Auswirkungen der Feldsicherheit auf die Synchronisierung zwischen Dynamics 365 und Dynamics 365 für Outlook

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Veröffentlicht: Februar 2017

Gilt für: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2016, Dynamics CRM Online

Das Sichern eines Felds in Microsoft Dynamics 365 mit der Sicherheit auf Feldebene kann sich auf die Synchronisierung zwischen Dynamics 365 und Microsoft Dynamics 365 für Outlook auswirken. Betrachten Sie folgendes Szenario.

Hinweis

Es wird nicht empfohlen, ein Feld in Dynamics 365 zu sichern, wenn das Feld nicht zur Synchronisierung festgelegt ist. Die bewährte Methode ist, KEINE Synchronisierungsfelder zu sichern. Wenn Sie doch entscheiden, Synchronisierungsfelder zu sichern, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Sichern Sie das Feld mithilfe der Sicherheit auf Feldebene.Weitere Informationen: finden Sie unter "Sicherheit auf Feldebene festlegen".

  2. Ändern Sie die Synchronisierungsrichtung so, dass die Synchronisierung nicht versucht, das Feld während der Synchronisierung zu aktualisieren oder zu schreiben.Weitere Informationen:Feldsynchronisierung-Steuerelement zwischen Dynamics 365 und Dynamics 365 for Outlook

Szenario: Verhindern, dass Benutzer die Position ändern

Das Contoso-Unternehmen möchte einheitliche Dateneingabe fördern. Wenn Vertriebsmitarbeiter unterwegs sind, passiert es leicht, dass sie unterschiedliche Dateneingaben erstellen, die dasselbe beschreiben. Beispielsweise könnte dieselbe Position als "Bau-Manager Funktion", "Vorarbeiter" oder "Baustellen-Manager" eingegeben werden. Um dies zu verhindern, wird das Positionsfeld gesichert. Dies hat Konsequenzen für die Synchronisierung.

Sicherheit auf Feldebene einrichten

John, der Dynamics 365-Administrator für Contoso, legt Sicherheit für verschiedene Felder fest.

Job Title field in Microsoft Dynamics 365

Er führte die folgenden Schritte aus:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Anpassungen.

  2. Wäheln Sie Anpassen des Systems aus.

  3. Erweitern Sie Entitäten > >Kontakt.

  4. Wählen Sie Felder aus, und wählen Sie Position aus. Es gibt zahlreiche Kontaktfelder, daher müssen Sie mehrere Seiten weiter gehen.

  5. Wählen Sie Bearbeiten aus.

  6. Wählen Sie für Feldsicherheit Aktivieren > Speichern und schließen aus.

  7. Wählen Sie Alle Anpassungen veröffentlichen.

John sicherte außerdem die folgenden Kontaktfelder, daher werden sie nicht in Dynamics 365 angezeigt: ftpsiteurl, governmentid

Erstellen und konfigurieren eines Feldsicherheitsprofils

John erstellt ein Feldsicherheitsprofil und weist Vertriebsteammitglieder dem Profil zu.

Field Security Profile in Dynamics 365

Er ging folgendermaßen vor, um das Feldsicherheitsprofil zu erstellen:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Sicherheit.

  2. Wählen Sie Feldsicherheitsprofile.

  3. Erstellen eines Profils Wählen Sie Neu aus, und geben Sie einen Namen ein.

  4. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

  5. Wählen Sie das neue Profil > Benutzer > Hinzufügen.

  6. Wählen Sie Benutzer aus, und wählen Sie dann Auswählen > Hinzufügen aus.

Feldberechtigungen festlegen

Wenn ein Feldsicherheitsprofil erstellt wurde und die Benutzer dem Profil hinzugefügt wurden, kann John jetzt Berechtigungen auf den Feldern festlegen, die den Anforderungen der Organisation angepasst sind.

Edit Field Security form in Dynamics 365

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Sicherheit.

  2. Wählen Sie Feldsicherheitsprofile > Ihr Profil.

  3. Wählen Sie Feldberechtigungen > das zu sichernde Feld > Bearbeiten aus.

  4. Ändern Sie die Sicherheitseinstellungen entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens, und wählen Sie OK > Speichern und schließen.

Was der Benutzer sieht

Nancy, eine Vertriebsmitarbeiterin bei Contoso, verwendet Dynamics 365 für Outlook, und erstellt einen neuen Kontakt erstellt und verfolgt ihn in Dynamics 365 nach.

Contact Rene Valdes form in Dynamics 365

Wenn Nancy mit Dynamics 365 synchronisiert, bemerkt sie, dass das Funktionsfeld aus dem Kontakt verschwunden ist. Dies liegt daran, dass Nancy keine Aktualisierungsrechte für das Funktionsfeld hat.

Rene contact with no Job Title in Dynamics 365

Nancys Manager, mit Updaterechten für das Funktionsfeld Position, füllt das Feld mit der korrekten Position aus: Bau-Manager.

Nancy synchronisiert erneut mit Dynamics 365, und nun erscheint das Funktionsfeld Position in dem Kontakt mit dem richtigen Titel.

Contact with Job Title form in Dynamics 365

Siehe auch

Einrichten von Dynamics 365 für Outlook
Sicherheit auf Feldebene

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