Planen von Dokumentbibliotheken

Inhalt dieses Artikels:

• Planen von Dokumentbibliotheken

• Planen des Datenflusses von Inhalten

• Fördern der Verwendung von Dokumentbibliotheken in Office-Clientprogrammen

Bei Dokumentbibliotheken handelt es sich um Dateisammlungen für Microsoft Office SharePoint Server 2007, die Sie gemeinsam mit anderen Websitebenutzern verwenden. Die meisten Microsoft Office SharePoint Server 2007-Dokumentverwaltungsfeatures werden über Dokumentbibliotheken bereitgestellt. Im Rahmen der Planung der Dokumentverwaltung sollten Sie die Dokumentbibliotheken ermitteln, die den Anforderungen Ihrer Organisation am ehesten entsprechen.

Wenn Sie ermitteln, welche Dokumentbibliotheken den Anforderungen Ihrer Organisation am besten entsprechen, können Sie auch bestimmen, dass Sie mehrere Websites oder Websitesammlungen benötigen. Wenn Sie beispielsweise Inhalte für die Veröffentlichung bei externen Kunden erstellen, benötigen Sie möglicherweise eine Website (und Bibliothek), auf der die Inhalte erstellt und überprüft werden, und eine separate Website (eventuell in einer separaten Microsoft Office SharePoint Server 2007-Installation), in der die Inhalte veröffentlicht werden.

Wenn Sie Dokumentbibliotheken über mehrere Websites planen, müssen Sie möglicherweise auch planen, wie der Datenfluss der Inhalte von einer Website zu einer anderen erfolgt – durch manuelle Vorgänge, Workflows oder benutzerdefinierte Lösungen.

Planen von Dokumentbibliotheken

In der folgenden Tabelle werden typische Verwendungsmöglichkeiten für Dokumentbibliotheken in Microsoft Office SharePoint Server 2007 aufgelistet.

Im folgenden Beispiel wird veranschaulicht, wie Sie die Analyse verwenden können, die Sie in Analysieren der Dokumentverwendung ausgeführt haben, um die Dokumentbibliothekorganisation für Ihr Unternehmen besser planen zu können. In diesem Beispiel stellt Contoso Ltd. auf der Grundlage von Marktforschung Inhalte für Kunden bereit. Die Inhalte werden vorwiegend von Beratern erstellt, die remote arbeiten. Dies erfolgt in einem Zyklus, in dem folgende Vorgänge ausgeführt werden:

1. Ein Partner wertet Ideen zu Kundenbindungen und Ausschreibungen aus.

2. Nachdem ein Vertrag zustande gekommen ist, versammelt ein Projektmanager ein Beraterteam und erstellt eine kundenbindungsspezifische Arbeitswebsite, auf der die Ergebnisse der Recherche aufgezeichnet werden und das Projekt abgeschlossen wird.

3. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, werden die Dokumente für die Lieferung auf einer gesicherten Internetwebsite veröffentlicht, auf der die Kunden Zugriff auf die Dokumente haben.

4. Das Team schreibt auf der Grundlage des Projekts Dokumente mit bewährten Methoden und Fallstudien.

5. Wissensmanager erfassen, verwalten und archivieren die bewährten Methoden und andere Dokumente.

6. Lieferumfang, Verträge und andere Datensätze werden als Firmendatensätze beibehalten.

7. Mithilfe der von den Wissensmanagern verwalteten Inhalte werten die Partner Verkaufschancen aus und erstellen neue Vorschläge.

In der folgenden Tabelle wird eine Dokumentverwendungsanalyse für dieses Szenario veranschaulicht.

Aus dieser Dokumentverwendungsanalyse gehen folgende Schlussfolgerungen hervor:

• Projektleiter benötigen zum Speichern von Ideen zu Kundenbindungen, Anfragen zu Kundenbindungen und Vorschlagsentwürfen Bibliotheken auf Teamwebsites.

• Rechtsanwälte benötigen zum Speichern von Vertragsvorlagen und aktiven Verträgen Bibliotheken in einem Portalbereich.

• Projektleiter und Teilnehmer benötigen Bibliotheken auf Teamwebsites zum Erstellen von Rechercheergebnissen, Lieferumfang und Fallstudien.

• Kunden benötigen zum Anzeigen des endgültigen Lieferumfangs Bibliotheken auf einer Internetwebsite.

• Alle Mitglieder des Unternehmens benötigen zum Anzeigen von Dokumenten mit bewährten Methoden und Fallstudien Zugriff auf eine Dokumentcenterwebsite.

• Die Datensatzverwalter und Rechtsanwälte des Unternehmens benötigen zum Verwalten der Firmendatensätze Zugriff auf ein Datensatzrepository des Unternehmens.

In der folgenden Abbildung wird veranschaulicht, wie diese Bibliotheken verteilt werden können. Die Websites werden in drei Websitesammlungen gehostet: in einer Internetwebsitesammlung für den Kundenzugriff, in einer Extranetwebsitesammlung für die Remoteerstellung durch die Teammitglieder und in einer Intranetwebsitesammlung für die sichere Verwaltung der Datensatz-Verwaltungswebsite.

Planen des Datenflusses von Inhalten

Inhalte in einer Dokumentverwaltungslösung, die auf Microsoft Office SharePoint Server 2007 basiert, sind häufig bei der Navigation von einer Website zu einer anderen dynamisch, sodass sie jeweils den Anforderungen der Dokumentbenutzer entsprechen. Wenn Sie Dokumentbibliotheken planen, sollten Sie daher auch den Datenfluss von Inhalten aus einer Bibliothek oder Website zu einer anderen planen. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 stehen folgende Möglichkeiten des (manuellen oder dynamischen) Verschiebens von Inhalten zur Verfügung:

• Sie können benutzerdefinierte Workflows erstellen, mit denen Inhalte von einer Website oder Bibliothek in eine andere kopiert oder verschoben werden. Mit einem Workflow wird ein Dokument durch einen Geschäftsprozess geführt. Dabei werden den Beteiligten Aufgaben zugewiesen, wenn ihre Rolle im Lebenszyklus des Dokuments aktiv wird. Ein Workflow kann dafür vorgesehen sein, ein Dokument von einer Website oder Bibliothek in eine andere zu verschieben. Informationen zum Planen von Workflows finden Sie unter Planen von Workflows für die Dokumentverwaltung.

• Autoren können ein Dokument in eine Bibliothek auf einer beliebigen Website kopieren, auf der sie über Autorberechtigungen verfügen. Die Beziehung zwischen dem Quell- und dem Zieldokument wird aufrechterhalten, sodass die Kopie nach Bedarf aktualisiert werden kann.

• Webseiten und ganze Websites können entweder manuell oder automatisch auf der Grundlage eines Zeitplans von einer Website auf einer anderen bereitgestellt und veröffentlicht werden.

• Inhalte können mithilfe der Microsoft Office SharePoint Server 2007-Benutzeroberfläche, mithilfe eines Workflows oder mithilfe einer benutzerdefinierten Lösung auf der Grundlage des Windows SharePoint Services 3.0-Objektmodells an die Datensatzverwaltungswebsite gesendet werden.

• Mithilfe von Webordnern oder Netzwerkressourcen kann ein Autor die Inhalte einer Dokumentbibliothek manuell aus einer Bibliothek oder Website in eine andere kopieren bzw. verschieben.

In der folgenden Abbildung wird anhand unseres Beispiels veranschaulicht, wie einige dieser Inhaltsdatenflussmethoden angewendet werden. Beachten Sie, dass die bereitgestellte Internetwebsite der Erstellungsportalwebsite hinzugefügt wurde.

• Mithilfe von Veröffentlichungsfeatures werden Webseiten auf der Internetwebsite veröffentlicht.

• Mithilfe des Befehls Kopieren werden Dokumente auf die Dokumentcenterwebsite kopiert.

• Mithilfe eines benutzerdefinierten Workflows werden Dokumente in Dokumentbibliotheken auf der Internetwebsite kopiert.

• Mithilfe des Befehls An Datensatzrepository senden werden Verträge an das Datensatzrepository des Unternehmens gesendet.

Fördern der Verwendung von Dokumentbibliotheken in Office-Clientprogrammen

Sie können die Dialogfelder Öffnen und Speichern von 2007 Office System so anpassen, dass die Mitglieder der Organisation Dokumentbibliotheken als Speicherorte verwenden können. Durch das Hinzufügen von Websites zur Leiste Umgebung neben den Dialogfeldern Öffnen und Speichern können Sie den Zugriff mit einem Klick auf die Speicherorte ermöglichen, an denen die Benutzer ihre Dokumente speichern sollen. Dadurch können die Teammitglieder im Rahmen des Speichervorgangs über 2007 Office System-Clientprogramme mit den Dokumentbibliotheken interagieren, und sie müssen nicht direkt auf den Server zugreifen, um ihre Dokumente hochzuladen.

Wenn Sie die Verwendung von Websites in den Dialogfeldern Öffnen und Speichern fördern möchten, können Sie sie mithilfe eines Microsoft Office SharePoint Server 2007-Webdiensts veröffentlichen. Mit diesem Dienst wird eine Liste mit Websites bereitgestellt, die für bestimmte Benutzer auf der Grundlage ihrer Rollen ausgerichtet sind, oder mit den Websites, deren Mitglieder sie sind. Ein 2007 Office System-Clientprogramm kann diesen Webdienst über die Option Meine SharePoint-Websites des Benutzers automatisch erkennen. Andere Serverprodukte können diesen Webdienst auch implementieren und den Ort des Diensts für den Office-Client bereitstellen. Nachdem diese Konfiguration vorgenommen wurde, wird in 2007 Office System der Leiste Umgebung ein Eintrag hinzugefügt, der mit den vom Webdienst definierten Orten aufgefüllt wird.

Alternativ können Administratoren Registrierungsschlüssel festlegen, um der Leiste Umgebung in den Office-Dialogfeldern Öffnen und Speichern bestimmte Websites hinzuzufügen. Registrierungsschlüssel werden mithilfe von Gruppenrichtlinien und einer Microsoft Active Directory-Verzeichnisdienstvorlage bereitgestellt, die im 2007 Office System Resource Kit bereitgestellt werden.

Sie können die Speicherorte einschränken, an denen die Mitglieder von Organisationen mithilfe des Office-Dialogfelds Speichern Objekte speichern können. Beispielsweise können Sie die Möglichkeit einschränken, Dateien auf Desktops zu speichern, und die Benutzer zwingen, Inhalte in einer Dokumentbibliothek zu speichern. In 2007 Office System können Sie steuern, wohin Benutzer navigieren können, um ihre Dokumente zu speichern. Das führt dazu, dass die Benutzer Dateien an genehmigten Speicherorten speichern. Beachten Sie, dass damit nicht sichergestellt wird, dass die Benutzer keine Dateien auf ihrem lokalen Computer oder an anderen nicht genehmigten Speicherorten speichern. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Dateien auf einem Computer zu speichern, und einige Personen mit entsprechender Motivation können die meisten Einschränkungen umgehen. Durch das Einschränken des Zugriffs auf diese Speicherorte über das Office-Dialogfeld Speichern können Sie jedoch die Anzahl der Teammitglieder, die solche nicht genehmigten Speicherorte verwenden, drastisch reduzieren.

Wenn Sie die im Office-Dialogfeld Speichern verfügbaren Speicherorte einschränken möchten, verwenden Sie Gruppenrichtlinien, um die entsprechenden Registrierungsschlüssel festzulegen, mit denen diese Einstellung aktiviert wird, und definieren Sie die genehmigten lokalen, Netzwerk- oder Serverspeicherorte. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden alle Speicherorte, die nicht auf diese Weise definiert wurden (einschließlich der Standardverknüpfungen zum Desktop und zu Netzwerkumgebung), aus der Leiste Umgebung entfernt.

Die Liste der genehmigten Speicherorte kann auf eine oder mehrere Office-Anwendungen begrenzt werden. Beispielsweise kann ein Administrator die Speicherorte in Microsoft Office Access 2007 begrenzen, und in anderen Office-Anwendungen kann jeder beliebige Speicherort verwendet werden.

Herunterladen dieses Buchs

Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:

• Planen von Websites und Features, Teil 1

Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.

Siehe auch

Konzepte

Planen von Inhaltstypen (Office SharePoint Server)