Gestion des ressources dans Project Web App

Le Ruban Centre de ressources

Le Centre de ressources fournit un aperçu des informations sur les ressources de l’entreprise. Le Ruban Centre de ressources assure la visibilité des informations, des affectations et de la disponibilité des ressources.

Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans le Centre de ressources :

• Modifier des informations sur les ressources. Certains attributs de ressources, par exemple les paramètres de calendrier, peuvent uniquement être modifiés à l’aide de Project Professionnel 2010.

• Afficher et analyser des informations sur les ressources, par exemple la disponibilité des ressources et leur affectation dans les différents projets.

• Analyser les performances de projets par l’exportation des données vers Excel 2010.

• Afficher les affectations de ressources au niveau tâche et projet, et par disponibilité. Les responsables de projets et les responsables de ressources peuvent accéder à cet affichage  ; chaque groupe voit les informations spécifiques de ses besoins. Par défaut, un responsable de projet peut uniquement utiliser l’option Afficher les affectations de ressources ; les informations que peut afficher un responsable de projet sont déterminées par les catégories et les groupes de sécurités de Project Server, et les projets qui leur sont associés. Un utilisateur dans le rôle Responsable de projet par défaut dans Project Server 2010 n’obtient pas l’autorisation Modifier les données de ressources d’entreprise et ne peut donc pas modifier ni enregistrer les informations associées aux ressources dans la liste des ressources d’entreprise.

• Afficher et approuver les feuilles de temps de ressources. L’approbation de feuilles de temps est utile pour les organisations comportant plusieurs services, tels que les services de paye et les services de gestion de projets, qui imposent que l’approbation des feuilles de temps soit un processus distinct de la mise à jour de l’état des tâches et des projets à l’aide de feuilles de temps.

• Ajuster les valeurs de travail effectué sur les affectations de ressources qui ont été envoyées par les membres de l’équipe. Si votre organisation utilise la fonction feuilles de temps gérées de Project Server 2010, les utilisateurs qui obtiennent l’autorisation appropriée peuvent mettre à jour ou changer le travail effectué entré par les membres de l’équipe dans leurs feuilles de temps et les périodes verrouillées de création de rapports sur les feuilles de temps.

Utilisation de la liste déroulante Filtre et des fonctions Regrouper par dans le Centre de ressources

Vous pouvez utiliser les listes déroulantes Filtre et Regrouper par pour personnaliser le mode souhaité de tri et de regroupement des ressources. Les fonctions Filtre et Regrouper par sont utiles lorsque le Centre de ressources inclut beaucoup de ressources. Cette fonction inclut les options suivantes :

• Filtre. Permet de filtrer les ressources en utilisant un filtre personnalisé. Vous pouvez utiliser un filtre personnalisé en sélectionnant Filtre personnalisé dans la liste déroulante Filtre et en renseignant la boîte de dialogue Plus de filtres.

• Grouper. Vous permet de regrouper des ressources par valeurs spécifiées. Dans la liste déroulante Regrouper par, sélectionnez un regroupement unique dans la liste Disponible, correspondant à toutes les colonnes actives dans l’affichage, ou créez un paramètre de regroupement personnalisé dans la liste déroulante Regrouper par. Lorsque vous créez un regroupement personnalisé, vous pouvez définir un paramètre de regroupement supplémentaire dans la liste déroulante Puis par. Le deuxième paramètre filtre les données filtrées par le premier paramètre. Pour annuler le groupement, sélectionnez l’option Aucun groupe dans la liste déroulante Regrouper par.

Types de ressources

Lorsque vous utilisez la page Centre de ressources dans PWA, vous devez comprendre qu’il existe trois types de ressources pour les projets :

• Travail. Une ressource Travail correspond à quiconque ou à tout élément qui effectue un travail sur une tâche dans votre projet.

• Matériel. Les ressources Matériel correspondent aux choses qui sont maintenues disponibles et utilisées par les tâches dans un projet.

• Coût. Une ressource Coût est un coût n’étant associé ni à un temps ni à une quantité.

Afficher la disponibilité des ressources

Vous pouvez facilement afficher des informations sur la disponibilité de ressources spécifiques dans la page Disponibilité des ressources.

Pour afficher la disponibilité d’une ressource

1. Dans le Centre de ressources dans Project Web App, sélectionnez les ressources dont vous souhaitez afficher la disponibilité, puis cliquez sur le bouton Disponibilité des ressources.

2. Vous pouvez activer et désactiver les ressources que vous sélectionnez dans la liste du côté gauche, ce qui ajuste les nombres utilisés pour créer le graphique. Cet affichage fournit une représentation graphique des informations sur les ressources qui vous aident à évaluer si une ressource est disponible pour un travail pendant la période que vous choisissez dans la Plage de dates . Divers affichages vous aident à déterminer la disponibilité d’une ressource, notamment Affectation par projet, Disponibilité restante et Travail. Les détails de disponibilité des ressources sont représentés sous forme tabulaire dans la partie inférieure de la page.

   Vous pouvez modifier les détails des ressources d’entreprise en sélectionnant la ressource et en cliquant sur le bouton Ouvrir. Notez que cela ouvre Project Professionnel 2010, qui est requis pour modifier la ressource.

   Notes

   Seuls les utilisateurs qui obtiennent l’autorisation Modifier les données de ressources d’entreprise et qui disposent de Project Professionnel 2010 sur leur ordinateur local peuvent modifier des ressources dans Project Professionnel 2010.

Créer une nouvelle ressource dans PWA

Vous pouvez ajouter une nouvelle ressource en utilisant la fonction Nouvelles ressources dans la page Centre de ressources.

Pour créer une nouvelle ressource au moyen du Centre de ressources

1. Dans le Centre de ressources de Project Web App, sélectionnez le bouton Nouvelle ressource.

2. Spécifiez les propriétés nécessaires pour votre ressource.

3. Dans la section Type, fournissez les informations suivantes :

   • Type. Choisissez si vous créez une ressource Travail, Matériel ou Coût.

   • Budget. Si la ressource est une ressource budgétaire, activez la case à cocher Budget.

   • Générique. Une ressource Générique est une ressource que vous utilisez pour la planification, puis que vous remplacez avec au moins une ressource nommée ultérieurement dans le processus de planification. S’il s’agit d’une ressource générique, activez la case à cocher Générique.

4. Dans la section Informations d’identification, fournissez des informations suivantes :

   • La ressource peut se connecter à Project Server. Activez cette case à cocher si vous souhaitez que la ressource soit également un utilisateur Project Web App.

   • Nom d’affichage. Tapez le nom de la ressource dans cette zone. Ce champ est obligatoire.

   • Adresse de messagerie. Si cette ressource possède une adresse de messagerie qu’elle souhaite associer à un travail de projet, tapez l’adresse dans cette zone.

   • RBS. Si votre organisation utilise une structure RBS (Resource Breakdown Structure), cliquez sur le bouton en regard de ce champ, puis, dans la liste, sélectionnez le code RBS approprié pour cette ressource.

   • Initiales. Ce champ est automatiquement rempli avec les initiales de la ressource, en fonction du nom indiqué dans la zone Nom d’affichage. Si vous souhaitez utiliser des initiales différentes pour faire référence à cette ressource, indiquez-les dans la zone Initiales.

   • Nom du lien hypertexte. Si un site Web est associé à cette ressource, indiquez le nom de ce site dans cette zone.

   • URL du lien hypertexte. Si un site Web est associé à cette ressource, tapez l’URL de ce site dans cette zone.

5. Dans la section Authentification utilisateur, fournissez les informations suivantes :

   Notes

   La section Authentification utilisateur apparaît uniquement si l’option La ressource peut se connecter à Project Server est activée dans la section Informations d’identification.

   • Compte de connexion utilisateur Si vous utilisez l’authentification intégrée Windows, spécifiez le nom de compte de l’utilisateur au format suivant : NomDomaine\NomCompteUtilisateur. Si vous utilisez l’authentification basée sur les formulaires, spécifiez le nom de compte de l’utilisateur au format suivant : NomFournisseurAppartenance:CompteUtilisateur.

   • Empêcher la synchronisation avec Active Directory pour cet utilisateur Activez cette case à cocher pour empêcher la synchronisation d’un compte d’utilisateur pendant la synchronisation de la liste des ressources d’entreprise d’Active Directory.

6. Dans la section Attributs d’affectation, définissez les options suivantes :

   • La ressource peut faire l’objet d’un audit. Si vous souhaitez donner aux responsables de projets la possibilité d’équilibrer la charge de travail de cette ressource en fonction de sa disponibilité et de ses affectations (audit), activez cette case à cocher.

   • Calendrier de base. Choisissez le calendrier qui représente le mieux la disponibilité globale de cette ressource. Par exemple, si votre organisation possède un calendrier de base qui tient compte de jours fériés ou d’événements spécifiques, vous pouvez le définir en tant que calendrier de cette ressource ; par la suite, le travail affecté à cette ressource sera planifié autour des jours chômés du calendrier.

   • Type de réservation par défaut. Indiquez si cette ressource doit être validée ou proposée lors de l’affectation d’un travail.

   • Responsable de la feuille de temps. Tapez le nom de la personne qui approuve ou rejette les feuilles de temps de cette ressource ou cliquez sur Parcourir pour sélectionner le responsable de la feuille de temps dans une liste. Les ressources ne peuvent pas avoir différents responsables de feuille de temps.

   • Propriétaire de l’affectation par défaut. Tapez le nom de la personne qui approuve ou rejette l’avancement de la tâche de cette ressource ou cliquez sur Parcourir pour sélectionner le propriétaire de l’affectation dans une liste. Les ressources ne peuvent pas avoir différents propriétaires d’affectation. Par exemple, si la ressource est une salle de conférence et que le responsable de projet effectue le suivi de la durée d’utilisation de la salle de conférence, le propriétaire de l’affectation peut être le responsable de projet.

     Conseil

     Vous pouvez définir le propriétaire de l’affectation dans le projet affectation par affectation.

   • Disponible au plus tôt. Choisissez la date à partir de laquelle la ressource peut être affectée à des tâches, si cela est approprié. Si aucune période de disponibilité n’est définie pour la ressource (c’est-à-dire, si elle est toujours disponible), laissez ce paramètre vide.

     Notes

     Les dates Disponible au plus tôt et Disponible au plus tard correspondent aux dates de disponibilité d’une ressource, comme indiqué dans Project Professionnel 2010.

   • Disponible au plus tard. Choisissez la dernière date à laquelle la ressource est disponible pour travailler sur des tâches, si cela est approprié. Si aucune période de disponibilité n’est définie pour la ressource (c’est-à-dire, si elle est toujours disponible), laissez ce paramètre vide.

   • Taux standard Tapez la rémunération standard de cette ressource dans cette zone.

   • Tarif heuress supplémentaires Tapez le tarif heures supplémentaires de cette ressource dans cette zone.

   • Unités max. actuelles (%). Spécifiez, en pourcentage, la période de temps maximale pendant laquelle une ressource peut se voir affecter du travail. Par exemple, si la ressource est disponible à temps plein, tapez 100 %. Si elle est disponible la moitié du temps, tapez 50%.

   • Coût/Utilisation. Si un coût forfaitaire est associé à chaque utilisation de la ressource, tapez ce coût dans cette zone. Par exemple, la location d’un fourgon peut engendrer un coût forfaitaire initial, auquel s’ajoute éventuellement un coût standard au kilomètre. Le coût forfaitaire est son coût par utilisation.

7. Dans la section Détails d’Exchange Server, vous pouvez indiquer si les tâches de l’utilisateur doivent être synchronisées avec Microsoft Exchange Server. Activez la case à cocher Synchroniser les tâches si vous souhaitez activer la synchronisation des tâches à l’aide de Microsoft Exchange Server pour cet utilisateur. L’intégration d’Exchange doit être configurée pour que la synchronisation des tâches fonctionne.

   Pour plus d’informations sur la configuration de l’intégration des tâches avec Microsoft Exchange Server, voir Déployer Project Server 2010 avec Exchange Server dans la bibliothèque TechNet.

   Notes

   La section Détails Exchange Server apparaît uniquement si l’option La ressource peut se connecter à Project Server est activée dans la section Informations d’identification.

8. Dans la section Services, cliquez sur le bouton en regard de la zone Services de ressources, puis sélectionnez le ou les services à associer à la ressource. Si la ressource n’est associée à aucun service particulier, ne fournissez pas cette information.

   Conseil

   L’association d’une ressource à un service affine ce que la ressource voit lorsqu’elle utilise Project Web App. Cela permet à la ressource de trouver plus rapidement ce qu’elle recherche, en supprimant les éléments des autres services qui ne concernent pas son travail.

9. Si votre organisation a créé des codes à des fins de regroupement et de calcul de coûts, dans la section Champs de groupe, définissez les options suivantes :

   • Groupe. Indiquez le nom du groupe dans cette zone.

   • Code. Indiquez le code du groupe dans cette zone.

   • Centre de coûts. Indiquez le code du Centre de coûts pour le groupe dans cette zone.

   • Type de coût. Cliquez sur le bouton en regard du champ Type de coût, puis sélectionnez le type de coût associé à ce groupe.

10. Dans la section Détails de l’équipe, cliquez sur le bouton en regard de la zone Nom équipe, puis sélectionnez l’équipe à laquelle la ressource appartient, si cela est approprié. Si la ressource est appelée à gérer et à déléguer des tâches affectées à l’équipe, activez la case à cocher Liste d’affectations d’équipes.

    Conseil

    Certaines organisations créent une ressource générique pour chaque équipe afin que les tâches affectées à l’équipe soient d’abord confiées à la ressource générique. De la sorte, aucune ressource ne prend en charge l’affectation de la tâche avant que celle-ci ne soit correctement déléguée. Si vous choisissez d’utiliser une ressource générique de cette manière, définissez le propriétaire de l’affectation pour la ressource en tant que responsable d’équipe, activez la case à cocher Liste d’affectations d’équipes, puis sélectionnez l’équipe dans la liste Nom équipe.

11. Dans la section Données d’identification du système, tapez des informations d’identification supplémentaires concernant l’utilisateur dans la zone N° externe, si cela est approprié.

    Par exemple, le service des ressources humaines de votre organisation peut utiliser les numéros d’identification des employés pour effectuer le suivi des données de ses systèmes de gestion des ressources humaines. En fournissant ce numéro d’identification dans la zone Nº externe, vous identifiez une association entre la ressource en cours de création et les données d’employé du service des ressources humaines. La zone Nº externe facilite en outre la consolidation des données d’utilisation d’une ressource au-delà des informations fournies par Project Server.

    Conseil

    Si vous n’êtes pas certain s’il convient de spécifier des informations dans la zone N° externe, vérifiez avec les autres services de votre organisation pour déterminer s’il est utile de connecter les données de la ressource avec d’autres systèmes, ou laissez simplement cette zone vide.

12. Une fois que vous avez spécifié toutes les informations, cliquez sur le bouton Enregistrer pour créer la nouvelle ressource.

Ajout de ressources à un plan de projet

Pour affecter des ressources à des tâches dans le projet, vous devez créer une équipe de projet. Vous pouvez ajouter des ressources d’entreprise à une équipe de projet au moyen de Project Web App ou de Project Professionnel 2010 en utilisant le composant fonctionnel, Créer une équipe à partir de l’entreprise.

Pour ajouter une ressource à un plan de projet

1. Une fois que vous avez publié le plan de projet, sélectionnez l’onglet Projet, puis cliquez sur le bouton Créer une équipe.

2. Pour rapidement localiser les ressources souhaitées, appliquez un Filtre personnalisé. Sélectionnez la liste déroulante Filtre, cliquez sur Filtre personnalisé, et appliquez un filtre.

3. Lorsque le filtre est appliqué, sélectionnez la ressource souhaitée, puis cliquez sur le bouton Ajouter. Le nom de la ressource est transféré dans la liste d’équipe du projet dans la colonne droite. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer pour enregistrer les modifications et revenir en mode de modifications dans Centre de projets.

4. Dans le mode de modification du Centre de projets, affectez des ressources à des tâches, mettez à jour les informations du champ personnalisé de niveau de tâche et configurez la durée et la date de début. Notez qu’il est maintenant possible dans Project Web App d’affecter plusieurs ressources à une tâche unique. Cependant, l’affectation d’unités pour les ressources est 100 % sur la tâche.

   Notes

   Une fois que vous avez modifié la durée, le pourcentage d’achèvement, ainsi que les dates de début et de fin, et que vous avez lié/dissocié les tâches, vous devez cliquer sur le bouton Calculer pour refléter une bonne partie des modifications.

5. Configurez les tâches et créez une logique de projet en établissant des dépendances, insérez de nouvelles tâches, supprimez des tâches, indiquez des pourcentages d’achèvement sur les tâches, et changez le niveau de retrait sur les tâches en utilisant les icônes du Ruban Tâche. Ces fonctions présentent le même comportement dans Project Web App que dans Project Professionnel 2010.

6. Une fois que vous avez configuré les tâches et créé la logique de planification, cliquez sur le bouton Calculer pour vous assurer que toutes les modifications sont reportées dans les données des tâches. Une fois le plan de projet défini, cliquez sur le bouton Enregistrer, puis sur le bouton Publier.

   Notes

   Les modifications dans la planification de projet ne sont pas visibles dans le Centre de projets ou dans l’affichage des tâches des membres tant qu’elles n’ont pas été publiées dans Project Server.

7. Pour fermer le plan de projet, sélectionnez l’onglet Projet dans le Ruban, puis cliquez sur le bouton Fermer. La fenêtre Fermer apparaît. Sélectionnez Oui pour archiver le plan de projet.