了解訴訟保留

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適用版本： Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

上次修改主題的時間： 2015-06-24

如果合理預期到訴訟的可能性，組織就需要保留與案件相關的電子儲存資訊 (包括電子郵件)。此預期心理會在了解案件的特定資料之前出現，而且需要保留的資料範圍通常很廣。組織可以保留所有與特定主題相關的電子郵件，或是有關特定個人的所有電子郵件。視組織的電子搜索 (eDiscovery) 作法而定，組織可能會採取某些措施來保留包含下列各項的電子郵件：

  • 組織可能會要求使用者不要刪除任何郵件，並妥善保留電子郵件。不過，使用者仍可能故意或不小心刪除電子郵件。

  • 例如通訊記錄管理 (MRM) 之類的自動刪除機制，可能會遭到擱置。如此一來，大量的電子郵件會塞滿使用者信箱，進而影響使用者生產力。即使擱置自動刪除機制，也無法防止使用者以手動方式刪除電子郵件。

  • 某些組織會將電子郵件複製或是移至封存中，確保它們不會遭到刪除、更動或竄改。不管是以人工方式將郵件複製或移動至封存，還是使用 Microsoft Exchange 以外協力廠商產品來收集並儲存電子郵件，都會導致成本增加。

如果組織無法保留電子郵件，可能會暴露在法律與財務風險之中，例如被要求檢查組織的記錄保留與搜索流程、錯誤的法律判斷、禁運或罰鍰等。

在 Exchange Server 2010 中，您可以透過訴訟保留來達成下列目標：

  • 暫停使用者使用信箱，並將其信箱項目保留在未更動狀態

  • 保留可能已經被使用者刪除或編輯的信箱項目

  • 保留由 MRM 自動刪除的信箱項目

  • 藉由不要暫停 MRM 讓使用者清楚了解訴訟保留原則

  • 針對暫停使用的項目啟用搜索搜尋

將信箱置於訴訟保留狀態

已經新增至 探索管理 角色存取控制 (RBAC) 角色群組，或是已經指派合法持有管理角色的授權使用者，可以將信箱使用者設為訴訟保留狀態。您可以將工作委派給組織法務部門裡的記錄管理員、法務人員或是律師，但指派最少的權限。若要了解關於指派 探索管理 角色群組的相關資訊，請參閱將使用者新增至探索管理角色群組。

在 Exchange 2010 SP1 中，您可以使用 Exchange 管理主控台 (EMC)、Exchange 控制台 (ECP) 或 Exchange 2010 管理命令介面將信箱置於訴訟保留狀態。在 Exchange 2010 RTM 中，您必須使用 Set-Mailbox 指令程式將信箱置於訴訟保留狀態。若要了解更多關於將信箱放到訴訟保留的相關資訊，請參閱將信箱置於法律保留。

許多組織會要求當使用者處於訴訟保留狀態時，必須通知使用者。此外，當信箱處於訴訟保留狀態，就不需要暫停任何適用信箱使用者的保留原則。由於郵件會如預期持續遭到刪除，使用者可能不會注意到自己正處於訴訟保留狀態。如果您的組織要求處於訴訟保留狀態的使用者必須收到通知，您可以將通知郵件新增至信箱使用者的 Retention Comment 屬性。Outlook 2010 會在背景區顯示該通知。Retention Comment 屬性可以透過 Exchange 管理主控台 (EMC)，或 Exchange 管理命令介面來新增。

注意事項附註：
Exchange 2010 會使用 Retention Comment 屬性，同時顯示保留功能與訴訟保留的通知。

訴訟保留與信箱配額

[可復原的項目] 資料夾中的項目，不是依據使用者信箱配額來計算。在 Exchange 2010 中，[可復原的項目] 資料夾擁有自己的配額。當使用者的 [可復原的項目] 資料夾超出可復原項目的警告配額 (按照 RecoverableItemsWarningQuota 參數所指定)，就會在信箱伺服器的應用程式事件記錄中記錄此事件。當資料夾超出可復原項目的配額 (按照 RecoverableItemsQuota 參數所指定)，使用者將無法清空 [已刪除的項目] 資料夾，或是永久刪除信箱項目。此外，「寫入時複製」功能將無法對修改的項目建立副本。因此，請務必對處於訴訟保留狀態的信箱使用者，監視其可復原的項目配額。

信箱資料庫預設的 RecoverableItemsWarningQuota 與 RecoverableItemsQuota 值，會分別設為 20 Gb 與 30 Gb。這些設定對於處於訴訟保留狀態的使用者而言，通常夠用來存放信箱資料好幾年。若要修改信箱資料庫的這些值，請使用 Set-MailboxDatabase 指令程式。若要修改個別信箱的這些值，請使用 Set-Mailbox 指令程式。

訴訟保留和可復原的項目資料夾

「訴訟保留」會使用新的 Exchange 2010 功能，稱為 [可復原的項目] 資料夾。此資料夾會取代舊版 Exchange 中非正式地稱為暫放的功能。在 Microsoft Outlook、Microsoft Office Outlook Web App 與其他電子郵件用戶端的預設檢視中，不會顯示 [可復原的項目] 資料夾。若要深入了解可修復的項目資料夾，請參閱了解可復原的項目。

當使用者刪除來自 [已刪除的項目] 資料夾以外之資料夾的郵件時，該郵件預設會移至 [已刪除的項目] 資料夾。這就是所謂的移動。當使用者虛刪除項目 (按住 SHIFT 鍵再按 DELETE 鍵) 或是從 [已刪除的項目] 資料夾中刪除項目，或是清空 [已刪除的項目] 資料夾時，該郵件就會移至 [可復原的項目] 資料夾，而不會顯示在使用者的檢視當中。

[可復原的項目] 資料夾中的項目，會依據使用者信箱資料庫上所設定的已刪除項目保留期間來進行保留。根據預設，信箱資料庫會將已刪除項目的保留期間設為 14 天。在 Exchange 2010 中，您也可以為 [可復原的項目] 資料夾設定儲存配額。如此一來，組織便可免於因為 [可復原的項目] 資料夾快速成長 (進而導致信箱資料庫成長) 而引發的阻斷服務 (DoS) 攻擊風險。如果信箱未置於訴訟保留狀態，當超出 [可復原的項目] 警告配額，或是該項目位於資料夾的時間超過刪除的項目保留期間，系統就會依據先進先出 (FIFO) 的方式來永久清除項目。

[可復原的項目] 資料夾使用下列三個子資料夾，將刪除的項目儲存為不同的狀態以方便訴訟保留：

  1. 刪除   從 [已刪除的項目] 資料夾中移除或是從其他資料夾虛刪除的項目，都會被移至「刪除」子資料夾，使用者只要在 Outlook 中使用「復原刪除的郵件」功能，就可以看到這些項目。這些項目預設會駐留在此資料夾中，直到信箱上設定之已刪除的項目保留期間到期為止。

  2. 清除   當使用者從 [可復原的項目] 資料夾 (透過 Outlook 中的「復原刪除的郵件」工具或是 Outlook Web 應用程式) 中刪除項目，該項目就會移至 [清除] 資料夾。當項目超出信箱資料庫或信箱上設定的已刪除項目保留期間，也會移至 [清除] 資料夾。如果使用者使用「復原刪除的郵件」工具，則不會看到此資料夾中的項目。當信箱助理員開始處理信箱時，會清除位於信箱資料庫中 [清除] 資料夾裡的項目。當您將信箱使用者設為訴訟保留時，信箱助理員不會清除此資料夾中的項目。

  3. 版本   在 Exchange 2010 中，設為訴訟保留的使用者變更了信箱項目的特定內容時，系統會保留原始項目以符合搜索義務規定。在寫入變更的項目之前，會先建立原始信箱項目的副本。原始的副本會儲存在 [版本] 資料夾中。此程序稱為寫入時複製。「寫入時複製」可套用至位於任何信箱資料夾中的項目。使用者無法看到 [版本] 資料夾。

    下表列出觸發寫入時複製的郵件內容。

    觸發寫入時複製的內容

    項目類型 觸發寫入時複製的內容

    郵件 (IPM.Note*)

    文章 (IPM.Post*)

    • 主旨

    • 本文

    • 附件

    • 寄件者/收件者

    • 傳送/接收日期

    郵件與文章以外的項目

    除以下內容外的任何可見內容變更：

    • 項目位置 (當項目在資料夾之間移動)

    • 項目狀態變更 (閱讀或未閱讀)

    • 套用至某個項目的保留標記變更

    預設資料夾 [草稿] 中的項目

    無 (免除寫入時複製的 [草稿] 資料夾中的項目)
重要事項重要事項：
在 Exchange 2010 SP1 中，當收到出席者的會議回應以及更新會議的追蹤資訊時，召集人信箱中的行事曆項目會停用寫入時複製。寫入時複製不會擷取對 RSS 摘要所做的變更。
注意事項附註：
雖然使用者看不到 [清除] 與 [版本] 資料夾，Exchange 搜尋還是會對 [可復原的項目] 資料夾中的所有項目編製索引，以便透過多信箱搜尋方式來搜索所有項目。

當信箱使用者從訴訟保留狀態中移除後，信箱助理員會清除 [清除] 與 [版本] 資料夾中的項目。

將處於訴訟保留狀態的信箱從 Exchange 2010 移轉至 Office 365

如果您擁有 Exchange 混合部署，當您將內部部署 Exchange 2010 信箱移動 (上架) 到 Office 365 時，會發生下列狀況：

  • 如果內部部署信箱處於訴訟保留狀態，保留設定會保留到信箱移動至 Office 365之後 。

  • 如果內部部署信箱處於訴訟保留狀態，[可復原的項目] 資料夾中的所有內容都會移至 Office 365 的雲端架構信箱中。

注意事項附註：
當您將雲端架構信箱移動 (下架) 至您的內部部署 Exchange 2010 組織時，[可復原的項目] 資料夾中的保留設定和內容會同時保留。

還有其他方法可將內部部署電子郵件資料移轉至 Office 365，例如使用階段性 Exchange 移轉或 Exchange 完全移轉。

  • 階段性移轉可用來將信箱從 Exchange 2003 或 Exchange 2007 移轉至 Office 365。在這些 Exchange 版本中，[可復原的項目] 資料夾 (以及其功能) 不存在。因此，當您將 Exchange 2003 或 Exchange 2007 信箱移轉至 Office 365 時，就不需要移動任何 [可復原的項目] 資料夾內容。

  • 完全移轉可用來將信箱從 Exchange 2003、Exchange 2007 與 Exchange 2010 移轉至 Office 365。如先前所述，Exchange 2003 和 Exchange 2007 信箱沒有要移轉的 [可復原的項目] 資料夾。因為 [可復原的項目] 資料夾是在 Exchange 2010 中引進，所以當您使用完全移轉來移轉 Exchange 2010 信箱時，[可復原的項目] 資料夾中的內容就已經移轉至 Office 365。

提示秘訣：
對於 Exchange 2010，建議您使用 Exchange 混合部署將內部部署信箱移轉至 Office 365。

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