Поделиться через

Схема управления документами

  • Статья

Содержание:

  • Подготовка к работе

  • Создание типов контента

  • Создание библиотек документов

  • Связывание типов контента с библиотеками документов

  • Добавление контента в библиотеки документов

  • Управление разрешениями контента

Функции управления документами в Microsoft Office SharePoint Server 2007 позволяют контролировать жизненный цикл документов организации, включая создание, пересмотр и использование, место хранения и окончательное удаление или архивацию. Хорошо проработанная система управления документами:

  • Логично организует контент.

  • Упрощает стандартизацию создания и представления контента в организации.

  • Упрощает поиск и настройку общего доступа пользователей к документам.

  • Упрощает управление содержимым.

В этой схеме есть ссылки на веб-статьи, технические документы, курсы обучения, записи в блогах и средства, которые помогут при реализации функций управления документами сайта на основе Office SharePoint Server 2007.

На этой странице ресурсы представлены в той последовательности, в которой нужно внедрять функции управления документами на сайте:

  1. Создание типов контента.

  2. Создание библиотек документов.

  3. Связывание типов контента с библиотеками документов.

  4. Добавление контента.

Помимо ресурсов, представленных на странице, следующая схема позволяет ознакомиться с другими функциями, дополняющими решение управления документами:

  • Стратегический план по рабочим процессам

    Рабочие процессы внедряют бизнес-процессы для работы с документами Office SharePoint Server 2007. Информацию о создании и внедрении рабочих процессов см. в схеме.

  • Схема сайтов и дочерних сайтов

    Информационная инфраструктура внедряется в виде набора библиотек документов, распределенных по сайтам и дочерним сайтам. Информацию о внедрении структуры сайта можно получить по ссылкам из этой схемы:

  • Схема управления записями

    На этой странице схемы есть ссылки на веб-статьи, технические документы, курсы обучения, записи в блогах и средства, которые помогут при реализации функций управления записями Office SharePoint Server 2007.

Подготовка к работе

Перед тем, как внедрять на сайте SharePoint функции управления документами, нужно прочесть следующие обзоры, в которых описаны возможности управления документами в Office SharePoint Server 2007 и параметры настройки, которые могут использовать архитекторы, конструкторы, создатели и разработчики:

Создание типов контента

Типы контента позволяют централизованно и повторяемо управлять метаданными и поведением типа документа или элемента списка. Тщательно разработанный набор типов контента помогает создавать единообразные документы предприятия и применять к ним бизнес-правила, например, указывать, как утверждать публикацию типа документа и как проверять действия с документом.

Чтобы создать эффективные типы контента:

  1. Выберите набор метаданных, которые будут использоваться для типов контента. Для каждого уникального свойства метаданных создайте столбец в Коллекции столбцов сайта. Централизация определений столбцов помогает обеспечить единообразие метаданных сайта.

  2. Определите иерархию типов контента.

  3. Добавьте к каждому типу контента столбцы.

  4. Добавьте политики управления сведениями для каждого типа контента. Можно либо указать глобальный набор политик, либо добавить их непосредственно к типам контента.

  5. Свяжите рабочие процессы с типами контента.

  6. Для типов контента "документ" добавьте выбранные по умолчанию шаблоны документов каждого типа.

Сведения о способах создания типов контента см. в следующих ресурсах:

Определение столбцов

Столбцы семейства сайтов определяются в Семействе столбцов сайта сайта верхнего уровня в семействе. Информацию о технике определения столбцов см. в следующих ресурсах:

Добавление метаданных

К типу контента можно добавить метаданные, вставив столбцы из Семейства столбцов сайтаили создав новые столбцы непосредственно в определении типа контента. Информацию о технике настройки метаданных в типе контента см. в следующих ресурсах:

Добавление политик управления сведениями

Политика управления сведениями — это набор правил для отдельного типа контента. Каждое правило политики является компонентом политики. Например, компонент политики управления сведениями может определять период времени, в течение которого следует хранить тип контента или выполнять проверку документа. Политики управления сведениями настраиваются в семействе Политики семейства сайтов, а затем применяются к типам контента, или настраиваются непосредственно в определении типа контента.

Информацию о технике определения политик управления сведениями см. в следующих ресурсах:

Связывание рабочих процессов

Связав рабочий процесс с типом контента, можно будет его использовать с любым элементом того же типа. Информацию о технике связывания рабочего процесса с типом контента см. в следующих ресурсах:

Примечание

Кроме того, рабочий процесс можно непосредственно связать с библиотекой документов. При этом его можно будет использовать с элементами любого типа, который есть в библиотеке.

Сведения о создании и внедрении рабочих процессов см. в разделе Стратегический план по рабочим процессам.

Создание библиотек документов

Библиотеки документов — это части сайта, где пользователь может создавать, собирать, обновлять документы и управлять ими. Библиотеки документов создаются и внедряются для управления хранилищем контента и создания информационной архитектуры, соответствующей требованиям сайта. Информацию о технике создания библиотек документов см. в следующих ресурсах:

Связывание типов контента с библиотеками документов.

С библиотекой документов можно связать несколько типов контента. При этом указывается, что в библиотеке могут быть элементы этого типа контента, и что команда Создать позволяет пользователям создавать новые элементы этого типа. Информацию о технике связывания типа контента с библиотекой документов см. в следующих ресурсах:

Добавление контента в библиотеки документов

Информацию о технике добавления контента в одну или несколько библиотек документов см. в следующих ресурсах:

Управление разрешениями контента

Информацию о технике контроля доступа к контенту сайта см. в следующих ресурсах:

Загрузите эту книгу

Этот раздел включен в следующую загружаемую книгу для более легкого чтения и печати:

Полный список загружаемых книг см. в разделе Загружаемые книги для Office SharePoint Server 2007.

См. также

Понятия

Планирование управления правами на доступ к данным

Другие ресурсы

Создание или изменение панели сведений о документе из Office SharePoint Server 2007
Блог Джоэл Олесон (Joel Oleson) о SharePoint
Блог команды разработчиков продуктов и технологий SharePoint
Сообщество команды разработчиков продуктов и технологий SharePoint
Блог команды разработчиков Microsoft Enterprise Content Management (ECM)