Entwerfen der Datenarchivarchitektur

Inhalt dieses Artikels

• Planen von Webanwendungen

• Bestimmen der Anzahl von Datenarchiv-Websites

• Planen von Datenbanken

• Planen von Datenarchivanpassungen

• Planen der Sicherheit

• Planen von E-Mail-Einstellungen

• Planen der Protokollierung und Planen von Berichten

• Planen der Suche

Dieser Artikel enthält Empfehlungen, die Ihnen beim Konfigurieren und Organisieren der logischen Komponenten einer auf Microsoft Office SharePoint Server 2007 basierenden Datensatzverwaltungslösung helfen. Zudem enthält er Anweisungen zum Konfigurieren der Hauptfeatures Ihrer Datensatzverwaltungslösung. Empfehlungen, die für die Konfiguration der physischen Komponenten Ihrer Datensatzverwaltungslösung hilfreich sind, finden Sie unter Entwerfen der Datensatzverwaltungstopologie. Eine Übersicht über die Datensatzverwaltungsfunktionen in Microsoft Office SharePoint Server 2007 finden Sie unter Planen der Datensatzverwaltung.

Planen von Webanwendungen

Eine IIS-Webanwendung (Internet Information Services, Internetinformationsdienste) ist ein von IIS gehostetes Softwareprogramm, das dem Benutzer webbasierte Informationen im HTML-Format zur Verfügung stellt. Auf Microsoft Office SharePoint Server 2007 basierende Websitelösungen werden im Kontext von IIS-Webanwendungen erstellt. Beim ersten Erstellen einer Webanwendung mithilfe der Website Microsoft Office SharePoint Server 2007-Zentraladministration wählen Sie eine Websitevorlage und anschließend eine Websitesammlung aus, die die erstellte Website enthält. Nachdem Sie die erste Webanwendung erstellt haben, können Sie ihr weitere Websitesammlungen hinzufügen.

Es wird empfohlen, dass Sie die Datenarchiv-Websites in einer separaten Webanwendung hosten, da dies die folgenden Vorteile bietet:

• Hilft sicherzustellen, dass die auf der Datenarchiv-Websites gespeicherten Datensätze nicht mit aktiven Dokumenten in der Datenbank vermischt werden.

• Stellt sicher, dass die Datenarchiv-Website keine Berechtigungen oder andere Sicherheitseinstellungen erbt, die möglicherweise bereits in vorhandenen Webanwendungen vorhanden sind.

• Ermöglicht Ihnen die Optimierung Ihres Sicherungsplans, um Ihren Anforderungen an die Datensatzverwaltung gerecht zu werden.

Wenn Sie mehrere Datenarchiv-Websites benötigen, ist eine Erstellung mehrerer Webanwendungen nicht erforderlich. Mithilfe einer einzelnen Webanwendung können mehrere Datenarchiv-Websites effizient gehostet werden (jeweils in einer eigenen Websitesammlung). Weitere Informationen dazu finden Sie später in diesem Artikel unter Bestimmen der Anzahl von Datenarchiv-Websites.

Beachten Sie beim Konfigurieren von Webanwendungen zum Hosten von Datenarchiv-Websites die folgenden allgemeinen Konfigurationsempfehlungen:

• Kontingent: Mithilfe eines Kontingents wird der Inhalt beschränkt, der einer Websitesammlung hinzugefügt werden kann. Da das Speichermodell für Datenarchiv-Websites eine Kombination aus hoher Speicher- und geringer Websiteverwendung aufweist, ergeben sich aus der Anwendung eines Kontingents auf eine für die Datensatzverwaltung verwendete Websitesammlung nur wenige Vorteile. Wenn Sie jedoch eine Warnung empfangen möchten, falls sich eine Datenarchiv-Website der oberen Grenze der Speicherkapazität nähert, wenden Sie auf die Websitesammlung, mit deren Hilfe eine Datenarchiv-Website gehostet wird, eine benutzerdefinierte Kontingentvorlage an. Verwenden Sie eine Vorlage, mit deren Hilfe die Websitesammlung für das Senden einer Warnmeldung an den Websitebesitzer konfiguriert wird, wenn sich die Website ihrer Kontingentsbeschränkung nähert. Weitere Informationen zur Speicherung finden Sie später in diesem Artikel unter Planen von Datenbanken.

• Sperren: Sie können eine Websitesammlung sperren, um zu verhindern, dass ihr Inhalt hinzugefügt wird. In der Datensatzverwaltung wird das Sperren einer Websitesammlung zur Verhinderung von Inhaltshinzufügungen zur Datenarchiv-Website nur selten angewendet. Diese Methode dient in erster Linie der Notfallwartung, wenn eine Website beispielsweise die Speicherkapazität ausgeschöpft hat.

• Maximale Uploadgröße: Die maximale Uploadgröße beträgt in einer Webanwendung für alle Elemente standardmäßig 50 Megabyte (MB). Dies ist auch die empfohlene Obergrenze der Dateigrößen, die mithilfe des Datenarchiv-Webdiensts an eine Datenarchiv-Website gesendet werden können.

• Papierkorb: Beim Papierkorb handelt es sich um einen Mechanismus zum Löschen von Inhalt von einer SharePoint-Website, beispielsweise einem Datenarchiv. Er schützt vor versehentlichen Löschungen von Elementen durch den Benutzer, indem die Benutzer die Elemente abrufen können. Mithilfe der Zentraladministration können Sie für die Websites in einer Webanwendung Papierkörbe konfigurieren.

  Der Papierkorb kann optional in zwei Stufen konfiguriert werden. Wenn in dieser Konfiguration ein Benutzer ein Element aus einer Bibliothek löscht, wird es in den Papierkorb der Website verschoben. Der Benutzer kann das Element aus dem Papierkorb abrufen, oder er kann das Element löschen. Wenn ein Benutzer ein Element löscht, wird es an den Papierkorb der zweiten Stufe gesendet. Nur Websitesammlungsadministratoren haben die entsprechenden Berechtigungen, um gelöschte Elemente im Papierkorb der zweiten Stufe anzuzeigen und sie permanent zu löschen.

  In einem Datensatzverwaltungsszenario könnten Sie einen Papierkorb der zweiten Stufe konfigurieren, um eine zusätzliche Ebene für den Schutz vor versehentlichen Löschungen von Datensätzen bereitzustellen. Sie könnten den Papierkorb der Website auch so konfigurieren, dass Elemente nie automatisch gelöscht werden, sondern dass stattdessen ein manuelles Löschen erforderlich ist. Wenn Sie sich dafür entscheiden, sollten Sie ausreichend Speicherplatz bereitstellen, um die im Papierkorb der zweiten Stufe gesammelten Datensätze aufnehmen zu können.

• Warnungen: Warnungen sind von Microsoft Office SharePoint Server 2007 an Listen- oder Bibliotheksbesitzer gesendete Systemmitteilungen, wenn Elemente geändert, hinzugefügt oder gelöscht werden. In der Datensatzverwaltung stellen Warnungen für Datensatzverwalter eine Möglichkeit zum Nachverfolgen des Status der Datensätze dar, für die sie verantwortlich sind. Warnungen werden für alle Websites in einer Webanwendung über die Zentraladministration konfiguriert. Stellen Sie sicher, dass Warnungen aktiviert sind und dass Sie pro Benutzer eine hohe Anzahl von Warnungen zulassen.

• Zeitgeberaufträge: Die in der Datensatzverwaltung verwendeten Features basieren auf geplanten Hintergrundprozessen. In der folgenden Liste werden die Auftragstitel und der Zeitplan beschrieben.

  • Der Auftrag Wiederholte Berichte zur Richtlinienverwendung wird täglich ausgeführt.

  • Der Auftrag Verarbeitung und Berichterstellung zurückhalten wird täglich ausgeführt.

  • Der Auftrag Verarbeitung des Datenarchivs wird täglich ausgeführt.

  • Der Auftrag Suchen und verarbeiten wird täglich ausgeführt.

  • Der Auftrag Workflowaufgabe für Massenverarbeitung wird täglich ausgeführt.

  Mithilfe des Stsadm-Befehlszeilentools können Sie den Zeitplan der Zeitgeberaufträge ändern. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Befehlszeilentool "Stsadm" (Office SharePoint Server).

Bestimmen der Anzahl von Datenarchiv-Websites

Die Implementierung der Datensatzverwaltung in Microsoft Office SharePoint Server 2007 erfolgt durch Erstellung und Konfiguration einer Datenarchiv-Website. Mit einer einzelnen Datenarchiv-Website können Sie eine umfangreiche Datensatzverwaltungslösung realisieren. In einigen Fällen kann es jedoch aufgrund der Datensatzanzahl erforderlich sein, die Speicherung auf zwei oder mehr Datenarchiv-Websites aufzuteilen.

Arbeiten Sie beim Planen der Anzahl bereitzustellender Datenarchiv-Websites mit Ihrem IT-Team zusammen, um die größte Datenbank zu bestimmen, die basierend auf den Zeitplananforderungen gesichert und wiederhergestellt werden kann. In einer Datensatzverwaltungslösung wird der Inhalt in der Datenbank nicht verwendet, und versehentliche Löschungen sind äußerst selten (daher erfolgt auch nur selten eine Datenbankwiederherstellung). Beachten Sie, dass – obwohl für viele Microsoft Office SharePoint Server 2007-Lösungen für die Inhaltsdatenbank eine Größenbeschränkung von 50 Gigabyte (GB) empfohlen wird – diese Empfehlung auf Szenarien zugeschnitten ist, in denen eine schnelle Wiederherstellung von Dokumenten sehr wichtig ist. In anderen Szenarien können unter Umständen viel umfangreichere Datenbankbereitstellungen realisiert werden. Ein entsprechendes Beispiel finden Sie im folgenden Blogartikel auf MSDN: Informationen zur Größe für eine einzelne SharePoint-Inhaltsdatenbank (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=86920&clcid=0x407).

Sie können den einzelnen Websitesammlungen in einer Webanwendung eine separate Inhaltsdatenbank zuordnen. Die Zuordnung separater Inhaltsdatenbanken zu separaten Websites innerhalb der Websitesammlung ist jedoch nicht möglich. Wenn Sie den einzelnen Datenarchiv-Websites separate Inhaltsdatenbanken zuordnen möchten, erstellen Sie daher jede Datenarchiv-Website in einer gesonderten Websitesammlung.

Wenn für Ihre Datensatzverwaltungslösung mehrere Datenarchiv-Websites erforderlich sind, sollten Sie zunächst eine benutzerdefinierte Websitevorlage erstellen, die auf der Datenarchiv-Websitevorlage basiert. Die benutzerdefinierte Websitevorlage sollte die folgenden Elemente enthalten: Informationsverwaltungsrichtlinien, Inhaltstypdefinitionen und Spaltendefinitionen, die für die Datensatzverwaltungslösung Ihrer Organisation erforderlich sind. Mithilfe der benutzerdefinierten Websitevorlage können Sie diese Elemente bequem in Websitesammlungen freigeben. Weitere Informationen zum Erstellen benutzerdefinierter Vorlagen finden Sie im Windows SharePoint Services 3.0 Software Development Kit (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=86923&clcid=0x407).

Weitere Informationen zum Planen der Datenbankspeicherung finden Sie unter Planen von Leistung und Kapazität (Office SharePoint Server). Informationen zum Planen von Repositories mit umfangreichem Inhalt finden Sie unter Planen der Speicherung von Unternehmensinhalten.

Planen von Datenbanken

Auf einer Datenarchiv-Website müssen zahlreiche Elemente gespeichert werden können. Da die Website als Safe oder Archiv dient, sind die Benutzeraktionen mit den gespeicherten Elementen und mit der Website normalerweise minimal. Daher sollten die Datenbanken für die Datensatzverwaltung generell für eine maximale Speicherkapazität und Sicherheit geplant werden, auch wenn die Websiteleistung dadurch beeinträchtigt wird.

Bei der Planung der Sicherung und Wiederherstellung von Datenbanken, die für die Datensatzverwaltung verwendet werden, sind ebenfalls spezielle Aspekte zu beachten. Das Ziel der Datensatzverwaltung besteht normalerweise darin, Datensätze basierend auf den Geschäftsanforderungen oder auf gesetzlichen Anforderungen über lange Zeit hinweg aufzubewahren und sie anschließend zu löschen. Das Ziel von Sicherungen der Datenarchiv-Websites besteht im Schutz vor versehentlichen Löschungen von Datensätzen und in der Bereitstellung einer Methode für die Notfallwiederherstellung von Websites, beispielsweise bei Angriffen, bei denen böswilliger Code verwendet wird. Das Ziel besteht nicht in der Beibehaltung einer weiteren Kopie des Websiteinhalts. Die Sicherungskopien der Datensätze könnten dabei versehentlich länger als die eigentlichen Datensätze aufbewahrt werden, wodurch die Kopien möglicherweise gefunden werden könnten.

Planen Sie, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, die Zuordnung einer separaten Inhaltsdatenbank zu den einzelnen Datenarchiv-Websites, und erstellen Sie alle Datenarchiv-Websites in einer separaten Websitesammlung. Nachdem Sie die Anzahl benötigter Datenarchiv-Websites bestimmt haben, arbeiten Sie mit Ihrer IT-Abteilung zusammen, um für die einzelnen Datenarchiv-Websites Folgendes zu ermitteln:

• Die Größe der Inhaltsdatenbank. Je mehr Inhalt Sie sichern müssen, desto länger dauert die Ausführung einer Sicherung.

• Die Häufigkeit von Sicherungen der Inhaltsdatenbank. Wie oft die Inhaltsdatenbank gesichert werden muss, hängt vom Typ der beibehaltenen Datensätze, von der Häufigkeit von Datensatzhinzufügungen zur Datenarchiv-Website und von der Verfügbarkeit Ihres IT-Teams für die Ausführung der Sicherungsvorgänge ab.

• Den Servicerahmen für die Wiederherstellung von Datenarchivinhalt. Dabei handelt es sich um die Zeit, in der Ihr IT-Team auf Notfälle reagieren und Daten basierend auf der letzten Sicherung wiederherstellen kann. Der Umfang des Servicerahmens ist von der wiederherzustellenden Datenmenge abhängig, die wiederum mit der Größe der Inhaltsdatenbank zusammenhängt. Für die Bestimmung eines geeigneten Servicerahmens für die Wiederherstellung von Inhalt müssen Sie abwägen, wie schnell die Daten wiederhergestellt werden sollen und wie viele Daten Sie speichern möchten.

Integrieren anderer Features in eine Datenarchiv-Website

Verwenden Sie für die Erstellung von Datensatzwebsites in Microsoft Office SharePoint Server 2007 die Datenarchiv-Websitevorlage. Obwohl mit der Datenarchiv-Websitevorlage eine umfassende Datensatzverwaltungslösung bereitgestellt wird, ist für die Ziele Ihrer Datensatzverwaltung möglicherweise eine Erweiterung der Standardlösung zur Datensatzverwaltung erforderlich, indem Sie ihr weitere Microsoft Office SharePoint Server 2007-Features hinzufügen. Typische Anpassungen umfassen Folgendes:

• Anzeige von Metriken der Datenarchiv-Website. Die Daten des Datenarchivs können in Microsoft Office Excel 2007-Tabellen angezeigt, in individuellen KPI-Webparts (Key Performance Indicator) dargestellt oder in ein Dashboard auf der Website aggregiert werden. In Abhängigkeit von der Sicherheitskonfiguration können Sie die Verfügbarkeit dieser Informationen für Datensatzverwalter begrenzen, oder Sie können Informationssachbearbeitern die Verwendung dieser Daten für die Anzeige des Status von Datensätzen, die sie eingereicht haben, ermöglichen. Weitere Informationen zur Integration von Geschäftsinformationen in Microsoft Office SharePoint Server 2007 finden Sie unter Planen von Business Intelligence.

• Anzeige von Richtlinien. Mithilfe von Listen und Webparts können Sie Ihrer Datenarchiv-Homepage Dokumentationen hinzufügen, in denen die im Datenarchiv geltenden Richtlinien beschrieben werden. Zudem können Sie Metriken über die Richtlinienverwendung und andere Informationen hinzufügen, um die beabsichtigte Verwendung der Website und die für sie geltenden Beschränkungen transparenter zu gestalten. Weitere Informationen zu Webseitenanpassungen finden Sie im Microsoft Office SharePoint Server 2007-Hilfesystem, in der Microsoft Office SharePoint Designer 2007-Dokumentation und im Microsoft Office SharePoint Server 2007Software Development Kit (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x407).

• Integrieren von Formularen, Suchvorgängen und Workflows für die physische Datensatzverwaltung. Eine Lösung für die Speicherung und Verwaltung physischer Datensätze ist gleichermaßen eine Lösung zur Inventarverfolgung, da zwischen den Listen zur Verfolgung der Elemente auf der Datenarchiv-Website und den eigentlichen physischen Elementen, die die Listenelemente repräsentieren, eine Korrelation beibehalten werden muss. Mithilfe von Formularen für die Suche nach physischen Datensätzen und für die Anforderung des Abrufens physischer Datensätze und mithilfe von Workflows zum Zuweisen der Aufgabe zum Abrufen der Datensätze können Sie eine Lösung implementieren, die den Anforderungen an die Beibehaltung physischer und elektronischer Datensätze gerecht wird. Weitere Informationen dazu finden Sie im folgenden Whitepaper, in dem eine Implementierung einer solchen Lösung zur physischen Datensatzverwaltung bei Microsoft beschrieben wird: Optimieren der Datensatzverwaltung mithilfe von SharePoint Server 2007-Workflows (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=80869&clcid=0x407).

Informationen zur Verwendung der Datenarchiv-Websitevorlage finden Sie unter Entwerfen der Datenarchiv-Website (Office SharePoint Server).

Planen der Sicherheit

Planen Sie die Sicherheitskonfiguration Ihrer Datenarchiv-Websites sorgfältig, um die Sicherheit und Unveränderlichkeit der von Ihnen gespeicherten Datensätze zu gewährleisten. Darüber hinaus sollten Sie Ihre Sicherheitsstrategie und Implementierung dokumentieren, sodass Sie gegebenenfalls die ergriffenen Maßnahmen zum Sichern der Datensätze repräsentieren können.

Allgemeine Schritte zum Sichern Ihrer Datensatzverwaltungslösung

Entwerfen Sie Ihre Serverfarm und die Webanwendung, die Ihre Datenarchiv-Websites beinhaltet, so sicher wie möglich. Es ist beispielsweise höchst unwahrscheinlich, dass Sie einer Webanwendung, mit deren Hilfe die Datenarchiv-Websites über die Sicherheitszone Internet (für die anonyme Zugriffe zulässig sind) gehostet werden, Zugriff gewähren möchten.

Lesen Sie die Informationen der Microsoft Office SharePoint Server 2007-Sicherheitsdokumentation im Kapitel Planen der Serverfarmsicherheit (Office SharePoint Server) sorgfältig durch, und arbeiten Sie mit Ihrem IT-Team zusammen, um die Implementierung einer geeigneten Sicherheitsstufe für Ihre Datensatzverwaltungslösung zu gewährleisten. Dieses Kapitel enthält hilfreiche, sicherheitsbezogene Anweisungen, einschließlich folgender Themen:

• Verstärken der Sicherheit auf Webservern und Datenbankservern.

• Sichern der Kommunikation.

• Checkliste zum Topologieentwurf.

Konfigurieren von Berechtigungen auf den Datenarchiv-Websites

Im Microsoft Office SharePoint Server 2007-Sicherheitsmodell werden individuelle Berechtigungen, beispielsweise die Berechtigung zum Hinzufügen von Elementen zur einer Dokumentbibliothek, in Berechtigungsstufen gruppiert, die die Benutzer mit der entsprechenden Berechtigungsstufe für die Ausführung einer Reihe verwandter Aktionen autorisieren, beispielsweise für das Hinzufügen von Inhalt zu einer Website. Sie können Berechtigungsstufen bestimmten Benutzergruppen oder direkt einzelnen Benutzern zuweisen. Wenn Benutzer oder Gruppen sicherungsfähigen Objekten, beispielsweise Listen, Bibliotheken, Listenelementen, Dokumenten oder Websites, zugeordnet werden, gilt ihre Standardberechtigungsstufe für dieses Objekt. Sie können ihre Berechtigungsstufe für dieses Objekt jedoch auch ändern. Microsoft Office SharePoint Server 2007 umfasst eine Reihe von Standardberechtigungsstufen. Über die Verknüpfung Erweiterte Berechtigungen auf der Seite Websiteeinstellungen können Sie Berechtigungsstufen für eine Websitesammlung anzeigen und ändern. Eine vollständige Beschreibung des Microsoft Office SharePoint Server 2007-Sicherheitsmodells finden Sie unter Einplanen und Entwerfen der Sicherheit (Office SharePoint Server).

In der folgenden Tabelle werden die Standardgruppen und -Berechtigungsstufen für Datenarchiv-Websites aufgeführt.

Die Gruppe Absender des Datenarchiv-Webdiensts, die für die Datenarchiv-Website über die Berechtigung Elemente hinzufügen verfügt, soll Benutzern, die Datensätze von anderen Serverfarmen senden, beschränkten Zugriff gewähren. Für die einzelnen Webanwendungen, aus denen die Datensätze gesendet werden, müssen Sie die Domänenkonten, unter denen die Anwendungspools für diese Webanwendung ausgeführt werden, der Gruppe Absender des Datenarchivwebdiensts hinzufügen. Wenn die Benutzer Datensätze aus diesen Webanwendungen senden, ist dies das Konto, unter dem die Datensätze an die Datenarchiv-Website gesendet werden. Beachten Sie, dass die Benutzer, die Datensätze senden, in der Websitesammlung mit der Datenarchiv-Website keiner Gruppe angehören müssen.

Wenn Sie Änderungen der Standardberechtigungsstufen oder Hinzufügungen benutzerdefinierter Gruppen planen, beachten Sie die zum Ausführen von Datensatzverwaltungsaufgaben erforderlichen Berechtigungen. Die Aufgaben und erforderlichen Berechtigungen werden in der folgenden Tabelle aufgeführt.

Beachten Sie zudem beim Konfigurieren von Berechtigungen auf der Datenarchiv-Website Folgendes:

• Erteilen Sie für Inhalt der Datenarchiv-Website grundsätzlich nur Datensatzverwaltern und legalen Teammitgliedern die Berechtigung Elemente bearbeiten. Für vertraulichen Inhalt können Sie die Anzahl der Benutzer mit der Berechtigung Elemente bearbeiten beschränken, indem Sie ihnen Berechtigungen auf Ebene der Dokumentbibliothek, auf Ordnerebene oder auf Ebene der Listenelemente zuweisen. Einem besonders vertraulichen Dokument könnte für dessen Verwaltung beispielsweise ein einzelner Datensatzverwalter zugewiesen sein.

• Da die Liste Haltestatus sehr vertrauliche Informationen enthalten könnte, beschränken Sie die Benutzer der Liste Haltestatus auf Teammitglieder, die Haltestatus erstellen können und auf Teammitglieder, die Elemente zurückstellen können.

• Die Datenarchiv-Website umfasst die eindeutige Berechtigungsstufe Absenden an Datenarchiv abgeschlossen, die den Benutzern (vorübergehend) automatisch erteilt wird, um ihnen die Angabe fehlender Metadaten für Datensätze zu ermöglichen.

Maximieren des Safe-Verhaltens

Sie sollten die Dokumentbibliotheken in einer Datenarchiv-website für die Maximierung des Safe-Verhaltens der Bibliothek konfigurieren, das Sie vor versehentlichen Löschungen oder Änderungen von Datensätzen schützt. Die Maximierung des Safe-Verhaltens umfasst die folgenden Aktionen:

• Anfordern des Ein- und Auscheckens von Dokumenten.

• Erstellen von Haupt- und Nebenversionen von Dokumenten und keine Erteilung der Berechtigungsstufe Versionen löschen.

• Keine Beschränkung der Anzahl beizubehaltender Versionen.

• Aktivieren der Überwachung.

• Überwachen aller Ereignisse.

Eine Übersicht über die Versionsverwaltung und über andere Dokumentverwaltungseinstellungen finden Sie unter Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens. Eine Beschreibung der Richtlinie zur Verwaltung von Überwachungsinformationen finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien.

Planen von E-Mail-Einstellungen

Sie sollten die Konfiguration Ihrer Webanwendungen, mit deren Hilfe die Datenarchiv-Websites gehostet werden, für die Unterstützung ausgehender E-Mails einplanen. Viele Datensatzverwaltungsszenarien werden durch die Integration von E-Mails in die Datenarchiv-Website ermöglicht. Die folgende Liste enthält eine Beschreibung häufiger Beispiele für diese Szenarien.

• Warnungen können so konfiguriert werden, dass eine E-Mail-Nachricht gesendet wird, wenn Datensätze geändert oder hinzugefügt werden.

• Workflows können für die Integration in E-Mails konfiguriert werden, sodass die Benutzer per E-Mail-Nachricht über bevorstehende Workflowaufgaben benachrichtigt werden.

• Wenn der Website ein neuer Benutzer hinzugefügt wird, kann dem Benutzer eine E-Mail-Nachricht mit einer Verknüpfung zu der Website und zu anderen Informationen zu der Website gesendet werden.

Wenn Ihre Datensatzverwaltungslösung die Integration in Microsoft Exchange 2007 umfasst, sollten Sie die Webanwendungen außerdem für die Unterstützung eingehender E-Mails konfigurieren. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Planen der Beibehaltung von Datensätzen für E-Mails. Wenn Sie eingehende E-Mails aktivieren, konfigurieren Sie die zur Datensatzverwaltung verwendeten Bibliotheken jedoch nicht so, dass eingehende Nachrichten akzeptiert werden. Datensätze sollten nicht direkt per E-Mail an eine Bibliothek gesendet werden.

Weitere Informationen zum Konfigurieren der E-Mail-Integration in Microsoft Office SharePoint Server 2007 finden Sie unter den folgenden Ressourcen:

• Planen eingehender E-Mails (Office SharePoint Server)

• Planen ausgehender E-Mail (Office SharePoint Server)

Planen der Protokollierung und Planen von Berichten

Mithilfe der Protokollierungs- und Berichterstellungsfeatures können Datensatzverwalter Änderungen an den Datensätzen der Datenarchiv-Websites nachverfolgen und die Richtlinienverwendung auf einer Datenarchiv-Website nachweisen. Die folgende Liste enthält eine Beschreibung der in Microsoft Office SharePoint Server 2007 enthaltenen Protokollierungs- und Berichterstellungsfeatures.

• Überwachungsprotokolle: Mithilfe des Überwachungsfeatures werden für Dokumente und Listenelemente ausgeführte Ereignisse und Vorgänge (z. B. Bearbeiten eines Dokuments oder Elements, Ein- oder Auschecken eines Dokuments oder Elements und Ändern der Berechtigungen für ein Dokument oder Element) protokolliert. Sie können auch das Überwachungsobjektmodell verwenden, um benutzerdefinierte Ereignisse in das Überwachungsprotokoll zu schreiben. Weitere Informationen dazu finden Sie im Microsoft Office SharePoint Server 2007Software Development Kit (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x407).

  Verwenden Sie in der Datensatzverwaltung die Überwachung, um die Sicherheit Ihrer Datenarchiv-Websites besser schützen zu können. Sie können die Überwachung als Teil einer Informationsverwaltungsrichtlinie konfigurieren, die auf eine Listen- oder Dokumentbibliothek angewendet wird, oder Sie können die Überwachung so konfigurieren, dass Ereignisse bezüglich der gesamten Websitesammlung überwacht werden.

  Die Überwachungsdaten für eine Websitesammlung werden in der SQL-Datenbank gespeichert. Basierend auf Überwachungsdaten können Sie Berichte dynamisch generieren. Klicken Sie dazu auf der Seite Websiteeinstellungen für die Websitesammlung im Abschnitt Websitesammlungsverwaltung auf Überwachungsprotokollberichte. Sie können die Berichte in Office Excel 2007 anzeigen und mit ihnen interagieren. Zu den Berichten zählen Folgende:

  • Inhaltsänderungen: Zeigt alle Ereignisse an, bei denen auf der Website Inhalt geändert wurde.

  • Löschvorgang: Zeigt alle Ereignisse an, die eine Löschung von Inhalt von der Website verursacht haben.

  • Sicherheitseinstellungen: Zeigt alle Ereignisse an, durch die die Sicherheitseinstellungen der Website geändert werden.

  Mithilfe des Windows SharePoint Services 3.0-Objektmodells können Sie zudem benutzerdefinierte Berichte generieren, die zusätzlich zu den Standardberichten auf der Seite zum Anzeigen von Überwachungsberichten aufgeführt werden.

• Berichte zur Verwendung der Informationsverwaltungsrichtlinie: Wenn Sie die Richtlinienverwendung in einer Websitesammlung verfolgen und für die Einhaltungsüberprüfung einen Datensatz zur Richtlinienverwendung abrufen möchten, können Sie in der Zentraladministration Berichte zur Verwendung der Informationsverwaltungsrichtlinie konfigurieren. Die Berichte werden als XML-Dateien generiert, die in Office Excel 2007 angezeigt oder als Eingabe für eine benutzerdefinierte Lösung verwendet werden können. Sie können neben der Websitebibliothek, in der die Berichte gespeichert werden sollen, auch den wiederkehrenden Zeitplan zum Erstellen von Berichten angeben, und Sie können optional eine alternative Berichtsvorlage bereitstellen. Berichte zur Verwendung der Informationsverwaltungsrichtlinie können genauso angezeigt werden wie Überwachungsprotokollberichte. (Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen für die Websitesammlung im Abschnitt Websitesammlungsverwaltung auf Überwachungsprotokollberichte.)

Planen der Suche

Die Suche ist ein primäres Tool der Datensatzverwaltung. Wenn Sie beispielsweise einen Haltestatus implementieren möchten, in dem die Ablaufrichtlinien eines oder mehrerer Elemente aufgrund eines Rechtsstreits oder eines anderen Ausfalls angehalten wurden, müssen Sie die Elemente zunächst suchen. Da die Ordnerstruktur von Datenarchiv-Websites nicht für das Durchsuchen förderlich ist und da zurückzustellende Elemente in mehreren Bibliotheken und Listen einer oder mehrerer Datenarchiv-Websites verteilt werden können, ist das Suchen nach Elementen mit der Suchfunktion am effektivsten.

Zu den Aspekten bezüglich der Suche im Kontext der Datensatzverwaltung zählt Folgendes:

• Bestimmen der Anbieter für gemeinsame Dienste (Shared Services Providers, SSPs).

• Planen der Indexerstellung.

• Planen der Metadatensuche.

• Verwalten von Suchbereichen.

Bestimmen des SSPs

Bei einem SSP handelt es sich um eine logische Gruppierung gemeinsamer Dienste und der zugehörigen Ressourcen, durch die sie unterstützt werden. SSPs können Dienste serverfarmübergreifend gemeinsam verwenden. Einer der Dienste, die ein SSP bereitstellen kann, ist die Indizierung von Inhalt und Metadaten. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 wird diese Funktion über den Office SharePoint Server-Suchdienst bereitgestellt.

Arbeiten Sie mit Ihren Suchadministratoren zusammen, um sicherzustellen, dass ein oder mehrere eindeutige SSPs für die Indizierung des Inhalts Ihrer Datenarchiv-Websites verfügbar sind. Durch die Indizierung von Datenarchivinhalt mithilfe dedizierter SSPs tragen Sie zum Schutz der Datensätze vor einer unerwünschten Anzeige durch die Benutzer bei, die keine Berechtigungen zum Anzeigen oder Verwenden der Datensätze haben.

Planen der Indizierung

Mithilfe eines IFilters kann der Office SharePoint Server-Suchdienst einen bestimmten Dateityp indizieren, beispielsweise eine DOCX-Datei ausMicrosoft Office Word 2007. Stellen Sie sicher, dass die Suchadministratoren die in Ihren Datenarchiv-Websites verwalteten Datensatztypen kennen, dass die entsprechenden Dateitypen für die Indizierung aktiviert sind und dass für die Indizierung der verschiedenen Datensatztypen IFilter vorhanden sind. (Der Office SharePoint Server-Suchdienst umfasst IFilter für allgemeine Dateitypen.)

Planen der Metadatensuche

Arbeiten Sie mit Ihren Suchadministratoren zusammen, um die Metadateneigenschaften zu verwalten. Einige Metadateneigenschaften sollten bei der Suche gemeinsam verarbeitet werden, da sie dieselben Informationstypen enthalten. Falls Ihre Datenarchiv-Websites beispielsweise sowohl Datensätze zu E-Mail-Nachrichten als auch zu Dokumenten enthalten, sollten bei der Suche nach Inhalt, der von einer bestimmten Person erstellt wurde, das Feld Von in einer E-Mail und das Feld Autor in Dokumenten als äquivalente Metadatenelemente behandelt werden.

Verwalten von Suchbereichen

Mithilfe eines Suchbereichs wird der Umfang einer Suche basierend auf zu durchsuchenden Speicherorten, auf Metadatenbeschränkungen oder basierend auf anderen Kriterien eingeschränkt. Der Benutzeroberfläche für die Suche können ein oder mehrere Suchbereiche zugeordnet werden, sodass die Benutzer den Umfang der Suche eingrenzen können. In Datensatzverwaltungsszenarien kann die Definition von Suchbereichen basierend auf Datensatztypen, der Identität des Datensatzverwalters, der die Suche ausführt, oder anderer datensatzbezogener Kriterien hilfreich sein. Arbeiten Sie mit Ihrem Suchadministrator zusammen, um die Datensatzspeicherung zu analysieren und um die beste Methode zum Definieren von Suchbereichen für Ihre Datensatzverwaltungslösung zu bestimmen.

Herunterladen dieses Buchs

Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:

• Planung und Architektur für Office SharePoint Server 2007, Teil 2 (in englischer Sprache)

• Datensatzverwaltungshandbuch für Microsoft Office SharePoint Server 2007

Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.

Siehe auch

Konzepte

Planen der Datensatzverwaltung
Planen der Speicherung von Unternehmensinhalten
Einplanen und Entwerfen der Sicherheit (Office SharePoint Server)
Planen von Leistung und Kapazität (Office SharePoint Server)

Weitere Ressourcen

Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (in englischer Sprache)
Demo: Hinzufügen einer Bibliothek zu einer Datenarchiv-Website (in englischer Sprache)