Surveillance du site Centre des enregistrements

Mise à jour : 2008-05-01

Après avoir installé et configuré votre site du centre des enregistrements, vous pouvez créer et afficher des rapports afin de vous assurer que les enregistrements sont gérés conformément aux stratégies de gestion des enregistrements. Vous pouvez également effectuer le suivi du nombre de documents envoyés à chaque bibliothèque de documents dans le site du centre des enregistrements. Ces rapports sont personnalisables.

Il existe deux types de rapports principaux :

• rapports d’audit ;

• rapports d’utilisation des stratégies de gestion des informations.

Les rapports d’audit sont générés au niveau de la collection de sites et indiquent à quel moment un élément a changé dans le site du centre des enregistrements. Office SharePoint Server 2007 apporte deux dimensions précieuses aux sociétés qui doivent effectuer l’audit de l’accès utilisateur au contenu dans un site du centre des enregistrements. Premièrement, Office SharePoint Server fournit une interface utilisateur d’administration dans laquelle vous pouvez activer et configurer les événements audités. Deuxièmement, Office SharePoint Server apporte une touche de création de rapports. Plus précisément, il permet de générer des classeurs Excel qui contiennent les informations sur les événements d’audit enregistrés dans le journal d’audit Windows SharePoint Services.

L’audit entraîne deux types de problèmes pour les performances. Premièrement, le processus de création d’entrées d’audit génère des aller-retour supplémentaires avec la base de données pour chaque événement journalisé. Cela peut avoir un impact sur le débit du serveur lorsque l’audit est activé. Deuxièmement, le stockage des entrées d’audit peut entraîner une augmentation significative de la taille de la base de données de contenu, dans laquelle sont stockées les entrées d’audit. Cela peut se traduire par l’augmentation de la durée de la sauvegarde de la base de données.

Par conséquent, vous devez déterminer attentivement les événements à auditer. N’auditez que les événements dont votre entreprise doit absolument capturer les données et dont il est important que chaque action soit journalisée.

Si votre préoccupation est simplement de rassembler des statistiques compilées, telles que le nombre de personnes qui visitent votre site, l’audit n’est pas la technologie appropriée. Utilisez à la place des rapports d’utilisation. Ceux-ci se concentrent sur des tendances et des statistiques plus larges, au lieu de consigner des points de données spécifiques. Par conséquent, ils n’ont pas sur les performances l’incidence propre à l’audit.

Remarque :
Les rapports d’audit ne fournissent pas de détails sur ce qui a changé. Il ne s’agit donc pas d’un outil de contrôle de version ou de sauvegarde.

Les rapports d’utilisation des stratégies de gestion des informations peuvent indiquer comment et quand les stratégies de gestion des informations sont utilisées sur le site du centre des enregistrements. Les types de données contenues dans un rapport d’utilisation des stratégies de gestion des informations comprennent les types de contenu en cours d’utilisation et le calendrier d’expiration défini sur chaque type de contenu.

Tâches à effectuer pour surveiller le site du centre des enregistrements

Pour surveiller un site du centre des enregistrements, vous devez effectuer les tâches suivantes :

• Créer des rapports Cette procédure indique comment utiliser les données brutes des journaux d’audit et des journaux d’utilisation des stratégies pour élaborer une représentation significative de l’activité d’un site du centre des enregistrements.

• Afficher des rapports Office SharePoint Server 2007 comprend plusieurs rapports d’audit et rapports d’utilisation qui permettent aux administrateurs d’afficher le contenu des journaux d’audit et des journaux d’utilisation des stratégies pour un site du centre des enregistrements. Vous pouvez trier, filtrer et manipuler les données de ces rapports pour analyser l’utilisation des enregistrements dans un site du centre des enregistrements.

Voir aussi

Concepts

Créer un site pour gérer des enregistrements
Configuration d’un site de documents actifs pour la gestion des enregistrements
Configuration d'un serveur de messagerie Exchange Server 2007 pour l'envoi d'enregistrements à un site du centre d'enregistrements
Gestion des suspensions