SharePoint 2010: El propósito del gobierno
Establecer un programa de gobernanza eficaz y adecuada para una plataforma de amplio alcance como SharePoint es esencial.
Steve Wright y Corey Erkes
Adaptado de "Gobernanza Pro SharePoint 2010" (Apress, 2012)
¿Por qué establecer control sobre cualquier actividad humana? ¿Por qué no sólo deja todos hacer lo suyo? ¿No es libertad supone que es una buena cosa? Una respuesta, echar un vistazo en cualquier país del mundo donde ha fracasado el Gobierno y un nuevo uno no ha reemplazado enseguida. No es una imagen bastante.
Por supuesto, falta asignar cuotas de almacenamiento de información en la intranet corporativa no es probable que hordas de compañeros de trabajo enloquecidos luchar hasta la muerte en los últimos el tóner de fotocopiadora. Lo más probable, el sistema sólo se bloquee o quedar en un estado inutilizable. Desarrollo de políticas y normas y asignación de responsabilidades a los departamentos apropiados crean un sistema que puede soportar las necesidades del negocio sin convertirse en un impedimento. ¿O tal vez los usuarios gritando consignas enojados mientras agitando antorchas ardiendo son parte normal de su cultura corporativa?
La consideración más importante en el desarrollo de su estrategia de gobernanza es determinar las necesidades de los usuarios y adaptar el plan de Gobierno para atender esas necesidades como eficaz y discretamente posible. Esto requiere una comprensión de los procesos de negocios, preferencias y cultura de trabajo de los usuarios.
SharePoint es un producto ampliamente variado con muchas características que puede ser productivo y útil, confusos o molestos, dependiendo de las necesidades de los usuarios y cómo se aprovechan las funciones del sistema. Los dos errores más comunes al establecer gobernabilidad son aplicar demasiado gobernanza o demasiado poco.
No existe tal cosa como una instalación de SharePoint con ningún gobierno. La anarquía no es un defecto; es una elección. Incluso si una organización ha evitado deliberadamente poner restricciones sobre los usuarios, es una opción de Gobierno. Sitios de SharePoint donde los usuarios tienen absolutamente libre reinado son demasiado común. El resultado es más a menudo un sitio atascado con grandes cantidades de datos, pero muy poca información útil. Los usuarios no encuentran nada, salvo el contenido más reciente añadieron ellos mismos. Mayores datos o contenido contribuido por otros como puede ser en un disquete en el escritorio de alguien para todo lo bueno que les va a hacer. Finalmente, el sitio se vuelve lenta y poco confiable y cae en desuso.
Demasiado control, por otro lado, roba a los usuarios la oportunidad de innovar y utilizar su creatividad para encontrar nuevas formas de hacer negocios. Si tienes una cultura corporativa inherentemente colaborativa, innecesariamente restringir el acceso a las características de colaboración de SharePoint, como sitios de equipo, áreas de documento, wikis y redes sociales — puede causar que la colaboración apagar. Alternativamente, los miembros del equipo podrían abandonar el portal colaborar efectivamente. Restricciones de seguridad excesivamente agresivo también pueden impedir que los usuarios encontrar información valiosa que necesitan para tomar decisiones empresariales importantes. Demasiado gobernanza, como poco, es probable que en un sistema que los usuarios no elija utilizar.
Nadie quiere vivir en total anarquía o en un Estado policial. Es por eso una gobernanza eficaz debe adoptar un enfoque de "Ricitos de oro". No demasiado poco, no demasiado. No caos, no cárcel. Desea que los usuarios a ser cómodo utilizando SharePoint. Debería ser tan natural una parte de su día de trabajo como abrir su correo electrónico. De lo contrario, te buscan formas más fácil de realizar sus tareas fuera del portal. Después de todo, Ricitos de oro no quedan en la cama que era demasiado duro o demasiado suave, pero en el que fue justo.
SharePoint Services
El primer concepto que presentaremos es el de un servicio. En este contexto, un servicio es un conjunto de características que ofrece el portal para la comunidad de usuarios finales. En SharePoint, estos servicios pueden incluir subsistemas discretos como Excel Services o servicios de PerformancePoint, pero también incluyen servicios más generales como sitio seguro y autenticación de acceso a través de SSL. Un servicio es la unidad básica de la funcionalidad de tener en cuenta al planificar la gestión de su portal.
Un servicio tiene un ciclo de vida que comienza con la instalación y configuración del servicio, también conocido como aprovisionamiento del servicio. Una vez que se suministra el servicio, debe ser supervisado y evaluado para ver qué tan bien está cumpliendo las necesidades del usuario. Cuando se necesitan mejoras, el servicio que necesite ser reconfigurado o actualizado a necesidades nuevas o refinado. En algún momento, puede decidir quitar un servicio porque ya no es necesaria. Cuando un servicio es dado de baja, a menudo es necesario migrar sus datos asociados a otro servicio o sistema.
Administración del ciclo de vida de un servicio es un proceso continuo que no termina como el servicio esté en producción. Esto garantiza que el servicio sigue satisfacer los requerimientos de la organización de una manera sostenible. Este ciclo de monitoreo continuo y reevaluación será un tema recurrente que examina todos los procesos utilizados para gobernar un portal de SharePoint.
El primer paso para cualquier equipo de SharePoint es identificar los servicios que se proporcionan. Estos servicios pueden dividirse en dos categorías generales: obligatorios y opcionales.
Servicios obligatorios
Algunos servicios prestados por SharePoint son obligatorias en el sentido de que esos servicios están al menos parcialmente disponibles sólo mediante la implementación de SharePoint. Usted no puede desactivarlas completamente. Estos servicios proporcionan la infraestructura sobre la cual se construye el resto del sitio de SharePoint. Tienes que planear para estos servicios antes de implementar cualquier solución de SharePoint. Algunos de los servicios más importantes son:
- **Autenticación:**Esto permite SharePoint identificar a los usuarios en el sitio. Incluso público hacia sitios que permiten el acceso "anónimo" deben ser capaces de identificar ciertos usuarios para actualizar el contenido del sitio. De forma predeterminada, los usuarios de SharePoint se identifican mediante un dominio de Active Directory. Los usuarios también pueden ser autenticados con servicios basados en las reclamaciones que utilizan otros tipos de credenciales.
- **Autorización:**Controla el acceso a los recursos dentro del sitio. SharePoint utiliza un conjunto interno de permisos, similares al archivo Access Control Lists (ACL), para controlar el acceso a sus recursos.
- **Almacenamiento de datos:**SharePoint almacena la configuración, contenido y otros datos críticos en una serie de bases de datos de Microsoft SQL Server alojado en los servidores de base de datos dentro de la organización.
- **Administración de la granja:**El sitio Web de Administración Central de SharePoint es la herramienta principal para configurar servicios dentro de la granja. También hay lenguajes que pueden utilizarse para la administración y herramientas de línea de comandos. Los usuarios finales de estas herramientas son generalmente limitados a los profesionales de TI encargados de mantener el portal.
Debe instalar, configurar y monitorear cada uno de estos servicios para mantener funcionando bien de SharePoint.
Servicios opcionales
SharePoint tiene un gran número de subsistemas que puede activar y desactivar, cuáles son los servicios opcionales. Dependiendo de la edición de SharePoint que utilizas, tendrás diferentes servicios opcionales a elegir. Estos son algunos ejemplos:
- Foundation Services de SharePoint 2010
- Servicios de conectividad empresarial
- Modelo de objetos de cliente
- Soporte de SharePoint Designer
- Soluciones de recinto de seguridad
- SharePoint 2010 Server Standard Edition
- Identificación de audiencia
- Búsqueda
- Organizador de contenido
- Conjuntos de documentos
- My Sites (Mis sitios)
- SharePoint 2010 Server Enterprise Edition
- Servicios de formularios de InfoPath
- Servicios de Visio
- Elementos de gráfico Web
- Servicios de PerformancePoint
- Excel Services
- Búsqueda contextual
Puede hacer servicios adicionales disponibles añadiendo otros Microsoft o productos de terceros diseñados para extender la funcionalidad de SharePoint. Incluyen algunas extensiones de Microsoft Project Server, SQL Server Reporting Services, Dynamics CRM y Visual Studio Team Foundation Server. Otros productos de terceros y extensiones ofrecen colaboración adicional, administración de documentos, administración de datos y capacidades dentro de SharePoint de reporting. SharePoint es una plataforma de desarrollo eficaz en el que las organizaciones pueden construir sus propias aplicaciones personalizadas.
Todos estos servicios tienen diferentes opciones de configuración y consideraciones de seguridad. Planificación de aprovisionamiento, supervisión y capacitación del usuario alrededor de estos servicios es un primer paso fundamental. Una vez finalizado el servicio integral de planificación, el siguiente paso de la provisión debe ser bastante sencillo.
Una de las verdades lamentables observar acerca de SharePoint, o cualquier plataforma complejo, es que a menudo es más difícil actualizar o volver a configurar un servicio que implementar inicialmente. Esta reprovisioning requiere al menos tanta planificación como la instalación original.
Supervisión de servicios
Un servicio de monitoreo consiste en recopilar datos sobre cómo se utiliza el servicio y qué tan bien está cumpliendo su función. Control puede tomar varias formas, dependiendo del servicio. Puede utilizar algo como PerfMon para recoger una variedad de métricas sobre el uso de cada servidor tales como CPU, memoria, red y uso de la unidad de disco duro. También puede utilizar los registros de sucesos de sistema y archivos de registro de SharePoint para diagnosticar los problemas que puedan surgir. Por último, las características integradas de seguimiento de uso de SharePoint pueden producir informes detalles cómo diferentes servicios se utilizan en la producción.
No te olvides de recoger datos desde el recurso más valioso que tienes: los usuarios. Son invaluables billetes de mesa de ayuda, denuncias, piropos y cualquier otra forma de votos puede obtener información de planificación de servicios.
Supervisión de los servicios prestados sería inútil sin alguna forma de utilizar los datos recogidos. El equipo de Gobierno necesita evaluar periódicamente los datos recopilados para identificar servicios que no están cumpliendo las necesidades de la organización por algún motivo. Estos podrían incluir servicios que no se utiliza con eficacia debido a problemas técnicos, desconocimiento del usuario o cambios en las necesidades de los usuarios. Servicios deban ser reconfigurado para proporcionar la mejor funcionalidad. Además, debe considerar los servicios que no han sido desplegados para posible adición al catálogo de servicios prestados.
Servicio de clausura
La etapa final de cualquier servicio de desmantelamiento. En esta etapa se ha decidido, por cualquier razón — que ya no se ofrecerá el servicio a los usuarios. Desmantelamiento de un servicio a menudo es difícil porque puede haber uno o dos usuarios o grupos de usuarios que desean seguir utilizando el servicio.
En estos casos, la organización debe realizar el equilibrio entre la continua mantener el servicio y la transición de estos usuarios una forma alternativa de realizar estas tareas. En la mayoría de los casos, esto implicará mover o migrar, los datos ya presenten en el servicio a una nueva ubicación, o, como mínimo, archiving de datos por lo que se puede hacer referencia posteriormente según sea necesario. Desmantelamiento de un servicio no debería ser visto como un fracaso, sino como una decisión estratégica para beneficio de todos los usuarios y la organización como un todo.
Una vez que se han identificado los cambios de servicio necesario, planificación debe comenzar para aprovisionamiento, reconfigurar o desmantelamiento de servicios para satisfacer las necesidades de la comunidad de usuarios. Esto cierra el ciclo en el ciclo de vida de servicio y permite al sistema crecer y cambiar según sea necesario.
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Steve Wright es senior manager en gestión de inteligencia de negocios (BIM) para Sogeti USA LLC en Omaha, Nebraska Durante los años de la última es, Wright ha trabajado sobre control del tráfico aéreo, financiero, seguros y una multitud de otros tipos de sistemas. Ha creado y realizar revisiones técnicas para muchos títulos anteriores que abarca productos de Microsoft, incluyendo Windows, SharePoint, SQL Server y BizTalk.
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Corey Erkes es consultor Gerente de Sogeti USA LLC en Omaha, Nebraska Erkes ha trabajado con una amplia gama de empresas en distintos puntos de los ciclos de vida de sus implementaciones de SharePoint. También es uno de los miembros fundadores del grupo de usuarios de SharePoint de Omaha.
Para obtener más información sobre este título y otros libros similares, por favor visite apress.com. © 2012 Apress Inc. Todos los derechos reservados. Impreso con permiso de Apress. Copyright 2012. "Pro SharePoint 2012 gobernanza" por Steve Wright y Corey Erkes.