Selección de la solución apropiada de carpetas públicas

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Última modificación del tema: 2006-07-25

Antes de implementar carpetas públicas en Microsoft® Exchange 2000 Server o Microsoft Exchange Server 2003, asegúrese de que la funcionalidad que ofrecen las carpetas públicas responde a las necesidades de su empresa.

En este artículo se describen las características y la funcionalidad que proporcionan las carpetas públicas, y se comparan con la solución de repositorio de datos que ofrece Productos y tecnologías de Microsoft Windows® SharePoint®.

Qué se debe tener en cuenta acerca de las carpetas públicas de Exchange Server

Las carpetas públicas de Exchange Server están destinadas a servir como repositorio de información compartido entre varios usuarios. Las carpetas públicas se deben utilizar cuando la empresa necesita replicar datos en varios servidores. El acceso a las carpetas públicas está integrado en el acceso normal a los buzones a través de los protocolos siguientes:

  • Microsoft Office Outlook® 2003 (clientes MAPI)
  • Clientes compatibles con el Protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP) como, por ejemplo, Outlook Express
  • Microsoft Office Outlook Web Access (cliente Web)

A través de la carpeta pública Favoritos de Outlook se puede acceder sin conexión al contenido de las carpetas públicas.

Nota

Antes de utilizar la carpeta pública Favoritos de Outlook, tenga en cuenta las dos cuestiones siguientes. En primer lugar, esta carpeta permite a los usuarios agregar carpetas públicas que utilizan con frecuencia a una ubicación central de Outlook. Cuando los usuarios agregan una carpeta pública a la carpeta pública Favoritos, el contenido de esa carpeta se puede configurar para que se sincronice periódicamente para acceso sin conexión. Esta sincronización aumenta la carga de la red. La segunda cuestión que se debe tener en cuenta es un error muy habitual que cometen los usuarios cuando quitan elementos de una carpeta pública de la carpeta Favoritos. Con frecuencia, los usuarios eliminan mensajes y elementos expuestos que han leído de una carpeta pública de la carpeta Favoritos, al igual que eliminarían los mensajes de correo electrónico de otras carpetas de Outlook. Cuando Outlook se sincroniza con la carpeta pública de Exchange Server, también se eliminan los mensajes de la carpeta pública. Con frecuencia, los usuarios no esperan ni prevén este comportamiento.

Generalmente, las carpetas públicas se utilizan para los fines siguientes:

  • Se pueden utilizar para comunicación compartida como, por ejemplo, discusiones a través de publicación de mensajes, mensajes compartidos de correo electrónico, contactos, calendarios de grupo, archivo de elementos expuestos de listas de distribución y compatibilidad con el Protocolo de transferencia de noticias a través de la red (NNTP).
  • Las carpetas públicas se pueden utilizar para administrar contenido compartido. Al igual que ocurre con los recursos compartidos de archivos, las carpetas públicas se pueden utilizar para almacenar contenido como, por ejemplo, documentación. Las carpetas públicas también son buenas para compartir contenidos si no se necesita control de versiones y provisión.

Si necesita almacenamiento de información sin conexión o almacenamiento replicado de información, las carpetas públicas son un repositorio ideal.

Sin embargo, las carpetas públicas no se han diseñado para las funciones siguientes:

  • Las carpetas públicas no se han diseñado para archivar datos. A veces, los usuarios que tienen límites de buzones utilizan carpetas públicas en lugar de archivos de carpetas personales (.pst) para archivar datos. Ésta no es una práctica recomendada porque aumenta el almacenamiento en servidores de carpetas públicas y reduce el objetivo de los límites de los buzones.
  • Las carpetas públicas no están diseñadas para compartir documentos y colaboración. No proporcionan control de versiones ni otras características de administración de documentos como, por ejemplo, la funcionalidad de protección y desprotección, y las notificaciones automáticas de cambios del contenido.

Que se debe tener en cuenta acerca de Productos y tecnologías de SharePoint

Al tratarse de una solución para compartir documentos y colaboración, Productos y tecnologías de SharePoint ofrece las siguientes ventajas sobre las carpetas públicas de Exchange Server:

  • Productos y tecnologías de SharePoint se puede utilizar para administración de documentos. Proporciona control de versiones con funcionalidad controlada de protección y desprotección.

  • Se puede utilizar para proporcionar compatibilidad con clientes basados en un explorador para obtener características de colaboración. Los usuarios pueden acceder a estas características de colaboración a través de Office Outlook Web Access.

  • Productos y tecnologías de SharePoint se puede utilizar para proporcionar notificación automática y cambios de contenido.

    Nota

    Esta funcionalidad necesita un servidor de SMTP.

  • Puede utilizar Productos y tecnologías de SharePoint para crear sitios de Área de reuniones de Outlook 2003.

  • Puede utilizar Productos y tecnologías de SharePoint para integración con aplicaciones de Office como, por ejemplo, Microsoft Office Live Communications Server 2003 para mensajería instantánea e información de presencia. Presencia es el estado como, por ejemplo, en línea, ausente u ocupado, que muestra el programa de mensajería instantánea cuando se detiene sobre el icono de un contacto.

  • Puede utilizar Productos y tecnologías de SharePoint para administrar portales y sitios.

  • Puede utilizar Productos y tecnologías de SharePoint para vincular una biblioteca de documentos a una carpeta pública de Exchange 2000 Server o versiones posteriores a un sitio de SharePoint.

  • Puede habilitar búsquedas entre sitios mediante la configuración de Office SharePoint Portal Server para que busque carpetas públicas indizadas y otras bases de datos compartidas.

Sin embargo, debe tener en cuenta las posibles limitaciones de Productos y tecnologías de SharePoint cuando lo compare con Exchange Server.

Por ejemplo, SharePoint Portal Server no está habilitado para correo, aunque puede desarrollar su propia solución para habilitarlo. Las carpetas públicas de Exchange Server se pueden habilitar para correo de modo que los usuarios y las aplicaciones puedan enviar elementos expuestos mediante SMTP o MAPI.

Además, SharePoint Portal Server no admite replicación. Por ello, si utiliza SharePoint Portal Server, deberá tener en cuenta el modo de implementar almacenes de datos cuando diseñe el uso regional actual y futuro.

Finalmente, SharePoint Portal Server no está integrado con Outlook, de modo que los usuarios pueden administrar documentos. Los almacenes de carpetas públicas MAPI de Exchange Server se muestran automáticamente en Outlook después de la instalación. Esta visualización automática permite que los usuarios publiquen través de la interfaz de usuario de Outlook.

El último elemento que se debe tener en cuenta al comparar Productos y Tecnologías de SharePoint con Exchange Server es la ruta de migración desde las carpetas públicas de Exchange Server hasta SharePoint Portal Server. En la actualidad, Microsoft no ha lanzado ninguna herramienta que permita una emigración sencilla de los datos de las carpetas públicas a la arquitectura de SharePoint Portal Server.

Información adicional

Para aprender más acerca de las carpetas públicas de Exchange Server, consulte los recursos siguientes: