Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens

Inhalt dieses Artikels:

• Planen der Versionsverwaltung

• Planen der Inhaltsgenehmigung

• Planen von Eincheck- und Auscheckvorgängen

• Arbeitsblatt

Im Umfang von Microsoft Office SharePoint Server 2007 sind Features enthalten, mit denen Sie den Zugriff auf Inhalte leichter steuern können. Sie konfigurieren Einstellungen für die in diesem Artikel behandelten Inhaltssteuerungsfeatures in Dokumentbibliotheken. Wenn Sie diese Einstellungen in allen Bibliotheken in Ihrer Lösung freigeben möchten, können Sie Dokumentbibliotheksvorlagen erstellen, die Ihre Inhaltssteuerungseinstellungen enthalten. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Inhaltssteuerungsentscheidungen in neuen Bibliotheken widergespiegelt sind.

Planen der Versionsverwaltung

Bei der Versionsverwaltung handelt es sich um die Methode, durch die nachfolgende Iterationen eines Dokuments nummeriert und gespeichert werden. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 stehen 3 Versionsverwaltungsoptionen zur Verfügung:

• Keine Versionskontrolle Gibt an, dass keine vorherigen Versionen von Dokumenten gespeichert sind. Wenn keine Versionsverwaltung verwendet wird, können frühere Versionen von Dokumenten nicht abgerufen werden, und der Dokumentverlauf geht ebenfalls verloren, da Kommentare zu den einzelnen Iterationen eines Dokuments nicht gespeichert werden. Verwenden Sie diese Option für Dokumentbibliotheken mit unwichtigen Inhalten oder Inhalten, die nie geändert werden.

• Hauptversionen erstellen Gibt an, dass nummerierte Versionen von Dokumenten mithilfe eines einfachen Versionsverwaltungsschemas (z. B. 1, 2, 3) beibehalten werden. Wenn Sie die Auswirkungen auf den Speicherplatz steuern möchten, können Sie angeben, wie viele vorherige Versionen beibehalten werden sollen, wobei von der aktuellen Version ausgehend rückwärts gezählt wird.

  Bei der Hauptversionsverwaltung können alle Benutzer mit Berechtigungen für die Dokumentbibliothek die Inhalte anzeigen, wenn eine neue Version eines Dokuments gespeichert wird. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nicht zwischen Entwurfsversionen von Dokumenten und veröffentlichten Versionen unterscheiden möchten. Beispielsweise ist in einer Dokumentbibliothek, die von einer Arbeitsgruppe in einer Organisation verwendet wird, die Hauptversionsverwaltung eine gute Wahl, wenn alle Teammitglieder alle Iterationen der einzelnen Dokumente anzeigen können sollen.

• Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen Gibt an, dass nummerierte Versionen von Dokumenten mithilfe eines Schemas mit Haupt- und Nebenversionsverwaltung (z. B. 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1) beibehalten werden. Versionen, die auf .0 enden, sind Hauptversionen. Versionen, die mit Erweiterungen enden, die ungleich null sind, sind Nebenversionen. Wenn Sie die Auswirkungen auf den Speicherplatz steuern möchten, können Sie angeben, wie viele vorherige Hauptversionen beibehalten werden sollen, wobei von der aktuellen Version ausgehend rückwärts gezählt wird. Sie können auch angeben, für wie viele Hauptversionen Nebenversionen beibehalten werden sollen. Wenn Sie beispielsweise angeben, dass Nebenversionen für zwei Hauptversionen beibehalten werden sollen, und die aktuelle Hauptversion 4.0 lautet, werden alle Nebenversionen ab 3.1 beibehalten.

  Bei der Haupt- und Nebenversionsverwaltung können alle Benutzer mit Leseberechtigungen Hauptversionen von Dokumenten anzeigen. Sie können angeben, welche Benutzer Nebenversionen anzeigen können. Im Allgemeinen sollten Sie Benutzern, die Elemente bearbeiten können, Berechtigungen zum Anzeigen und Verwenden von Nebenversionen erteilen, und Benutzern mit Leseberechtigungen ausschließlich das Anzeigen von Hauptversionen ermöglichen.

  Verwenden Sie die Haupt- und Nebenversionsverwaltung, wenn Sie zwischen veröffentlichten Inhalten, die von einer Zielgruppe angezeigt werden können, und Entwurfsinhalten, die noch nicht veröffentlicht werden können, unterscheiden möchten. Verwenden Sie beispielsweise auf einer Website für Personalwesen, auf der die Leistungen der Organisation beschrieben werden, die Haupt- und Nebenversionsverwaltung, um den Zugriff der Mitarbeiter auf die Beschreibungen der Leistungen einzuschränken, während die Beschreibungen überarbeitet werden.

Planen der Inhaltsgenehmigung

Inhaltsgenehmigung ist die Methode, mit der Websitemitglieder mit den Berechtigungen einer genehmigenden Person die Veröffentlichung von Inhalten steuern. Ein Dokumententwurf, für den eine Inhaltsgenehmigung ansteht, besitzt den Status Ausstehend. Wenn eine genehmigende Person das Dokument prüft und den Inhalt genehmigt, wird es zum Anzeigen durch Websitebenutzer mit Leseberechtigungen verfügbar. Der Besitzer einer Dokumentbibliothek kann die Inhaltsgenehmigung für eine Dokumentbibliothek aktivieren, und er kann der Bibliothek optional einen Workflow zuordnen, um den Genehmigungsprozess auszuführen.

Verwenden Sie die Inhaltsgenehmigung, um den Prozess des Verfügbarmachens von Inhalten für eine Zielgruppe zu formalisieren und zu steuern. Beispielsweise benötigt ein Unternehmen, das als eines seiner Produkte oder Dienste Inhalte veröffentlicht, möglicherweise eine rechtliche Überprüfung und Genehmigung, bevor die Inhalte veröffentlicht werden.

Die Art des Sendens der Dokumente zur Genehmigung hängt von den Einstellungen für die Versionsverwaltung in der Dokumentbibliothek ab:

• Keine Versionskontrolle Wenn keine Versionsverwaltung verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, ändert sich der Status des Dokuments in Ausstehend. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 wird die vorherige Version des Dokuments beibehalten, sodass es von Benutzern mit Leseberechtigungen weiterhin angezeigt werden kann. Nachdem die ausstehenden Änderungen genehmigt wurden, wird die neue Version des Dokuments zum Anzeigen durch Benutzer mit Leseberechtigungen verfügbar gemacht, und die vorherige Version wird verworfen.

  Wenn keine Versionsverwaltung festgelegt ist und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird dieses der Bibliothek mit dem Zustand Ausstehend hinzugefügt, und es kann von Benutzern mit Leseberechtigung erst nach seiner Genehmigung angezeigt werden.

• Hauptversionen erstellen Wenn die Hauptversionsverwaltung verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, ändert sich der Status des Dokuments in Ausstehend, und die vorherige Hauptversion des Dokuments wird zum Anzeigen durch Benutzer mit Leseberechtigungen verfügbar gemacht. Nachdem die Änderungen am Dokument genehmigt wurden, wird eine neue Hauptversion des Dokuments erstellt und für Websitebenutzer mit Leseberechtigungen verfügbar gemacht, und die vorherige Version wird in der Verlaufsliste des Dokuments gespeichert.

  Wenn die Versionsverwaltung mit Hauptversionen festgelegt ist und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird dieses der Bibliothek mit dem Zustand Ausstehend hinzugefügt und kann erst dann von Benutzern mit Leseberechtigung angezeigt werden, wenn es als Version 1 genehmigt wurde.

• Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen Wenn die Haupt- und Nebenversionsverwaltung verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, kann der Autor auswählen, ob er eine neue Nebenversion des Dokuments als Entwurf speichert oder ob er eine neue Hauptversion erstellt, wobei der Status des Dokuments in Ausstehend geändert wird. Nachdem die Änderungen am Dokument genehmigt wurden, wird eine neue Hauptversion des Dokuments erstellt und für Websitebenutzer mit Leseberechtigungen verfügbar gemacht. Bei der Haupt- und Nebenversionsverwaltung werden sowohl die Hauptversionen als auch die Nebenversionen von Dokumenten in der Verlaufsliste eines Dokuments beibehalten.

  Wenn die Haupt- und Nebenversionsverwaltung verwendet wird und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, kann es der Bibliothek im Status Entwurf als Version 0.1 hinzugefügt werden, oder der Autor kann umgehend die Genehmigung anfordern. In diesem Fall ändert sich der Status des Dokuments in Ausstehend.

Planen des Eincheckens und Auscheckens

Sie können vorschreiben, dass Benutzer Dokumente in eine Dokumentbibliothek einchecken und aus der Dokumentbibliothek auschecken müssen, bevor sie die Dokumente bearbeiten. Es empfiehlt sich, dieses Verfahren immer zu verwenden. Dies sind einige Vorteile des erforderlichen Ein- und Auscheckens:

• Sie können besser steuern, wann Dokumentversionen erstellt werden. Wenn ein Dokument ausgecheckt wurde, kann es der Autor speichern, ohne es vorher einzuchecken. Andere Benutzer der Dokumentbibliothek können diese Änderungen nicht anzeigen, und es wird keine neue Version erstellt. Eine neue Version (die für andere Benutzer sichtbar ist) wird nur erstellt, wenn ein Dokument vom Autor eingecheckt wird. Dadurch verfügt der Autor über mehr Flexibilität und Kontrolle.

• Metadaten können besser erfasst werden. Wenn ein Dokument eingecheckt wurde, kann der Autor Kommentare schreiben, die die am Dokument vorgenommenen Änderungen beschreiben. Dadurch kann ein Verlaufsdatensatz zu den Änderungen erstellt werden, die am Dokument vorgenommen werden.

Wenn es für Ihre Lösung erforderlich ist, dass die Benutzer Dokumente zur Bearbeitung ein- und auschecken, enthalten die 2007 Microsoft Office System-Clientprogramme Features, mit denen diese Aktionen unterstützt werden. Die Benutzer können Dokumente auschecken, Auscheckvorgänge rückgängig machen und Dokumente aus 2007 Office System-Clientprogrammen einchecken.

Wenn ein Dokument ausgecheckt wird, wird es im Ordner Eigene Dateien des Benutzers im Unterordner SharePoint-Entwürfe gespeichert. Dieser Ordner wird in Microsoft Office Outlook 2007 angezeigt. Solange das Dokument ausgecheckt ist, kann der Benutzer Änderungen nur in diesem lokalen Ordner speichern. Wenn der Benutzer bereit ist, das Dokument einzuchecken, wird das Dokument wieder am ursprünglichen Serverspeicherort gespeichert.

In 2007 Office System-Clientprogrammen können sich die Benutzer optional dazu entschließen, ausgecheckte Dokumente auf dem Server zu belassen, indem sie die Inhaltsbearbeitungsoptionen ändern.

Arbeitsblatt

Verwenden Sie das folgende Arbeitsblatt als Hilfe für das Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und der Auscheckvorgänge:

• Arbeitsblatt für Dokumentbibliotheken (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306&clcid=0x407)

Herunterladen dieses Buchs

Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:

• Planen von Websites und Features, Teil 1

Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.

Siehe auch

Konzepte

Planen von Dokumentbibliotheken