¿Qué es la administración de registros?
En este artículo:
Elementos de un sistema de administración de registros
Introducción a la planeación de la administración de registros
Elementos de un sistema de administración de registros
Un registro es un documento u otra entidad electrónica o física de una organización que sirve como prueba de una actividad o transacción realizada por la organización y que necesita ser conservado o retenido durante un período de tiempo. La administración de registros es el proceso por el que una organización:
Determina qué tipos de información deben considerarse registros.
Determina cómo los documentos activos que se convertirán en registros deben controlarse mientras están en uso y determina cómo deben recopilarse una vez que se declare que sean registros.
Determina de qué manera y durante cuánto tiempo cada tipo de registro debe conservarse para cumplir los requisitos de las disposiciones regulatorias, de empresa o legales.
Investiga e implementa soluciones tecnológicas y procesos de negocio para ayudar a garantizar que la organización cumple con sus obligaciones de administración de registros de una forma rentable y no intrusiva.
Realiza tareas relacionadas con registros tales como la eliminación de registros expirados, o el almacenamiento y la protección de los registros relacionados con eventos externos tales como demandas.
Determinar qué documentos y otros elementos físicos o electrónicos de la organización son registros es responsabilidad de los agentes que se encargan del cumplimiento de las regulaciones corporativas, administradores de registros y abogados. Al clasificar cuidadosamente todo el contenido de la empresa en su organización, pueden ayudarle a garantizar que los documentos se retienen durante el período de tiempo correcto. Un sistema de administración de registros bien diseñado ayuda a proteger una organización de manera legal, ayuda a la organización a demostrar el cumplimiento de las obligaciones regulatorias y aumenta la eficacia organizativa al favorecer la eliminación de elementos obsoletos que no son registros.
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Un sistema de administración de registros incluye los siguientes elementos:
Un análisis de contenido que describe y clasifica el contenido de la empresa que puede convertirse en registros, proporciona ubicaciones de origen y describe cómo se desplazará el contenido a la aplicación de administración de registros.
Un plan de archivo que describe, para cada tipo de registro de la empresa, dónde deben conservarse como registros, las directivas que se aplican a los mismos, cómo deben conservarse, cómo deben eliminarse y quién es el responsable de administrarlos.
Un documento de requisitos de conformidad que define las reglas a las que deben adherirse los sistemas de TI de la organización para garantizar el cumplimiento de la normativa, junto con los métodos que se usan para garantizar la participación de los integrantes del equipo de la empresa.
Un método para recopilar los registros que ya no están activos de todos los orígenes de registros, tales como servidores de colaboración, servidores de archivos y sistemas de correo electrónico.
Un método para auditar registros mientras están activos.
Un método para capturar metadatos de registros e historiales de auditorías y para conservarlos.
Un proceso para suspender ** registros (suspender su disposición) cuando se producen eventos tales como litigios.
Un sistema para supervisar y crear informes sobre el control de registros con el fin de asegurarse de que los empleados los están archivando, están teniendo acceso a los mismos y los están administrando de acuerdo con las directivas y los procesos definidos.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye características que pueden ayudar a las organizaciones a implementar sistemas y procesos de administración de registros integrados. Para garantizar que los trabajadores de la información puedan participar fácilmente en el sistema de administración de registros de la empresa, las aplicaciones de 2007 Microsoft Office system, como Microsoft Office Outlook 2007 y Microsoft Office Word 2007, también incluyen características que admiten procedimientos para la administración de registros.
Información general acerca de la planeación de la administración de registros
En este tema se describen los pasos de planeación que debe seguir para ayudar a garantizar que el sistema de administración de registros que implemente basado en Office SharePoint Server 2007 consiga los objetivos de la administración de registros de la organización. A continuación se ofrece un avance del proceso de planeación de la administración de registros:
Identificar funciones de administración de registros Una administración de registros satisfactoria requiere funciones especializadas tales como:
Administradores de registros y agentes que se encargan de garantizar el cumplimiento de directivas para clasificar los registros de la organización y ejecutar el proceso de administración de registros.
Personal de TI para implementar los sistemas que admiten de una manera eficaz la administración de registros.
Administradores de contenido para identificar dónde se guarda la información organizativa y comprometerse a que sus equipos sigan los procedimientos de administración de registros.
Analizar el contenido de la organización Antes de crear un plan de archivo, los administradores de registros y los administradores de contenido realizan una encuesta sobre el uso de los documentos en la organización para determinar qué documentos y otros elementos pueden convertirse en registros.
Desarrollar un plan de archivo Una vez que haya analizado el contenido organizativo y haya determinado las programaciones de retención de contenido, rellene el resto del plan de archivo. Los planes de archivo difieren según cada organización, pero en general describen los tipos de elementos que la empresa reconoce como registros, indican dónde se almacenan, describen sus períodos de retención y proporcionan otra información como quién es el responsable de administrarlos y a qué categoría más amplia pertenecen los registros.
Desarrollar programaciones de retención Para cada tipo de registro, determine cuándo va a dejar de estar activo (en uso), cuánto tiempo debería retenerse después y cómo debería eliminarse al final.
Evaluar y mejorar los procedimientos de administración de documentos Asegúrese de que se apliquen las directivas correctas en los repositorios de documentos. Por ejemplo, asegúrese de que el contenido se audita correctamente para que puedan conservarse las auditorías adecuadas junto con los registros.
Diseñar la aplicación de administración de registros Office SharePoint Server 2007 incluye una plantilla de sitio especializada, el repositorio de registros, que está diseñada para la administración de registros. En función del plan de archivo, diseñe las bibliotecas del sitio, los tipos de contenido, las directivas y su serie de registro, que define en qué lugar del registro del sitio debe almacenarse ese tipo.
Planear cómo se mueve el contenido al sitio del Centro de registros Si usa Office SharePoint Server 2007 para la administración de documentos activos y como aplicación de administración de registros, puede crear flujos de trabajo ** personalizados para mover los documentos al repositorio de registros en los momentos adecuados. Si usa Office SharePoint Server 2007 o sistemas de administración de documentos externos, puede planear y desarrollar interfaces que muevan el contenido de esos sistemas al repositorio de registros, en función de la interfaz programable del repositorio de registros.
Planear la integración de Microsoft Exchange Microsoft Exchange Server 2007, junto con Office Outlook 2007, incluye características diseñadas para facilitar el flujo de correo electrónico hacia el repositorio de registros mediante el uso de carpetas y comandos especializados. Si usa Exchange Server 2007 como servidor de correo electrónico, puede planear cómo clasificar el correo electrónico y moverlo al repositorio de registros.
Planear la documentación y los informes de conformidad Para comprobar que su organización realiza los procedimientos de administración de registros requeridos y para comunicar estos procedimientos, debe documentar sus planes y procesos de administración de registros. Si su empresa participa en procesos judiciales relacionados con registros, es posible que necesite crear estas instrucciones de administración de registros, planes de implementación y métricas de eficacia.
Descarga de este libro
En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:
Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.
Vea también
Conceptos
Identificación de funciones de administración de registros (Office SharePoint Server)
Desarrollo del plan de archivo (Office SharePoint Server)
Diseño del sitio del centro de registros (Office SharePoint Server)
Planeación de la recopilación de registros (Office SharePoint Server)