规划邮件记录管理

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适用于： Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1

上一次修改主题： 2011-06-21

本主题提供邮件记录管理 (MRM) 规划过程的指南，其中大概介绍了一些机会、最佳做法和要考虑的问题。尽管从技术角度上说，在 Exchange 2007 中配置和管理 MRM 非常简单，但是，要规划一个成功的 MRM 实施方案，可能需要一些时间、花费一些心思，还要提出各种业务规定。除了 Exchange 管理员和 IT 部门之外，高级管理人员、记录管理员、人力资源人员、法律顾问，甚至最终用户都可以在规划过程中起到重要作用。

从何处开始？

在实现 MRM 解决方案之前，要考虑许多因素，这些因素并不都是技术性因素。下列各节介绍其中的某些因素。

沙盒

要了解 MRM 的安装、配置和维护，建议您先建立一个测试环境（也称为“沙盒” 安装） 。Exchange 管理员精通在测试环境中安装和配置 MRM 的详细步骤，他们擅长为组织中的其他成员提供咨询，可以针对成功实施 MRM 解决方案的各种技术要求提出建议。

策略和计划

在实施 MRM 解决方案时，另一个建议的步骤是提前建立一个团队来创建或更新组织的记录管理策略。在这些团队中应考虑包括策略创建或审查过程中的有关人员：

  • 记录管理专业人员

  • 法律顾问

  • 人力资源人员

  • 培训人员

  • 高层管理人员

  • 信息技术 (IT) 管理人员

  • 顾问

团队的任务是创建这样一种记录管理策略，这种策略不但范围足够大，能够满足组织当前和未来的需要，还应当非常清晰和详细，使 Exchange 管理员能够将策略作为 MRM 解决方案来实施。制定此策略的过程可能很长。这是因为每个团队成员都有所考虑，都会提出建议，都会修改他人的工作，从而要权衡各种法律要求、预算复杂度及各种行政与人员注意事项，才能制定一种可以用来创建一个可行的 MRM 实施方案的策略。

特别是在具有完善电子邮件系统的组织中，团队要考虑的问题包括：

  • 用户对 MRM 解决方案的关注方面及可能存在的阻力

  • 如何监视和强制实施组织的邮件策略

将邮件保留在可以管理的位置

若要管理邮件，托管文件夹助理必须有权访问邮件。这意味着邮件必须存储在 Exchange 服务器上，才能有效地管理邮件记录。此种做法有两种后果：

  • 必须经常增加用户的邮箱大小，使之能够容纳更多邮件。

  • 应限制或取消对用户计算机上个人文件夹 (.pst) 文件的访问。

增加邮箱大小

将所有的用户邮件都保留在服务器邮箱中，通常意味着需要增加用户邮箱的大小，有可能要增加到 1 GB 甚至更多。Exchange 2007 性能提高后有助于管理大型邮箱。

限制对 .pst 文件的访问

通过创建一个组策略来阻止在现有 .pst 文件中添加新项目，可以避免用户使用 .pst 文件。将 .pst 文件设置为只读后，可以使用户有权访问他们已有的 .pst 文件，还可以让用户将要保留的邮件保留在自己的 Exchange 邮箱中。最终，可能要创建一个组策略来完全取消取消对 .pst 文件的访问。

限制对 .pst 文件的访问时，可能扰乱了某些用户的工作习惯，但这样做有许多优点。

通过将用户邮件保留在服务器上并限制对 .pst 文件的访问，可以有以下好处：

  • 将邮件保留在可以管理和监视的位置时可以明显提高 MRM 的效率。

  • 降低了丢失在单个硬盘驱动器（而不是定期备份的服务器）上存储的重要数据的风险。

  • 有助于减少在供应商、实习生和员工脱离组织时造成的组织知识产权的流失。

  • 将所有项目保留在用户邮箱中时可以提高用户对自己数据的访问能力。

  • 使 Microsoft Outlook Web Access 效率更高，因为仅通过一个 Web 连接来随处提供所有用户邮件。

  • 减少诉讼期间法律“披露”的成本。捕获和发现在 .pst 文件中存储信息的过程是一个需要很多人力且成本非常高的过程，这是因为必须先找到用户计算机上的 .pst 文件，然后必须由法律人士处理其中的内容。

配置用户系统在 Microsoft Office Outlook 2007 中在没有 .pst 文件时运行

  1. 创建一个组策略，将以下注册表子项的值设置为 1。此设置可防止用户在 .pst 文件中添加任何新项目。用户仍可以创建新的 .pst 文件，但不能在其中添加任何项目。此设置仅阻止 Microsoft Outlook .pst 文件。它允许在用户的 Outlook 配置文件中连接和更新 Microsoft SharePoint .pst 文件。可使用类似的注册表项来禁止在 Outlook 2003 中写入 .pst 文件。

    HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/12/Outlook/PST/PstDisableGrow

  2. 创建一个组策略，将以下注册表子项的值设置为 0。这些设置会禁用 Outlook 中的“自动存档”菜单，并删除“自动存档”选项，用户依次单击“工具”、“选项”、“其他”选项卡时会显示该选项。

    HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveDelete
HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveMount
HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveOld
HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DeleteExpired
HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DoAging
HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/PromptForAging

  3. 创建一个组策略，将以下注册表子项的值设置为 5575。此设置会删除 Outlook 中的“Outlook 数据文件”选项，用户单击“文件”后指向“新建”时会显示该选项。

    HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/DisableCmdBarItemsList/TCID1

试点计划

从试点实施过程开始，有助于在组织范围内进行实施之前优化 MRM 解决方案，从而让最终用户满意。例如，您可能发现，用户感觉收件箱的保留期为六个月太短了，他们更乐意接受一年期限。或者，您可能发现，另一种记录方法导致需要升级存档解决方案。

MRM 规划团队的成员理当还是 MRM 试点计划第一批成员的相应候选人。其他成员可以从 IT 专业人员和感兴趣的管理人员中招募。当试点计划稳定运行后，可以吸收组织中的其他成员加入。不愿意采用托管邮件的用户有时不能保证可以获得更大的邮箱、自动电子邮件管理功能（包括自动删除可存放在临时文件夹中的日常通知和邮件）及有关处理所有问题的培训，。

如何实施 MRM？

当在组织中实施 MRM 解决方案时，可能要考虑分阶段进行实施，以使组织中的人员和 Exchange 系统适应必要的更改。

MRM 实施期间的人员注意事项

逐渐向用户介绍 MRM，使用户有时间适应工作习惯的必要变化。一个可行计划是：

  1. 启动试点计划来测试并优化解决方案。

  2. 邀请其他用户加入试点计划。更大的邮箱可能是吸引用户加入的主要动因。

  3. 在准备将 MRM 部署到整个组织时，首先提供有关 MRM 及相关组织邮件策略的培训。

  4. 增加用户邮箱的大小。

  5. 将托管文件夹添加到用户邮箱，但关闭过期设置。鼓励用户自己熟悉 MRM，然后根据各自的需要和组织的邮件保留策略，将邮箱中的内容分类保存到相应的托管文件夹中。

  6. 在用户获得托管文件夹后的三周内，启用 MRM 并将 .pst 文件设置为只读。

  7. 在开始实施 MRM 时，准备为用户提供高级支持。（提前进行部署培训可减少用户的问题和担心。）

  8. 监视系统性能。

  9. 监视用户的策略遵从情况。

MRM 实施期间的系统考虑事项

Exchange 系统必须适应 MRM。初次运行托管文件夹助理时，通常会处理大量项目。对于邮箱服务器和网络来说，此过程可能是一个非常耗费资源的过程。在保持邮箱内容与服务器同步时，还可能会造成 Outlook 客户端占用大量的时间和网络资源。应认真地进行规划来避免过分占用资源。在服务器负载较小时运行托管文件夹助理，以及逐渐添加用户而不是一次添加所有用户，都有助于确保平稳过渡。

培训和人员因素

即使邮件不是私人电子邮件，用户也要亲自收邮件。当面对组织邮件策略突然变化的情况时，用户可能感到厌烦或困惑，尤其新策略涉及了自动删除邮件时。改变长期形成的习惯（如从不清空收件箱或在 .pst 文件中保存所有邮件）可能导致某些用户陷入混乱。为确保 MRM 实施过程继续进行，同时尽可能不让用户陷入混乱，请考虑下列建议。

  • 分阶段实施
    逐步引入 MRM，而不是一次全部引入。

  • 培训人员
    对用户进行培训可以提前解决问题，使实施过程更加顺利。需要考虑的一些培训主题包括：

    • 组织邮件策略简介。

    • 在现代工作场所中实施 MRM 的必要性，其中包括大概说明因缺乏记录管理而导致的潜在法律责任，以及因这种责任令组织产生的费用和对工作造成的危害。

    • 自动删除电子邮件如何可以节省时间，可以自动删除那些日常积累的过期内容。

    • 更大的邮箱如何为邮件存储提供更多空间。

    • 基于服务器的存储如何提高数据的移动访问能力。

    • 用户执行某些任务的方式有哪些不可避免的变化（如不能在 .pst 文件中添加邮件），以及更多关注邮件分类和处理的必要性。

    • MRM 如何帮助节省组织的 IT 资源。

  • 预先通知
    提前通知用户即将发生变化。特别是，通知用户实施 MRM 的确切日期，以及就即将发生的变化提醒用户。
  • 用户支持
    在实施过程的早期阶段为用户提供良好的支持，可能易于过渡到 MRM。部署阶段出现的各种问题的技术难度通常低于预期的难度。通常，用户反复提问的问题大都是“我该做什么？”之类的问题。成立一个团队专门回答此类问题，可以帮助解决这些问题。

遵从性、监视和强制实施

下面是用户规避 MRM 策略的一些可用方法：

  • 在 .pst 文件中保存邮件（如果 .pst 文件未被组策略禁用）

  • 将邮件转发到其他位置（如 Microsoft Hotmail 帐户）

  • 将邮件作为文件保存在计算机上

  • 将邮件发送到 Microsoft OneNote（使用 Outlook 2007）

  • 打印邮件

  • 将所有邮箱文件夹放在具有最长保留时间设置的托管文件夹中

向用户介绍组织的邮件策略有助于确保遵从性。但是，可能需要监视才能确保 MRM 解决方案的有效性。强制实施邮件策略可能需要高层管理人员的参与和指导。

使用 Get-MailboxFolderStatistics cmdlet 获取用户遵从性信息

可以在 Exchange 命令行管理程序中使用 Get-MailboxFolderStatistics cmdlet 检索指定邮箱中文件夹的相关信息。该信息包括文件夹中的项目数和大小、文件夹名称和 ID 以及其他信息。此方法可以行之有效地监视用户是否未遵从邮件策略（如将所有邮箱项目移动到具有最宽容的保留策略的文件夹中）。

在此示例中，Get-MailboxFolderStatistics cmdlet 用于监视用户 John Peoples 的托管文件夹的内容分发情况。

Get-MailboxFolderStatistics -Identity jpeoples -FolderScope ManagedCustomFolder | Format-List

  • 可以使用 -FolderScope 参数来缩小命令所返回信息的范围。在此示例中，仅请求查找关于 John 的托管文件夹的内容的统计信息。

  • 在此命令中，结果将通过管道传递给 Format-List 命令，可以获得比单独使用 Get-MailboxFolderStatistics 命令更详细、格式更有用的信息。

有关 Get-MailboxFolderStatistics cmdlet 的详细信息，请参阅 Get-MailboxFolderStatistics。

遵守法律“披露”规则

Exchange 命令行管理程序中的 Export-Mailbox cmdlet 更便于遵守邮箱内容的法律“披露”规则，使您能够将指定邮箱的内容复制到其他邮箱的文件夹中。例如，可以使用以下命令将用户 John Peoples 的邮箱的内容复制到专门创建的名为 DiscoveryOrderMailboxes 的邮箱的文件夹中。

Export-Mailbox jpeoples -TargetMailbox DiscoveryOrderMailboxes -TargetFolder mailbox_jpeoples

  • -TargetMailbox 参数用于指定要复制 John 的邮箱内容的目标邮箱。

  • -TargetFolder 参数用于指定要复制 John 的邮箱内容的目标邮箱中的文件夹。

有关详细信息，请参阅Export-Mailbox。

由用户自行管理文件夹的网站

John 的组织还可以创建一个网站，John 可以在该网站上将其他托管文件夹添加到其邮箱中。这个自行管理选项可提高用户的控制能力和满意度，同时减小了管理员的工作量。有关添加网站以便用户管理托管文件夹的详细信息，请参阅托管文件夹选择器示例。

详细信息

有关 MRM 的详细信息，请参阅以下主题：

有关 MRM 及其工作原理的详细信息，请参阅下列 Exchange Server 工作组博客文章：

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