Planen von Berichten

Inhalt dieses Artikels

• Informationen zu Berichten

• Planen von Webparts für Berichte

• Planen von Berichten für die Berichtscenter-Website

• Planen der Berichtsbibliothek

• Planen anderer Features der Berichtscenter-Website

• Arbeitsblätter

Berichte sind webbasierte Ansichten von Geschäftsdaten aus verschiedenen Quellen. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 werden Berichte mithilfe von Geschäftsdaten- und KPI-Webparts (Key Performance Indicator) auf Seiten angezeigt. Diese Berichte können einzeln oder in Dashboards mit mehreren Berichten verwendet werden, um Geschäftsdaten und Business Intelligence zu analysieren und darauf zu reagieren.

Im Rahmen der Planung Ihrer ersten Microsoft Office SharePoint Server 2007-Bereitstellung benötigen Sie Kenntnisse über die in Berichten zu verwendenden Webparts und über die Konfiguration dieser Webparts für die Verwendung von Geschäftsdaten. Zudem sollten Sie wissen, wie Berichte in Berichtsseiten (z. B. in der Berichtscenter-Website) kombiniert werden, wie die Verwaltung von Berichtsbibliotheken konfiguriert wird und welche Informationen und Features sonst noch für die Berichtscenter-Website und andere berichtsfähige Seiten aktiviert werden müssen.

Informationen zu Berichten

Berichte werden einerseits mithilfe von Geschäftsdaten-Webparts und KPI-Webparts zum Zusammenfassen von Daten und andererseits mithilfe von Excel Web Access-Webparts für Business Intelligence-Analysen erstellt. Berichte werden auf der Webbrowseroberfläche angezeigt.

In jeden Bericht werden ein oder mehrere Webparts eingeschlossen. Als Datenquellen in den Webparts eines Berichts können entweder Microsoft SQL Server 2005 (SQL Server 2005 Analysis Services oder SQL Server 2005 Reporting Services) oder Branchenanwendungen (z. B. SAP und Siebel) dienen. Die Daten in Berichts-Webparts sind oftmals in Geschäftsdatenlisten verfügbar, die möglicherweise die direkte Datenquelle darstellen.

Berichte können auf den folgenden SharePoint-Websites Ihrer Websitesammlungen angezeigt werden:

• Berichtscenter-Website: Die Berichtscenter-Website wird bei der Erstellung der Websitesammlung erstellt und enthält neben einer Berichtsbibliothek, Dashboards und unterstützendem Inhalt auch eine Homepage, die mit Berichten und unterstützendem Inhalt verknüpft ist.

• Andere Berichtscenter-Websites: Für Websitesammlungen mit vielen, bestimmten Geschäftsprozessen zugeordneten Berichten können zusätzliche Berichtscenter-Websites erstellt werden.

• Berichtsbibliotheken auf anderen Websites: Alle Benutzer, die über die Möglichkeit zur Erstellung von Dokumentbibliotheken für eine Websitesammlung verfügen, können auch Berichtsbibliotheken erstellen. Mithilfe dieser Bibliotheken werden Berichte erstellt, für die einer von drei möglichen Inhaltstypen verwendet wird: Ein Bericht, ein Microsoft Office Excel 2007-Bericht oder eine Dashboard-Seite.

Berichte werden zudem als Elemente in Listen und Suchergebnissen angezeigt.

Die in Berichten verwendeten Geschäftsdaten-Webparts können auf zusätzlichen Websites angezeigt werden, einschließlich Personalisierungswebsites, Arbeitsbereichen und Websites für die Teamzusammenarbeit. Bei diesen Websites handelt es sich jedoch nicht um Berichte.

Planen von Webparts für Berichte

Berichte sind Seiten, in die ein oder mehrere Geschäftsdaten-Webparts eingeschlossen werden, einschließlich:

• Geschäftsdaten-Listenwebpart

• KPI-Listenwebpart und KPI-Detailwebpart

• Excel Web Access-Webpart

• Reporting Services-Berichtswebpart

Beim Erstellen eines Berichts müssen Sie den Speicherort eines Geschäftsdaten-Webparts oder eines KPI-Webparts angeben.

Im Webpartkatalog wird neben diesen Webparts auch das Inhalts-Editor-Webpart vorgeschlagen. Sie können jedoch beliebige Geschäftsdaten-Webparts hinzufügen, einschließlich anderer Webparts mit verschiedenen Ansichten von Geschäftsdatenlisten, einschließlich des Webparts für Geschäftsdatenaktionen und einschließlich anderer spezieller Webparts. Weitere Informationen zu diesen Webparts finden Sie unter Planen von Geschäftsdatenwebparts.

Berichte umfassen zudem die folgenden Webparts:

• Zusammenfassungs-Webpart: Dabei handelt es sich um ein Inhalts-Editor-Webpart in der linken Zone, das den Zweck des Berichts und der darin enthaltenen Geschäftsdaten verdeutlichen soll.

• Webpart "Kontaktdetails": Enthält ein Bild und die wichtigsten Daten zu einer Person, die mit der Berichtsseite verknüpft ist. Dabei handelt es sich normalerweise um den Seitenbesitzer.

Dashboard-Seiten können zusätzliche Webparts enthalten. Weitere Einzelheiten zu Dashboard-Seiten finden Sie unter Planen von Dashboards und Filtern.

Die einzelnen Berichte basieren auf einer Reihe von Geschäftsdaten eines Geschäftsdaten-Webparts. Zudem werden sämtliche Berichte durch eine Zusammenfassung ergänzt, in der der Zweck des Berichts beschrieben wird und die Einzelheiten zum Besitzer des Berichts umfasst. Die für die einzelnen Berichte zu verwendenden Webparts sollten sich auf eine einzelne Aufgabe oder auf einen verwandten Aufgabensatz konzentrieren. Zahlreiche Berichte enthalten lediglich ein einzelnes Geschäftsdaten-Listenwebpart oder ein KPI-Webpart.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Webparts für Berichte zu planen:

1. Identifizieren Sie einen Geschäftsprozess.

2. Planen Sie die Einbeziehung eines Berichts für diesen Geschäftsprozess.

3. Identifizieren Sie die Webparts, mit deren Hilfe die Informationen vermittelt werden, die die Benutzer zum Agieren innerhalb dieses Geschäftsprozesses benötigen.

Ein allgemeiner Geschäftsprozess in einer Vertriebsorganisation besteht beispielsweise im Identifizieren der Teams, die ihre Verkaufsziele erreichen. Sie entscheiden sich also für die Erstellung eines KPI-Berichts zum Teamverkauf, in dem die entsprechenden Informationen hervorgehoben werden. Außerdem entscheiden Sie sich für die Verwendung eines KPI-Listenwebparts, um die relevanten Teams aufzuführen. Die KPIs für die einzelnen Teams werden anhand einer Berechnung der Gesamtverkäufe für alle Mitglieder der einzelnen Teams bewertet. Sie implementieren eine Geschäftsdatenliste, mit deren Hilfe eine Verbindung mit Ihrer Verkaufsdatenbank hergestellt wird, und Sie fügen Spalten ein, in denen der Teamname, die Mitarbeiternamen und die Verkäufe der einzelnen Teams aufgeführt werden. Darüber hinaus benötigen Sie eine Beschreibung der Teamziele, die Sie in das Zusammenfassungs-Webpart einfügen können. Erfassen Sie in Ihrer Planung den Bericht, das Webpart, die Liste und die Listenspalten, und aktualisieren Sie die entsprechenden Planungsarbeitsblätter. Wenn es sich um Berichte handelt, die auf Geschäftsdaten-Listenwebparts basieren, müssen Sie möglicherweise verschiedene Eigenschaften erfassen, die im Geschäftsdatenkatalog jeweils einem separaten Geschäftsdatentyp zugeordnet sind.

Planen von Berichten für die Berichtscenter-Website

Die Berichtscenter-Website ist eine Seite, die für Websitesammlungen in Microsoft Office SharePoint Server 2007 automatisch erstellt wird. Dabei handelt es sich um einen einzelnen Speicherort mit Verknüpfungen zu allen Berichten und Dashboards der Websitesammlung. Die Benutzer können die Berichtscenter-Website anzeigen, indem Sie auf der Schnellstartleiste auf Berichte klicken.

Das Standardlayout der Berichtscenter-Website umfasst die folgenden Webparts:

• In der linken Zone:

  • Verwenden der Berichtscenter-Website: Dies ist ein Inhalts-Editor-Webpart mit Informationen zur Berichtscenter-Website. Der darin enthaltene Text kann in Abhängigkeit vom Inhalt und den Geschäftsanforderungen der Websitesammlung und der Berichtscenter-Website durch Websiteadministratoren geändert werden.

  • Ankündigungen: Dies ist ein Listenansicht-Webpart, der zum Senden von für die Berichtscenter-Website relevanten Ankündigungen verwendet wird. Standardmäßig ist eine Willkommensankündigung enthalten. Die Mitwirkenden der Berichtscenter-Website können Ankündigungen hinzufügen.

  • Haupttreffer: Dabei handelt es sich um ein Webpart, mit dessen Hilfe Berichte, KPIs und Dashboards hervorgehoben werden können. Standardmäßig ist darin eine Verknüpfung zu einem Kurzübersichtsleitfaden enthalten. In diesem Entwurfsmodus können Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen Verknüpfungen oder Gruppenüberschriften hinzufügen oder den Stil und das Layout für dieses Webpart konfigurieren.

• In der rechten Zone:

  • Webpart "Kontaktdetails": Hier können die Mitwirkenden einen oder mehrere Kontakte hinzufügen, die für die Berichtscenter-Website relevant sind.

  • Anstehende Ereignisse: Dies ist ein Listenansicht-Webpart, mit dessen Hilfe für Geschäftsprozesse der Berichtscenter-Website relevante Ereignisse hinzugefügt werden. Die Mitwirkenden können Ereignisse hinzufügen.

Die restlichen Zonen sind eingangs leer. Sie werden jedoch oftmals für die Darstellung wichtiger KPI- oder Geschäftsdatenlisten verwendet, ohne einen separaten Bericht öffnen zu müssen.

Die Schnellstartleiste der Berichtscenter-Website enthält Verknüpfungen zu Berichten, Dashboards und Ressourcen. Über die Verknüpfung Berichte wird die Berichtsbibliothek geöffnet, die eine Liste mit allen Berichten für die Berichtscenter-Website enthält.

Es existieren drei Berichtsseitentypen:

• Bericht: Auf dieser Seite wird ein Geschäftsdaten-Webpart hervorgehoben, beispielsweise ein Geschäftsdaten-Listenwebpart oder ein KPI-Listenwebpart.

• Excel-Bericht: Auf dieser Seite werden die Daten eines bestimmten Excel-Arbeitsblatts hervorgehoben.

• Dashboard-Seite: Auf dieser Seite werden mehrere Geschäftsdaten-Webparts hervorgehoben, die häufig auf Seitenebene nach bestimmten Eigenschaften gefiltert werden. Standardmäßig enthält eine Dashboard-Seite ein KPI-Listenwebpart und ein Excel Web Access-Webpart.

Alle Berichtsseitentypen enthalten eine Zusammenfassungsseite und Kontaktdetails für den Besitzer des Berichts.

Sie können zusätzliche Berichtscenter-Websites erstellen, die sich auf bestimmte Geschäftsdaten- und Business Intelligence-Sätze beziehen, indem Sie beim Erstellen einer Website die Vorlage Berichtscenter auswählen. Die Anzahl Ihrer Berichtscenterwebsites und die in den einzelnen Berichtscenterwebsites enthaltenen Berichte sind vom Zweck der Websitesammlung abhängig. Für die meisten Bereitstellungen ist es ausreichend, wenn Sie zunächst mit einer Berichtscenterwebsite beginnen. Wenn die Planung der Berichtscenterwebsite komplex wird, können Sie zusätzliche Ordner für die Berichtsbibliothek oder sogar zusätzliche Berichtsbibliotheken planen, um eine hohe Anzahl von Berichten zu organisieren.

Die Anzahl potenzieller Berichte für ein Berichtscenter kann selbst für einen einfachen Geschäftsprozess, für den eine einfache Geschäftsanwendung verwendet wird, sehr hoch sein. Nehmen Sie das Beispiel einer Anwendung für Verkaufsberichte zur Hand. Möglicherweise möchten Sie Berichte zum Verfolgen der Mitarbeiterleistung, der Kundenzufriedenheit, der Verkäufe für ein bestimmtes Produkt, der Verkäufe an einem bestimmten Ort, der quartalsmäßigen Gesamtumsätze etc. erstellen. Einige Berichte werden aus KPI-Listenwebparts bestehen, in denen die Leistung im Bewertungslistenformat angezeigt wird, einige werden aus KPI-Detailwebparts bestehen, bei denen der Schwerpunkt auf einem einzelnen Element in einer KPI-Liste liegt, während es sich bei anderen Berichten um Geschäftsdatenlisten handelt, mit deren Hilfe verschiedene Eigenschaften nachverfolgt werden.

Für zahlreiche Geschäftsprozesse werden mehrere Anwendungen verwendet. Mithilfe von Excel Web Access-Webparts können Sie Analysen ausführen oder Informationen in Tabellen aktualisieren. Mithilfe von SQL Server 2005 Analysis Services können Sie Informationen in einem verwandten Data Warehouse anzeigen.

Für eine Vereinfachung der Berichtscenter-Planung können Sie verschiedene Aktionen ausführen:

• Grenzen Sie den Zweck der einzelnen Websitesammlungen und der verwandten Berichtscenter-Website so weit wie möglich ein.

• Wählen Sie nur die wichtigsten gruppenübergreifenden KPIs und Geschäftsdatenlisten, die bei der ersten Bereitstellung implementiert werden sollen, aus, und stellen Sie den Rest für laufende Vorgänge zurück.

• Stellen Sie verwandte Webparts in Dashboard-Seiten dar, und verbessern Sie die Relevanz und Flexibilität mithilfe von Filtern und der Webpart-Zielgruppenadressierung. Weitere Informationen zu Dashboard-Seiten und Filtern finden Sie unter Planen von Dashboards und Filtern. Weitere Informationen zur Zielgruppenadressierung für Webparts finden Sie unter Planen von personalisierten Webparts.

• Planen Sie für die Geschäftsdatenlisten und Webparts eine Wiederverwendbarkeit ein, sodass Sie dieselben zugrunde liegenden Listen für Berichte, Dashboards, Personalisierungswebsites und Webpartkataloge für andere Websites verwenden können.

• Zeichnen Sie die für die Implementierung von Berichten mit hoher Priorität benötigten Listen auf, beziehen Sie diese Informationen in die Planung von Geschäftsdatenlisten ein, und zeichnen Sie die relevanten Geschäftsdatentypen und Eigenschaften von Geschäftsanwendungen auf, während Sie Geschäftsdatenprofile planen.

• Planen Sie die Verfolgung von Nutzungsmustern, sodass Sie die Berichtscenter-Website während der Ausführung aktueller Vorgänge effektiv aktualisieren können.

Planen der Berichtsbibliothek

Die Berichtsbibliothek enthält Verknüpfungen mit allen Berichten für die Berichtscenter-Website. Sie umfasst einen Versionsverlauf für die einzelnen Berichte, und vorherige Versionen werden archiviert, sodass Sie sie anzeigen können. Dadurch können Sie neue Versionen von Berichten über spezielle Ereignisse oder Meilensteine erstellen und später einen alten Bericht wiederherstellen.

Sie können die Ansicht der Berichtsbibliotheksliste ändern. Die standardmäßig verfügbaren Ansichten lauten:

• Aktuelle Berichte: In dieser Ansicht werden die aktuellen Versionen aller Berichte angezeigt.

• Alle Berichte und Dashboards: In dieser Ansicht werden alle Versionen von Berichten angezeigt, wobei die aktuellsten Versionen an erster Stelle stehen.

• Dashboards: In dieser Ansicht werden ausschließlich Dashboard-Seiten angezeigt.

Sie können diese Ansichten bearbeiten, um Spalten hinzuzufügen oder Inhalt zu filtern, oder Sie können neue Ansichten erstellen.

Auf Excel Web Access-Webparts basierende Berichte weisen eine Berichtsprofilseite auf, die zusätzliche Informationen über die Excel-Tabelle enthält.

Berücksichtigen Sie bei der Planung der Berichtsbibliothek, wer Berichte in der Websitesammlung verwalten wird und ob Berichte nach Geschäftsanwendung, Arbeitsteam oder Geschäftsprozess in Ordnern organisiert werden müssen. Diese Entscheidung wird durch die Planung der Informationsarchitektur und dem Zweck der einzelnen Websitesammlungen gemäß Websiteplanung beeinflusst.

Planen anderer Features der Berichtscenter-Website

Wenn Sie auf der Berichtscenter-Website im Menü Websiteaktionen auf Inhalt und Struktur verwalten klicken, wird eine Liste mit Verknüpfungen zu allen Berichten und den folgenden Informationen angezeigt:

• Ankündigungen

• Datenverbindungen

• Dokumente

• Handbuch

• Bilder

• Seiten

• Verweisbibliothek

• Berichtsbibliothek

• Berichtskalender

• Beispiel-KPIs

• Workflowaufgaben

Alle diese Elemente werden zum Speichern von Inhalt verwendet, der in den Berichten der Berichtscenter-Website verwendet werden kann. Überprüfen Sie beim Planen der Berichtscenter-Websites in Ihrer Websitesammlung diesen Inhalt, sodass Sie ihn in Berichte einbeziehen können, die Sie bei der ersten Bereitstellung zur Verfügung stellen.

Zu den Beispielen für hilfreichen Inhalt bei der ersten Bereitstellung zählen Dokumente, in denen die Geschäftsprozesse in Zusammenhang mit den wichtigsten Berichten beschrieben werden, von SQL Server 2005 Analysis Services- und SQL Server 2005 Reporting Services-Berichten verwendete Datenverbindungen und Bilder für Berichtsbesitzer. Der meiste ergänzende Inhalt wird während der laufenden Vorgänge nach der ersten Bereitstellung hinzugefügt.

Der Berichtscenter-Website oder anderen Websites können auch zusätzliche Berichtsbibliotheken hinzugefügt werden. Wenn ein Berichtscenter besonders komplex ist, können Sie mehrere Berichtsbibliotheken planen. Die Portalwebsite einer Abteilung kann beispielsweise Berichte für viele verschiedene Anwendungen oder Arbeitsteams umfassen. Jeder dieser Berichte kann mithilfe einer separaten Berichtsbibliothek bereitgestellt werden, und Sie können das Zielgruppenadressierungs-Feature von Webparts der Berichtscenter-Website verwenden, sodass die Benutzer nur die für ihre Aufgabe relevanten Berichte anzeigen können. Wenn verschiedene Benutzer verschiedene Berichte verwalten, können Berechtigungen für die einzelnen Bibliotheken separat festgelegt werden.

Arbeitsblätter

Verwenden Sie die folgenden Arbeitsblätter, um Berichte zu planen:

• Arbeitsblatt "Geschäftsdaten" (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0x407)

• Arbeitsblatt "Websiteerstellung" (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0x407)

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Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:

• Planen von Websites und Features, Teil 1

Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.