Übersicht über die Dokumentverwaltung (SharePoint Foundation 2010)
Gilt für: SharePoint Foundation 2010
Letztes Änderungsdatum des Themas: 2011-05-23
Dieser Artikel enthält eine allgemeine Beschreibung der verschiedenen Elemente einer Dokumentverwaltungslösung auf Grundlage von Microsoft SharePoint Foundation 2010.
Inhalt dieses Artikels
Die Elemente eines Dokumentverwaltungssystems
Der Planungsprozess
Mit der Dokumentverwaltung wird der Lebenszyklus der Dokumente in einer Organisation gesteuert – d. h. die Erstellung, Überprüfung, Veröffentlichung und Vernichtung oder Aufbewahrung. Der Begriff "Verwaltung" impliziert zwar eine Kontrolle der Informationen durch die obere Ebene der Organisation, ein effizientes Dokumentverwaltungssystem sollte jedoch die Kultur der Organisation widerspiegeln, die es verwendet. Die verwendeten Tools für die Dokumentverwaltung sollten so flexibel sein, dass Sie den Lebenszyklus eines Dokuments genau so steuern können, wie es der Kultur und den Zielen Ihres Unternehmens entspricht. Es sollte jedoch auch möglich sein, ein lose strukturiertes System zu implementieren, sofern dies für Ihr Unternehmen angemessener ist.
Die Elemente eines Dokumentverwaltungssystems
Eine effiziente Dokumentverwaltungslösung umfasst folgende Angaben:
Die Arten von Dokumenten und den anderen Inhalt, der in einer Organisation erstellt werden kann
Die Vorlagen, die für die einzelnen Dokumentarten verwendet werden sollen
Die Metadaten, die für die einzelnen Dokumentarten bereitgestellt werden sollen
Die Speicherorte für ein Dokument in den einzelnen Phasen seines Lebenszyklus
Die Art der Steuerung des Zugriffs auf ein Dokument in den einzelnen Phasen des Lebenszyklus des Dokuments
Die Art der Weitergabe von Dokumenten in der Organisation, während sich die Teammitglieder an der Erstellung, Prüfung, Genehmigung, Veröffentlichung und Verteilung der Dokumente beteiligen
Im Umfang von SharePoint Foundation 2010 sind Features enthalten, die alle diese Aspekte der Dokumentverwaltung implementieren. Damit Information Worker diese Möglichkeiten einfach nutzen können, ohne ihre Gewohnheiten in den alltäglichen Tätigkeiten und den vertrauten Tools aufgeben zu müssen, umfassen die Anwendungen in das Microsoft Office System (z. B. Microsoft Outlook und Microsoft Word) auch Features, die die einzelnen Phasen im Lebenszyklus eines Dokuments unterstützen.
Der Planungsprozess
Der Planungsprozess für die Dokumentverwaltung besteht aus folgenden Hauptschritten:
Ermitteln der Dokumentverwaltungsrollen Stellen Sie sicher, dass in Ihren Plänen das Feedback der Hauptbeteiligten Ihrer Organisation berücksichtigt wird, dass die Lösung von einem geeigneten Team implementiert wird und dass Sie wissen, wer an den Dokumentverwaltungsprozessen beteiligt ist.
Analysieren der Dokumentverwendung Nachdem Sie ermittelt haben, wer an den Dokumenten arbeitet, bestimmen Sie die Dokumenttypen, an denen diese Personen arbeiten, und die Art der Verwendung der Dokumenttypen. Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung (SharePoint Foundation 2010).
Planen der Verwaltung von Dokumenten Sie können Dokumente in Websitesammlungen, Websites und Bibliotheken verwalten. In SharePoint Foundation 2010 stehen verschiedene Features für die Dokumentverwaltung und -speicherung zur Verfügung – angefangen bei speziellen Websites bis hin zu lose strukturierten Dokumentbibliotheken für die schnelle Erstellung und Zusammenarbeit an Dokumenten. In einer Bibliothek können Sie Inhalt weiter in Ordnern und Unterordnern verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Foundation 2010).
Planen der Weitergabe von Inhalten zwischen Standorten Möglicherweise ist es erforderlich, ein Dokument in verschiedenen Phasen seines Lebenszyklus von einer Website oder Bibliothek zu einer anderen zu verschieben oder zu kopieren. Beispielsweise kann der Veröffentlichungsprozess das Verschieben eines Dokuments von einer Stagingwebsite auf eine öffentliche Internetwebsite umfassen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen des Datenflusses von Inhalten im Thema Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Foundation 2010).
Planen von Inhaltstypen Verwenden Sie Inhaltstypen, um Informationen zu Dokumenttypen zu verwalten, beispielsweise Metadaten, Dokumentvorlagen und Workflowprozesse. Dies ist ein wichtiger Schritt bei der Verwaltung Ihrer Dokumente und für die einheitliche Verwendung in der gesamten Organisation. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen (SharePoint Foundation 2010).
Planen von Workflows Wenn Sie Workflows für Ihre Organisation planen, können Sie die Art und Weise steuern und nachverfolgen, in der Dokumente von einem Teammitglied an ein anderes weitergegeben werden, während die einzelnen Beteiligten im Lebenszyklus eines Dokuments mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten. Im Umfang von SharePoint Foundation 2010 sind Workflows für allgemeine Aufgaben wie das Prüfen und Genehmigen von Dokumenten enthalten. In SharePoint Foundation 2010 wird zudem das Erstellen und Installieren benutzerdefinierter Workflows unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen (SharePoint Foundation 2010).
Planen der Inhaltssteuerung Sie können das geeignete Maß an Steuerung basierend auf dem Inhaltstyp oder dem Speicherort planen. Beispielsweise können Sie anfordern, dass Dokumente in einer bestimmten Bibliothek vor der Bearbeitung ausgecheckt werden müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens (SharePoint Foundation 2010).