Поделиться через

Схема управления записями

  • Статья

Содержание:

  • Подготовка к работе

  • Создание сайта центра записей

  • Подключение сайтов активных документов к сайту центра записей

  • Настройка сайтов активных документов для управления записями

Запись представляет собой документ или другую электронную или физическую сущность, которая в организации служит свидетельством деятельности или транзакций, произведенных организацией и требующих сохранения на некоторый период времени. Управление записями представляет собой процедуру, при помощи которой организация:

  • определяет, какие типы информации должны считаться записями;

  • определяет, как необходимо обрабатывать во время использования активные документы, которые станут записями, и как необходимо собирать эти записи, когда они объявляются таковыми;

  • определяет, каким образом и как долго необходимо хранить каждый тип записи для соответствия юридическим, экономическим и нормативным требованиям;

  • разрабатывает и внедряет технологические решения и бизнес-процессы, помогающие обеспечить экономически эффективный и целесообразный метод выполнения обязательств по управлению записями в организации;

  • выполняет задачи, связанные с записями, такие как ликвидация записей с истекшим сроком хранения, а также размещение и защита записей, связанных с внешними событиями, например судебными исками.

Службы Microsoft Office SharePoint Server 2007 предусматривают компоненты для управления записями, которые позволят организации выполнять нормативные и законодательные требования и управлять корпоративными сведениями.

На странице схемы представлены ссылки на статьи в сети Интернет, технические документы, курсы обучения, записи блога и средства, которые помогут внедрить компоненты управления записями для сайта на основе служб Office SharePoint Server 2007. Ресурсы, доступные на этой странице, организованы в порядке, в котором следует внедрять компоненты управления записями для сайта.

  1. Создайте сайт центра записей.

  2. Подключите сайты активных документов к сайту центра записей.

  3. Настройте сайты активных документов для управления записями.

Помимо ресурсов на этой странице схемы следует использовать следующие страницы схемы о связанных компонентах.

Подготовка к работе

Перед внедрением управления записями с помощью служб Office SharePoint Server 2007 ознакомьтесь со следующими обзорными разделами, где описаны возможности управления записями в службах Office SharePoint Server 2007 и параметры настройки, доступные архитекторам, конструкторам, создателям и разработчикам сайтов:

Создание сайта центра записей

Для управления записями в службах Office SharePoint Server 2007 конструкторы сайтов и управляющие записями планируют, создают и внедряют сайт центра записей. Сайт, в основе которого лежит шаблон сайта центра записей, содержит компоненты, которые можно использовать для реализации плана файлов и управления записями при их хранении.

Чтобы внедрить сайт центра записей, следует выполнить следующие шаги.

  1. Создайте сайт центра записей.

  2. Исходя из плана файлов, создайте отдельные библиотеки документов для хранения записей каждого типа.

  3. Определите столбцы в библиотеках документов, которые будут содержать и отображать метаданные записей.

  4. Внедрите политики управления сведениями, определяющие сроки хранения и детали проверки, которые позволят организации выполнять нормативные требования и связывать их с библиотеками документов.

  5. Внедрите таблицу маршрутизации записей, в которой сопоставляется каждый тип записи с соответствующей библиотекой на сайте центра записей.

Примечание

Кроме того, чтобы внедрить сайт центра записей, можно создать типы содержимого для каждого типа записи, которые будут включать столбцы для метаданных наряду с политиками сведений. Однако, поскольку рекомендуется хранить каждый тип записей в отдельной библиотеке документов, проще это сделать, связав столбцы и политики управления сведениями непосредственно с библиотеками документов.

Создание сайта центра записей

Чтобы создать сайт центра документов, выполните шаги следующей статьи:

Создание библиотек документов

Создайте отдельную библиотеку документов для каждого типа сохраняемых записей. В следующем ресурсе представлен способ создания библиотек документов:

Определение столбцов

При отправке записи в конечную библиотеку документов происходит следующее.

  • Имена и значения каждого столбца метаданных, связанные с ними, сохраняются вместе с записью в файле XML в скрытой папке "_properties", создаваемой в конечной библиотеке.

  • Значения метаданных копируются в соответствующие столбцы в конечной библиотеке.

Для каждого столбца метаданных для того или иного типа записи определите столбец в конечной библиотеке документов, соответствующий имени и типу входящего столбца. Чтобы задать отправку столбца вместе с записью и указать, что он должен иметь связанное с ним значение данных, настройте для столбца обязательные данные. В следующем ресурсе представлен способ создания столбцов в библиотеках документов для хранения записей:

Внедрение политик управления сведениями

Политика управления сведениями — это набор бизнес-правил для того или иного типа содержимого. Подробнее о политиках управления сведениями см. в разделе Планирование политик управления сведениями.

Создайте отдельную политику управления сведениями в семействе сайтов для каждого набора типов записей, которому требуется уникальный набор компонентов политики. Например, каждой записи, относящейся к контракту, может потребоваться один и тот же набор компонентов политики. Свяжите каждую политику управления сведениями в семействе сайтов с соответствующими библиотеками документов. В следующих ресурсах представлены способы создания политик управления сведениями в семействе сайтов и связи их с библиотеками документов:

Внедрение таблицы маршрутизации записей

Таблица маршрутизации записей представляет собой список на сайте центра записей с указанием каждого типа записи, которая может быть отправлена в сайт центра записей, а также библиотеки для хранения записи. При отправке файлов в сайт центра записей этот список служит для маршрутизации входящего файла и его метаданных в надлежащее расположение. В следующих ресурсах представлены способы настройки таблицы маршрутизации данных:

Подключение сайтов активных документов к сайту центра записей

Серверную ферму под управлением служб Office SharePoint Server 2007 можно подключить к одному сайту центра записей. Дополнительные сведения см. в следующих документах:

Настройка сайтов активных документов для управления записями

Загрузите эту книгу

Этот раздел включен в следующую загружаемую книгу для более легкого чтения и печати:

См. полный список доступных книг на веб-сайте Загружаемые книги для Office SharePoint Server 2007.

См. также

Понятия

Схема управления документами
Стратегический план по рабочим процессам

Другие ресурсы

Оптимизация управления с использованием рабочего процесса SharePoint Server 2007