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Gruppieren und Sortieren von Daten (Berichts-Generator 1.0)

Daten werden mithilfe von Gruppen strukturiert, damit der Bericht in einer visuellen Hierarchie dargestellt wird und Teilergebnisse ermittelt werden können. Nach dem Gruppieren der Daten können Sie die Daten in einer Gruppe in auf- oder absteigender Reihenfolge sortieren, um einfacher nach Daten zu suchen. Angenommen, Sie erstellen beispielsweise einen Umsatzbericht mit Informationen über Kunden, Vertriebsregionen, in denen sich diese Kunden befinden, Vertriebsmitarbeiter für jede Vertriebsregion und Umsatzzahlen. Sie können die Daten nach Vertriebsregion (Sales Territory) und Kunde (Customer) gruppieren, um die Gesamtumsätze pro Vertriebsregion und Kunde anzuzeigen. Durch das Sortieren nach den Feldern Vertriebsregion und Vertriebsmitarbeiter werden die Daten klarer verständlich. Der Berichts-Generator listet Kunden in ihren jeweiligen Vertriebsregionen alphabetisch auf und stellt Ihnen die Gesamtumsätze bereit. Die Daten in der Sales Territory-Gruppe sowie in den anderen Gruppen können alphabetisch sortiert werden. Darüber hinaus können auch die Gesamtumsätze sortiert werden. Sie können beispielsweise Regionen nach den Gesamtumsätzen in den einzelnen Regionen sortieren.

Gruppieren von Daten

Beim Ziehen von Feldern und Entitäten in den Entwurfsbereich werden die Daten in Gruppen angeordnet. Im Berichts-Generator werden Gruppen durch Gruppenregisterkarten dargestellt, die entlang des oberen Randes des Berichts-Layouts angezeigt werden. In der Regel wird die umfangreichste Gruppe am äußeren Rand des Berichts angeordnet, wobei die Daten im Verlauf des Berichts spezifischer werden. Im oben genannten Beispiel ist Sales Territory die umfangreichste Gruppe bezüglich der Daten im Bericht, während die Kunden- und Umsatzzahlen die spezifischsten Daten sind.

Es werden zwei Arten von Gruppen erstellt: Wertgruppen und Entitätsgruppen. Eine Wertgruppe ist eine Gruppe in einem Feld. Der Feldname wird auf einer Wertgruppenregisterkarte angezeigt. Wird der Bericht ausgeführt, gibt die Wertgruppe eine einzelne Instanz der Gruppe für jeden einzelnen Wert zurück. Angenommen, Sie fügen dem Bericht beispielsweise das Feld Country Name hinzu. Der Ländername (Country Name) wird innerhalb des Berichts nur einmal angezeigt. Eine Entitätsgruppe ist eine Gruppe in einer Entität. Der Entitätsname wird auf einer Entitätsgruppenregisterkarte angezeigt. Wird der Bericht ausgeführt, gibt die Entitätsgruppe eine einzelne Instanz der Entität zurück. So wird beispielsweise bei einer Territory-Gruppe jede Region nur einmal innerhalb des Berichts aufgelistet.

Gruppenkopf-Registerkarten

Beim Gruppieren von Daten sollten Sie Folgendes beachten:

  • Sie können beliebig viele Gruppen in der Berichtslayoutvorlage erstellen.

  • Zum Hinzufügen eines Elements zu einer Gruppe oder zum Ändern der aktuellen Gruppierung löschen Sie das Feld auf der Gruppenregisterkarte.

  • Durch Drag und Drop einer Gruppenregisterkarte im Berichtslayout können Sie die Gruppen neu anordnen.

  • Handelt es sich bei der Gruppe um die Entitätsgruppe für ein Feld, wird das Feld dieser Gruppe hinzugefügt, wenn es rechts neben der Berichtslayoutvorlage abgelegt wird. Ist keine Entitätsgruppe vorhanden, wird eine neue Gruppe für das Feld erstellt.

  • Es wird eine neue Gruppe für ein Feld erstellt, wenn das Feld links neben der Berichtslayoutvorlage hinzugefügt wird. Wird die Entität durch das Feld identifiziert, wird eine Entitätsgruppe erstellt, wenn Sie das Feld links neben der Berichtslayoutvorlage hinzufügen.

  • Wird eine Entität dem Entwurfsbereich hinzugefügt, erstellt der Berichts-Generator eine Gruppe, die den Namen der Entität verwendet. Durch Hinzufügen mehrerer Felder aus einer Entität zum Entwurfsbereich werden die Felder ebenfalls mithilfe des Namens der Entität gruppiert.

  • Wenn Sie ein Feld mit einem einzelnen Wert aus einer verknüpften Entität rechts neben der Berichtslayoutvorlage hinzufügen, wird das Feld als zusätzliches Detail zur bestehenden Gruppe hinzugefügt.

  • Fügen Sie ein Aggregatfeld (ein Feld mit einem Gesamtergebnis für eine Wertemenge) der Berichtslayoutvorlage hinzu, wird das Feld zu einem zusätzlichen Detail der Gruppe, der es hinzugefügt wird.

  • Besteht eine 1:n-Beziehung zwischen zwei Entitäten, ändert sich die primäre Entität im Explorerbereich, wenn Sie die Entität dem Entwurfsbereich hinzufügen und dann die zweite Entität hinzufügen. Wenn Sie dem Entwurfsbereich beispielsweise die Customer-Entität hinzufügen, wird die Customer-Entität zur primären Entität im Explorerbereich. Wenn Sie dem Entwurfsbereich die Sales Order-Entität hinzufügen, wird diese Entität zur primären Entität im Explorerbereich.

  • Wenn Sie eine Wertgruppe in einem bestimmten Feld erstellen möchten, markieren Sie das Feld, und ziehen Sie es links neben die ursprüngliche Gruppe. Es wird eine neue Gruppe erstellt, die nach dem Feld benannt wird.

  • Werden der Berichtslayoutvorlage ein oder mehrere Aggregatfelder hinzugefügt, wobei jedoch keine Gruppen vorhanden sind, die dem Aggregat zugeordnet werden können, wird eine Gesamtergebnisgruppe erstellt.

  • Wird einer Abfrage eine Wert- oder Entitätsgruppe mit nur einer Gesamtergebnisgruppe hinzugefügt, wird diese Gruppe entfernt, und die Aggregatfelder werden der Wert- oder Entitätsgruppe hinzugefügt. Werden alle Wert- oder Entitätsgruppen aus dem Berichtslayout entfernt, kehren die Aggregatfelder zu einer Gesamtergebnisgruppe zurück.

Sortieren von Daten

Daten in den einzelnen Gruppen können nach jedem Feld in der Gruppe oder nach jedem Feld, für das Teilergebnisse angezeigt werden, sortiert werden. Jede Gruppe kann nach mehreren Feldern sortiert werden. Angenommen, Ihr Bericht enthält die Felder First Name und Last Name innerhalb der Customer Name-Gruppe. Wenn Sie Last Name alphabetisch sortieren, werden Personen mit demselben Nachnamen als eine Gruppe im Bericht angezeigt, jedoch in der Reihenfolge aufgelistet, in der der Berichts-Generator die Daten abruft. Wenn Sie auch First Name alphabetisch sortieren, werden Personen mit demselben Nachnamen in einer Gruppe im Bericht angezeigt, wobei ihre Vornamen ebenfalls alphabetisch sortiert werden.

Sortieren Sie Daten in einem Bericht mithilfe des Dialogfeldes Sortieren und Gruppieren. Wählen Sie die Gruppe aus, die zu sortierende Daten enthält, und geben Sie dann mithilfe der Dropdownlisten Sortieren nach und Dann nach eine Sortierreihenfolge für die Felder in der Gruppe an.

Benutzern das Sortieren von Daten in einem Bericht ermöglichen

Standardmäßig können Benutzer, die einen Bericht lesen, die Sortierung der Daten nach dem Ausführen des Berichts ändern. Nach dem Ausführen des Berichts können Benutzer den Bericht in einem bestimmten Feld mithilfe der Nach-oben- und Nach-unten-Pfeile neben den Spaltennamen sortieren. Durch einmaliges Klicken auf einen Pfeil wird die enthaltene Gruppe nach diesem Feld in aufsteigender Reihenfolge sortiert. Durch erneutes Klicken auf das Symbol werden die Daten in absteigender Reihenfolge sortiert. Benutzer, die einen Bericht anzeigen, können durch Gedrückthalten der UMSCHALTTASTE, während sie auf das Symbol zum Sortieren klicken, mehrere Felder in gerenderten Berichten sortieren. Sie können diese Funktion deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen Benutzern das Sortieren der Berichtsdaten beim Anzeigen ermöglichen im Dialogfeld Berichtseigenschaften deaktivieren.