Diseño del sitio del centro de registros (Office SharePoint Server)
En este artículo:
Acerca del sitio del centro de registros
Planeación de bibliotecas de documentos para la retención de registros
Planeación de metadatos
Planeación de la tabla de enrutamiento de registros
Para administrar los registros de Microsoft Office SharePoint Server 2007, los diseñadores de sitios y los administradores de registros planean e implementan un sitio de centro de registros. Este sitio, basado en la plantilla del sitio del centro de registros, contiene características que puede usar para implementar el plan de archivo y administrar los registros mientras se encuentran retenidos.
Diseño del sitio del centro de registros en cuatro pasos:
En función del plan de archivo, planee las bibliotecas de documentos que necesita para almacenar los registros.
Planee los metadatos para cada tipo de registro y defina columnas en las bibliotecas de documentos para contener y mostrar los metadatos.
Para cada tipo de registro, planee las directivas para definir períodos de retención y especificaciones de auditoría que ayuden a cumplir las obligaciones de las disposiciones legales de su empresa.
Según el análisis del contenido activo que se convertirá en registros, planee la tabla de enrutamiento de registros, que asigna cada tipo de registro a la biblioteca apropiada en el sitio del centro de registros. Cuando un registro se envía al sitio del centro de registros, ya sea mediante programación o a través de la interfaz de usuario, esta tabla se usa para determinar cómo clasificar el documento en el plan de archivo.
Acerca del sitio del centro de registros
La plantilla del sitio del centro de registros de Office SharePoint Server 2007 está diseñada para implementar la administración y retención de los registros.
Mediante la combinación de las características estándar de Office SharePoint Server 2007 con las características especializadas de administración de registros, el sitio del centro de registros proporciona la siguiente funcionalidad:
Distribución de registros Cuando se envía un documento al sitio del centro de registros, ya sea mediante el uso de un método predeterminado, como el comando Enviar a Centro de registros, o mediante la interfaz programable, el registro se distribuye a la biblioteca de documentos que corresponde a su tipo. La correlación entre los tipos de registros entrantes y sus bibliotecas de documentos se administra en la tabla de enrutamiento de registros, como se describe más adelante en este artículo, en la sección Planeación de la tabla de enrutamiento de registros.
Cuando se envía un registro al sitio del centro de registros, se envía otra información junto con el registro. Esta otra información incluye el historial de auditoría del registro, que se almacena en un archivo XML, y todos sus metadatos, que se almacenan en un archivo XML y en las columnas de metadatos en el sitio del centro de registros.
Aplicación de directivas Office SharePoint Server 2007 incluye las siguientes características que resultan útiles para la administración de registros:
Auditoría Registra eventos y operaciones que se realizan en documentos. En el contexto de administración de registros, resulta útil registrar quién está viendo y teniendo acceso a información en el sitio del centro de registros.
Expiración Especifica cuánto tiempo debe retenerse el registro y proporciona una acción que se realizará cuando finalice el período de retención, como iniciar un flujo de trabajo de aprobación de disposición. En el contexto de administración de registros, el período de retención normalmente se inicia cuando el registro se almacena en el sitio del centro de registros.
Códigos de barras Esta característica proporciona a cada registro un gráfico de código de barras y un valor numérico únicos. El valor del código de barras se almacena e indiza junto con la versión electrónica del registro. En el contexto de la administración de registros, los códigos de barras resultan útiles para retener los registros físicos y realizar su seguimiento. Cuando los registros de una biblioteca tienen versiones impresas, los códigos de barras proporcionan una forma de correlacionar las versiones físicas con sus homólogas electrónicas. Vea el tema Planeación de la retención de registros físicos para conocer más detalles sobre cómo planear la retención de registros físicos.
Interfaz programable Una solución completa de administración de registros permite que los registros fluyan hasta el sistema de administración de registros de todos los orígenes de registros de la organización. La interfaz programable del sitio del centro de registros proporciona un método para enviar un archivo, sus metadatos asociados y su historial de auditoría al sitio del centro de registros como parte de un proceso de negocio. Con este método, cualquier sistema de administración de documentos puede configurarse para enviar archivos al sitio del centro de registros. También puede agregar módulos que amplían la clasificación de registros entrantes, por ejemplo, para clasificar registros en función de los valores de sus metadatos.
Además de ampliar la interfaz para mover los registros al sitio del centro de registros, se pueden ampliar otros aspectos del sitio del centro de registros. Por ejemplo, puede diseñar características de directiva adicionales que cumplan los requisitos específicos de su empresa.
Suspensión El sitio del centro de registros de Office SharePoint Server 2007 proporciona una forma de suspender la directiva de expiración de un registro. Incluye una característica Suspender que permite a los administradores de registros crear "suspensiones" con nombre que protegen registros especificados para que no puedan expirar ni ser destruidos. Por ejemplo, en el caso de una auditoría interna o un proceso legal, colocar los registros relevantes en espera asegura que esos registros, que pueden necesitarse para la producción, estarán disponibles hasta que finalice la auditoría o el juicio.
Planeación de bibliotecas de documentos para la retención de registros
El enfoque más sencillo para planear bibliotecas de documentos para la retención de registros, y el enfoque recomendado en esta guía de planeación, consiste en crear una biblioteca de documentos para cada tipo de registro del plan de archivo (vea Desarrollo del plan de archivo (Office SharePoint Server)). Por ejemplo, cada registro del plan de archivo de ejemplo siguiente podría almacenarse en una biblioteca independiente:
| Registros | Descripción | Archivo multimedia | Categoría de registro | Retención | Disposición | Contacto |
|---|---|---|---|---|---|---|
Plan 401K |
Descripción del plan de beneficios para los empleados |
Páginas web |
Planes de beneficios para los empleados |
X años |
Ninguno |
Ana Trujillo |
Plan de seguros |
Descripción del plan de seguros para los empleados |
Documentos electrónicos |
Planes de beneficios para los empleados |
X años |
Ninguno |
Ana Trujillo |
Comunicados de prensa |
Comunicados sobre productos y servicios |
Documentos electrónicos |
Información sobre relaciones públicas |
X años |
Archivado |
Almudena Benito |
Artículos de periódico |
Noticias sobre productos y servicios |
Imprimir |
Información sobre relaciones públicas |
X años |
Archivado |
Almudena Benito |
| Actividad de hoja de trabajo |
|---|
Para ayudarle a planear bibliotecas de documentos para la retención de registros, enumere cada tipo de registro y asígnelo a una biblioteca de documentos. Para registrar información acerca de la biblioteca, como qué directivas se han de aplicar y qué columnas de metadatos se han de agregar a ella, use la hoja de trabajo de la biblioteca de documentos para retención de registros (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0xC0A) (en inglés) para cada biblioteca. |
Planeación de metadatos
Después de planear bibliotecas de documentos para la retención de registros, el siguiente paso consiste en determinar los metadatos para definir cada biblioteca. Hay dos categorías de metadatos que debe tener en cuenta:
Metadatos de registros
Metadatos adicionales
Planeación de metadatos de registros
Los metadatos de registros son los metadatos que se envían junto con un registro al sitio del centro de registros. Determinar cuáles son los metadatos óptimos para un tipo de registro depende de ese tipo de registro y puede requerir debates entre los administradores de registros y los administradores de contenido en los servidores activos. Una vez determine que se están generando y almacenando los metadatos adecuados para un tipo de registro, puede configurar la biblioteca de documentos de destino para ese tipo de registro con el fin de conservar los metadatos junto con el registro. Cuando un registro se envía a la biblioteca de documentos de destino:
Los nombres y los valores de cada columna de metadatos asociados al registro se guardan junto con el registro en un archivo XML, en una carpeta de propiedades oculta que se crea en la biblioteca de destino.
Los valores de los metadatos se copian para que coincidan con las columnas de la biblioteca de destino.
Para cada columna de metadatos de un tipo de registro, defina una columna en la biblioteca de documentos de destino que coincida con el nombre y el tipo de la columna entrante. Para especificar que la columna debe enviarse junto con el registro y que debe tener un valor de datos asociado a ella, configure la columna en la interfaz de usuario de Office SharePoint Server 2007 para que requiera los datos (para ello seleccione la opción Esta columna debe contener información). Por ejemplo, si los registros de origen incluyen una columna "departamento" de tipo "Una línea de texto", defina una columna con ese nombre y escriba la biblioteca de documentos de destino.
Nota
Si se envía un registro para la retención y no hay metadatos que son obligatorios (porque no se proporciona ningún valor o porque no se encuentra la columna), al remitente se le pedirán los metadatos necesarios. Si no se proporcionan los metadatos, no se aceptará el registro para la retención. Si el documento se envía mediante programación (y no desde la interfaz de usuario), el archivo se coloca en un área de almacenamiento temporal y se devuelve, al programa que realiza la llamada, información que se debe tratar mediante programación para proporcionar la columna de información necesaria antes de que el registro se agregue a la biblioteca de destino.
| Actividad de hoja de trabajo |
|---|
En la hoja de trabajo de la biblioteca de documentos para retención de registros (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0xC0A) (en inglés), registre el nombre y tipo de cada columna de metadatos de registros que desee almacenar junto con el registro y especifique si la columna debería ser obligatoria. |
Planeación de metadatos adicionales
Además de mostrar las columnas de metadatos asociados con los registros retenidos, es recomendable agregar otras columnas de información para que se muestren en las bibliotecas de documentos de administración de registros. Por ejemplo, puede que prefiera agregar una columna "Administrador de registros" para mostrar el nombre de la persona de su equipo que es el responsable de administrar los registros almacenados en la biblioteca de documentos. Tenga en cuenta que, al igual que con las columnas enviadas junto con registros, si se especifica que estas columnas adicionales son necesarias, el remitente del registro pedirá los metadatos que no tenga y no se aceptará el registro a menos que se suministren los metadatos. Si no desea que al remitente se le pidan los valores de los metadatos adicionales, no configure las columnas para que requieran los datos.
Nota
Puede definir columnas para usarlas en varias bibliotecas de documentos. Para ello, puede crearlas en la galería de plantillas de columna asociada al sitio del centro de registros.
| Actividad de hoja de trabajo |
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En la hoja de trabajo de la biblioteca de documentos para retención de registros (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0xC0A) (en inglés), registre el nombre y tipo de cada columna de metadatos adicionales que desee almacenar junto con el registro y especifique si la columna debería ser obligatoria. |
Planeación de directivas
Una directiva de administración de información es un conjunto de reglas para un tipo de contenido. Cada regla de una directiva es una "característica de directiva". Por ejemplo, una característica de directiva de administración de información puede especificar cuánto tiempo debe retenerse un tipo de contenido o qué acciones de contenido deben auditarse. Las directivas de administración de información permiten controlar quiénes pueden tener acceso a la información de la organización, lo que pueden hacer con ella y cuánto tiempo pueden retenerla. Los administradores de registros deben configurar las directivas de un sistema de administración de registros para reflejar las obligaciones de las disposiciones legales de la organización.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye las características de directiva siguientes, que resultan útiles para administrar registros en el sitio del centro de registros:
Auditoría, para demostrar que los registros se están administrando correctamente.
Expiración, para controlar cuánto tiempo se retienen los registros en el sitio del centro de registros.
Códigos de barras, para realizar un seguimiento de los registros físicos.
En función de sus necesidades de administración de registros, también puede adquirir o desarrollar características de directiva de administración de registros propias que no estén incluidas en Office SharePoint Server 2007, como las directivas que firman registros digitalmente o los convierten a un formato fijo.
Se recomiendan dos opciones para planear las directivas de administración de registros:
Si las mismas directivas se aplican a varios tipos de registro, por ejemplo porque se encuentran en la misma categoría de registro, cree una directiva de colección de sitios independiente para cada conjunto de tipos de registro. Asocie cada directiva de colección de sitios a las bibliotecas de documentos correspondientes.
Actividad de hoja de trabajo En el tema Desarrollo del plan de archivo (Office SharePoint Server), determinó las categorías de registros con ayuda de la hoja de trabajo de categorías de registro (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0xC0A) (en inglés). Para cada categoría de registro que requiera una directiva, cree y configure la directiva en la galería de directivas de colección de sitios; para ello, agregue características de directiva y configúrelas. (Para obtener más información general acerca de las directivas y su planeación, incluidos vínculos a hojas de trabajo para planeación de directivas, vea el tema Planeación de directivas de administración de información.
Si un tipo de registro requiere un único conjunto de opciones de directiva, asocie las características de directiva correspondientes directamente en la biblioteca de documentos para ese tipo de registro y configure las características de directiva de forma adecuada para esa biblioteca.
Actividad de hoja de trabajo En la hoja de trabajo de la biblioteca de documentos para retención de registros (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0xC0A) (en inglés) de una biblioteca, registre las decisiones tomadas para la configuración de directivas:
Para asociar una directiva de colección de sitios a la biblioteca de documentos en función de la categoría de registro del contenido almacenado en la biblioteca de documentos, en la sección de directiva de la hoja de cálculo, registre el nombre de la plantilla de directiva para dicha categoría de registros.
Para asociar características de directiva únicas directamente a la biblioteca de documentos, en la sección de directiva de la hoja de trabajo, especifique cada característica de directiva junto con notas de configuración para esa característica.
Planeación de la tabla de enrutamiento de registros
La tabla de enrutamiento de registros es una lista del sitio del centro de registros que muestra cada tipo de registro que puede enviarse al sitio y especifica la biblioteca en la que se va a almacenar. Cuando se envían los archivos al sitio del centro de registros mediante el uso del comando Enviar a Centro de registros o la interfaz programable, esta lista se usa para enviar el archivo de entrada a su ubicación correcta.
Cada entrada de la tabla de enrutamiento de registros es una lista de series de registros que especifica:
Título y descripción de la serie de registros. El nombre de una serie de registros indica un tipo de elemento que puede enviarse al sitio del centro de registros para la serie de registros actual. Si los archivos se envían al sitio del centro de registros desde un servidor basado en Office SharePoint Server 2007 o Windows SharePoint Services 3.0, el nombre debe coincidir con un nombre de tipo de contenido en la biblioteca que contiene el registro activo. Si los archivos se envían desde otro origen, el nombre debe coincidir con el tipo de documento que puede enviarse desde ese origen de archivo mediante la interfaz programable.
Ubicación (una biblioteca de documentos) en la que se van a guardar los registros de la serie de registros actual.
Lista de tipos de registros, llamados alias. Éstos son otros nombres para los registros que pueden enviarse al sitio del centro de registros para esta serie de registros. Por ejemplo, si su organización tiene varios departamentos que usan nombres diferentes para el mismo tipo de registro subyacente (por ejemplo, "contratos" y "acuerdos"), puede definir alias para cada nombre usado en el mismo tipo de registro.
Si los registros se envían al sitio del centro de registros desde un servidor basado en Office SharePoint Server 2007 o Windows SharePoint Services 3.0, los alias serán tipos de contenido. Si los registros provienen de otro origen de archivos, los alias deben coincidir con los tipos que se pueden especificar para ese origen de registros en la interfaz programable.
Una serie de registros en la tabla de enrutamiento de registros debe especificar la biblioteca de documentos predeterminada. Cuando un sitio del centro de registros recibe un archivo que no coincide con un alias en la lista de enrutamiento de registros, el archivo se traslada a la ubicación especificada como predeterminada, donde puede ser manualmente archivado por un administrador de registros. La plantilla del sitio del centro de registros incluye una biblioteca de documentos de registros no clasificados y una serie de registros como ubicación predeterminada inicial; recomendamos que conserve esta serie de registros como valor predeterminado.
Un buen método para planear la tabla de enrutamiento de registros es:
Para cada biblioteca de documentos que creó en el sitio del centro de registros, planee crear una entrada en la tabla de enrutamiento de registros.
Dé a una serie de registros el mismo título que el tipo de registro principal que vaya a retenerse mediante el uso de esa serie de registros.
Según el análisis de documentos activos en su empresa, obtenga una lista de todos los tipos de contenido u otros tipos de registro que podrían enviarse para la serie de registros actual; éstos se deben enumerar en el plan de archivo, y serán los alias de la serie de registros. Por ejemplo, si, en un sitio del centro de registros de recursos humanos, decide conservar todos los planes de pensiones, planes de seguros y planes 401k en una biblioteca de documentos de planes de beneficios de empleados, especificaría todos estos tipos de registros como alias en la entrada de series de registros para la biblioteca de documentos de planes de beneficios de empleados.
Determine qué serie de registros debe ser la predeterminada.
| Actividad de hoja de trabajo |
|---|
Use la hoja de trabajo de tabla de enrutamiento de registros (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0xC0A) (en inglés) para registrar sus decisiones sobre cada serie de registros que tenga previsto crear en la tabla de enrutamiento de registros. Tenga en cuenta que debe haber una serie de registros para cada biblioteca de documentos en el sitio del centro de registros. |
Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo con este artículo como ayuda para planear la implementación:
Hoja de trabajo de biblioteca de documentos para retención de registros (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0xC0A) (en inglés)
Hoja de trabajo de categorías de registro (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0xC0A) (en inglés)
Hoja de trabajo de tabla de enrutamiento de registros (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0xC0A) (en inglés)
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