Planen der benötigten Formularvorlagen (Office SharePoint Server)
Inhalt dieses Artikels
Erstellen eines Inventars mit aktuellen Formularen
Ausführen einer Umfrage zu den Vorteilen von Onlineformularen
Bewerten der Notwendigkeit neuer Formularvorlagen
Bestimmen der Komplexität von Formularvorlagen
Arbeitsblatt
Bei den Überlegungen hinsichtlich der benötigten Formularvorlagen ist es wichtig, einige Planungsschritte einzuhalten. In den meisten Organisationen werden bereits Formulare verwendet, und obwohl einige dieser Formulare importiert werden können, werden Sie mit großer Sicherheit neue Formularvorlagen erstellen. Dieser Artikel hilft Ihnen bei der Planung der zu erstellenden Formularvorlagen. Zudem wird deutlich, welche der aktuellen Formulare importiert werden können und welche Formulare manuell neu erstellt werden müssen. Darüber hinaus erhalten Sie Informationen zu den zu berücksichtigenden Faktoren.
Am Ende dieses Artikels sollten Sie mithilfe des Arbeitsblatts Inventar vorhandener Formulare (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73266&clcid=0x407) Ihr aktuelles Formularinventar auflisten. Im Artikel Planen der benötigten Formularvorlagen (Office SharePoint Server) werden Sie mithilfe des Arbeitsblatts "Planen der Bereitstellung von vom Administrator genehmigten Formularvorlagen" die eingangs erstellten Formularvorlagen sowie die Formularvorlagen aufzeichnen, die Sie importieren werden.
Erstellen eines Inventars mit aktuellen Formularen
Vor der Bereitstellung von InfoPath Forms Services ist es wichtig zu bestimmen, welche Formulare momentan in Ihrer Organisation verwendet werden. Formulare liegen in vielen verschiedenen Formaten vor, einschließlich:
Microsoft Word
Papier
Fax
E-Mail
Online
Microsoft Office InfoPath 2003
Andere Software
Finden Sie heraus, ob die vorhandenen Formulare hilfreich und effizient sind. Möglicherweise erfüllen einige Formularteile oder komplette Formulare nicht den Zweck, für die sie ursprünglich entworfen wurden. Einige Formulare sind möglicherweise Duplikate anderer Formulare. Bestimmen Sie die Formulare, die Sie beibehalten möchten. Wählen Sie unter diesen beizubehaltenden Formularen diejenigen aus, die entwickelt und in InfoPath Forms Services bereitgestellt werden können. Legen Sie fest, ob Formulare kombiniert werden sollen. Bestimmen Sie, welche Formulare aussortiert werden können (durch Zurückziehen oder Kombinieren der Formulare mit einem anderen Formular).
Ausführen einer Umfrage zu den Vorteilen von Onlineformularen
Es gibt eine Vielzahl von Gründen, weshalb sich eine Organisation für den Wechsel vom alten Format zu einer Onlineversion entscheidet. Die wesentlichen Vorteile dieses Wechsels mit InfoPath Forms Services lauten:
Microsoft Office InfoPath 2007 bietet ein Modell für den einmaligen Entwurf von Formularvorlagen, die im Office InfoPath 2007-Programm angezeigt und bearbeitet werden sowie von browserkompatiblen Formularvorlagen, die in einem Browser angezeigt und bearbeitet werden. Alle deklarativen Regeln in dem Formular funktionieren identisch, wenn ein Formular mithilfe von Office InfoPath 2007 oder mithilfe eines Webbrowsers ausgefüllt wird. Ebenso wird die gesamte Geschäftslogik, die in einer .NET Framework-Sprache für das neue verwaltete Objektmodell geschrieben wird, in beiden Umgebungen identisch ausgeführt. Dies ermöglicht den Entwicklern das einmalige Entwerfen umfangreicher, komplexer Formulare, ohne sich um die Erstellung verschiedener Versionen kümmern zu müssen.
Mithilfe des Entwurfsmodus in Office InfoPath 2007 können die Designer von Formularvorlagen einfache Gültigkeitsregeln, Berechnungen und bedingte Formatierungen deklarativ definieren, ohne dabei Code schreiben zu müssen. Alle diese deklarativen Regeln werden so wie sie sind in InfoPath Forms Services ausgeführt. Server- oder browserspezifische Änderungen sind nicht erforderlich.
Es sind ein einfaches Bereitstellungsmodell und Features für die Verwaltung von Formularvorlagen verfügbar. InfoPath Forms Services stellt ein Modell für die Bereitstellung in einem Schritt über InfoPath Designer bereit und kann zudem in die Windows SharePoint Services 3.0- und Microsoft Office SharePoint Server 2007-Infrastruktur integriert werden, um Administrations- und Verwaltungstools bereitzustellen.
Für das Ausfüllen eines Formulars sind auf dem Client weder Downloads noch benutzerdefinierte Installationen erforderlich.
InfoPath Forms Services kann vererbte XML-Schemas verarbeiten und ein umfangreiches, flexibles und gewohntes Benutzermodell für das Arbeiten mit verschachtelten, sich wiederholenden und optionalen Abschnitten bereitstellen. InfoPath Forms Services verfügt zudem über erweiterte Funktionen zum Definieren von Gültigkeitsregeln und deren Anwendung zur Laufzeit, um Datenintegritätsprobleme von der Quelle her aufzugreifen. Alle diese Funktionen sind beim Ausfüllen von InfoPath-Formularen verfügbar, ob in einem Webbrowser oder in Office InfoPath 2007.
Formulare werden häufig als Front-End für einen komplexeren Geschäftsprozess verwendet, in dem die gesammelten Daten vordefinierte Workflow- und Serverprozesse durchlaufen müssen. Formularfelder können Zeilen und Feldern in einer Datenbank zugeordnet werden. InfoPath Forms Services bietet eine ausgezeichnete Verbindung mit Webdiensten und eine integrierte Funktionalität, mit deren Hilfe Sie Daten aus einem Webdienst nutzen und Daten an einen Webdienst senden können, ohne eine einzige Codezeile schreiben zu müssen.
Office InfoPath 2007 wurde nach dem XML-Standard entwickelt. InfoPath-Formularvorlagen basieren auf einem zugrunde liegenden XML-Schema, mit dessen Hilfe die Form der durch das Formular erfassten Daten erfasst wird. Bei dem Formular handelt es sich um eine XML-Datei, die diesem Schema entspricht. Daten können bequem aus externen Datenquellen abgerufen und an externe Datenquellen gesendet werden. Dies gilt auch für Formulare, die in einem Webbrowser ausgeführt werden. Dank dieses Standarddatenformats können die Vorlagendesigner die über Office InfoPath 2007 erfassten Daten direkt bearbeiten.
InfoPath Forms Services unterstützt ein vollständiges verwaltetes Objektmodell für Formulare, die im Microsoft .NET Framework eine Abhängigkeit aufweisen können. Eine in C# oder Visual Basic geschriebene Geschäftslogik, für die dieses Objektmodell verwendet wird, kann unter InfoPath Forms Services direkt und ohne erneute Kompilierung ausgeführt werden.
Mithilfe der Windows SharePoint Services 3.0-Architektur können Administratoren CPU- und Arbeitsspeicheraktualisierungen für das vertikale und das horizontale Skalieren der Leistung vonInfoPath Forms Services verwenden, um den Anforderungen gerecht zu werden.
InfoPath Forms Services ist grundsätzlich mit den dominanten Browsern auf allen Plattformen kompatibel.
Bewerten der Notwendigkeit neuer Formularvorlagen
Beim Erstellen des Planungsszenarios und des Formularinventars erkennen Sie möglicherweise Lücken, die durch eine neue Formularvorlage für die Erfüllung einer Anforderung ausgefüllt werden können. Sie werden feststellen, dass die InfoPath Forms Services-Technologie neue Funktionen bietet, die zuvor unpraktisch oder mit den aktuellen Formularen nicht möglich waren. Papierformulare können beispielsweise nicht in E-Mails integriert werden. In diesem Fall kann eine neue, in E-Mails integrierbare Formularvorlage hilfreich sein (falls für Ihr Szenario geeignet). Das Arbeitsblatt in diesem Artikel umfasst einen Abschnitt für die Bewertung der Notwendigkeit neuer Formularvorlagen.
Bestimmen der Komplexität von Formularvorlagen
Beim Entwerfen einer Formularvorlage in Office InfoPath 2007 stehen Ihnen zahlreiche Optionen zur Verfügung. Eine Formularvorlage kann einfach und kurzlebig sein. Eine Arbeitsgruppe kann beispielsweise ein Formular erstellen, das der Bestimmung der Teilnehmer einer Besprechung in der kommenden Woche dient. Eine Formularvorlage kann jedoch auch sehr komplex sein. Bezüglich Formularvorlagen ist Folgendes möglich:
Formularcode kann verwendet werden.
Sie können mehrere Datenverbindungen enthalten.
Es kann eine Bereitstellung durch den Administrator der Serverfarm erforderlich sein. Ein Verständnis bezüglich der Komplexität Ihrer Formularvorlage kann Ihnen beim Bestimmen der Auswirkung auf Systemressourcen helfen.
Berücksichtigen Sie bei der InfoPath Forms Services-Planung unbedingt die folgenden Aspekte:
Wird die Formularvorlage anonymen Benutzern zur Verfügung gestellt?
Wird es sich dabei um eine vom Administrator genehmigte Formularvorlage handeln? Das heißt, handelt es sich dabei um eine Formularvorlage, die nur durch einen Administrator bereitgestellt werden kann, weil sie die volle Vertrauenswürdigkeit erfordert, weil sie Formularcode enthält oder weil sie eine vom Administrator verwaltete Datenverbindung verwendet?
Werden für diese Formularvorlage Datenverbindungen zum Senden von Daten an externe Quellen oder zum Abrufen von Daten aus externen Quellen verwendet? Weitere Informationen zu Datenverbindungen finden Sie unter Planen serverseitiger Datenverbindungen für Formularvorlagen (Office SharePoint Server).
Wie viele Personen werden die Formularvorlage während ihrer Lebensdauer voraussichtlich verwenden?
Wie lautet die durchschnittliche Anzahl gleichzeitiger Benutzer für die Formularvorlage?
Wie lautet die voraussichtliche Anzahl gleichzeitiger Benutzer bei Spitzenauslastung?
Wie lautet die voraussichtliche Sitzungslänge für die Formularvorlage?
Werden die Benutzer offline auf die Formularvorlage zugreifen?
Wird für die Formularvorlage eine digitale Signatur erforderlich sein?
Wird auf diese Formularvorlage ein Workflow angewendet, oder soll diese Formularvorlage in einem Workflow verwendet werden?
Arbeitsblatt
Verwenden Sie das Arbeitsblatt Auflistung vorhandener Formulare (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73266&clcid=0x407), um Ihren aktuellen Formularbestand aufzulisten.
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