Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung (SharePoint Foundation 2010)

Gilt für: SharePoint Foundation 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Der erste Schritt bei der Planung einer Dokumentverwaltungslösung besteht darin, die Benutzer zu bestimmen und die Art der Verwendung von Dokumenten zu analysieren. Dieser Artikel enthält Anleitungen zum Bestimmen der Benutzer und zum Analysieren der Dokumentverwendung für eine Lösung auf Grundlage von Microsoft SharePoint Foundation 2010.

Inhalt dieses Artikels

• Bestimmen von Benutzern

• Analysieren der Dokumentverwendung

• Arbeitsblätter

Bevor Sie diesen Artikel lesen, sollten Sie sich mit dem im Artikel Übersicht über die Dokumentverwaltung (SharePoint Foundation 2010) beschriebenen Prozess zur Planung der Dokumentverwaltung vertraut gemacht haben.

Bestimmen von Benutzern

Zur Bestimmung der Beteiligten und Teilnehmer Ihrer Dokumentverwaltungslösung können Sie eine Umfrage verwenden. Diese kann beispielsweise die folgenden Fragen enthalten:

• Wer erstellt in Ihrer Organisation Dokumente?

• Welche Arten von Dokumenten werden erstellt?

• Welche Rolle spielt der Benutzer des Dokuments?

  • Wer überprüft Dokumente?

  • Wer bearbeitet Dokumente?

  • Wer verwendet Dokumente?

  • Wer genehmigt die Veröffentlichung von Dokumenten?

  • Wer entwirft die zum Hosten von Dokumenten verwendeten Websites?

  • Wer übernimmt die Bereitstellung und Wartung der Server, auf denen Dokumente gespeichert werden?

Die Bestimmung der am Inhalt beteiligten Personen kann Ihnen dabei helfen, eine umfassende Dokumentverwaltungslösung zu erhalten, und dazu beitragen, dass die entworfenen Websites und Dokumentbibliotheken den Bedürfnissen und Prozessen Ihres Unternehmens bezüglich der Inhaltserstellung und -verwaltung gerecht werden.

Analysieren der Dokumentverwendung

Nachdem Sie die an Ihren Inhalten beteiligten Personen identifiziert haben, holen Sie Informationen von den Beteiligten ein, anhand derer Sie analysieren können, wie Dokumente in Ihrer Organisation verwendet werden. Hierbei handelt es sich um einen wichtigen Bestandteil des Planungsprozesses, da Sie mithilfe der Analyse folgende Kriterien ermitteln können:

• Geplante Strukturierung der Dokumentbibliotheken

• Zu verwendende Websitevorlagen

• Anzahl der erforderlichen Websites

• Die für die Implementierung Ihrer Lösung erforderliche physische Servertopologie

Folgende Informationen müssen zusammengetragen werden:

• Dokumenttyp, z. B. Hinweis zur Analyse des Eigenkapitals, Mitarbeiterleistungsbewertung, internes Memo oder Produktspezifikation

• Zweck des jeweiligen Dokumenttyps, z. B. "stellt Kunden Empfehlungen zum Eigenkapital zusammen mit hilfreichen Daten bereit"

• Autor jedes Dokumenttyps (es ist hilfreich, statt des Namens die Rolle des Autors aufzuführen, z. B. "Finanzanalyst" oder "Produktmanager")

• Benutzer des jeweiligen Dokumenttyps, z. B. "Kunden" oder "Teammitglieder"

• Format des Dokuments: Wenn das Dokument an einem Punkt des Lebenszyklus in ein anderes Format konvertiert werden muss, zeichnen Sie diese Informationen auf.

• Weitere Rollen, die auf den Lebenszyklus des Dokuments anwendbar sind, z. B. "technischer Lektor" oder "Redakteur"

• Speicherort des Dokuments, z. B. "Clientcomputer", "Webserver" oder "Dateiserver": Beachten Sie, dass auf diese Frage mehrere Antworten möglich sein können, beispielsweise dann, wenn ein Dokument auf einem Clientcomputer erstellt und anschließend auf einem Webserver veröffentlicht wird.

Im Folgenden werden Beispiele für Informationen genannt, die für zwei unterschiedliche Organisationen in einem Unternehmen auf dem Arbeitsblatt erfasst werden können.

Analyse   Aufgrund der unterschiedlichen Formate für Erstellung und Veröffentlichung ist eine Formatkonvertierung erforderlich. Wegen der vielen Bearbeiter ist mindestens ein Workflow (auf dem Server implementierter Geschäftsprozess) erforderlich. Aufgrund der beiden Websites (Erstellungswebsite und Testwebsite) sind Mechanismen zum Verschieben der Inhalte aus einer Website in eine andere erforderlich.

Analyse   Für zwei Autoren und mehrere Bearbeiter ist mindestens ein Workflow erforderlich..

Arbeitsblätter

Verwenden Sie die folgenden Arbeitsblätter, um die in diesem Artikel behandelten Informationen zu dokumentieren:

• Arbeitsblatt "An der Dokumentverwaltung beteiligte Personen" (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x407)

• Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentverwendung für SharePoint Foundation 2010 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=219646&clcid=0x407)