Share via

Общие сведения об управлении документами (SharePoint Foundation 2010)

  • Статья

 

Применимо к: SharePoint Foundation 2010

Последнее изменение раздела: 2011-05-23

В этой статье описываются различные элементы решения по управлению документами на основе Microsoft SharePoint Foundation 2010.

Содержание

  • Элементы системы управления документами

  • Процесс планирования

Система управления документами контролирует жизненный цикл документов в организации — их создание, просмотр и публикацию, а также окончательное удаление или сохранение. Хотя термин "управление" подразумевает контроль над информацией с верхнего уровня организации, эффективная система управления документами должна отражать сущность организации, в которой используется. Средства, используемые для управления документами, должны быть гибкими, что позволит строго контролировать жизненные циклы документа, если это соответствует корпоративной культуре и целям, но также позволит применять менее структурированную систему, если это больше подходит организации.

Элементы системы управления документами

В эффективном решении управления документами определяются следующие элементы:

  • типы документов и другого контента, которые могут быть созданы в рамках организации;

  • шаблоны, которые можно использовать для каждого типа документов;

  • метаданные, которые необходимо предоставлять для каждого типа документов;

  • место хранения документов на каждой стадии их жизненного цикла;

  • способ контроля доступа к документам на каждой стадии их жизненного цикла;

  • способ перемещения документов в рамках организации с правом участников групп вносить изменения в создание, просмотр, утверждение, публикацию и размещение документов.

В SharePoint Foundation 2010 содержатся функции, которые обеспечивают все эти аспекты управления документами. Чтобы работники информационных подразделений могли легко пользоваться этими возможностями, не отвлекаясь от повседневных операций и привычных средств, в приложения системы система Microsoft Office, например Microsoft Outlook и Microsoft Word, также включены функции для поддержки каждой стадии жизненного цикла документов.

Процесс планирования

Процедура планирования управления документами состоит из следующих важных этапов.

  1. Определение ролей управления документами. Убедитесь, что в планах учтены следующие моменты: отзывы от основных заинтересованных лиц организации, наличие соответствующей группы на месте для внедрения решения, а также утверждение лиц, принимающих участие в управлении документами.

  2. Анализ использования документов. После определения лиц, работающих с документами, определите тип документов, с которыми ведется работа, и способы использования этих документов. Дополнительные сведения см. в разделе Определение типов пользователей и анализ использования документов (SharePoint Foundation 2010).

  3. Планирование организации документов. Документы можно упорядочивать в семействах сайтов, сайтах и библиотеках. SharePoint Foundation 2010 предоставляет ряд возможностей для организации и хранения документов, начиная со специализированных сайтов и заканчивая менее структурированными библиотеками документов, обеспечивающими совместную работу и быстрое создание документов. Внутри библиотеки контент можно упорядочить по папкам и вложенным папкам. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование библиотеки документов (SharePoint Foundation 2010).

  4. Планирование перемещения контента между расположениями. На разных стадиях жизненного цикла документа может возникнуть необходимость переместить или скопировать его из одного сайта или библиотеки в другой сайт или библиотеку. Например, процесс публикации может включать перемещение документа из промежуточного сайта на общедоступный веб-сайт. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование потока контента документа Планирование библиотеки документов (SharePoint Foundation 2010).

  5. Планирование типа контента. Используйте типы данных для упорядочения информации по типам документов, например, по метаданным, шаблонам документов, политикам и рабочим процессам. Это важный этап организации документов и обеспечения согласованности в рамках организации. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование типов контента (SharePoint Foundation 2010).

  6. Планирование рабочих процессов. Планируя рабочие процессы для организации, можно контролировать и отслеживать перемещение документов между участниками группы, поскольку каждый участник принимает участие в совместной работе во время жизненного цикла документа. В SharePoint Foundation 2010 содержатся рабочие процессы для стандартных задач групп, таких как просмотр и утверждение документов. В SharePoint Foundation 2010 также поддерживается создание и установка пользовательских рабочих процессов. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование типов контента (SharePoint Foundation 2010).

  7. Планирование контроля контента. Можно запланировать соответствующую степень контроля на основе типа контента и места его хранения. Например, для библиотеки документов можно требовать извлечения документов перед их изменением. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование управления версиями, утверждения контента и извлечения (SharePoint Foundation 2010).