Workflow verwenden, um eine neue Website bereitzustellen, um ein Problem mit Supportaufwand nachzuverfolgen oder um beim Überschreiten des Kontingents Maßnahmen zu ergreifen.

Weitere Informationen finden Sie unter Workflows in Windows SharePoint Services (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119282&clcid=0x407) und unter Grundlegendes zum Workflow.

Features

Bei einem Feature handelt es sich um einen Container für verschiedene definierte Erweiterungen für Microsoft Office SharePoint Server 2007 und für Windows SharePoint Services 3.0. Ein Feature besteht aus einer Reihe von XML-Dateien, die auf Webservern bereitgestellt werden. Sie können ein Feature als Teil einer Websitedefinition oder als Lösungspaket bereitstellen, und es kann individuell in Office SharePoint Server-Websites aktiviert werden.

Ein Websiteadministrator kann die SharePoint-Websitefunktionalität durch Ein- oder Ausschalten eines bestimmten Features in der Benutzeroberfläche transformieren. Features erleichtern das Aktivieren oder Deaktivieren von Funktionalität im Verlauf der Bereitstellung und stellen für Administratoren ein geeignetes Mittel dar, um Vorlagen oder ein Websitedefinition zu transformieren. Die Features können versteckt sein, um Websitebenutzer davon abzuhalten, diese manuell zu deaktivieren.

Das Implementieren neuer Websitefunktionalität als Feature erleichtert es Administratoren, Websites zu kontrollieren und einen Steuerungsplan zu erzwingen. Eine Technik mit dem Namen Featureheftung ermöglicht es Ihnen, ein Feature an jede neue Instanz eine Website anzufügen, die eine bestimmte Websitedefinition ohne Änderung der Websitedefinition verwenden. Damit können Sie die Features kontrollieren, auf die die Benutzer Ihres Dienstes zugreifen können. Weitere Informationen finden Sie unter Featureheftung (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119283&clcid=0x407) (in englischer Sprache) und Arbeiten mit Features (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=105337&clcid=0x407) (in englischer Sprache).

Self-Service Site Creation

Sie können es Benutzern ermöglichen, eigene Websites auf höchster Ebene mithilfe des Self-Service Site Creation-Features zu erstellen. Es wird eine optimalere Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen befördert, indem es ihnen gestattet wird, eindeutige Websitesammlungen zu erstellen und zu besitzen. Darüber hinaus werden mit dem Self-Service Site Creation-Feature IT-Ressourcen für andere Aufgaben freigesetzt. Eine zentrale Entscheidung beim Steuern von Self-Service Site Creation besteht in der Ermittlung, auf welcher Ebene Ihres Dienstes die Unterstützung erfolgen soll.

Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Self-Service Site Creation.

Datensatzverwaltung

Ein neuer Datensatz entspricht einem Dokument oder einer anderen elektronischen oder physischen Entität in einer Organisation und ist das Resultat einer von einer Organisation durchgeführten Aktivität oder einer Transaktion. Datensätze erfordern eine Aufbewahrung für die Dauer eines bestimmten Zeitraums, um rechtliche, geschäftliche oder gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Bei der Datensatzverwaltung handelt es sich um den Prozess, durch den eine Organisation bestimmt, welche Informationsarten als Datensätze gelten sollen, in welcher Weise die Datensätze, die aktiv sind, verwaltet werden sollen und wie lange jeder Datensatz beibehalten werden soll. Die Datensatzverwaltung beinhaltet die Leistung aller datensatzbezogenen Aufgaben, wie z. B. das Verwerfen von abgelaufenen Datensätzen oder das Speichern und Schützen von Datensätzen, die sich auf externe Ereignisse beziehen (z.B. Rechtsstreitigkeiten).

Im Umfang von Microsoft Office SharePoint Server 2007 sind Features enthalten, mit deren Hilfe Organisationen integrierte Datensatzverwaltungssysteme und -prozesse implementieren können. Damit sichergestellt ist, dass sich Information Worker problemlos am Datensatzverwaltungssystem Ihres Unternehmens beteiligen können, sind im Umfang von 2007 Microsoft Office System-Anwendungen wie Microsoft Office Outlook 2007 und Microsoft Office Word 2007 auch Features enthalten, die Datensatzverwaltungsmethoden unterstützen.

Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Datensatzverwaltung.

Features für die Informationsarchitektur

Die Informationsarchitektur einer Website bestimmt, wie die Informationen der Website – die Webseiten, Dokumente, Listen und Daten – organisiert und den Benutzern der Website angezeigt werden. Das Unternehmen kann die Rendite dadurch erhöhen, dass eine unternehmensweite Steuerungsgruppe eingesetzt wird, die Standards für die Informationsarchitektur und entsprechende Richtlinien entwickelt und durchsetzt. Eine gut gesteuerte Architektur erleichtert im Unternehmen das Suchen, Freigeben und Verwenden von Informationen.

In diesem Abschnitt werden die Features in Microsoft Office SharePoint Server 2007 beschrieben, die beim Implementieren der Informationsarchitektur im Unternehmen sowie beim Steuern der Verwendung jener nützlich sind.

Inhaltstypen

Mit Inhaltstypen wird es Unternehmen ermöglicht, Inhalte in einer konsistenten Weise zu organisieren, zu verwalten und zu behandeln. Mit ihnen werden die Attribute eines Typs eines Listenelements, eines Dokuments oder Ordners definiert. Jeder Inhaltstyp kann Metadateneigenschaften angeben, die Elementen desselben Typs zugeordnet sind. Dazu gehören verfügbare Workflows, Vorlagen und Richtlinien für die Informationsverwaltung. Verwenden Sie Inhaltstypen, um einheitliche Richtlinien für die Informationsverwaltung, Metadatenanforderungen und weitere Richtlinien zu etablieren. Zum Steuern von Inhaltstypen können Sie Ereignisempfänger und Workflows mit Formularen in Betracht ziehen, die zum Ändern von Inhaltstypen verwendet werden. Änderungen an Inhaltstypen sind somit überprüft und genehmigt.

Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen (Office SharePoint Server).

Inhaltsgenehmigung

Inhaltsgenehmigung ist die Methode, mit der Websitemitglieder mit den Berechtigungen einer genehmigenden Person die Veröffentlichung von Inhalten steuern. Ein Dokumententwurf, für den eine Inhaltsgenehmigung ansteht, besitzt den Status Ausstehend. Wenn eine genehmigende Person das Dokument prüft und den Inhalt genehmigt, wird es zum Anzeigen durch Websitebenutzer mit Leseberechtigungen verfügbar. Der Besitzer einer Dokumentbibliothek kann die Inhaltsgenehmigung für eine Dokumentbibliothek aktivieren, und er kann der Bibliothek optional einen Workflow zuordnen, um den Genehmigungsprozess auszuführen.

Verwenden Sie die Inhaltsgenehmigung, um die Veröffentlichung von Inhalten für eine Zielgruppe zu formalisieren und zu steuern. Beispielsweise benötigt ein Unternehmen, das als eines seiner Produkte oder Dienste Inhalte veröffentlicht, möglicherweise eine rechtliche Überprüfung und Genehmigung, bevor die Inhalte veröffentlicht werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens.

Versionsverwaltung

Die Versionsverwaltung ist eine Methode, mit der aufeinanderfolgende Iterationen eines Dokuments nummeriert und in Office SharePoint Server gespeichert werden. Als Steuerungstool verhindert die Versionsverwaltung, dass Benutzer mit Leseberechtigungen Entwürfe von Dokumenten einsehen können.

Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens.

Websiteinhalt und -struktur (Seite)

Auf der Seite Websiteinhalt und -struktur auf der Website auf oberster Ebene in einer Websitesammlung wird der Inhalt und die Struktur einer SharePoint-Websitesammlung verwaltet. Da die Sitenavigation in Office SharePoint Server standardmäßig auf der Hierarchie der Websites und Unterwebsites basiert, kann dieses Feature auch zum Konfigurieren der Sitenavigation verwendet werden. Beim Importieren einer Website in Microsoft Office SharePoint Server 2007 können Sie die Seite Websiteinhalt und -struktur zum Restrukturieren der Website verwenden, damit diese den Ansprüchen Ihres Unternehmens entspricht.

Weitere Information finden Sie unter Arbeiten mit Websiteinhalt und -struktur (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=107711&clcid=0x407).

Informationsverwaltungsrichtlinien

Eine Informationsverwaltungsrichtlinie besteht aus einem Satz von Regeln für einen Inhaltstyp oder für einen Inhaltsspeicherort, wobei jede Regel in einer Richtlinie ein Richtlinienfeature ist. Beispielsweise kann mit einem Informationsverwaltungsrichtlinien-Feature angegeben werden, wie lange ein Inhaltstyp beibehalten werden soll, oder es kann damit die Dokumentüberwachung bereitgestellt werden. Informationsverwaltungsrichtlinien ermöglichen die Steuerung der Personen, die auf Unternehmensinformationen zugreifen können, die Steuerung der zulässigen Aktionen mit diesen Informationen und die Steuerung der Beibehaltungsdauer dieser Informationen.

Sie können eine Richtlinie einer Liste, einer Dokumentbibliothek oder einem Inhaltstyp zuordnen. Wenn Sie diese Zuordnung einrichten, enthält jedes Dokument, das der Bibliothek zugeordnet ist, oder jedes beliebige Dokument des Inhaltstyps, die Informationsverwaltungsrichtlinie. Die Beziehung zwischen einem Dokument und der zugeordneten Informationsverwaltungsrichtlinie wird auch dann beibehalten, wenn das Dokument in einem 2007 Microsoft Office System-Clientprogramm geöffnet wird. Wenn z. B. eine Richtlinie verhindert, dass ein Dokument gedruckt werden soll, so wird diese Richtlinie auch dann erzwungen, wenn das Dokument in einem Clientprogramm der 2007 Office System geöffnet wird.

Beim Konfigurieren einer Informationsverwaltungsrichtlinie können Sie optional eine Richtlinienanweisung schreiben, die in Clientprogrammen der 2007 Office System angezeigt wird, um die Autoren eines Dokuments über die Richtlinien zu informieren, die für ein Dokument erzwungen werden. Hierbei handelt es sich um eine empfehlenswerte bewährte Methode.

In Microsoft Office SharePoint Server 2007 sind folgende Informationsverwaltungsrichtlinien-Features enthalten:

  • Mithilfe des Überwachungsrichtlinienfeatures werden Ereignisse und Vorgänge protokolliert, die auf Dokumenten und Listenelementen durchgeführt werden. Sie können die Überwachung so konfigurieren, dass Ereignisse, wie z. B. das Bearbeiten von Dokumenten, das Anzeigen dieser oder das Ändern der Berechtigungsstufe eines Dokuments, protokolliert werden.

  • Mithilfe des Ablaufrichtlinienfeatures können Inhalte auf eine konsistente Weise gelöscht werden, die nachverfolgt und verwaltet werden kann. Sie können Inhalte eines bestimmten Typs so festlegen, dass diese an einem bestimmten Datum oder nach einer berechneten Zeitspanne nach einer Dokumentaktivität (z. B. dem Erstellen des Dokuments) ablaufen. Nach dem Ablauf des Dokuments können Sie die Durchführung einer Aktion bestimmen, die von der Richtlinie gesteuert wird. Beispielsweise kann mit der Richtline veranlasst werden, dass das Dokument gelöscht wird oder dass eine Workflowaufgabe definiert wird, bei der von Office SharePoint Server das Dokument für der Berechtigung zum Entfernen weitergeleitet wird.

  • Mit dem Beschriftungsrichtlinienfeature wird eine Beschriftung angegeben, die einem Dokument- oder Listenelementtyp zugeordnet werden soll. Beschriftungen sind durchsuchbare Textbereiche, die in Office SharePoint Server basierend auf Metadateneigenschaften und von Ihnen angegebenen Formaten generiert werden.

  • Das Barcoderichtlinienfeature ermöglicht Ihnen die Nachverfolgung der physischen Kopie eines Dokuments. Sie können für das Dokument einen eindeutigen Bezeichnerwert erstellen und dann in das Dokument ein Barcodebeispielbild dieses Werts einfügen. Standardmäßig sind Barcodes mit dem allgemeinen Code 39-Standard (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39) kompatibel und Sie können das Richtlinienobjektmodell auch zum Einlesen anderer Barcodeanbieter verwenden.

Wenn Sie nachverfolgen möchten, wie Informationsverwaltungsrichtlinien in den einzelnen Webanwendungen der Lösung verwendet werden, können Sie in der Zentraladministration von Office SharePoint Server Berichte zur Verwendung der Informationsverwaltungsrichtlinie konfigurieren. Berichte zur Informationsverwaltungsrichtlinie erleichtern Ihnen das Überwachen, wie konsistent in Ihrer Organisation Richtlinien verwendet werden. Da Richtlinien häufig implementiert werden, um die Einhaltung der Bestimmungen in einer Organisation zu unterstützen, kann durch regelmäßige Überwachung der Richtlinienverwendung konsistent sichergestellt werden, dass die Organisation die Bestimmungen einhält.

Die Informationsverwaltungsrichtlinien-Features sind erweiterbar. Weitere Informationen dazu, wie benutzerdefinierte Informationsverwaltungsrichtlinien-Features erstellt werden, finden Sie unter Microsoft Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119284&clcid=0x407) (in englischer Sprache). Weitere allgemeine Informationen zu Informationsverwaltungsrichtlinien finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien.

Verwaltung von Informationsrechten

Über die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) können Ersteller von Inhalten ihre Dokumente nachverfolgen und schützen. Die Inhalte von Dokumenten, die IRM verwenden, werden verschlüsselt und mit einer Veröffentlichungslizenz bereitgestellt, die Benutzern Einschränkungen auferlegt.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 unterstützt IRM für Dokumente, die in Dokumentbibliotheken gespeichert sind. Zu den Dateiformaten von Dokumenten, die IRM in Microsoft Office SharePoint Server 2007 verwenden, gehören Folgende:

  • Microsoft InfoPath

  • Microsoft Word

  • Microsoft Excel

  • Microsoft PowerPoint

  • Open XML für Word

  • Open XML für Excel

  • Open XML für PowerPoint

Ein Administrator muss zum Hinzufügen anderer Dateitypen Schutz für jeden neuen Dateityp, der Rechteverwaltung verwenden, installieren. Mit "Schutz" werden Programme bezeichnet, mit denen die Verschlüsselung und Entschlüsselung von Dokumenten gesteuert wird.

Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Verwaltung von Informationsrechten.

Gesperrte Dateitypen

Sie können verhindern, dass Dateien von einem Server hoch- oder heruntergeladen werden, indem Sie die Beschränkung auf der Dateinamenerweiterung basieren. Beispielsweise können Sie Dateien mit der Erweiterung EXE sperren, da solche Dateien auf dem Clientcomputer ausgeführt werden können und möglicherweise bösartige Software (Malware) enthalten.

Viele Dateitypen sind standardmäßig gesperrt, einschließlich Dateitypen, die von Windows Explorer als ausführbare Dateien behandelt werden. Eine vollständige Liste der standardmäßig blockierten Dateitypen standardmäßig finden Sie unter Verwalten von gesperrten Dateitypen (Office SharePoint Server).

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