Planen der Websitewartung und -verwaltung (Office SharePoint Server)

Inhalt dieses Artikels:

• Planen der Websitewartung

• Planen der Verwaltung von Websitesammlungen

• Arbeitsblatt

Alle Websites, insbesondere die mit mehreren Autoren, werden leicht unübersichtlich. Eine regelmäßige Überprüfung und Bereinigung kann dazu beitragen, dass die Website funktionsfähig bleibt. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine umfangreiche oder kleine Website handelt. Wenn Sie gleich von Anfang an einen Plan für die Wartung der Website erstellen, können Sie sicherstellen, dass die Website aktuell, hilfreich und benutzerfreundlich bleibt.

Planen der Websitewartung

Ihr Plan für die Websitewartung sieht anders aus und enthält andere Elemente als für irgendeine andere Umgebung. Die Websitewartung unterscheidet sich, je nachdem, ob Websites durch eine IT-Abteilung verwaltet werden, oder ob es sich um vom Benutzer erstellte und verwaltete Websites handelt. Unabhängig davon sollte ein Websitewartungsplan Folgendes enthalten:

• Fragen Sie Benutzer, was diese von IT-verwalteten Websites erwarten. Führen Sie regelmäßige Umfragen durch, um zu ermitteln, was die Benutzer auf Ihrer Website suchen.

• Ermitteln Sie mithilfe von Nutzungsprotokollen und -berichten, welche Bereiche der Website genutzt werden, und vergleichen Sie diese mit den Benutzerumfragen, um festzustellen, was verbessert werden kann.

• Archivieren Sie veraltete Inhalte oder Websites. Wenn Sie jedoch veraltete Inhalte oder Websites archivieren oder löschen, müssen Sie dafür sorgen, dass die Benutzer wissen, was vor sich geht, und dass Sie diese Aktionen nur nach vorheriger Ankündigung durchführen. Veröffentlichen Sie beispielsweise einen Zeitplan, wann Sie Websites archivieren oder nicht mehr genutzte Websites löschen möchten.

• Überprüfen Sie Websiteberechtigungen regelmäßig. Überprüfen Sie die Berechtigungen beispielsweise vierteljährlich, und entfernen Sie dabei Berechtigungen für Benutzer, die aus der Gruppe oder dem Projekt ausgeschieden sind.

• Wählen Sie die Wartungsarbeiten einen sinnvollen Zeitabstand. Wenn Sie beispielsweise beabsichtigen, regelmäßige Benutzerumfragen durchzuführen, sollten Sie diese nicht häufiger als zweimal (und am besten nicht mehr als einmal) pro Jahr durchführen.

• Erstellen Sie einen Plan für eine regelmäßige Sicherung des Websiteinhalts. Ermitteln Sie, wie häufig Sicherungen erstellt werden sollen, und legen Sie den Prozess für die Wiederherstellung von Inhalten bei Bedarf fest. Weitere Informationen zum Planen der Sicherung und Wiederherstellung finden Sie unter Planen von Datenschutz und Wiederherstellung (Office SharePoint Server).

Beginnen Sie jetzt während der Planung, einen Plan für die Websitewartung zu erstellen. Halten Sie im Plan fest, wie häufig die Website optimiert und Inhalte archiviert werden sollen. Lassen Sie den Plan von Mitgliedern in Ihrem Team und von Vertretern der Benutzer überprüfen. So können Sie feststellen, welche Bedenken die Benutzer nun haben, überlegen, wie Sie diese Bedenken ausräumen können, und haben so einen Plan für die Websitewartung fertig, wenn die Website online gestellt wird.

Planen der Verwaltung von Websitesammlungen

Der Websitewartungsplan sollte einen Plan für die Verwaltung der Größe und Anzahl der Websitesammlungen in der Umgebung beinhalten. Das ist besonders dann wichtig, wenn Self-Service Site-Verwaltung zulässig ist. Die meisten Organisationen möchten aufgrund der Auswirkungen, das Websites auf Datenbankressourcen haben können, das von den Websites zu erwartende Wachstum vorhersagen und bestimmen können. Wenn eine bestimmte Inhaltsdatenbank beispielsweise 100 Websites enthält, und eine dieser Websites mehr als 50 % des Speicherplatzes belegt, sollte diese Website möglicherweise in einer eigenen Inhaltsdatenbank untergebracht werden. So bleibt mehr Platz für weiteres Wachstum sowie für die Sicherung und Wiederherstellung der Datenbanken.

Es gibt zwei Methoden für die Verwaltung von Websitesammlungen:

• Websitesammlungskontingente   Mit dieser Methode können Sie die Größe der Websitesammlungen bestimmen.

• Bestätigung der Websitenutzung und Löschung   Mit dieser Methode können Sie nicht genutzte Websitesammlungen überwachen und entfernen.

Planen von Websitesammlungskontingenten

Verwenden Sie Kontingente, um Websitespeicher nachzuverfolgen und zu begrenzen. Sie können Websitebesitzern eine Warn-E-Mail senden, wenn der Websitespeicher eine bestimmte Größe (in MB) erreicht, und dann die Website für weitere Inhalte sperren, wenn der Websitespeicher eine maximale Größe erreicht. Legen Sie bei der Planung der Datenbank- und Serverkapazität Größenbegrenzungen fest (sofern Begrenzungen verwendet werden sollen). So nutzen Sie Kontingente optimal:

• Erstellen Sie für unterschiedliche Websitetypen unterschiedliche Kontingentvorlagen. Sie werden beispielsweise für unterschiedliche Abteilungen, Kundentypen, Pfade unterschiedliche Kontingente bereitstellen wollen (vielleicht erhalten Websites unter dem Pfad /sites nur 100 MB pro Websitesammlung, während Websites unter dem Pfad /vip bis zu 300 MB pro Websitesammlung zugewiesen bekommen). Beim Erstellen einer Websitesammlung über die Zentraladministration können Sie angeben, auf welcher Kontingentvorlage die Sammlung basiert. Bei Websites, die mithilfe der Self-Service Site-Verwaltung erstellt werden, wird das Standardkontingent für die Webanwendung verwendet.

• Stellen Sie genügend Platz für ein vernünftiges Wachstum der Websites bereit. Je nachdem, wofür die einzelnen Websites verwendet werden, kann sich der Speicherplatzbedarf erheblich unterscheiden. Websites sind auf Wachstum ausgelegt. Eine Kontingentbegrenzung von 50 MB ist für die wenigsten Websites ausreichend. Für eine langlebige Website ist eine Begrenzung in dieser Größenordnung völlig indiskutabel.

• Achten Sie auf eine angemessene Frist zwischen der Warn-E-Mail und der Sperrung einer Website, für die das Kontingent überschritten wird. Legen Sie beispielsweise für das Warnungslimit nicht 80 MB und für die Websitespeicherplatzbegrenzung 85 MB fest. Wenn Benutzer gerade mehrere große Dateien hochladen, werden sie nicht besonders erfreut sein, wenn sie die Aufgabe wegen einer zu kurzfristigen Ankündigung nicht fertig stellen können.

Planen der Bestätigung der Websitenutzung und Löschung

Sie müssen planen, wie mit Websites verfahren werden soll, die nach Beendigung eines Projekts inaktiv werden oder die von Benutzern nur zum Testen von Ideen erstellt und dann eingestellt wurden. Mithilfe der Bestätigung der Websitenutzung und Löschung können Sie Ihre Umgebung übersichtlicher halten, da Sie damit nicht mehr benötigte Websites erkennen. Mit diesem Feature werden Websitebesitzern automatisch E-Mail-Nachrichten gesendet, um zu prüfen, ob diese ihre Website als aktiv betrachten. Wenn der Besitzer auf die E-Mail-Nachricht (nach einer bestimmten Anzahl an Nachrichten innerhalb einer bestimmten Zeitdauer) nicht antwortet, kann die Website gelöscht werden.

Beantworten Sie folgende Fragen, um die Bestätigung der Websitenutzung und Löschung zu planen:

• Wie lange möchten Sie warten, bevor Sie prüfen, ob eine Website noch aktiv ist? Die Standardzeitdauer für Team- oder Projektwebsites beträgt 90 Tage nach Erstellung der Website, aber Sie sollten den Besitzern etwas mehr Zeit zubilligen. Für eine Testwebsite oder eine persönliche Website sind 90 Tage jedoch wohl zu lang. Eine Website, die erstellt und aktiv genutzt wurde, und die nun gelöscht oder archiviert werden soll, braucht dafür in der Regel mindestens sechs Monaten und hat eine Gesamtlebensdauer von einigen Jahren. In Situationen wie diesen sind Erinnerungen alle sechs Monate hilfreich.

• Wie häufig soll Websitebesitzern eine E-Mail-Nachricht gesendet werden, um zu prüfen, ob deren Websites noch aktiv sind? Wenn der Websiteadministrator nach der ersten E-Mail-Nachricht nicht reagiert, können Sie einmal pro Tag, pro Woche oder pro Monat weitere Nachrichten senden.

• Ob nicht verwendete Websites automatisch gelöscht werden sollen. Soll eine Website automatisch gelöscht werden, wenn der Websiteadministrator auf mehrere E-Mails nicht antwortet? Es wird empfohlen, zuerst eine Sicherungskopie zu erstellen. Diesen Vorgang können Sie ausführen, indem Sie sicherstellen, dass regelmäßige Sicherungen ausgeführt werden. Mit dem Office SharePoint Server 2007: Software Development Kit (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=72208&clcid=0x407) können Sie diese Funktion anpassen, sodass vor dem Löschen einer Website automatisch eine Sicherung erstellt wird. Dies ist jedoch nicht das Standardverhalten.

• Wenn nicht genutzte Websites automatisch gelöscht werden sollen, wie viele E-Mail-Nachrichten sollen dann zuvor an die Websitebesitzer gesendet werden? Standardmäßig werden vor dem Löschen vier Nachrichten pro Woche gesendet. Diesen Wert können Sie jedoch an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Arbeitsblatt

Verwenden Sie das folgende Arbeitsblatt für die Planung von Websitewartung und -verwaltung:

• Arbeitsblatt "Websitewartung" (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73146&clcid=0x407) (in englischer Sprache)

Herunterladen dieses Buchs

Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:

• Planen von Websites und Features, Teil 1

Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.