레코드 센터 사이트 디자인(Office SharePoint Server)
업데이트 날짜: 2009년 2월
적용 대상: Office SharePoint Server 2007
마지막으로 수정된 항목: 2015-03-09
이 문서의 내용
레코드 센터 사이트 정보
레코드 보존을 위한 문서 라이브러리 계획
메타데이터 계획
레코드 라우팅 테이블 계획
Microsoft Office SharePoint Server 2007의 레코드를 관리하기 위해 사이트 디자이너 및 레코드 관리자는 레코드 센터 사이트를 계획 및 구현합니다. 레코드 센터 사이트 서식 파일에 기반한 이 사이트에는 파일 계획을 구현하고 레코드를 보존하는 동안 관리하는 데 사용할 수 있는 기능이 포함되어 있습니다.
다음 네 가지 단계를 수행하여 레코드 센터 사이트를 디자인합니다.
파일 계획을 기반으로 레코드를 저장하는 데 필요한 문서 라이브러리를 계획합니다.
각 레코드 종류에 대해 메타데이터를 계획하고 메타데이터를 포함 및 표시할 문서 라이브러리의 열을 정의합니다.
각 레코드 종류에 대해 보존 기간을 정의하는 정책과 엔터프라이즈 규정 준수 사항을 충족하는 감사 사양을 계획합니다.
레코드가 될 활성 콘텐츠 분석 내용을 기반으로 하여 각 레코드 종류를 레코드 센터 사이트의 적절한 라이브러리로 매핑하는 레코드 라우팅 테이블을 계획합니다. 레코드를 프로그래밍 방식으로 또는 사용자 인터페이스를 통해 레코드 센터 사이트로 보내면 이 테이블을 사용하여 파일 계획 내에서 문서를 분류하는 방법을 결정합니다.
레코드 센터 사이트 정보
Office SharePoint Server 2007 레코드 센터 사이트 서식 파일은 레코드 관리 및 보존을 구현하도록 디자인됩니다.
레코드 센터 사이트에서는 표준 Office SharePoint Server 2007 기능을 특수 레코드 관리 기능과 조합하여 다음과 같은 기능을 제공합니다.
레코드 라우팅 레코드 센터로 보내기 명령 등의 기본 방법 또는 프로그래밍 가능한 인터페이스를 사용하여 문서를 레코드 센터 사이트로 보내면 레코드가 해당 종류에 따라 올바른 문서 라이브러리로 라우팅됩니다. 들어오는 레코드 종류와 해당 종류에 관련된 문서 라이브러리 간의 상호 관계는 이 문서 뒷부분의 레코드 라우팅 테이블 계획 섹션에 설명된 대로 레코드 라우팅 테이블에서 관리됩니다.
레코드를 레코드 센터 사이트로 보내면 기타 정보도 레코드 자체와 함께 전송됩니다. 이러한 기타 정보로는 XML 파일에 저장되는 레코드 감사 기록과 레코드 센터 사이트의 메타데이터 열 및 XML 파일에 모두 저장되는 모든 해당 메타데이터가 있습니다.
정책 적용 Office SharePoint Server 2007에는 레코드 관리에 유용한 다음과 같은 정책 기능이 포함되어 있습니다.
감사 문서에 대해 수행된 이벤트 및 작업을 기록합니다. 레코드 관리 컨텍스트에서 이 작업은 레코드 센터 사이트에서 정보를 보고 액세스하는 사용자를 기록하는 데 유용합니다.
만료 레코드를 보존해야 하는 기간을 지정하며 보존 기간이 끝나면 폐기 승인 워크플로 시작 등 취할 조치를 제공합니다. 레코드 관리 컨텍스트에서 보존 기간은 보통 레코드가 레코드 센터 사이트에 저장될 때 시작됩니다.
바코드 각 레코드에 고유한 바코드 그래픽 및 숫자 값을 제공합니다. 바코드 값은 레코드의 전자 버전과 함께 저장되고 인덱싱됩니다. 레코드 관리 컨텍스트에서 바코드는 실제 레코드를 보존하고 추적하는 데 유용합니다. 라이브러리의 레코드에 하드 카피 버전이 있으면 바코드를 통해 하드 카피 버전과 이에 해당하는 전자 버전을 연관시킬 수 있습니다. 실제 레코드 보존 계획에 대한 설명을 보려면 실제 레코드 보존 계획을 참조하십시오.
프로그래밍 가능 인터페이스 포괄적 레코드 관리 솔루션을 사용하면 조직의 모든 레코드 소스에서 생성되는 레코드가 레코드 관리 시스템으로 흐르도록 할 수 있습니다. 레코드 센터 사이트의 프로그래밍 가능 인터페이스를 통해 파일, 관련 메타데이터 및 해당 감사 기록을 비즈니스 프로세스의 일부분으로 레코드 센터 사이트로 보낼 수 있습니다. 이 방법을 사용하는 경우 모든 문서 관리 시스템이 레코드 센터 사이트로 파일을 보내도록 구성할 수 있습니다. 또한 레코드를 해당 메타데이터 값에 따라 분류하는 등 들어오는 레코드의 분류 작업을 확장하는 모듈을 추가할 수도 있습니다.
레코드를 레코드 센터 사이트로 이동하는 인터페이스를 확장하는 것 외에 기타 레코드 센터 사이트 요소도 확장할 수 있습니다. 예를 들어 기업의 고유한 요구 사항을 충족하는 정책 기능을 추가로 디자인할 수 있습니다.
대기 Office SharePoint Server 2007 레코드 센터 사이트에서는 레코드의 만료 정책을 일시 중단하는 방법을 제공합니다. 즉, 이 사이트에는 레코드 관리자가 지정된 레코드가 만료 및 삭제되지 않도록 보호하는 "대기"라는 규칙을 만들 수 있도록 하는 대기 기능이 포함되어 있습니다. 예를 들어 내부 감사 또는 소송이 진행되는 경우 관련 레코드를 대기 상태로 설정하면 감사나 소송이 완료될 때까지 해당 레코드(생성해야 할 수 있음)를 사용 가능한 상태로 유지할 수 있습니다.
레코드 보존을 위한 문서 라이브러리 계획
레코드 보존용 문서 라이브러리를 계획하는 가장 쉬운 방법(이 계획 가이드의 권장 방식)은 파일 계획의 각 레코드 종류에 대해 문서 라이브러리를 만드는 것입니다(파일 계획 만들기(Office SharePoint Server) 참조). 예를 들어 다음과 같은 예제 파일 계획의 각 레코드를 별도의 라이브러리에 저장할 수 있습니다.
| 레코드 | 설명 | 미디어 | 레코드 범주 | 보존 | 폐기 | 연락처 |
|---|---|---|---|---|---|---|
401K 계획 |
직원 복리 후생 계획에 대한 설명 |
웹 페이지 |
직원 복리 후생 계획 |
X년 |
없음 |
정영진 |
보험 계획 |
직원 보험 계획에 대한 설명 |
전자 문서 |
직원 복리 후생 계획 |
X년 |
없음 |
정영진 |
보도 자료 |
제품 및 서비스에 대한 보도 자료 |
전자 문서 |
PR 정보 |
X년 |
보관 |
조자룡 |
신문 기사 |
제품 및 서비스에 대한 기사 |
인쇄물 |
PR 정보 |
X년 |
보관 |
조자룡 |
| 워크시트 작업 |
|---|
레코드 보존을 위한 문서 라이브러리를 간편하게 계획하려면 각 레코드 종류의 목록을 만들어 문서 라이브러리에 할당합니다. 적용할 정책과 라이브러리에 추가할 메타데이터 열 등 라이브러리에 대한 정보를 기록하려면 각 라이브러리에 대해 레코드 보존용 문서 라이브러리 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x412)를 사용하십시오. |
메타데이터 계획
레코드 보존용 문서 라이브러리를 계획한 후에는 각 라이브러리에 대해 정의할 메타데이터를 결정합니다. 이때 다음과 같은 두 가지 메타데이터 범주를 고려해야 합니다.
레코드 메타데이터
추가 메타데이터
레코드 메타데이터 계획
레코드 메타데이터는 레코드를 레코드 센터 사이트로 보낼 때 함께 전송되는 메타데이터입니다. 레코드 종류에 대한 최적의 메타데이터는 레코드 종류에 따라 결정되며, 여기에 대해 레코드 관리자와 활성 서버의 콘텐츠 관리자 간에 논의가 필요할 수 있습니다. 레코드 종류에 대해 적절한 메타데이터를 생성 및 저장하고 나면 해당 레코드 종류에 대해 대상 문서 라이브러리를 저장하여 레코드와 함께 메타데이터를 보존할 수 있습니다. 레코드를 대상 문서 라이브러리로 보낼 때는 다음 작업이 수행됩니다.
레코드와 연결된 각 메타데이터 열의 이름 및 값이 대상 라이브러리에 만들어지는 숨겨진 _properties 폴더의 XML 파일에 레코드와 함께 저장됩니다.
메타데이터 값이 대상 라이브러리의 일치하는 열에 복사됩니다.
레코드 종류의 각 메타데이터 열에 대해 들어오는 열 이름 및 유형과 일치하는 열을 대상 문서 라이브러리에 정의합니다. 열이 레코드와 함께 전송되도록 하고 레코드와 연결된 데이터 값이 열에 포함되도록 하려면 Office SharePoint Server 2007 사용자 인터페이스에서 열에 데이터가 필요하도록 구성합니다. 필수 열로 지정 옵션을 선택하면 이 작업을 수행할 수 있습니다. 예를 들어 소스 레코드에 "한 줄 텍스트" 유형의 "부서" 열이 포함되어 있는 경우 대상 문서 라이브러리에서도 해당 이름 및 유형으로 열을 정의합니다.
참고
보존용으로 레코드를 전송했는데 값을 제공하지 않았거나 열이 완전히 누락되어 필수 메타데이터가 누락된 경우는 레코드 전송자에게 메타데이터가 누락되었다는 메시지가 표시됩니다. 메타데이터를 제공하지 않으면 레코드 보존이 허용되지 않습니다. 문서를 사용자 인터페이스에서가 아닌 프로그래밍 방식으로 보내는 경우 파일은 임시 대기 영역에 배치되며, 정보는 호출 프로그램으로 다시 전송됩니다. 전송자가 이 정보를 프로그래밍 방식으로 처리하여 누락된 정보 열을 제공해야 레코드가 대상 라이브러리에 추가됩니다.
| 워크시트 작업 |
|---|
레코드 보존용 문서 라이브러리 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x412)에서 레코드와 함께 저장할 각 레코드 메타데이터 열의 이름 및 유형을 기록하고 해당 열을 필수 열로 설정해야 하는지를 지정합니다. |
추가 메타데이터 계획
보존되는 레코드와 연관된 메타데이터 열을 표시하는 것 외에도 다른 정보 열을 레코드 관리 문서 라이브러리에 표시하도록 추가할 수 있습니다. 예를 들어 문서 라이브러리에 저장되는 레코드 관리 업무를 담당하는 팀원 이름이 표시되도록 "레코드 관리자" 열을 추가할 수 있습니다. 레코드와 함께 전송되는 열과 마찬가지로, 이러한 추가 열을 필수 열로 지정하는 경우 레코드 전송자에게 메타데이터가 누락되었다는 메시지가 표시되고 해당 메타데이터를 제공해야 레코드 보존이 허용됩니다. 전송자에게 추가 메타데이터 값에 대한 메시지가 표시되지 않도록 하려면 열에 데이터가 필요하도록 구성하지 마십시오.
참고
여러 문서 라이브러리에서 사용할 열을 정의할 수 있습니다. 이렇게 하려면 해당 열을 레코드 센터 사이트와 연결된 열 서식 파일 갤러리에 만들면 됩니다.
| 워크시트 작업 |
|---|
레코드 보존용 문서 라이브러리 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x412)에서 레코드와 함께 저장할 각 추가 메타데이터 열의 이름 및 유형을 기록하고 해당 열을 필수 열로 설정해야 하는지를 지정합니다. |
정책 계획
정보 관리 정책은 특정 콘텐츠 형식에 대한 규칙의 집합입니다. 각 정책의 규칙은 "정책 기능"이라고 합니다. 예를 들어 정보 관리 정책 기능을 통해 콘텐츠 유형을 보존해야 하는 기간이나 감사해야 하는 콘텐츠 관련 작업 등을 지정할 수 있습니다. 정보 관리 정책을 사용하면 조직 정보에 액세스할 수 있는 사용자, 그 정보로 실행할 수 있는 작업 및 정보 보유 기간을 제어할 수 있습니다. 레코드 관리자는 기업의 규정 준수 사항을 반영하도록 레코드 관리 시스템의 정책을 구성해야 합니다.
Microsoft Office SharePoint Server 2007에는 레코드 센터 사이트에서 레코드를 관리하는 데 유용한 다음과 같은 정책 기능이 포함되어 있습니다.
감사(레코드를 적절하게 관리 중임을 보여줌)
만료(레코드 센터 사이트에 레코드를 보존해야 하는 기간 제어)
바코드(실제 레코드 추적)
레코드 관리 요구 사항에 따라서는 레코드에 디지털로 서명을 하거나 레코드를 고정된 형식으로 변환하는 정책 등 Office SharePoint Server 2007에 포함되어 있지 않은 고유한 레코드 관리 관련 정책 기능을 가져오거나 개발할 수도 있습니다.
레코드 관리를 위한 정책을 계획할 때는 다음과 같은 두 가지 권장 옵션을 사용할 수 있습니다.
동일한 레코드 범주에 있는 레코드 종류 등 여러 레코드 종류에 동일한 정책을 적용하는 경우에는 각 레코드 종류 집합에 대해 별도의 사이트 모음 정책을 만든 후에 각 사이트 모음 정책을 관련 문서 라이브러리에 연결하십시오.
워크시트 작업 파일 계획 만들기(Office SharePoint Server) 항목에서는 레코드 범주 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x412)를 사용하여 레코드 범주를 결정했습니다. 정책을 필요로 하는 각 레코드 범주에 대해 정책 기능을 추가 및 구성하여 사이트 모음 정책 갤러리에서 정책을 만들고 구성하십시오. 정책 및 정책 계획에 대한 일반 정보와 정책 계획 워크시트 링크를 보려면 정보 관리 정책 계획 항목을 참조하십시오.
레코드 종류에 고유한 정책 설정 집합이 필요한 경우에는 관련 정책 기능을 해당 레코드 종류의 문서 라이브러리에서 직접 연결한 후에 해당 라이브러리에 대해 정책 기능을 적절하게 구성합니다.
워크시트 작업 라이브러리의 레코드 보존용 문서 라이브러리 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x412)에 정책 구성에 대한 결정 사항을 기록합니다.
문서 라이브러리에 저장되는 콘텐츠의 레코드 범주를 기준으로 하여 사이트 모음 정책을 문서 라이브러리에 연결하려면 워크시트의 정책 섹션에 해당 레코드 범주의 정책 서식 파일 이름을 기록합니다.
고유한 정책 기능을 문서 라이브러리에 직접 연결하려면 워크시트의 정책 섹션에 각 정책 기능과 해당 기능에 대한 구성 참고 사항을 입력합니다.
레코드 라우팅 테이블 계획
레코드 라우팅 테이블은 레코드 센터 사이트로 전송될 수 있는 각 레코드 종류를 나열하며 해당 레코드를 저장할 라이브러리를 지정하는 레코드 센터 사이트의 목록입니다. 레코드 센터로 보내기 명령이나 프로그래밍 가능 인터페이스를 사용하여 파일을 레코드 센터 사이트로 전송하면 이 목록을 사용하여 들어오는 파일을 적절한 위치로 라우팅합니다.
레코드 라우팅 테이블의 각 항목은 다음을 지정하는 레코드 계열 목록 항목입니다.
레코드 계열의 제목 및 설명. 레코드 계열의 이름은 현재 레코드 계열에 대해 레코드 센터 사이트로 전송할 수 있는 항목 유형을 나타냅니다. Office SharePoint Server 2007 또는 Windows SharePoint Services 3.0을 기준으로 하여 서버에서 레코드 센터 사이트로 파일을 전송하는 경우 이 이름은 활성 레코드가 포함된 라이브러리의 콘텐츠 유형 이름과 일치해야 합니다. 다른 소스에서 파일을 전송하는 경우 이 이름은 프로그래밍 가능 인터페이스를 사용하여 해당 파일 소스에서 전송할 수 있는 문서 유형과 일치해야 합니다.
현재 레코드 계열에 대해 레코드를 저장할 위치(문서 라이브러리)
별칭이라는 레코드 종류 목록. 별칭은 해당 레코드 계열에 대해 레코드 센터 사이트로 전송할 수 있는 레코드의 다른 이름입니다. 예를 들어 조직의 여러 부서에서 동일한 기본 레코드 종류에 대해 "contracts"와 "agreements" 등 서로 다른 이름을 사용하는 경우 동일한 레코드 종류에 대해 사용되는 각 이름에 별칭을 정의할 수 있습니다.
Office SharePoint Server 2007 또는 Windows SharePoint Services 3.0을 기준으로 하여 서버에서 레코드 센터 사이트로 레코드를 전송하는 경우 별칭은 콘텐츠 유형이 됩니다. 다른 파일 소스에서 레코드를 전송하는 경우에는 별칭이 프로그래밍 가능 인터페이스에서 해당 레코드 소스에 대해 지정할 수 있는 유형과 일치해야 합니다.
레코드 라우팅 테이블의 단일 레코드 계열은 기본 문서 라이브러리를 지정해야 합니다. 레코드 센터 사이트에서 레코드 라우팅 목록의 별칭과 일치하지 않는 파일을 받으면 해당 파일은 레코드 관리자가 수동으로 저장할 수 있는 지정된 기본 위치로 이동됩니다. 레코드 센터 사이트 서식 파일에는 초기 기본 위치로 분류되지 않은 레코드 문서 라이브러리 및 레코드 계열이 포함되어 있습니다. 이 레코드 계열을 기본값으로 유지하는 것이 좋습니다.
레코드 라우팅 테이블은 다음과 같은 방식으로 계획하는 것이 좋습니다.
레코드 센터 사이트에서 만든 각 문서 라이브러리에 대해 레코드 라우팅 테이블에 항목을 만들도록 계획합니다.
레코드 계열의 제목을 해당 레코드 계열을 사용하여 보존할 기본 레코드 종류와 동일하게 지정합니다.
기업의 활성 문서 분석 내용에 따라 모든 콘텐츠 유형 또는 현재 레코드 계열에 대해 전송할 수 있는 기타 레코드 종류의 목록을 가져옵니다. 이러한 유형은 파일 계획 목록에 나와 있으며, 레코드 계열의 별칭이 됩니다. 예를 들어 인사 관리 레코드 센터 사이트에서 모든 연금 계획, 보험 계획 및 401k 계획을 직원 복리 후생 계획 문서 라이브러리에 보존하는 경우에는 직원 복리 후생 계획 문서 라이브러리의 레코드 계열 항목에서 이러한 모든 레코드 종류를 별칭으로 지정합니다.
기본값으로 지정할 레코드 계열을 결정합니다.
| 워크시트 작업 |
|---|
레코드 라우팅 테이블에 만들 각 레코드 계열에 대한 결정 내용을 기록하려면 레코드 라우팅 테이블 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x412)를 사용하십시오. 이때 레코드 센터 사이트의 각 문서 라이브러리에 대해 레코드 계열이 있어야 합니다. |
워크시트
다음 워크시트를 이 문서와 함께 사용하여 배포를 계획하십시오.
레코드 보존용 문서 라이브러리 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x412)
레코드 범주 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x412)
레코드 라우팅 테이블 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x412)
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