Exportar a Microsoft Word (Generador de informes 3.0 y SSRS)
La extensión de representación de Word representa los informes como documentos de Word compatibles con Microsoft Word 2000 o versiones posteriores. Después de exportar el informe a un documento de Word, puede modificar su contenido y diseñar informes con estilo de documento, como etiquetas postales, pedidos de compra o circulares. La extensión de nombre de archivo de los archivos generados por este representador es .doc.
Nota
Puede crear y modificar las definiciones de informe (.rdl) en el Generador de informes 3.0 y en el Diseñador de informes en Business Intelligence Development Studio. Cada entorno de creación proporciona varias maneras de crear, abrir y guardar informes y elementos relacionados. Para obtener más información, vea la información sobre el diseño de informes en el Generador de informes 3.0 y el Administrador de informes (SSRS) en el sitio web microsoft.com.
En este artículo
Elementos de informe en Word
Paginación
Propiedades de documento
Encabezados y pies de página
Interactividad
Representación de estilos en Word
Líneas onduladas en los informes exportados
Limitaciones de Word
Configuración de la información del dispositivo
Elementos de informe en Word
Los informes exportados a Word aparecen como una tabla anidada que representa el cuerpo del informe. Una región de datos Tablix se presenta como una tabla anidada que refleja la estructura de la región de datos en el informe. Los cuadros de texto y los rectángulos se representan como una celda de la tabla. El valor del cuadro de texto se muestra dentro de la celda.
Las imágenes, gráficos, barras de datos, minigráficos, mapas, indicadores y medidores se presentan como una imagen estática dentro de una celda de la tabla. Los hipervínculos y los vínculos de obtención de detalles de estos elementos de informe también se representan. No se admiten los mapas interactivos y otras áreas en las que se puede hacer clic dentro de un gráfico.
Los informes con columnas de estilo boletín no se representan en Word. Las imágenes y los colores de fondo de página y del cuerpo del informe no se presentan.
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Paginación
Cuando el informe se abre en Word, Word repagina de nuevo el informe completo basándose en el tamaño de página. La repaginación puede hacer que se inserten saltos de página en ubicaciones en las que no se pretendía agregarlos y, en algunos casos, puede hacer que el informe exportado tenga dos saltos de página seguidos en una fila o que se agreguen páginas en blanco. Puede intentar cambiar la paginación de Word ajustando los márgenes de página.
Este representador admite solamente saltos de página lógicos.
Tamaño de página
Cuando se representa el informe, el alto y el ancho de página de Word se establecen mediante las propiedades RDL siguientes: alto y ancho del tamaño del papel, márgenes izquierdo y derecho de la página, y márgenes superior e inferior de la página.
Ancho de página
Word admite hasta 22 pulgadas para el ancho de página. Si el informe tiene más de 22 pulgadas de ancho, el representador presentará el informe, pero Word no mostrará el contenido del informe desde la vista Diseño de impresión o la vista de diseño de lectura. Para ver los datos, cambie a la vista Normal o a la vista Diseño web. En estas vistas, Word reduce la cantidad de espacio en blanco, lo que le permite ver más contenido del informe.
Cuando se representa, el informe crece a lo ancho tanto como se necesite, hasta 22 pulgadas, para mostrar el contenido. El ancho mínimo del informe se basa en la propiedad RDL Width del panel de propiedades.
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Propiedades de documento
El representador de Word escribe los metadatos siguientes en el archivo DOC.
Propiedades del elemento de informe |
Descripción |
|---|---|
Título del informe |
Título |
Autor del informe |
Author |
Descripción del informe |
Comentarios |
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Encabezados y pies de página
Los encabezados y pies de página se representan como regiones de encabezado y pie de página en Word. Si en el encabezado o el pie de página aparece un número de página del informe o una expresión que indica el número total de páginas del informe, se convierten en un campo de Word para que se muestre el número de página correcto en el informe representado. Si se ha establecido el alto del encabezado o del pie de página en el informe, Word no puede admitir este valor. En determinadas circunstancias, la propiedad PrintOnFirstPage puede especificar si el texto de un encabezado o un pie de página se imprime en la primera página de un informe. Si el informe representado tiene varias páginas y cada una de ellas solo contiene una sección, puede establecer el valor de PrintOnFirstPage en False y el texto se suprimirá en la primera página; de lo contrario, el texto se imprime independientemente del valor de la propiedad PrintOnFirstPage.
El representador de Word intenta analizar todas las expresiones de los encabezados y pies de página cuando los informes se exportan a Word. Muchos formularios de expresiones se analizan correctamente y aparecen los valores esperados en los encabezados y en los pies de página en todas las páginas del informe.
Sin embargo, cuando un encabezado o un pie de página contiene una expresión compleja que se evalúa en valores distintos en páginas diferentes de un informe, el mismo valor puede aparecer en todas las páginas del informe. Los números de página de las dos expresiones siguientes no se incrementan en el informe exportado. El número de página se traduce en el mismo valor en todas las páginas del informe.
="Page: " + Globals!PageNumber.ToString + " of " + Globals!TotalPages.ToString
=Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber
Esto ocurre porque el representador de Word analiza los campos del informe relacionados con la paginación, como PageNumber y TotalPages, y controla solo las referencias simples, no las llamadas a una función. En este caso, la expresión llama a la función ToString. Las dos expresiones siguientes son equivalentes y ambas se representan correctamente cuando se obtiene una vista previa del informe en el Generador de informes o en el Diseñador de informes, o cuando se representa el informe publicado en el Administrador de informes o en una biblioteca de SharePoint. Sin embargo, el representador de Word solo analiza correctamente la segunda expresión y representa los números de página correctos.
Expresión compleja: la expresión es ="Average Sales " & Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber
Expresión con ejecuciones de texto: Texto, Ventas promedio, y expresión, =Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales), y texto, Número de página, y expresión =Globals!PageNumber
Para evitar este problema, use varias ejecuciones de texto en vez de una expresión compleja cuando use expresiones en encabezados y pies de página. Las dos siguientes expresiones son equivalentes. La primera es una expresión compleja y la segunda usa ejecuciones de texto. El representador de Word analiza solo la segunda expresión correctamente.
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Interactividad
En Word se admiten algunos elementos interactivos. A continuación se describen sus comportamientos específicos.
Mostrar u ocultar
El representador de Word representa los elementos del informe basándose en su estado en el momento de generar la representación. Si un elemento del informe está oculto, no se representa en el documento de Word. Si un elemento del informe está visible, se representa en el documento de Word. La funcionalidad de alternar no se admite en Word.
Mapa del documento
Las etiquetas de mapa del documento que existan en el informe se representan como etiquetas de Tabla de contenido (TOC) de Word en los respectivos elementos y grupos del informe. La etiqueta del mapa del documento se utiliza como texto del rótulo para las etiquetas TOC. El vínculo de destino se coloca cerca del elemento en el que se establece la etiqueta. Aunque no se crea una tabla de contenido automáticamente en el documento de Word, puede generarla mediante las etiquetas de mapa del documento que se representan en el informe.
Hipervínculos y vínculos de obtención de detalles
Los hipervínculos y los vínculos de obtención de detalles de los elementos de cuadro de texto e imagen de los informes se representan como hipervínculos en el documento de Word. Cuando se hace clic en el hipervínculo, el explorador web predeterminado abre la dirección URL y navega a ella. Cuando se hace clic en el hipervínculo de obtención de detalles, se tiene acceso al servidor de informes de origen.
Ordenación interactiva
El contenido del informe se representa teniendo en cuenta el modo en que está ordenado actualmente en la región de datos del informe. Word no admite la ordenación interactiva. Una vez que se representa el informe, puede ordenar la tabla dentro de Word.
Marcadores
Los marcadores del informe se representan como marcadores de Word. Los vínculos de marcador se representan como hipervínculos que conectan con las etiquetas de marcador del documento. Las etiquetas de marcador deben tener menos de 40 caracteres. El único carácter especial que se puede utilizar en una etiqueta de marcador es el carácter de subrayado (_). Los caracteres especiales no compatibles se quitan del nombre de la etiqueta de marcador y, si el nombre tiene más de 40 caracteres, se trunca. Si hay nombres de marcador duplicados en el informe, los marcadores no se presentan en Word.
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Presentación de estilos en Word
A continuación se describe brevemente el modo en que se presentan los estilos en Word.
Paleta de colores
Los colores presentados en el informe se presentan en el documento de Word.
Borde
Los bordes de los elementos de informe, excepto el borde de página, se presentan como bordes de las celdas de la tabla de Word. El borde de la página del informe se presenta como un borde de página de Word.
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Líneas onduladas en los informes exportados
Cuando se exportan y se ven en Word, los datos o las constantes del informe podrían estar subrayadas con líneas onduladas rojas o verdes. Las líneas onduladas rojas identifican los errores de ortografía. Las líneas onduladas verdes identifican los errores gramaticales. Esto ocurre cuando el informe incluye palabras que no cumplen con la revisión (ortográfica y gramatical) del idioma de edición que se especifica en Word. Por ejemplo, los títulos de columna del informe en inglés probablemente aparecerán subrayados con líneas onduladas rojas cuando el informe se representa en una versión en español de Word. Los errores ortográficos percibidos son más comunes en los informes que los gramaticales porque los informes suelen incluir un breve texto, y no frases completas o párrafos.
La presencia de líneas onduladas en los informes implica que el informe tiene errores, que probablemente no lo sean. Puede quitar las líneas onduladas cambiando el idioma de revisión del informe. Para ello, seleccione el contenido del informe y especifique el idioma apropiado para el contenido. Puede seleccionar todo el contenido o una parte. En Word 2010, la opción de idioma, Establecer idioma de revisión, está en el área Idioma de la pestaña Revisión. Cuando actualice el contenido, tendrá que volver a guardar el documento.
Según la versión de idioma del programa de Office, las herramientas de revisión (por ejemplo, el diccionario) del idioma que elija se incluyen con el programa o se proporcionan en un pack de idioma de Microsoft Office que puede adquirir.
En los temas siguientes se proporciona información adicional sobre cómo configurar las opciones de Word y Office.
Cambie el idioma de revisión en Preferencias de idioma de Microsoft Office 2010 o en el cuadro de diálogo Opciones de Word de Word. Para obtener más información, vea Habilitar el uso de otros idiomas en los programas de Office.
Agregue packs de idioma de Office y, después, cambie el idioma de revisión. Para obtener más información, vea Habilitar el uso de otros idiomas en los programas de Office y Opciones de idioma de Office 2010.
Nota
Cuando cambie el idioma de revisión en Preferencias de idioma de Microsoft Office 2010 o en el cuadro de diálogo Opciones de Word en Word, el cambio se aplicará a todos los programas de Office.
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Limitaciones de Word
Microsoft Word aplica las limitaciones siguientes:
Las tablas de Word admiten un máximo de 63 columnas. Si se intenta presentar un informe que tiene más de 63 columnas, Word divide la tabla. Las columnas adicionales se colocan junto a las 63 columnas que se muestran en el cuerpo del informe. Por consiguiente, es posible que las columnas del informe no se alineen como se esperaba.
Word admite un ancho de página máximo de 22 pulgadas de ancho y 22 pulgadas de alto. Si el contenido ocupa más de 22 pulgadas de ancho, es posible que algunos datos no se muestren en la vista Diseño de impresión.
Word omite la configuración de alto de los encabezados y pies de página.
Los documentos creados por el representador de Word no tienen el formato de archivo DOCX de Office 2007, pero Word 2007 puede utilizarlos porque es totalmente compatible con el formato DOC.
Los informes se pueden ver en Word 1997, pero la disposición no será la correcta. Word 97 no admite tablas anidadas, colores de 24 bits, espaciado entre borde y texto, y posiblemente otras características utilizadas por el representador de Word.
Una vez exportado el informe, Word lo pagina de nuevo. Esto puede hacer que aparezcan saltos de página adicionales en el informe representado.
Word no repite las filas de encabezado en la página dos y siguientes, aunque establezca la propiedad RepeatOnNewPage de la fila de encabezado estática en un Tablix (tabla, matriz o lista) en True. Puede definir saltos de página explícitos en su informe para obligar a las filas de encabezado a aparecer en nuevas páginas. Sin embargo, dado que Word aplica su propia paginación al informe representado exportado a Word, los resultados podrían variar y la fila de encabezado podría no repetirse de forma previsible. La fila de encabezado estático es la fila que contiene los encabezados de columna.
Los cuadros de texto aumentan de tamaño cuando contienen espacios de no separación.
Cuando se exporta texto a Word, el texto con decoración en determinadas fuentes puede generar glifos inesperados o la ausencia de glifos en el informe representado.
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Configuración de la información del dispositivo
Puede cambiar parte de la configuración predeterminada de este representador si cambia la configuración de la información del dispositivo; por ejemplo, puede omitir los hipervínculos y los vínculos de obtención de detalles o expandir todos los elementos que se pueden alternar, independientemente de su estado original en el momento de generar la representación. Para obtener más información, vea Configuración de la información del dispositivo web.
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Vea también
Conceptos
Historial de cambios
Contenido actualizado |
|---|
Se ha agregado información sobre el uso de expresiones en encabezados y pies de página. |
Se ha corregido la información sobre el uso de las propiedades PrintOnFirstPage y PrintOnLastPage. |
Se ha agregado información acerca de cómo evitar las líneas onduladas en los informes representados en Word. |
Se ha actualizado la sección Encabezados y pies de página. |