Planen der Beibehaltung physischer Datensätze

Artikel
06/12/2012

Inhalt dieses Artikels

Verwenden von Office SharePoint Server zum Verwalten physischer Datensätze
Planen der Beibehaltung physischer Datensätze
Arbeitsblatt

In diesem Artikel werden Planungsaufgaben bezüglich der Beibehaltung physischer Datensätze mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 beschrieben. Genau wie digitale Elemente, beispielsweise elektronische Dokumente und E-Mail-Nachrichten, kann ein physisches Element ein Datensatz sein, für den eine Verwaltung erforderlich ist. Mithilfe einer Kombination aus Microsoft Office SharePoint Server 2007 und Ihrem System zum Speichern und Abrufen physischer Datensätze können Sie eine Datensatzverwaltungslösung implementieren, die sowohl elektronische als auch physische Datensätze beinhaltet.

Mithilfe von Microsoft Office SharePoint Server 2007 verwaltete physische Datensätze können auch Elemente, die nicht digital sind (z. B. ausgedruckte Dokumente, DVDs, Videokassetten, andere Medien) und sogar Hardware (z. B. Produktprototypen) umfassen. Sie können einzelne physische Datensätze oder Elementsätze (z. B. ein Feld mit verwandten Dokumenten) verwalten.

Hinweis

Ein gut entwickeltes Datensatzverwaltungssystem trägt zur rechtlichen Absicherung einer Organisation bei, es hilft der Organisation beim Nachweis der Einhaltung behördlicher Verpflichtungen, und es führt durch die Förderung der Disposition veralteter elektronischer und physischer Elemente, die keine Datensätze sind, zu einer gesteigerten organisatorischen Effizienz. Die Bestimmung, welche elektronischen oder physischen Elemente in Ihrer Organisation Datensätze sind, liegt in der Verantwortung der Datensatzverwalter, Richtlinienbeauftragten und Rechtsberater des Unternehmens. Durch die sorgfältige Kategorisierung sämtlichen Unternehmensinhalts in Ihrer Organisation können Sie sicherstellen, dass die Datensätze für einen geeigneten Zeitraum beibehalten werden.

Verwenden von Office SharePoint Server zum Verwalten physischer Datensätze

In diesem Abschnitt werden die Microsoft Office SharePoint Server 2007-Features beschrieben, die Sie beim Planen einer Datensatzverwaltungslösung zur Unterstützung der Beibehaltung und Disposition physischer Datensätze berücksichtigen sollten.

Physische Datensätze und die Website "Datenarchiv"

Das Microsoft Office SharePoint Server 2007-Datenarchiv ist eine Websitevorlage, die für die Implementierung der Datensatzverwaltung und -beibehaltung konzipiert wurde. Es umfasst Datensatzverwaltungsfeatures, beispielsweise die Erzwingung von Richtlinien, Datensatzbeibehaltung und Datensatzrouting, und es enthält eine vollständig programmierbare Schnittstelle. Eine vollständige Übersicht über die Datenarchiv-Website finden Sie unter Entwerfen der Datenarchiv-Website (Office SharePoint Server).

Die Datenarchiv-Website dient der Verwaltung elektronischer und physischer Datensätze. Dadurch wird die Handhabung beider Datensatztypen im Rahmen desselben Dateiplans vereinfacht, da sowohl auf elektronische als auch auf physische Datensätze dieselben Metadatentypen angewendet und ihnen ggf. dieselben Richtlinien zugeordnet werden. Sie können elektronische und physische Datensätze entweder auf derselben Datenarchiv-Website verwalten, oder Sie können für die beiden Datensatztypen eine gesonderte Datenarchiv-Website verwenden.

Nachstehend werden einige Aspekte aufgeführt, die Sie beim Planen der Verwaltung physischer Datensätze beachten sollten:

Verfolgen Sie physische Datensätze mithilfe von Listen anstatt mithilfe von Dokumentbibliotheken nach. Einzelheiten dazu finden Sie unter dem Thema Listen und physische Datensätze.
Da die eigentliche Speicherung eines physischen Elements separat erfolgt, "senden" die Benutzer ein physisches Element nicht über die Benutzeroberfläche (oder mithilfe einer Anpassung, die auf der programmierbaren Schnittstelle basiert) an eine Datenarchiv-Website. Stattdessen fügen die Datensatzverwalter der Website neue physische Datensätze hinzu, indem sie in den zur Verwaltung der Datensätze verwendeten Listen neue Elemente erstellen und indem sie zugehörige Features (siehe nächster Punkt) erstellen, um die physischen Datensätze anhand der Microsoft Office SharePoint Server 2007-Listen zu verwalten. Normalerweise erfolgt das Hinzufügen neuer Listenelemente zu den Listen programmgesteuert, beispielsweise mithilfe eines benutzerdefinierten Workflows.

Hinweis

Das Hinzufügen physischer Datensätze zur Tabelle Datensatzrouting der Datenarchiv-Website, über die elektronische Datensätze an die entsprechenden Dokumentbibliotheken gesendet, über die jedoch kein Routing physischer Datensätze erfolgt, ist nicht erforderlich.

Es wird empfohlen, den Listen zusätzliche Funktionalitäten (z. B. benutzerdefinierte Workflows) hinzuzufügen, um physische, datensatzspezifische Prozesse (z. B. Bestandsverfolgung, Speicherverwaltung, Besitzübertragung und Disposition physischer Datensätze) bereitzustellen.

Listen und physische Datensätze

Im Gegensatz zu elektronischen Datensätzen (z. B. Dokumente), die in Microsoft Office SharePoint Server 2007-Dokumentbibliotheken gespeichert und verwaltet werden, erfolgt die Speicherung physischer Datensätze in Abhängigkeit vom jeweiligen Elementtyp an einem geeigneten physischen Ort. Wenn Sie die Speicherorte physischer Datensätze, Besitzer, Status und andere Informationen nachverfolgen und durch ihren Lebenszyklus leiten möchten, verwenden Sie Microsoft Office SharePoint Server 2007-Listen anstatt Dokumentbibliotheken auf der Datenarchiv-Website. Nachdem ein Element, das einen physischen Datensatz darstellt, einer Liste hinzugefügt wurde, können Sie es mithilfe derselben Datensatzverwaltungsfeatures verwalten, die über Dokumentbibliotheken für digitale Datensätze bereitgestellt werden:

Metadaten: Metadaten werden in Microsoft Office SharePoint Server 2007 als Informationsspalten implementiert, die in Listen oder Dokumentbibliotheken angezeigt werden können. Datensatzverwalter verwenden Metadaten zum Aufzeichnen von Informationen zu Datensätzen, beispielsweise zugehörige Beschreibungen, Medientypen, Datensatzkategorie, Disposition der einzelnen Elemente, Barcodewert und Datensatzbesitzer. Mithilfe des Websitespaltenkatalogs der Datenarchiv-Website können Sie Spalten mit Metadaten definieren, die sowohl für Ihre elektronischen als auch für Ihre physischen Datensätze hilfreich sind. Dadurch können Sie dieselben Informationen zu Datensätzen (unabhängig von den zugehörigen Medien) verwalten, und das Suchen und Abrufen elektronischer und physischer Elemente wird durch die Verwendung der Eigenschaften von Listen- und Bibliothekselementen vereinfacht. Weitere Informationen zu Websitespalten und Metadaten finden Sie unter Planen von Inhaltstypen (Office SharePoint Server).
Workflows: Ein Workflow kann auch einer Liste zugeordnet werden. In der Liste dargestellte physische Elemente können anschließend mithilfe des Workflows nachverfolgt werden. Beim Hinzufügen eines neuen Elements zu einer Liste kann beispielsweise ein benutzerdefinierter Workflow gestartet werden, mit dessen Hilfe Aufgaben zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen physischen Speicherung des Elements zugewiesen werden. Der Liste können auch andere Workflows hinzugefügt werden – z. B. zum Abrufen eines physischen Elements. Informationen zum Erstellen benutzerdefinierter Workflows finden Sie im Microsoft Office SharePoint Server 2007Software Development Kit (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x407).
Formulare: Sie können die InfoPath Forms Services-Integration in Microsoft Office SharePoint Server 2007 verwenden, um Listen Formulare zuzuweisen und mit deren Hilfe Befehle zu implementieren, die mit der Verwaltung physischer Datensätze verknüpft sind. Sie können beispielsweise browserbasierte Formulare verwenden, um den Zugriff auf Inventare physischer Datensätze zu ermöglichen, oder um Serviceanfragen für physische Datensätze zu ermöglichen. Informationen zur Planung von Formularen finden Sie unter Planen von InfoPath Forms Services.
Informationsverwaltungsrichtlinien: Bei einer Informationsverwaltungsrichtlinie handelt es sich um einen Regelsatz für einen Inhaltstyp. Die einzelnen Regeln in einer Informationsverwaltungsrichtlinie werden als Richtlinienfeature bezeichnet. Richtlinien und Richtlinienfeatures können auf Listenelemente angewendet und in Zusammenhang mit der Verwaltung physischer Datensätze verwendet werden:
- Ablauf: Mithilfe des Ablaufrichtlinienfeatures können Elemente auf konsistente Art und Weise entfernt werden. Dieser Vorgang kann verfolgt und verwaltet werden. Sie können festlegen, dass Listenelemente an einem bestimmten Datum oder innerhalb eines berechneten Zeitraums ablaufen. Der Ablaufrichtlinie einer Liste kann ein Workflow zugeordnet werden, sodass beim Ablauf eines Elements über den Workflow Aufgaben zur Sicherstellung der Zerstörung oder Entfernung zugewiesen werden. Weitere Informationen zum Ablaufrichtlinienfeature finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien.
- Barcodes: Mithilfe des Barcoderichtlinienfeatures können Sie ein physisches Element nachverfolgen, indem Sie für das Element einen Wert für einen eindeutigen Bezeichner erstellen und indem Sie dem Element ein Barcodebeispielbild dieses Werts anfügen. Standardmäßig entsprechen die Microsoft Office SharePoint Server 2007-Barcodes dem allgemeinen Code 39-Standard (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39), und Sie können mithilfe des Richtlinienobjektmodells andere Barcodeanbieter implementieren. Durch die Zuordnung eines Barcodewerts zu einem Listenelement, das einen physischen Datensatz darstellt, wird sichergestellt, dass das physische Element ausgehend vom Listenelement und umgekehrt gesucht werden kann. Weitere Informationen zum Barcoderichtlinienfeature finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien.
- Bezeichnungen: Im Bezeichnungsrichtlinienfeature werden Bezeichnungen angegeben, die in Microsoft Office SharePoint Server 2007 basierend auf Listen- oder Dokumentbibliotheksmetadaten generiert werden können. Das Format einer Bezeichnung kann angepasst werden, und Sie können Bezeichnungen in elektronische Dokumente einfügen oder sie ausdrucken. Bei der Verwaltung physischer Datensätze werden gedruckte Bezeichnungen an physische Elemente angefügt, um die Identifizierung physischer Datensätze zu erleichtern und um sie mit den zugehörigen Listenelementen zu korrelieren. Weitere Informationen zum Bezeichnungsrichtlinienfeature finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien.
- Überwachung: Mithilfe des Überwachungsrichtlinienfeatures werden Ereignisse und Vorgänge protokolliert, die für ein Dokument oder Listenelement ausgeführt wurden, beispielsweise Ändern, Anzeigen oder Löschen des Elements. Die überwachten Aktionen können ausgedehnt werden. In Zusammenhang mit der Datensatzverwaltung ist die Überwachung ein essenzieller Vorgang, der zur Sicherstellung eines vollständigen Datensatzes der Aktivitäten bezüglich eines Elements beiträgt. Weitere Informationen zum Überwachungsrichtlinienfeature finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien.
Inhaltstypen: Ein Inhaltstyp definiert die für ein Listenelement, Dokument oder für einen Ordner verfügbaren Informationen und Features, einschließlich der zugehörigen Metadaten, Workflows und Informationsverwaltungsrichtlinien. Da Inhaltstypen in Hierarchien organisiert werden können, kann ein Satz mit Inhaltstypen einige gemeinsame Features (z. B. freigegebene Metadaten) und eindeutige Features aufweisen.

Inhaltstypen sind in der Datensatzverwaltung hilfreich, da mit deren Hilfe Features für Datensätze eines bestimmten Typs auf einfach wieder zu verwendende Art und Weise gruppiert werden können. Sie können für Ihre elektronischen und physischen Datensätze Inhaltstypen mit denselben allgemeinen Informationen (z. B. Metadaten zur Kategorisierung der Datensätze) erstellen und gleichzeitig eindeutige, auf den zugehörigen Medien basierende Features verwenden. Sie können beispielsweise einen allgemeinen Inhaltstyp "Dokumentdatensatz" definieren und anschließend elektronische und physische Dokumentinhaltstypen erstellen, deren Metadaten aus dem allgemeinen Inhaltstyp übernommen werden. Anschließend fügen Sie dem physischen Dokumentinhaltstyp eindeutige Features hinzu, die für den elektronischen Dokumentinhaltstyp nicht relevant sind, beispielsweise ein Barcoderichtlinienfeature oder einen Workflow für physische Datensätze. Weitere Informationen zu Inhaltstypen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen (Office SharePoint Server).
Ordner: Sie können benutzerdefinierte Inhaltstypen für Ordner definieren. In der Verwaltung physischer Datensätze können Sie mithilfe von Ordnern physische Lagerorte darstellen, beispielsweise Kisten oder Regale in einem Lager. Die Elemente an den physischen Lagerorten werden dann durch Listenelemente in den Ordnern verkörpert. Falls beispielsweise ein Satz gedruckter Dokumente in einer Kiste aufbewahrt wird, können Sie die Datensätze der einzelnen Dokumente in einem Ordner speichern, der die Kiste darstellt und die Metadaten zur Identifizierung des Barcodewerts, des physischen Lagerorts und anderer benutzerdefinierter Informationen enthält. Weitere Informationen zu Ordnern und Inhaltstypen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen (Office SharePoint Server).
Anlagen: Sie können elektronische Elemente, beispielsweise gescannte Bilder, an Listenelemente anhängen. Dies ist vor allem in Zusammenhang mit der Verwaltung physischer Datensätze hilfreich, um einen physischen Datensatz zu identifizieren und ihn mit dem zugehörigen Listenelement zu korrelieren.