SharePoint 2010: Der Zweck der Governance

Artikel
11/23/2015

Zur Gründung einer effektive und geeignete Governance-Programms für ein breit bis hin Plattform wie SharePoint unerlässlich ist.

Steve Wright und Corey Erkes

Angepasst von "Pro SharePoint 2010 Governance" (Apress, 2012)

Warum bauen Sie regieren über jede menschliche Tätigkeit? Warum sollen nicht nur jeder ihre eigene Sache zu tun? Soll Freiheit keine gute Sache? Schauen Sie für eine Antwort sich jedes Land in der Welt, wo die Regierung es versäumt hat, und eine neue eine es hat nicht sofort ersetzt. Es ist kein schönes Bild.

Natürlich nicht zu Speicherkontingenten im Intranet Ihres Unternehmens weisen Horden von verrückten Mitarbeiter kämpfen bis zum Tod in den letzten von den Kopierer Toner führen. Wahrscheinlicher ist, das System wird einfach abstürzen oder in einem unbrauchbaren Zustand belassen werden. Entwicklung von Richtlinien und Standards und Zuweisen von Aufgaben an die entsprechenden Abteilungen schafft ein System, die geschäftlichen Anforderungen unterstützen kann, ohne ein Hindernis zu. Oder vielleicht Benutzer schreien wütende Parolen während winken brennende Fackeln sind ein normaler Teil Ihrer Unternehmenskultur?

Der wichtigste Aspekt bei der Entwicklung der Governance-Strategie bestimmen die Bedürfnisse der Nutzer und Anpassung der Steuerungsplan für diese Bedürfnisse so effektiv und unauffällig wie möglich. Dies erfordert ein Verständnis der Geschäftsprozesse, Präferenzen und Arbeitskultur der Benutzer.

SharePoint ist ein breit gefächerten Produkt mit vielen Funktionen, die produktive, nützlich sein können, verwirrend oder ärgerlich, je nach den Anforderungen des Systems der Benutzer und wie diese Funktionen genutzt werden. Die zwei häufigsten Fehler beim Einrichten von Regierungsführung sind zuviel Regierungsführung zu implementieren oder zu wenig.

Es gibt keine solche Sache wie eine SharePoint-Installation keine Governance. Anarchie ist kein Standard; Es ist eine Wahl. Auch wenn eine Organisation setzen Beschränkungen in Bezug auf Benutzer absichtlich vermieden hat, ist eine Governance-Wahl. SharePoint-Websites, in denen Benutzer über absolut freien Lauf, sind nur allzu häufig. Das Ergebnis ist meist eine Website mit sehr großen Datenmengen, aber sehr wenig nützliche Informationen verstopft. Benutzer können nicht alles außer die aktuellsten Inhalte finden, die sie selbst hinzugefügt. Ältere Daten oder Inhalte von anderen trugen eventuell auch auf einer Diskette in einem Schreibtisch für all das gute wird es ihnen tun. Schließlich wird die Seite langsam und unzuverlässig und in Nichtgebrauch fällt.

Zuviel Regierungsführung, beraubt auf der anderen Seite, Benutzern die Möglichkeit zu innovieren und ihre Kreativität zu verwenden, um neue Möglichkeiten um Geschäfte zu machen. Haben Sie eine inhärent kooperative Unternehmenskultur, unnötig einschränken des Zugriffs auf die Features für die Zusammenarbeit von SharePoint — wie Teamwebsites, Dokumentarbeitsbereiche, Wikis und social-Networking-kann dazu führen, dass die Zusammenarbeit beendet. Alternativ können Teammitglieder das Portal effektiv zusammenarbeiten aufgeben. Übermäßig aggressive Sicherheitseinschränkungen können auch verhindern finden wertvolle Informationen, die sie brauchen, um wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen. Zuviel Governance, wie zu wenig, ist wahrscheinlich in einem System, die Benutzer nicht verwenden.

Niemand will in totale Anarchie oder einem Polizeistaat Leben. Das ist, warum effektive Governance muss ein "Goldilocks" Vorgehen. Nicht zu wenig, nicht zu viel. Nicht Chaos, nicht Gefängnis. Sie möchten, dass Benutzer mit SharePoint vertraut sein. Es sollte so natürlich ein Teil der ihren Arbeitstag als ihre e-Mails öffnen. Andernfalls werde sie einfachere Möglichkeiten zum Ausführen ihrer Aufgaben außerhalb des Portals suchen. Schließlich bleiben nicht Goldilocks in das Bett, das war zu hart oder zu weich, sondern in die eine, die war genau richtig.

SharePoint-Dienste

Ein Service ist das erste Konzept, die, das wir einführen werde. In diesem Zusammenhang ist ein Dienst eine Reihe von Features, die das Portal in der Gemeinschaft der Endbenutzer bereitstellt. In SharePoint diese Dienste können diskrete Untersystemen wie Excel Services oder den PerformancePoint-Diensten gehören, aber auch solche allgemeine Dienste wie Authentifizierung und sichere Website über SSL zugreifen. Ein Dienst ist die grundlegende Funktionseinheit, die Verwaltung Ihres Portals Planung zu berücksichtigen.

Ein Dienst hat einen Lebenszyklus, der bei der Installation und Konfiguration des Dienstes, auch bekannt als den Service-Bereitstellung beginnt. Sobald der Dienst bereitgestellt wird, muss es überwacht und ausgewertet, um zu sehen wie gut es Bedürfnisse der Nutzer erfüllt werden. Wenn Verbesserungen notwendig sind, müssen neu konfiguriert oder aktualisiert, um neue oder raffiniert Anforderungen werden der Dienst. Irgendwann beschließen Sie, einen Dienst zu entfernen, da sie nicht mehr benötigt wird. Wenn ein Dienst außer Betrieb genommen wird, ist es oft notwendig, die zugehörigen Daten zu einem anderen Dienst oder System migrieren.

EZB den Lebenszyklus eines Diensts ist ein kontinuierlicher Prozess, der nicht endet, sofern der Dienst in der Produktion ist. Dadurch wird sichergestellt, dass der Dienst weiterhin den Anforderungen der Organisation nachhaltig. Dieser Zyklus der ständigen Überwachung und Neubewertung werden ein immer wiederkehrendes Thema, wie überprüfen Sie alle Prozesse ein SharePoint-Portals gesteuert.

Der erste Schritt für jede SharePoint-Team ist die zu erbringenden Dienstleistungen zu identifizieren. Diese Dienste können in zwei allgemeine Kategorien unterteilt werden: erforderliche und optionale.

Pflichtdienste

Einige Dienste von SharePoint sind obligatorisch im Sinne, die diese Dienste zumindest teilweise zur Verfügung gestellt werden, nur durch die Bereitstellung von SharePoint. Sie können nicht sie vollständig deaktivieren. Diese Dienste bieten die Infrastruktur auf der der Rest der SharePoint-Website erstellt wird. Sie müssen für diese Dienste zu planen, bevor Sie eine SharePoint-Lösung. Einige der wichtigsten Dienstleistungen sind:

**Authentifizierung:**Dadurch können SharePoint Benutzer auf der Website zu identifizieren. Auch öffentlich zugängliche Websites, die "anonymen" Zugriff zulassen muss in der Lage, bestimmte Benutzer zu identifizieren, um die um Aktualisierung Website-Content zu unterstützen. Standardmäßig werden SharePoint-Benutzer mithilfe einer Active Directory-Domäne identifiziert. Benutzer können auch mit Forderungen-basierten Diensten authentifiziert werden, die andere Typen von Anmeldeinformationen verwenden.
**Autorisierung:**Dieses steuert den Zugriff auf Ressourcen innerhalb der Website. SharePoint verwendet eine interne Menge von Berechtigungen, ähnlich wie Datei-Zugriffssteuerungslisten (ACLs), um Zugriff auf seine Ressourcen zu steuern.
**Datenspeicherung:**SharePoint speichert Konfiguration, Inhalt und andere kritischen Daten in einer Reihe von Microsoft SQL Server-Datenbanken auf die Datenbank-Server innerhalb der Organisation.
**Bauernhof-Verwaltung:**Die SharePoint-Zentraladministration ist das primäre Tool zum Konfigurieren von Diensten in der Farm. Es gibt auch Kommandozeilen-Tools und scripting-Sprachen, die für die Verwaltung verwendet werden können. Der Endbenutzer dieser Tools sind in der Regel beschränkt auf die IT-Experten, die mit der Aufrechterhaltung des Portals beauftragt.

Sie müssen installieren, konfigurieren und überwachen jeden dieser Dienste zu SharePoint läuft gut.

Optionale Services

SharePoint hat eine große Anzahl von Subsysteme, die, die Sie aktivieren können und deaktivieren, die sind die optionalen Dienste. Je nach der Edition von SharePoint, die Sie verwenden, müssen Sie verschiedene optionale Dienste zur Auswahl. Hier sind einige Beispiele:

SharePoint 2010 Foundation-Dienste
Business Connectivity Services
Client-Objektmodell
Unterstützung von SharePoint Designer
Sicherheit in einer Sandbox ausgeführten Lösungen
SharePoint 2010 Server Standard Edition
Zielgruppenadressierung
Search
Inhaltsorganisation
Dokumentenmappen
My Sites (Meine Sites)
SharePoint 2010 Server Enterprise Edition
InfoPath Forms Services
Visio Services
Diagramm-Webparts
PerformancePoint-Dienste
Excel Services
Kontext-sensitive Suche

Sie können zusätzliche Dienste verfügbar machen, indem Sie andere Microsoft oder Drittanbieter-Produkte, die zum Erweitern der Funktionalität von SharePoint hinzufügen. Einige Microsoft-Erweiterungen gehören Project Server, SQL Server Reporting Services, Dynamics CRM und Visual Studio Team Foundation Server. Andere Produkte von Drittanbietern und Erweiterungen bieten zusätzliche Zusammenarbeit, Dokumenten-Management, Datenmanagement und reporting-Funktionen in SharePoint. SharePoint ist auch eine leistungsfähige Entwicklungsplattform auf der Organisationen ihre eigenen benutzerdefinierten Anwendungen aufbauen können.

Alle diese Dienste haben verschiedene Konfigurationsoptionen und Sicherheitsüberlegungen. Planen der Bereitstellung, Überwachung und Schulungen rund um diese Dienste ist ein entscheidender erster Schritt. Nach umfassenden Service Planung abgeschlossen ist, sollte der nächste Schritt der Bereitstellung ziemlich einfach sein.

Eine der unglücklichen Wahrheiten über SharePoint beachten, oder einer beliebigen komplexen Plattform ist, dass es oft mehr schwer zu aktualisieren oder neu konfigurieren einen Dienst, als es ist, es zunächst bereitstellen. Diese Anwendungsverfügbarkeit erfordert mindestens so viel Planung wie bei der ursprünglichen Installations.

Dienstüberwachung

Überwachung einen Dienst umfasst das Sammeln von Daten über wie der Dienst verwendet wird und wie gut es seine vorgesehene Funktion dient. Überwachung kann mehrere Formen, je nach Dienst annehmen. So etwas wie PerfMon können Sie eine Vielzahl von Metriken über die Verwendung der einzelnen Server wie CPU, Arbeitsspeicher, Netzwerk und Festplatte Nutzung zu sammeln. Sie können auch die Systemereignisprotokolle und SharePoint-Protokolldateien zum Diagnostizieren von Problemen, wie sie entstehen. Die integrierten SharePoint-Nutzung-Tracking-Funktionen können schließlich Berichte erstellen, Details wie die verschiedenen Dienste in der Produktion eingesetzt werden.

Vergessen Sie nicht, Daten erfassen Sie die wertvollste Ressource – Ihre Benutzer. Helpdesk-Tickets, Beschwerden, Komplimente und jede andere Form von Feedback können Sie sind von unschätzbarem Wert Leistungsplanung Informationen.

Überwachung der Dienstleistungen wäre sinnlos ohne irgendeine Weise für die Verwendung der gesammelten Daten. Das Governance-Team muss in regelmäßigen Abständen die Daten gesammelt, um Dienste zu identifizieren, die den Anforderungen der Organisation aus irgendeinem Grund treffen sind nicht auswerten. Dazu könnte gehören Dienstleistungen nicht effektiv aufgrund technischer Probleme, Benutzer Unkenntnis oder Änderungen in den Bedürfnissen der Benutzer verwendet wird. Dienstleistungen müssen auch so konfiguriert werden, um bessere Funktionen bereitzustellen. Außerdem müssen Sie Dienstleistungen berücksichtigen, die noch nicht für möglich neben dem Katalog von Dienstleistungen bereitgestellt wurden.

Service Stilllegung

Die letzte Phase eines Dienstes ist Stilllegung. In dieser Phase wurde beschlossen – aus welchem Grund –, die der Dienst für die Benutzer nicht mehr angeboten werden. Stilllegung eines Dienstes ist oft schwierig, da es könnte ein oder zwei Benutzer oder Benutzergruppen, die den Dienst weiterhin verwenden möchten.

In diesen Fällen muss die Organisation den Kompromiss zwischen weiterhin den Service aufrechterhalten und den Übergang von diesen Benutzern eine alternative Möglichkeit zum Durchführen dieser Aufgaben stellen. In den meisten Fällen wird dies bedeuten, verschieben, oder migrieren, die Daten in den Dienst an einen neuen Speicherort bereits vorhanden — oder, zumindest, dass Daten archivieren, so dass es später nach Bedarf verwiesen werden kann. Stilllegung eines Dienstes sollte nicht als Fehler, sondern als eine strategische Entscheidung für die allen Benutzern und der Organisation als Ganzes betrachtet werden.

Sobald Sie die erforderlichen Änderungen ermittelt haben, muss Planungen beginnen für Bereitstellung, Neukonfiguration oder Stilllegung Dienstleistungen auf die Bedürfnisse der Benutzer-Community. Dies schließt die Schleife auf der Service-Lebenszyklus und ermöglicht es dem System zu wachsen und bei Bedarf ändern.

Steve Wright

Steve Wright ist senior Manager in Business Intelligence Management (BIM) für Sogeti USA LLC in Omaha, Neb. Jahren die letzte Tonne arbeitete Wright Air Traffic Control, Finanz-, Versicherungs- und eine Vielzahl anderer Typen von Systemen. Er wurde verfasst und technische Bewertungen für viele vorherigen Titel für Microsoft-Produkte, einschließlich Windows, SharePoint, SQL Server und BizTalk durchgeführt.

Corey Erkes ist ein Manager-Berater für Sogeti USA LLC in Omaha, Neb. Erkes arbeitete mit einer Vielzahl von Unternehmen an verschiedenen Punkten in der Lebenszyklen ihrer SharePoint-Implementierungen. Er ist auch einer der Gründungsmitglieder der Gruppe Benutzer SharePoint Omaha.

Besuchen Sie für weitere Informationen zu diesem Titel und andere ähnliche Bücher bitte apress.com. © 2012 Apress Inc. Alle Rechte vorbehalten. Gedruckt mit Erlaubnis von Apress. Copyright 2012. "Pro SharePoint 2012 Governance" von Steve Wright und Corey Erkes.