Share via

Определение типов пользователей и анализ использования документов (SharePoint Foundation 2010)

  • Статья

 

Применимо к: SharePoint Foundation 2010

Последнее изменение раздела: 2016-11-30

Первым этапом планирования решения по управлению документами является определение пользователей и анализ использования документов. В этой статье представлено руководство по определению пользователей и анализу использования документов для решения на основе Microsoft SharePoint Foundation 2010.

Содержание

  • Определение пользователей

  • Анализ использования документов

  • Таблицы

Перед прочтением этой статьи следует ознакомиться с процессом планирования управления документами, описанным в разделе Общие сведения об управлении документами (SharePoint Foundation 2010).

Определение пользователей

Чтобы определить ключевых заинтересованных лиц и участников решения по управлению документами, можно использовать опрос для сбора этих сведений. Например, опрос может содержать следующие вопросы:

  • Кто в организации создает документы?

  • Какие типы документов они создают?

  • Какую роль играет пользователь документа?

    • Кто проверяет документы?

    • Кто изменяет документы?

    • Кто использует документы?

    • Кто утверждает публикацию документов?

    • Кто разрабатывает веб-сайты, служащие для размещения документов?

    • Кто разворачивает и обслуживает серверы, где хранятся документы?

Определение заинтересованных лиц для контента позволит учесть в решении по управлению документами все стороны, а также разработать сайты и библиотеки документов, соответствующие требованиям и процессам организации.

Анализ использования документов

Определив для контента заинтересованных лиц, получите от них сведения, которые помогут при анализе методов использования документов в организации. Это важная часть процесса планирования, поскольку данный анализ помогает определить следующие параметры:

  • структуру библиотек документов,

  • используемые шаблоны сайтов,

  • необходимое количество сайтов,

  • топологию физического сервера, которую необходимо применить в решении.

К сведениям, которые необходимо собрать, относятся следующие:

  • тип документа, например записи исследования активов, обзор производительности труда сотрудников, внутренние заметки и записки или спецификация продукта;

  • цель каждого документа, например "предоставление клиентам рекомендаций по активам с прилагаемыми данными о поддержке";

  • автор каждого типа документа (полезно указать роль автора, например "финансовый аналитик" или "руководитель проекта", вместо отдельных имен);

  • пользователи каждого типа документов, например "клиенты" или "участники групп";

  • формат документа (если документ нужно преобразовать из одного формата в другой в любой точке жизненного цикла, запишите эту информацию);

  • другие роли, применимые к жизненному циклу документа, например "технический рецензент" или "редактор копии";

  • расположение документа, например "клиентский компьютер", "веб-сервер" или "сервер файлов" (обратите внимание, что на этот вопрос может быть несколько ответов, если, например, документ создан на клиентском компьютере, а затем опубликован на веб-сервере).

Далее указаны примеры сведений, которые могут быть собраны и записаны в таблицу из двух разных организаций корпорации.

Тип Назначение Автор Роль пользователя Формат Другие роли Расположение

Записи исследования активов

Предоставляет основным клиентам финансовые рекомендации по покупке и продаже акций

Финансовый аналитик

Клиент

DOCX (для создания), PDF (для публикации)

Рецензент (технический), рецензент (юридический), утверждающий, ответственный за ведение записей, администратор сайта

  • Создание сайта

  • Тестирование сайта

Анализ   Разделение формата создания и изменения требует выполнения преобразования. Большое количество рецензентов требует наличия нескольких рабочих процессов (бизнес-процессов, реализованных на сервере). Два веб-сайта (создание и тестирование) требуют механизмов перемещения контента с одного веб-сайта на другой.

Тип Назначение Автор Роль пользователя Формат Другие роли Расположение

Обзор производительности труда сотрудников

Оценка производительности труда сотрудника, включая самостоятельную оценку и оценку руководителя

Информационный работник, руководитель

Руководители, специалисты по управлению персоналом

DOC

Рецензент (управление персоналом), рецензент (правовой), утверждающий (руководитель высшего звена)

  • Клиентский компьютер

  • Почтовый сервер (как вложение)

  • Корпоративный веб-сервер

Анализ   Наличие двух авторов и нескольких рецензентов требует наличия одного или нескольких рабочих процессов.

Таблицы

Для записи сведений, представленных в этой статье, используйте следующие таблицы: