실제 레코드 보존 계획

업데이트 날짜: 2009년 2월

적용 대상: Office SharePoint Server 2007

마지막으로 수정된 항목: 2015-03-09

이 문서의 내용

• Office SharePoint Server를 사용하여 실제 레코드 관리

• 실제 레코드 보존 계획

• 워크시트

이 문서에서는 Microsoft Office SharePoint Server 2007을 사용하여 실제 레코드를 보존하기 위한 계획 작업을 소개합니다. 전자 문서, 전자 메일 메시지 등의 디지털 항목과 같이 실제 항목도 레코드로 만들어 관리를 요청할 수 있습니다. Office SharePoint Server 2007을 실제 레코드 저장소 및 검색 시스템과 함께 사용하여 전자 레코드와 실제 레코드를 모두 포함하는 레코드 관리 솔루션을 구현할 수 있습니다.

Office SharePoint Server 2007을 사용하여 관리하는 실제 레코드에는 인쇄된 문서, DVD, 비디오 테이프, 기타 미디어와 같은 디지털이 아닌 항목뿐만 아니라 제품 프로토타입과 같은 하드웨어도 포함될 수 있습니다. 개별 실제 항목 또는 한 묶음의 관련 문서 같은 항목 집합을 관리할 수 있습니다.

Office SharePoint Server를 사용하여 실제 레코드 관리

이 섹션에서는 실제 레코드 보존 및 폐기를 지원하는 레코드 관리 솔루션을 계획할 때 고려할 수 있는 Office SharePoint Server 2007 기능에 대해 설명합니다.

실제 레코드 및 레코드 센터 사이트

Office SharePoint Server 2007 레코드 센터는 레코드 관리 및 보존을 구현하기 위해 디자인된 사이트 서식 파일입니다. 정책 적용, 레코드 보유, 레코드 라우팅과 같은 레코드 관리 기능이 레코드 센터에 포함되며 프로그래밍 가능한 인터페이스가 사용됩니다. 레코드 센터 사이트에 대한 전반적인 개요는 레코드 센터 사이트 디자인(Office SharePoint Server)을 참조하십시오.

레코드 센터 사이트는 전자 레코드와 실제 레코드를 관리할 수 있도록 디자인되었습니다. 전자 레코드와 실제 레코드를 한 파일 계획의 일부로 처리할 수 있고, 전자 레코드와 실제 레코드 모두에 같은 유형의 메타데이터를 적용할 수 있으며, 전자 레코드와 실제 레코드에 같은 정책을 적절히 연결할 수도 있습니다. 하나의 레코드 센터 사이트에서 전자 레코드와 실제 레코드를 모두 관리하거나 전자 레코드용 레코드 센터 사이트 한 개, 실제 레코드용 레코드 센터 사이트 한 개를 별도로 사용할 수도 있습니다.

레코드 센터 사이트에서 실제 레코드 관리를 계획하는 경우 다음과 같은 몇 가지 특수한 사항을 고려해야 합니다.

• 문서 라이브러리가 아닌 목록을 사용하여 실제 레코드를 추적합니다. 자세한 내용은 목록 및 실제 레코드를 참조하십시오.

• 실제 항목은 개별적으로 저장되므로, 사용자가 사용자 인터페이스나 프로그래밍 가능한 인터페이스 기반의 사용자 지정을 사용하여 레코드 센터 사이트로 실제 항목을 "보내지" 않습니다. 대신 레코드 관리자가 레코드 관리에 사용되는 목록에 새 항목을 만들어 사이트에 실제 레코드를 새로 추가하고 관련 기능(다음 항목 참조)을 만들어 Office SharePoint Server 2007 목록을 사용하여 실제 레코드를 관리합니다. 일반적으로 새 목록 항목은 프로그래밍 방식으로(예: 사용자 지정 워크플로 사용) 목록에 추가됩니다.

• 사용자 지정 워크플로 같은 추가 기능을 목록에 추가하여 재고 추적, 저장소 관리, 소유권 이전 및 실제 레코드 폐기와 같은 실제 레코드 관련 프로세스를 제공하는 것이 좋습니다.

목록 및 실제 레코드

Office SharePoint Server 2007 문서 라이브러리에 저장 및 관리되는 문서와 같은 전자 레코드와는 반대로, 실제 레코드는 항목의 유형에 따라 해당하는 실제 위치에 저장됩니다. 실제 레코드의 위치, 소유자, 상태 및 기타 정보를 추적하고 수명 주기에 따라 진행되도록 처리하려면 레코드 센터 사이트에서 문서 라이브러리가 아닌 Office SharePoint Server 2007 목록을 사용하십시오. 실제 레코드를 나타내는 항목이 목록에 추가되면 디지털 레코드용으로 문서 라이브러리가 제공하는 기능과 똑같은 레코드 관리 기능을 사용하여 실제 레코드를 관리할 수 있습니다.

• 메타데이터Office SharePoint Server 2007에서 메타데이터는 목록이나 문서 라이브러리에 일련의 정보 열로 표시됩니다. 레코드 관리자는 메타데이터를 사용하여 설명, 미디어 유형, 레코드 범주, 각 항목의 폐기, 바코드 값, 레코드 소유자와 같은 레코드 정보를 기록합니다. 레코드 센터 사이트의 사이트 열 갤러리를 사용하여 전자 레코드와 실제 레코드에 모두 사용할 수 있는 메타데이터 열을 정의할 수 있습니다. 이를 통해 미디어 유형에 관계없이 특정 레코드에 대한 동일한 정보를 유지할 수 있고, 목록 및 라이브러리 항목의 속성을 사용하여 전자 항목과 실제 항목을 모두 손쉽게 검색할 수 있습니다. 사이트 열 및 메타데이터에 대한 자세한 내용은 콘텐츠 형식 계획(Office SharePoint Server)을 참조하십시오.

• 워크플로 워크플로를 목록에 연결한 다음 해당 워크플로를 사용하여 목록에 표시된 실제 항목을 추적할 수 있습니다. 예를 들어 목록에 새 항목이 추가되면 작업을 할당하는 사용자 지정 워크플로가 실행되어 해당 항목의 적절한 실제 저장소를 찾습니다. 실제 항목을 검색하는 등의 다른 워크플로를 목록에 추가할 수 있습니다. 사용자 지정 워크플로를 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 Office SharePoint Server 2007소프트웨어 개발 키트(영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x412)를 참조하십시오.

• 양식Office SharePoint Server 2007과 InfoPath Forms Services를 통합하여 양식을 목록에 연결한 후 이를 사용하여 실제 레코드 관리와 관련된 명령을 구현할 수 있습니다. 예를 들어 브라우저 기반 양식을 사용하여 실제 레코드 재고에 대한 액세스를 제공할 수 있고 실제 레코드와 관련된 서비스 요청을 더욱 편리하게 수행할 수 있습니다. 양식을 계획하는 방법에 대한 자세한 내용은 InfoPath Forms Services 계획을 참조하십시오.

• 정보 관리 정책 정보 관리 정책은 콘텐츠 형식에 대한 규칙의 집합입니다. 정보 관리 정책의 각 규칙을 정책 기능이라고 합니다. 정책 및 정책 기능을 목록 항목에 적용하고 실제 레코드 관리 시 사용할 수 있습니다.

  • 만료 만료 정책 기능을 사용하면 추적 및 관리가 용이하도록 일관된 방식으로 항목을 폐기할 수 있습니다. 특정 날짜 또는 계산된 기간 안에 만료되도록 목록 항목을 설정할 수 있습니다. 목록의 만료 정책에 워크플로를 연결하면, 항목 만료 시 워크플로에서 해당 항목이 소멸되거나 다른 방식으로 폐기되도록 작업을 할당합니다. 만료 정책 기능에 대한 자세한 내용은 정보 관리 정책 계획을 참조하십시오.

  • 바코드 바코드 정책 기능을 사용하면 항목에 대한 고유 식별자 값을 만들고 해당 값의 바코드 이미지를 항목에 연결하여 실제 항목을 추적할 수 있습니다. 기본적으로 Office SharePoint Server 2007 바코드는 일반적인 코드 39 표준(ANSI/AIM BC1-1995, 코드 39)을 준수하며, 정책 개체 모델을 사용하면 다른 바코드 공급자에도 연결할 수 있습니다. 실제 레코드를 나타내는 목록 항목에 바코드 값을 연결하면 목록 항목에서 실제 항목을 찾을 수 있고 반대로 실제 항목에서 목록 항목을 찾을 수도 있습니다. 바코드 정책 기능에 대한 자세한 내용은 정보 관리 정책 계획을 참조하십시오.

  • 레이블 레이블 정책 기능은 목록 또는 문서 라이브러리 메타데이터 집합을 기반으로 Office SharePoint Server 2007에서 생성할 수 있는 레이블을 지정합니다. 레이블의 형식을 사용자 지정할 수 있으며 레이블을 전자 문서에 삽입하거나 인쇄할 수 있습니다. 실제 레코드 관리의 경우 인쇄된 레이블을 실제 항목에 연결하여 실제 레코드를 식별하고 해당 실제 레코드에 연결된 목록 항목과 상관 관계를 지정할 수 있습니다. 레이블 정책 기능에 대한 자세한 내용은 정보 관리 정책 계획을 참조하십시오.

  • 감사 감사 정책 기능은 항목의 변경, 보기, 삭제 등 문서 또는 목록 항목에 대해 수행된 작업과 이벤트를 기록합니다. 감사 대상 작업은 확장 가능합니다. 레코드 관리의 맥락에서 감사는 항목과 관련된 활동의 완전한 레코드를 보장하는 꼭 필요한 작업입니다. 감사 정책 기능에 대한 자세한 내용은 정보 관리 정책 계획을 참조하십시오.

• 콘텐츠 형식 콘텐츠 형식은 목록 항목, 문서 또는 폴더(해당 메타데이터, 워크플로 및 정보 관리 정책 포함)에 사용할 수 있는 기능과 정보를 정의합니다. 콘텐츠 형식은 계층적으로 구성할 수 있으므로 콘텐츠 형식 집합에 공유 메타데이터와 같은 몇 가지 공통적인 기능과 고유한 기능을 적용할 수 있습니다.

  콘텐츠 형식은 쉽게 재사용이 가능한 방식으로 특정 형식의 레코드에 대한 기능을 그룹화할 수 있어 레코드 관리에 유용합니다. 해당 미디어에 맞는 고유한 기능을 사용하면서 레코드를 분류하는 메타데이터와 같은 일반적인 정보를 공유하는 전자 레코드와 실제 레코드의 콘텐츠 형식을 만들 수 있습니다. 예를 들어 일반 "문서 레코드" 콘텐츠 형식을 정의한 다음 일반 콘텐츠 형식에서 해당 메타데이터를 상속하는 전자 및 실제 문서 콘텐츠 형식을 만들 수 있습니다. 그런 다음 바코드 정책 기능이나 실제 레코드 워크플로와 같이 전자 문서 콘텐츠 형식과 관련이 없는 고유한 기능을 실제 문서 콘텐츠 형식에 추가할 수 있습니다. 콘텐츠 형식에 대한 자세한 내용은 콘텐츠 형식 계획(Office SharePoint Server)을 참조하십시오.

• 폴더 사용자 지정 폴더 콘텐츠 형식을 정의할 수 있습니다. 실제 레코드 관리의 경우 폴더를 사용하여 창고의 상자나 선반 같은 실제 저장 위치를 나타낼 수 있습니다. 항목을 폴더에 나열한 다음 실제 저장 위치의 항목을 나타냅니다. 예를 들어 인쇄된 문서 집합을 상자에 보관할 경우 상자를 나타내는 폴더에 해당 상자의 바코드 값, 실제 위치, 기타 사용자 지정 정보를 식별하는 메타데이터와 함께 각 문서의 레코드를 저장할 수 있습니다. 폴더 및 콘텐츠 형식에 대한 자세한 내용은 콘텐츠 형식 계획(Office SharePoint Server)을 참조하십시오.

• 첨부 파일 스캔한 이미지와 같은 전자 항목을 목록 항목에 첨부(연결)할 수 있습니다. 실제 레코드 관리에서 이 기능을 사용하면 실제 레코드를 식별하고 해당 실제 레코드에 연결된 목록 항목과 상관 관계를 지정할 수 있습니다.

실제 레코드 보존 계획

워크시트

실제 레코드 계획 워크시트(영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=81626&clcid=0x412)

이 문서의 다운로드

이 항목은 다운로드 가능한 다음 문서에도 포함되어 있어 더 쉽게 읽고 인쇄할 수 있습니다.

• 사이트 및 기능 계획, 제1부

사용 가능한 문서의 전체 목록은 다운로드 가능한 Office SharePoint Server 2007 관련 콘텐츠를 참조하십시오.

참고 항목

개념

레코드 센터 사이트 디자인(Office SharePoint Server)