Entwerfen der Datenarchiv-Website (Office SharePoint Server)

  • Artikel

Inhalt dieses Artikels:

  • Informationen zur Datenarchiv-Website

  • Planen von Dokumentbibliotheken für die Datensatzbeibehaltung

  • Planen von Metadaten

  • Planen der Datensatzroutingtabelle

Zum Verwalten von Datensätzen in Microsoft Office SharePoint Server 2007 planen und implementieren Designer von Websites und Datensatzverwalter eine Datenarchiv-Website. Diese Website, die auf der Datenarchiv-Websitevorlage basiert, enthält Features, mit denen Sie Ihren Dateiplan implementieren und Datensätze verwalten können, während diese beibehalten werden.

Entwerfen der Datenarchiv-Website in vier Schritten:

  1. Planen Sie die Dokumentbibliotheken, die Sie zum Speichern Ihrer Datensätze benötigen, basierend auf dem Dateiplan.

  2. Planen Sie Metadaten für jeden Datensatztyp, und definieren Sie in den Dokumentbibliotheken Spalten, in denen die Metadaten enthalten sind und angezeigt werden.

  3. Planen Sie für jeden Datensatztyp Richtlinien, mit denen der Beibehaltungszeitraum sowie Überwachungsbestimmungen definiert werden, um Ihr Unternehmen beim Erfüllen von behördlichen Vorschriften zu unterstützen.

  4. Planen Sie die Datensatzroutingtabelle, die alle Datensatztypen den entsprechenden Bibliotheken auf der Datenarchiv-Website zuordnet, basierend auf der Analyse des aktiven Inhalts, der zu Datensätzen wird. Wenn ein Datensatz entweder programmgesteuert oder über die Benutzeroberfläche an die Datenarchiv-Website gesendet wird, wird mit dieser Tabelle bestimmt, wie das Dokument im Dateiplan klassifiziert wird.

Informationen zur Datenarchiv-Website

Mit der Datenarchiv-Websitevorlage von Microsoft Office SharePoint Server 2007 soll die Verwaltung und Beibehaltung von Datensätzen implementiert werden.

Durch Kombinieren von Standardfeatures in Microsoft Office SharePoint Server 2007 mit speziellen Features zur Datensatzverwaltung bietet die Datenarchiv-Website die folgenden Funktionen:

  • Datensatzrouting Wenn ein Dokument mithilfe einer Standardmethode (z. B. mit dem Befehl An Datenarchiv senden) oder über die programmierbare Schnittstelle an die Datenarchiv-Website gesendet wird, wird der Datensatz basierend auf dem Typ an die richtige Dokumentbibliothek weitergeleitet. Die Korrelation zwischen eingehenden Datensatztypen und ihren zugehörigen Dokumentbibliotheken wird in der Datensatzroutingtabelle verwaltet. Dies wird weiter unten in diesem Artikel im Abschnitt Planen der Datensatzroutingtabelle erläutert.

    Beim Senden eines Datensatzes an die Datenarchiv-Website werden weitere Informationen zusammen mit dem Datensatz gesendet. Diese weiteren Informationen umfassen den in einer XML-Datei gespeicherten Überwachungsverlauf des Datensatzes sowie alle seine Metadaten, die sowohl in einer XML-Datei als auch in den Spalten mit Metadaten auf der Datenarchiv-Website gespeichert werden.

  • Richtlinienerzwingung Microsoft Office SharePoint Server 2007 umfasst die folgenden Richtlinienfeatures, die für die Datensatzverwaltung hilfreich sind:

    • Überwachung Protokolliert Ereignisse und Vorgänge, die für Dokumente ausgeführt wurden. Im Kontext der Datensatzverwaltung ist dies hilfreich, um aufzuzeichnen, wer Informationen auf der Datenarchiv-Website anzeigt und auf die Informationen zugreift.

    • Ablauf Gibt an, wie lange der Datensatz beibehalten werden soll und bietet eine Aktion, die am Ende des Beibehaltungszeitraums ausgeführt werden kann, z. B. das Initiieren eines Workflows für die Dispositionsgenehmigung. Im Kontext der Datensatzverwaltung beginnt der Beibehaltungszeitraum in der Regel, wenn der Datensatz auf der Datenarchiv-Website gespeichert wird.

    • Barcodes Stellen für jeden Datensatz einen eindeutigen Barcode mit Grafik und numerischem Wert bereit. Der Wert des Barcodes wird zusammen mit der elektronischen Version des Datensatzes gespeichert und indiziert. Im Kontext der Datensatzverwaltung eignen sich Barcodes zum Beibehalten und Nachverfolgen von physischen Datensätzen. Wenn die Datensätze in einer Bibliothek auch über eine gedruckte Version verfügen, bieten Barcodes eine Möglichkeit zum Korrelieren der gedruckten Versionen mit ihren elektronischen Entsprechungen. Im Thema Planen der Beibehaltung physischer Datensätze finden Sie eine Diskussion zur Planung der Beibehaltung von physischen Datensätzen.

  • Programmierbare Schnittstelle Eine umfassende Datensatzverwaltungslösung ermöglicht das Aufnehmen von Datensätzen aus allen Datensatzquellen der Organisation in das Datensatzverwaltungssystem. Die programmierbare Schnittstelle der Datenarchiv-Website bietet als Teil eines Geschäftsprozesses eine Methode zum Senden einer Datei, ihrer zugehörigen Metadaten und ihres Überwachungsverlaufs an die Datenarchiv-Website. Mithilfe dieser Methode kann ein beliebiges Dokumentverwaltungssystem so konfiguriert werden, dass Dateien an die Datenarchiv-Website gesendet werden. Sie können auch Module hinzufügen, die die Klassifizierung der eingehenden Datensätze erweitern, z. B. zum Klassifizieren von Datensätzen basierend auf ihren Metadatenwerten.

    Zusätzlich zum Erweitern der Schnittstelle für das Verschieben von Datensätzen auf der Datenarchiv-Website können Sie auch andere Aspekte der Datenarchiv-Website erweitern. Beispielsweise können Sie zusätzliche Richtlinienfeatures entwerfen, die die speziellen Anforderungen des Unternehmens erfüllen.

  • Haltestatus Die Datenarchiv-Website von Microsoft Office SharePoint Server 2007 bietet eine Möglichkeit zum Unterbrechen einer Ablaufrichtlinie für einen Datensatz. Sie enthält ein Feature Haltestatus, mit dem Datensatzverwalter benannte "Haltestatus" erstellen können, die angegebene Datensätze vor dem Ablaufen und Zerstören schützen. Beispielsweise kann im Falle einer internen Buchprüfung oder von Rechtsstreitigkeiten durch Zurückhalten der entsprechenden Datensätze sichergestellt werden, dass diese Datensätze, die Sie möglicherweise vorlegen müssen, verfügbar sind, bis die Buchprüfung oder Rechtsstreitigkeit abgeschlossen ist.

Planen von Dokumentbibliotheken für die Datensatzbeibehaltung

Die einfachste Methode zum Planen von Dokumentbibliotheken für die Datensatzbeibehaltung – die auch in diesem Planungshandbuch empfohlen wird – besteht im Erstellen einer Dokumentbibliothek für jeden einzelnen Datensatztyp im Dateiplan (siehe Entwickeln des Dateiplans (Office SharePoint Server)). Beispielsweise kann jeder Datensatz im folgenden Beispieldateiplan in einer separaten Bibliothek gespeichert werden:

Datensätze Beschreibung Medien Datensatzkategorie Beibehaltungszeitraum Disposition Kontakt

Zusatzrentenversicherung

Beschreibung des Plans für das betriebliche Sozialzulagewesen

Webseiten

Betriebliches Sozialzulagewesen

X Jahre

Keine

Dominik Paiha

Versicherungsplan

Beschreibung des Mitarbeiterversicherungsplans

Elektronische Dokumente

Betriebliches Sozialzulagewesen

X Jahre

Keine

Dominik Paiha

Pressemitteilungen

Mitteilungen zu Produkten und Dienstleistungen

Elektronische Dokumente

Public Relations-Informationen

X Jahre

Archivieren

Elke Stangl

Zeitungsartikel

Neuigkeiten zu Produkten und Dienstleistungen

Gedrucktes Material

Public Relations-Informationen

X Jahre

Archivieren

Elke Stangl
Arbeitsblattaktion

Führen Sie jeden Datensatztyp auf, und weisen Sie ihn einer Dokumentbibliothek zu, um die Planung von Dokumentbibliotheken für die Datensatzbeibehaltung zu erleichtern. Wenn Sie Informationen zur Bibliothek aufzeichnen möchten (z. B. welche Richtlinien angewendet und welche Metadatenspalten der Bibliothek hinzugefügt werden sollen), verwenden Sie das Dokument Arbeitsblatt "Dokumentbibliothek zum Beibehalten von Datensätzen" (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x407) für jede Bibliothek.

Planen von Metadaten

Nach der Planung der Dokumentbibliotheken für die Beibehaltung von Datensätzen besteht der nächste Schritt darin, die Metadaten für die einzelnen Bibliotheken zu definieren. Es müssen zwei Kategorien von Metadaten berücksichtigt werden:

  • Datensatzmetadaten

  • Zusätzliche Metadaten

Planen von Datensatzmetadaten

Datensatzmetadaten sind die Metadaten, die zusammen mit einem Datensatz an die Datenarchiv-Website gesendet werden. Die Bestimmung der optimalen Metadaten für einen Datensatz hängt vom Typ des Datensatzes ab und erfordert möglicherweise Diskussionen zwischen Datensatzverwaltern und den Verwaltern des Inhalts auf den aktiven Servern. Nachdem Sie bestimmt haben, dass die entsprechenden Metadaten für einen Datensatztyp generiert und gespeichert werden, können Sie die Zieldokumentbibliothek für diesen Datensatztyp konfigurieren, um die Metadaten zusammen mit dem Datensatz beizubehalten. Folgendes geschieht, wenn ein Datensatz an die Zieldokumentbibliothek gesendet wird:

  • Die Namen und Werte für die einzelnen Spalten mit Metadaten, die dem Datensatz zugeordnet sind, werden zusammen mit dem Datensatz in einer XML-Datei in einem Ordner mit verborgenen Eigenschaften, der in der Zielbibliothek erstellt wird, gespeichert.

  • Die Metadatenwerte werden in die entsprechenden Spalten der Zielbibliothek kopiert.

Definieren Sie für jede Metadatenspalte für einen Datensatztyp in der Zieldokumentbibliothek eine Spalte, die mit dem Namen und dem Typ der eingehenden Spalte übereinstimmt. Wenn Sie angeben möchten, dass die Spalte zusammen mit dem Datensatz gesendet und ihr ein Datenwert zugeordnet werden muss, konfigurieren Sie die Spalte auf der Benutzeroberfläche von Microsoft Office SharePoint Server 2007 so, dass Daten für die Spalte erforderlich sind. (Wählen Sie hierzu die Option Diese Spalte muss Informationen enthalten aus.) Wenn die Quelldatensätze beispielsweise eine Spalte Abteilung vom Typ Eine Textzeile enthalten, definieren Sie eine Spalte mit diesem Namen und Typ in der Zieldokumentbibliothek.

Hinweis

Wenn ein Datensatz für die Beibehaltung gesendet wird und die erforderlichen Metadaten fehlen (entweder weil kein Wert angegeben wurde oder weil die Spalte vollständig fehlt), wird der Absender zur Übermittlung der fehlenden Metadaten aufgefordert. Wenn die Metadaten nicht bereitgestellt werden, wird der Datensatz nicht für die Beibehaltung angenommen. Wenn das Dokument programmgesteuert (und nicht über die Benutzeroberfläche) gesendet wird, wird die Datei in einem temporären Speicherbereich gespeichert. Es wird eine Information an das aufrufende Programm zurückgesendet, die programmgesteuert behandelt werden muss, damit die fehlende Spalte mit Informationen bereitgestellt wird, bevor der Datensatz der Zielbibliothek hinzugefügt wird.

Arbeitsblattaktion

Notieren Sie im Dokument Arbeitsblatt "Dokumentbibliothek zum Beibehalten von Datensätzen" (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x407) den Namen und Typ für jede Spalte mit Datensatzmetadaten, die Sie zusammen mit dem Datensatz speichern möchten. Geben Sie auch an, ob die Spalte erforderlich sein soll.

Planen zusätzlicher Metadaten

Möglicherweise möchten Sie neben den angezeigten Metadatenspalten, die beibehaltenen Datensätzen zugeordnet sind, auch andere Spalten mit Informationen hinzufügen, die in den Dokumentbibliotheken für die Datensatzverwaltung angezeigt werden sollen. Beispielsweise möchten Sie eine Spalte Datensatzverwalter hinzufügen, um den Namen der Person in Ihrem Team anzuzeigen, die für die Verwaltung der in der Dokumentbibliothek gespeicherten Datensätze verantwortlich ist. Wenn Sie angeben, dass diese zusätzlichen Spalten erforderlich sind, wird der Absender des Datensatzes genau wie bei Spalten, die zusammen mit Datensätzen gesendet werden, zur Eingabe der fehlenden Metadaten aufgefordert. Der Datensatz wird erst nach dem Bereitstellen der Metadaten angenommen. Wenn der Absender nicht zur Eingabe von Werten für die zusätzlichen Metadaten aufgefordert werden soll, konfigurieren Sie die Spalten so, dass keine Daten erforderlich sind.

Hinweis

Sie können Spalten für die Verwendung in mehreren Dokumentbibliotheken definieren. Dazu können Sie die Spalten im Spaltenvorlagenkatalog erstellen, der der Datenarchiv-Website zugeordnet ist.

Arbeitsblattaktion

Notieren Sie im Dokument Arbeitsblatt "Dokumentbibliothek zum Beibehalten von Datensätzen" (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x407) den Namen und Typ für jede Spalte mit zusätzlichen Metadaten, die Sie zusammen mit dem Datensatz speichern möchten. Geben Sie auch an, ob die Spalte erforderlich sein soll.

Planen von Richtlinien

Eine Informationsverwaltungsrichtlinie ist eine Gruppe von Regeln für einen Inhaltstyp. Jede Regel in einer Richtlinie stellt ein "Richtlinienfeature" dar. Mit einem Feature für die Informationsverwaltungsrichtlinie könnte beispielsweise angegeben werden, wie lange ein Inhaltstyp beibehalten werden soll oder welche Aktionen für den Inhalt überwacht werden sollen. Informationsverwaltungsrichtlinien ermöglichen Ihnen zu steuern, welche Benutzer auf die Informationen Ihrer Organisation zugreifen können, welche Aktionen sie damit ausführen können und wie lange die Informationen beibehalten werden. Die Richtlinien in einem Datensatzverwaltungssystem müssen von Datensatzverwaltern so konfiguriert werden, dass die behördlichen Vorschriften des Unternehmens erfüllt werden.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 umfasst die folgenden Richtlinienfeatures, die zum Verwalten von Datensätzen auf der Datenarchiv-Website hilfreich sind:

  • Überwachung, um zu veranschaulichen, dass Datensätze ordnungsgemäß verwaltet werden

  • Ablauf, um zu steuern, wie lange Datensätze auf der Datenarchiv-Website beibehalten werden

  • Barcodes, um physische Datensätze nachzuverfolgen

In Abhängigkeit von Ihren Bedürfnissen hinsichtlich der Datensatzverwaltung können Sie auch eigene Richtlinienfeatures für die Datensatzverwaltung erwerben oder entwickeln, die nicht in Microsoft Office SharePoint Server 2007 enthalten sind (z. B. Richtlinien, mit denen Datensätze digital signiert oder in ein festes Format konvertiert werden).

Es werden zwei Optionen zum Planen von Richtlinien für die Datensatzverwaltung empfohlen:

  • Wenn dieselben Richtlinien auf mehrere Datensatztypen angewendet werden, da sie sich beispielsweise in derselben Datensatzkategorie befinden, erstellen Sie eine separate Websitesammlungsrichtlinie für die einzelnen Datensatztypen. Ordnen Sie jede Websitesammlungsrichtlinie den entsprechenden Dokumentbibliotheken zu.

    Arbeitsblattaktion

  • Wenn für einen Datensatztyp eine eindeutige Gruppe von Richtlinieneinstellungen erforderlich ist, ordnen Sie die jeweiligen Richtlinienfeatures direkt in der Dokumentbibliothek für diesen Datensatztyp zu, und konfigurieren Sie die Richtlinienfeatures entsprechend für diese Bibliothek.

    Arbeitsblattaktion

    Notieren Sie im Dokument Arbeitsblatt "Dokumentbibliothek zum Beibehalten von Datensätzen" (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x407) Ihre Entscheidungen hinsichtlich der Richtlinienkonfiguration für eine Bibliothek:

    • Wenn Sie eine Websitesammlungsrichtlinie einer Dokumentbibliothek basierend auf der Datensatzkategorie des Inhalts zuordnen möchten, der in der Dokumentbibliothek gespeichert ist, notieren Sie im Abschnitt Richtlinie des Arbeitsblatts den Namen der Richtlinienvorlage für diese Datensatzkategorie.

    • Wenn Sie der Dokumentbibliothek eindeutige Richtlinienfeatures direkt zuordnen möchten, geben Sie im Abschnitt Richtlinie des Arbeitsblatts jedes Richtlinienfeature zusammen mit den Konfigurationshinweisen für dieses Feature ein.

Planen der Datensatzroutingtabelle

Bei der Datensatzroutingtabelle handelt es sich um eine Liste auf der Datenarchiv-Website, in der jeder Datensatztyp aufgeführt ist, der möglicherweise an die Datenarchiv-Website gesendet wird. Zudem gibt sie die Bibliothek an, in der der Datensatztyp gespeichert wird. Wenn Dateien mithilfe des Befehls An Datenarchiv senden oder über die programmierbare Schnittstelle an die Datenarchiv-Website gesendet werden, wird diese Liste zum Weiterleiten der eingehenden Datei an den richtigen Speicherort verwendet.

Jeder Eintrag in der Datensatzroutingtabelle stellt ein Datensatzreihen-Listenelement dar, mit dem Folgendes angegeben wird:

  • Der Titel und die Beschreibung der Datensatzreihe. Der Name der Datensatzreihe gibt einen Elementtyp an, der für die aktuelle Datensatzreihe an die Datenarchiv-Website gesendet werden kann. Wenn Dateien von einem Server, der auf Microsoft Office SharePoint Server 2007 oder Windows SharePoint Services 3.0 basiert, an die Datenarchiv-Website gesendet werden, sollte der Name mit dem Namen für einen Inhaltstyp in der Bibliothek übereinstimmen, die den aktiven Datensatz enthält. Wenn die Dateien aus einer anderen Quelle gesendet werden, sollte der Name mit dem Dokumenttyp übereinstimmen, der aus dieser Dateiquelle über eine programmierbare Schnittstelle gesendet werden kann.

  • Den Speicherort (eine Dokumentbibliothek), an dem Einträge für die aktuelle Datensatzreihe gespeichert werden sollen

  • Eine Liste von Datensatztypen, die als Aliase bezeichnet werden. Dies sind andere Namen für die Datensätze, die für diese Datensatzreihe an die Datenarchiv-Website gesendet werden können. Wenn Ihre Organisation beispielsweise über mehrere Abteilungen verfügt, die unterschiedliche Namen für denselben zugrunde liegenden Datensatztyp verwenden (z. B. "Verträge" und "Vereinbarungen"), könnten Sie Aliase für jeden Namen definieren, der für denselben Datensatztyp verwendet wird.

    Wenn die Datensätze von einem Server, der auf Microsoft Office SharePoint Server 2007 oder Windows SharePoint Services 3.0 basiert, an die Datenarchiv-Website gesendet werden, handelt es sich bei den Aliasen um Inhaltstypen. Wenn die Datensätze aus einer anderen Dateiquelle stammen, sollten die Aliase mit den Typen übereinstimmen, die in der programmierbaren Schnittstelle für diese Datensatzquelle angegeben werden können.

Eine Datensatzreihe in der Datensatzroutingtabelle sollte die Standarddokumentbibliothek angeben. Wenn eine Datenarchiv-Website eine Datei empfängt, die mit keinem Alias in der Datensatzroutingliste übereinstimmt, wird die Datei an den angegebenen Standardspeicherort verschoben, an dem sie von einem Datensatzverwalter manuell archiviert werden kann. Die Datenarchiv-Websitevorlage enthält eine Dokumentbibliothek Nicht klassifizierte Datensätze und Datensatzreihe als anfänglichen Standardspeicherort. Es wird empfohlen, dass Sie diese Datensatzreihe als Standardspeicherort beibehalten.

Die folgenden Aufgaben stellen eine gute Methode zum Planen der Datensatzroutingtabelle dar:

  1. Erstellen Sie für jede Dokumentbibliothek, die Sie auf der Datenarchiv-Website erstellt haben, einen Eintrag in der Datensatzroutingtabelle.

  2. Versehen Sie eine Datensatzreihe mit demselben Titel wie für den primären Datensatztyp, der mithilfe dieser Datensatzreihe beibehalten werden soll.

  3. Rufen Sie basierend auf der Analyse der aktiven Dokumente in Ihrem Unternehmen eine Liste aller Inhaltstypen oder anderer Datensatztypen auf, die für die aktuelle Datensatzreihe gesendet werden könnten. Diese sollten in Ihrem Dateiplan aufgeführt sein, und sie stellen die Aliase für die Datensatzreihe dar. Wenn Sie beispielsweise auf einer Datenarchiv-Website für Personalwesen festlegen, dass alle Pensionen, Versicherungen und Zusatzrentenversicherungen in einer Dokumentbibliothek Betriebliches Sozialzulagewesen beibehalten werden, würden Sie alle diese Datensatztypen als Aliase in den Datesatznreiheneinträgen für die Dokumentbibliothek Betriebliches Sozialzulagewesen angeben.

  4. Bestimmen Sie, welche Datensatzreihe als Standardspeicherort verwendet werden soll.

Arbeitsblattaktion

Verwenden Sie das Dokument Arbeitsblatt "Datensatzroutingtabelle" (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x407), um Ihre Entscheidungen hinsichtlich der einzelnen Datensatzreihen zu notieren, die Sie in der Datensatzroutingtabelle speichern möchten. Beachten Sie, dass für jede Dokumentbibliothek auf der Datenarchiv-Website eine Datensatzreihe vorhanden sein sollte.

Arbeitsblätter

Verwenden Sie die folgenden Arbeitsblätter für diesen Artikel, um die Bereitstellung zu planen:

Herunterladen dieses Buchs

Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:

Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.

Siehe auch

Konzepte

Entwerfen der Datenarchivarchitektur