실제 레코드 계획(SharePoint Server 2010)
적용 대상: SharePoint Server 2010
마지막으로 수정된 항목: 2016-11-30
SharePoint Server 2010에서는 실제 레코드와 전자 레코드를 동일한 레코드 저장소에서 관리할 수 있지만 실제로는 이를 각기 다른 방식으로 관리합니다. 전자 레코드는 Microsoft SharePoint Server에 바로 저장할 수 있지만 실제 레코드는 창고의 상자와 같이 SharePoint Server 외부에 저장해야 합니다. 실제 레코드를 SharePoint Server에서 관리하려면 목록 항목을 만들고 이를 실제 항목에 연관시킨 다음 관리하면 됩니다.
이 문서에서는 SharePoint Server를 사용하여 실제 레코드를 관리하기 위한 계획을 세우는 방법에 대해 설명합니다. 하지만 계획을 구현하는 구체적인 절차에 대해서는 다루지 않습니다. 이 항목에 설명된 작업을 수행하려면 미리 파일 계획을 세워야 합니다. 파일 계획에 대한 자세한 내용은 SharePoint Server 2010에서 파일 계획을 만들어 레코드 관리를 참조하십시오.
이 문서의 내용
레코드 형식 식별
각 레코드 형식의 속성 식별
콘텐츠 형식 구성
레코드 저장소 구성
워크시트
레코드 형식 식별
파일 계획에서는 조직에서 레코드로 만들려는 실제 항목의 종류를 식별해야 합니다. 이에 해당되지 않는 경우 실제 레코드를 포함하도록 파일 계획을 업데이트합니다. 파일 계획의 각 실제 레코드 종류에 대해 레코드로 만들 미디어의 형식을 나타냅니다. 예를 들어 서명된 법적 계약서는 문서 레코드가 될 수 있고, 엔지니어링 모델은 대규모 청사진이 될 수 있을 것입니다.
파일 계획에 대한 자세한 내용은 SharePoint Server 2010에서 파일 계획을 만들어 레코드 관리를 참조하십시오.
각 레코드 형식의 속성 식별
동일한 형식의 모든 레코드는 속성이 같아야 합니다. 이 계획 단계에서 고려해야 할 실제 레코드의 속성은 다음과 같습니다.
특성(SharePoint Server에서 열이 됨)
프로세스(SharePoint Server에서 워크플로가 됨)
정보 관리 정책
양식
레코드 형식마다 이 형식의 레코드에 대해 캡처할 특성을 식별합니다. 이 같은 특성은 이러한 종류의 레코드를 나타내는 SharePoint Server 콘텐츠 형식의 열이 됩니다. 레코드를 분류하는 데 사용하는 정보가 특성일 수도 있고, 사용자가 검색하는 데이터가 특성일 수도 있습니다. 실제 레코드의 다른 특성은 목록의 항목으로 나타난 SharePoint Server의 레코드를 실제 위치에 저장된 실제 개체에 연결합니다. 캡처하려는 특성은 실제 개체를 식별하는 특정한 방식과 위치일 수 있습니다.
전자 레코드와 마찬가지로 실제 레코드에 특정 정책을 적용해야 할 수 있습니다. 모든 레코드에는 만료 정책과 감사 정책이 있을 수 있습니다. 특히 실제 레코드에는 바코드가 필요한 정책이 포함될 수 있습니다. 실제 개체에 연결된 바코드 이미지는 실제 레코드를 나타낸 목록 항목과 연결할 수 있을 것입니다. 레이블 지정 정책에서는 실제 개체를 나타내는 목록 항목과 연결된 동일한 특성으로 각 실제 개체에 레이블을 지정하도록 요구할 수 있습니다. 각 실제 레코드 형식에 대해 만료, 감사, 바코드 및 레이블 정책이 필요한지 여부를 나타냅니다. 또한 필요한 추가 정책이 있는지 확인합니다.
SharePoint Server의 실제 레코드(목록의 항목)는 실제 레코드에 대한 자리 표시자에 불과하며 실제 개체 자체는 아닙니다. 따라서 실제 항목이 목록 항목에 대해 수행되는 작업과 동기화된 상태를 유지하는 프로세스를 추가할 수 있습니다. 이러한 프로세스는 SharePoint Server 워크플로에 해당합니다. 각 레코드 형식에 연결해야 하는 프로세스를 식별합니다. 실제 레코드에 대한 일반적인 프로세스는 다음과 같습니다.
레코드를 나타내는 목록 항목이 만료될 경우 실제 레코드 폐기
목록에 새 항목이 추가되면 실제 개체를 저장소 위치로 이동
실제 개체 가져오기
이 레코드 형식에 연결해야 할 양식이 있습니까? 식별한 각 프로세스에 대해 양식이 필요할 수 있습니다. 또는 양식을 사용하여 실제 레코드의 재고에 액세스할 수도 있습니다.
실제 레코드 형식에 대해 식별한 정보를 기록하려면 Worksheet(워크시트) 섹션에서 워크시트의 Physical records(실제 레코드) 탭을 사용합니다. 아직 레코드 형식에 대한 콘텐츠 형식을 채워서는 안 됩니다
콘텐츠 형식 구성
콘텐츠 형식을 실제 레코드에 연결하는 가장 간단한 방법은 각각의 실제 레코드 형식에 대해 콘텐츠 형식을 하나씩 지정하는 것입니다. 하지만 여러 실제 레코드 형식에서 동일한 열, 워크플로, 정보 관리 정책 및 양식을 공유하는 경우에는 하나의 콘텐츠 형식을 사용하여 비슷한 실제 레코드 형식을 모두 나타낼 수 있습니다.
콘텐츠 형식을 구성합니다. 실제 레코드 형식에 대한 다른 모든 콘텐츠 형식이 내림차순으로 정렬되는 콘텐츠 형식을 하나 만듭니다. 이 상위 콘텐츠 형식은 항목 콘텐츠 형식에서 파생됩니다. 상위 콘텐츠 형식에 모든 실제 레코드의 콘텐츠 형식에 일반적으로 사용되는 속성(열, 정보 관리 정책, 워크플로 및 양식)을 추가합니다.
상위 콘텐츠 형식을 만든 후 콘텐츠 형식을 구성하는 방법에는 다음과 같은 두 가지가 있습니다.
실제 레코드 형식을 나타내는 각 콘텐츠 형식이 앞에서 만든 상위 콘텐츠 형식의 하위 항목인 단순한 구조를 만듭니다.
콘텐츠 형식의 속성 간 유사점을 토대로 상위 콘텐츠 형식부터 내림차순으로 정렬되는 계층 구조를 만듭니다.
워크시트의 Content Types(콘텐츠 형식) 탭에서 실제 레코드 형식을 나타내는 각 콘텐츠 형식을 식별합니다. 각 콘텐츠 형식에 대해 해당 상위 콘텐츠 형식을 확인합니다. Columns(열) 열에 콘텐츠 형식 수준에 정의된 모든 열의 이름을 입력합니다. 다른 콘텐츠 형식에서 상속된 열의 이름을 입력해서는 안 됩니다. Workflows(워크플로) 열에 콘텐츠 형식 수준에 정의된 모든 워크플로의 이름을 입력합니다. Information Management Policies(정보 관리 정책) 열에 콘텐츠 형식 수준에 정의된 모든 정보 관리 정책의 이름을 입력합니다. Forms(양식) 열에 콘텐츠 형식 수준에 정의된 모든 양식의 이름을 입력합니다.
레코드 저장소 구성
실제 레코드와 전자 레코드에 대해 별도의 저장소를 사용하는 것이 일반적이지만 전자 레코드가 포함된 문서 라이브러리 여기저기에 분포된 실제 레코드를 나타내는 하나 이상의 목록 항목을 만들 수도 있습니다.
실제 레코드를 저장할 레코드 저장소를 결정한 후에는 레코드 저장소 내에서 목록을 구성하는 방식을 결정합니다. 목록 내에 폴더를 만들고 이 폴더를 사용하여 실제 레코드에 대한 보다 깊이 있는 조직 구조를 만들 수 있습니다. 만들 목록을 결정할 때는 목록에 메타데이터 탐색과 워크플로를 모두 적용할 수 있음을 유의해야 합니다.
목록 및 폴더를 구성하기 위한 몇 가지 아이디어는 다음과 같습니다.
레코드 형식별
실제 개체가 구성된 것과 동일한 방식(예를 들어 폴더는 상자를 나타낼 수 있고 폴더의 항목은 상자의 개체를 나타낼 수 있습니다.)
비즈니스 관련 조직 체계 사용(예: 프로젝트별 또는 부서별)
연도별
실제 레코드는 Send to(보내기) 옵션을 사용하여 레코드 저장소로 옮겨지지 않기 때문에 콘텐츠 구성 도우미를 실제 레코드와 함께 사용할 수는 없습니다. 대신 실제 레코드를 만드는 레코드 관리자가 레코드를 올바른 목록의 해당 폴더에 집어넣어야 합니다.
워크시트의 Lists and folders(목록 및 폴더) 탭에 식별한 각 목록의 URL을 입력합니다. 각 목록에 대해 Content Types(콘텐츠 형식) 열에서 목록 내에서 허용할 콘텐츠 형식을 결정합니다. Folder Level 1(폴더 수준 1), Folder Level 2(폴더 수준 2), Folder Level 3(폴더 수준 3) 및 Folder Level 4(폴더 수준 4) 열을 사용하여 목록에 폴더 및 하위 폴더의 계층 구조를 기록합니다. 네 가지 수준보다 더 깊이 있게 폴더를 중첩시키려면 열을 더 추가합니다.
워크시트
다음 워크시트를 사용하면 실제 레코드 관리 방식을 계획하는 데 도움이 됩니다.
Physical records planning worksheet(영문일 수 있음)https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179986&clcid=0x412
See Also
Concepts
SharePoint Server 2010에서 파일 계획을 만들어 레코드 관리