Planen von Key Performance Indicators

Inhalt dieses Artikels

• Informationen zu Key Performance Indicators

• Planen von Datenquellen für Key Performance Indicators

• Planen von Key Performance Indicators in Berichten

• Planen von Key Performance Indicators in Dashboards

• Planen von Key Performance Indicators unter "Meine Website"

• Arbeitsblätter

Key Performance Indicators (KPIs) sind einfache grafische Scorecards, die zum Auswerten von Geschäftsdaten für Unternehmensziele verwendet werden können.

Beim Planen der ersten Bereitstellung von Microsoft Office SharePoint Server 2007 benötigen Sie Kenntnisse über die in KPIs verwendeten Datenquellen, über die Konfiguration dieser Datenquellen und über die Auswertung des Status von Indikatoren. Zudem benötigen Sie Kenntnisse über die Anzeige von KPIs auf Websites, die von Ihrer Organisation verwendet werden. Sie können diese Pläne beim ersten Bereitstellen verwenden.

Informationen zu Key Performance Indicators

KPIs sind eine zentrale Methode zur Darstellung der Business Intelligence für eine Organisation. Die auch als Statusindikatoren oder Scorecards bezeichneten KPIs dienen der Auswertung von Geschäftsdaten bezüglich der Unternehmensziele und der Anzeige des aktuellen Status anhand leicht verständlicher grafischer Symbole.

Beispielsweise kann ein KPI über Ampelsymbole angeben, dass die Ziele bezüglich der Kundenzufriedenheit überschritten, eingehalten oder nicht erreicht werden. Wenn die Kundenzufriedenheit ein voreingestelltes Ziel überschreitet (dies wird anhand einer Zählung der positiven Bewertungsprozentsätze in Ihrer Organisation berechnet), wird für den KPI für die Kundenzufriedenheit ein grünes Ampelsymbol angezeigt. Werden die minimalen Ziele bezüglich der Kundenzufriedenheit nicht erreicht, wird dies über die Anzeige eines roten Ampelsymbols für den KPI für die Kundenzufriedenheit angegeben. Andernfalls wird ein gelbes Ampelsymbol angezeigt.

KPIs erhöhen die Geschwindigkeit und Effizienz der Auswertung des Fortschritts bezüglich der wesentlichen Unternehmensziele. Ohne KPIs müssten Mitarbeiter und Vertreter der Unternehmensleitung Leistungsdaten sorgfältig extrahieren, diese Daten für die Ziele auswerten und im Anschluss daran viel Zeit für die Präsentation der Daten in einem separaten Bericht für Entscheidungsträger investieren. Es ist schwierig, pünktlich Status zu erhalten, ohne eine Möglichkeit für eine schnelle und automatische Auswertung von Livedaten zu haben. Mit KPIs können Benutzer, die die aktuelle Leistung ermitteln möchten, kurzerhand einen Bericht auf ihrer Unternehmenswebsite oder sogar die relevanten Indikatoren auf ihrer persönlichen Website anzeigen.

KPIs werden mit Unternehmensdaten aus verschiedenen Quellen verbunden, und sie verwenden dann Webparts, mit deren Hilfe diese Informationen in einer Liste mit KPIs oder in einer detaillierten Ansicht für einen einzelnen KPI angezeigt werden. Diese Webparts können Berichten der Berichtscenterwebsite hinzugefügt oder in anderen Listen und auf anderen Websites angezeigt werden.

Jeder KPI erhält einen einzelnen Wert aus einer Datenquelle, entweder über eine einzelne Eigenschaft oder durch Berechnen von Durchschnittswerten für die ausgewählten Daten, und vergleicht dann diesen Wert mit einem vorausgewählten Wert. Da Werte für einen Datenbereich berechnet anstatt in Form von Listen angezeigt werden, sind KPIs für die Messung der Leistung von Gruppen oder Projekten nützlicher. Allerdings kann ein KPI durch die Berechnung eines Datenbereichs für eine bestimmte Person, beispielsweise einer Liste der Verkäufe für einen einzelnen Mitarbeiter, für die Auswertung der individuellen Leistung verwendet werden.

Für die Verwendung von KPIs müssen Sie zunächst eine KPI-Liste erstellen. KPI-Listen werden aus einer Vorlage erstellt, die Ihnen das Hinzufügen von KPIs basierend auf einer der in der folgenden Tabelle beschriebenen Datenquellen ermöglicht.

Nach dem Erstellen einer KPI-Liste erstellen Sie ein Webpart, das an diese KPI-Liste gebunden ist. Die KPI-Daten werden in einem der folgenden Webparts angezeigt:

• KPI-Listenwebpart

• KPI-Detailwebpart

Im KPI-Listenwebpart wird eine Liste mit KPIs angezeigt, die der verknüpften KPI-Liste entspricht. Im KPI-Detailwebpart werden detaillierte Eigenschaften für einen einzelnen KPI angezeigt.

Nachdem Sie ein KPI-Webpart erstellt haben, können Sie es auf verschiedene Art und Weise bereitstellen:

• In einem KPI-Listenseitenbericht auf der Berichtscenterwebsite, auf einer sekundären Berichtscenterwebsite oder in einer Berichtsbibliothek auf einer anderen Website.

• Auf einer Zusammenfassungsseite mit mehreren Berichten oder in einem Dashboard.

• Auf einer Personalisierungswebsite.

Bei der KPI-Listenseite handelt es sich um einen Berichtstyp, der ein KPI-Listenwebpart, die zugehörige Zusammenfassung und möglicherweise, in Abhängigkeit vom Zweck des Berichts, andere Webparts einschließt. Beim Erstellen einer KPI-Listenseite wird standardmäßig ein KPI-Listenwebpart eingefügt. Die einzelnen KPIs in der Liste müssen noch hinzugefügt werden. Mithilfe eines KPI-Detailwebparts können Sie zudem einen einzelnen KPI in einem Bericht hervorheben.

KPIs werden häufig als Teil einer Zusammenfassungsseite mit mehreren Berichten oder als Teil eines Dashboards verwendet. Dashboards verwenden, basierend auf bestimmten Werten, Filterwebparts zum Filtern der in Webparts angezeigten Daten. Filter-KPIs können dynamisch angewendet werden. Dies ermöglicht den Entscheidungsträgern eines Unternehmens einen schnellen Vergleich der Leistung über verschiedene Zeiträume hinweg. Dashboards können zudem für die Filterung nach anderen Eigenschaften verwendet werden.

KPIs in Dashboards bieten mehr als eine einzelne Ansicht in Daten. KPIs werden über Hauptkategorien, beispielsweise Gesamtverkäufe oder durchschnittliche Verkaufe für Mitarbeiter in einer Organisation, berechnet. Stellen Sie beim Planen von KPIs und der für Ihre Anzeige verwendeten Listen und Webparts sicher, dass Sie wissen, wie die einzelnen KPIs beim ersten Bereitstellen ausgewertet werden und dass Sie für die einzelnen KPIs die Datenquelle und die Berechnungsmethode angeben.

Planen von Datenquellen für Key Performance Indicators

Jeder KPI in einer KPI-Liste basiert auf einer Datenquelle. In die Planung von KPIs auf Ihren Websites fließt auch die Planung von Datenquellen ein.

Wenn ein KPI auf einer SharePoint-Liste basiert, müssen Sie die Liste, einschließlich der zugehörigen Eigenschaften, planen. Oftmals basieren KPI-Listen auf Listen mit Geschäftsdaten, in denen Spalten verwendet werden, die mit Anwendungen für Geschäftsdaten verknüpft sind. Die Werte für diese Spalten werden aktualisiert, wenn die zugrunde liegenden Daten aktualisiert werden. Sie müssen die Registrierung dieser Anwendungen im Geschäftsdatenkatalog planen und die Eigenschaften importieren, die für KPIs verwendet werden.

Bevor Sie die entsprechenden KPIs erstellen können, müssen zudem von KPIs verwendete SharePoint-Listen erstellt werden. Schließen Sie beim Planen der einzelnen Websites in den einzelnen Websitesammlungen alle für die KPI-Bereitstellung notwendigen Listen ein.

Wenn ein KPI auf einer Office Excel 2007-Arbeitsmappe basiert, stellen Sie sicher, dass die korrekten Arbeitsmappen vorhanden sind, um aussagekräftige Informationen anzuzeigen. Arbeitsmappen sind mitunter schlecht organisiert, oder es fehlen Informationen, die von KPIs verwendet werden könnten. Dies stellt eine Möglichkeit dar, sie zu verbessern. Diese Verbesserungen sind bei der Anzeige derselben Daten in einem Excel Web Access-Webpart oder beim direkten Arbeiten im Office Excel 2007-Anwendungsfenster hilfreich.

Planen Sie für die Daten in einem SQL Server 2005 Analysis Services-Cube das Einfügen dieser Daten in eine Datenverbindungsbibliothek.

Bei SharePoint-Listen, Excel-Arbeitsmappen und SQL Server 2005 Analysis Services-Cubes, die als KPI-Quellen verwendet werden, müssen Sie beachten, wo sich die Listen, Arbeitsmappen und Datenverbindungsbibliotheken befinden. Generell empfiehlt es sich, diesen Inhalt auf der Website zu speichern, auf der er verwendet wird. Wenn Sie einen KPI auf der Startseite der Portalwebsite platzieren, ist die Erstellung einer KPI-Liste auf der Startseite sinnvoll. Wenn Sie einen KPI in einem Bericht der Berichtscenterwebsite platzieren, empfiehlt es sich, die Listen, Arbeitsmappen und Datenverbindungsbibliotheken für die KPIs in der KPI-Liste und die KPI-Liste selbst in der Berichtsbibliothek abzulegen. Wenn Sie einen KPI auf einer Personalisierungswebsite platzieren, ist es hilfreich, die zugehörigen Datenquellen dort abzulegen. In der folgenden Abbildung wird ein KPI in Bezug auf andere Datenquellen dargestellt.

Es ist möglich, in Dokumentbibliotheken und Datenverbindungsbibliotheken anderer Websites gespeicherte Datenquellen zu verwenden. Dies ermöglicht die Zusammenarbeit und eine Wiederverwendung wertvoller KPI-Listen. Bei der ersten Bereitstellung empfiehlt es sich jedoch, die Informationen auf einfache und logische Art und Weise zu organisieren. Dies erleichtert zudem die Sicherheitsplanung, da Sie davon ausgehen können, dass eine Website und der zugehörige Inhalt an demselben Speicherort gespeichert und nicht in der Websitesammlung verteilt sind.

Manuell eingegebene Werte dienen normalerweise zum Testen oder temporären Zwecken, daher werden Sie sie wahrscheinlich lediglich bei der Planung und der ersten Bereitstellung verwenden, um die KPI-Funktionalität zu testen, bevor Sie eine vollständige Bereitstellung vornehmen.

Unabhängig von der Datenquelle für die einzelnen KPIs müssen Sie sich beim Angeben der Leistung für einen Satz geeigneter Werte entscheiden. Überlegen Sie sich, wie Sie ausgehend von der Datenquelle einen Vergleichswert berechnen. Welche Datenspalten werden Sie verwenden? Werden Sie basierend auf einem Durchschnitts-, Maximal- oder Minimalwert einen Wert berechnen, oder werden Sie eine andere Methode anwenden?

Durch eine Vorausplanung können Sie Verzögerungen vermeiden, wenn Sie feststellen, dass beispielsweise eine Excel-Arbeitsmappe nicht den Datensatz enthält, für den Sie in dem KPI die Leistung anzeigen möchten. Planen Sie im Voraus, wählen Sie verschiedene Datenquellen aus, wenn Sie feststellen, dass die eingangs von Ihnen ausgewählten Quellen nicht die für hilfreiche KPIs benötigten Informationen enthalten, und zeichnen Sie den Plan anschließend auf, sodass Sie die Bereitstellung möglichst schnell und effizient abschließen können.

Planen von Key Performance Indicators in Berichten

KPIs sind allgemeine Berichtsfeatures der Berichtscenterwebsite und anderer Websites, die Berichtsbibliotheken enthalten. Einer der drei wichtigsten Berichtstypen ist ein KPI-Listenseitenbericht. Dieser Bericht enthält einen KPI-Listenwebpart, dem Sie neben einer Zusammenfassung der verwandten Prozesse, des zugehörigen Inhalts und aller zugehörigen Webparts KPIs für einen bestimmten Geschäftsprozess hinzufügen können.

Konzentrieren Sie sich beim Planen von KPI-Listenseiten auf die Hauptgeschäftsprozesse für die einzelnen Websitesammlungen, und kombinieren Sie in den einzelnen Listen möglichst viele KPIs für verwandte Prozesse. Fahren Sie damit fort, bis Sie für alle Geschäftsprozesse, die sich auf den zentralen Zweck der Websitesammlung beziehen, KPIs geplant haben. Dadurch entsteht eine übersichtliche Anzahl von KPI-Listenseiten, für die Sie zusätzlich zu SharePoint-Listen, Excel-Arbeitsmappen und SQL Server 2005 Analysis Services-Cubes, die von den einzelnen KPIs verwendet werden, KPI-Listen und KPIs planen können.

Zudem müssen Sie festlegen, welche KPI-Listenseiten für die Aufnahme in die Startseite der Berichtscenterwebsite in Frage kommen und für welche KPI-Listenseiten auf der Seite eine Verknüpfung erstellt werden soll.

Außerdem müssen Sie festlegen, welche KPIs in Dashboards gemeinsam verwendet werden. Bei umfangreichen Websitesammlungen, die einer großen Anzahl von Geschäftsanwendungen und Geschäftsprozessen dienen, sollten Sie die Planung mehrerer Berichtscenterseiten in Erwägung ziehen. Weitere Informationen zu Berichten finden Sie unter Planen von Berichten.

Planen von Key Performance Indicators in Dashboards

Die auch als Zusammenfassungsseiten mit mehreren Berichten bezeichneten Dashboards ermöglichen Ihnen das Filtern von Webparts auf Seitenebene, sodass für jeden Webpart ausschließlich gefilterte Ergebnisse angezeigt werden. Dies kann für die Erstellung von Seiten für Monats- oder Wochenergebnisse, für Teamergebnisse oder für Ergebnisse hilfreich sein, die nach anderen Kriterien gefiltert wurden.

KPIs sind oftmals ein wesentlicher Teil von Dashboards. KPIs können nicht mit jedem, aber mit zahlreichen Filtertypen verknüpft werden. Beachten Sie bei der Entscheidung bezüglich der Aufnahme eines KPIs in einem Dashboard, inwieweit der Bezug auf andere Seitenteile gegeben ist. Weitere Informationen zu Dashboards finden Sie unter Planen von Dashboards und Filtern.

Planen von Key Performance Indicators unter "Meine Website"

KPIs sind im Allgemeinen in Berichten und Dashboards hilfreicher als in Personalisierungswebsites, persönlichen Websites und in den öffentlichen Profilseiten, die Meine Website umfasst. Dennoch möchten Sie diesen Websites möglicherweise KPI-Webparts hinzufügen.

Bei Personalisierungswebsites, die mithilfe eines aktuellen Benutzerfilter-Webparts (die mit Webparts auf der Seite verknüpft werden können) erstellt werden, erfolgt keine Verknüpfung. Stattdessen werden die Informationen für die Personengruppe angezeigt, die die Personalisierungswebsite für die Ergänzung der verbundenen und gefilterten Webparts verwendet. Auf einer Personalisierungswebsite eines Callcenterteams wird mit einem KPI-Listenwebpart, in dem die Kundenzufriedenheit, die durchschnittliche Gesprächsdauer und die Anzahl behobener Probleme für das gesamte Team angezeigt werden, ein Excel Web Access-Webpart ergänzt, der für die Anzeige von Daten für den Kundendienstvertreter personalisiert wurde, der die Seite anzeigt.

Ein KPI-Webpart kann nicht gefiltert werden, indem der aktuelle Filter direkt auf einer Personalisierungswebsite verwendet wird. Der Grund dafür besteht darin, dass die Daten in einem KPI oftmals nicht aussagekräftig sind, wenn sie für eine gefilterte Teilmenge der ursprünglichen Daten berechnet werden. Ein Webpart, mit dem die Anzahl der Verkäufe für die Gruppe und die Anzahl der Verkäufe für eine einzelne Person verfolgt werden, erzeugt sehr unterschiedliche Werte, und der KPI kann nur für einen Datensatz ausgewertet werden. Daher ist eine KPI-Filterung auf diese Art und Weise nicht möglich.

Sie können KPIs so planen, dass sie nur in Personalisierungswebsites angezeigt werden, wenn der aktuelle Benutzer Mitglied der korrekten Zielgruppe ist. Dadurch können Sie die gesamte KPI-Liste oder die einzelnen KPIs in der Liste (dies ist vom Umfang des KPI abhängig) genauso planen, wie die Elemente in anderen Listen. Wenn der KPI nur für einige Benutzer von Interesse ist, beispielsweise für die Benutzer einer Arbeitsgruppe, können Sie sie für eine Zielgruppe planen, für die festgelegt wurde, dass nur die Benutzer in der Arbeitsgruppe eingeschlossen sind. Am Beispiel eines Vertriebsteams können Sie die Ergebnisse der Verkaufsniederlassung in New York ausschließlich den Partnern in der Niederlassung in New York für die Anzeige zur Verfügung stellen.

Sie können den KPI-Listenwebpart verwenden, um mehrere Statusindikatoren innerhalb eines Webparts, beispielsweise Verkaufszahlen für die letzten Quartale, anzuzeigen. Sie können auch einen KPI verwenden, mit dessen Hilfe das Verkaufsvolumen, der Gesamtwert der Verkäufe und die Verbesserung im Vergleich zum vorherigen Quartal in einem Webpart angezeigt werden.

Während der Planung entscheiden Sie sich möglicherweise für eine Änderung der Vorlage für die persönliche Website, um einen oder mehrere KPI-Webparts hinzuzufügen, die mit bereits ausgefüllten Listen verbunden sein können. Dies kann für KPIs hilfreich sein, die markanter angezeigt werden sollen, obwohl sie die Benutzer zu einem späteren Zeitpunkt unter Umständen von ihren persönlichen Websites entfernen.

Auf Seiten mit öffentlichen Profilen sind KPIs weniger hilfreich. Auf diesen Seiten werden Informationen zu einer Person anstatt zu Geschäftsprozessen angezeigt. Die Planung der ersten Bereitstellung ist kein guter Zeitpunkt für das Hinzufügen von KPIs zum öffentlichen Profil.

Berücksichtigen Sie die KPIs für die einzelnen Personalisierungswebsites, um sicherzustellen, dass sie dem Zweck der Website und der gesamten Websitesammlung gerecht werden. Wenn es sich bei der Websitesammlung um eine Teamwebsite für ein Vertriebsteam handelt, sind Verkaufsdaten-KPIs in einer Personalisierungswebsite geeignet. Wenn eine Websitesammlung der Zusammenarbeit in einer größeren Organisation dient, muss die Aufnahme des KPI geplant werden. Handelt es sich um eine Website für Informationen des Personalwesens, die nicht von den Gruppen der Organisation zur Erfüllung ihrer Ziele verwendet wird, sondern lediglich Richtlinien und Geschäftsanwendungen bereitstellt, ist die KPI-Verwendung nicht geeignet.

Arbeitsblätter

Verwenden Sie die folgenden Arbeitsblätter, um KPIs zu planen:

• Arbeitsblatt "Geschäftsdaten" (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0x407)

• Arbeitsblatt "Websiteerstellung" (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0x407)