Implementación de plantillas de formulario aprobadas por el administrador (Office SharePoint Server)

En este artículo:

• Implementación de plantillas de formulario aprobadas por el administrador

• Actualización de plantillas de formulario aprobadas por el administrador

• Poner las plantillas de formulario aprobadas por el administrador en modo inactivo

InfoPath Forms Services proporciona funcionalidad que permite tanto a los administradores como a los usuarios de Office implementar plantillas de formulario compatibles con un explorador. Las plantillas de formulario de InfoPath (archivos XSN) creadas en el modo de diseño del programa InfoPath se pueden publicar como plantillas de formulario habilitadas para explorador, que se pueden abrir y editar en un explorador web desde servidores que ejecuten InfoPath Forms Services. Esto permite exponer formularios con todas las características a los usuarios que no disponen del programa InfoPath, como pueden ser clientes y socios.

Las plantillas de formulario que contengan lógica empresarial (como un archivo DLL de código compilado y administrado), requieran plena confianza del dominio o usen una conexión de datos que esté administrada por un administrador deberán ser implementadas por un administrador. Debido a los posibles problemas de seguridad, rendimiento y capacidad de administración, es importante que un administrador revise a fondo estas plantillas de formulario antes de la implementación. Las plantillas de formulario se pueden administrar en la página Administrar plantillas de formulario del sitio de Administración central.

Implementación de plantillas de formulario aprobadas por el administrador

Para implementar una plantilla de formulario aprobada por el administrador, se deben completar tres acciones tras el diseño de la plantilla de formulario: comprobación, carga y activación. Estos pasos se pueden realizar a través de la interfaz de línea de comandos o a través del sitio de Administración central. Se puede cargar una plantilla de formulario mediante el Asistente para la publicación en el programa InfoPath, la línea de comandos en un servidor que ejecute InfoPath Forms Services en la granja de servidores en la que se va a implementar la plantilla de formulario o mediante la interfaz de Administración central. El administrador de la granja de servidores normalmente recibe del diseñador de formularios una plantilla de formulario que ya está preparada para su implementación.

Implementación de plantillas de formulario aprobadas por el administrador mediante la línea de comandos

Se pueden implementar plantillas de formulario y realizar otras muchas tareas administrativas de InfoPath Forms Services desde la línea de comandos mediante la herramienta stsadm.exe. Esto puede ser de gran utilidad si se desea escribir un script para automatizar tareas administrativas repetitivas. Esta herramienta está ubicada en los servidores de Office SharePoint Server 2007 en el directorio C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Microsoft Shared\Web server extensions\12\BIN, y, mediante esta herramienta, se pueden ejecutar operaciones desde cualquier servidor de una granja de servidores. Para usar esta herramienta, es necesario autenticarse ante el servidor como administrador de granja de servidores. Para obtener más información acerca de stsadm.exe, vea la sección sobre operaciones de administración de Forms Services desde la línea de comandos del tema Administración de plantillas de formulario (Office SharePoint Server).

Para comprobar y cargar una plantilla de formulario mediante la línea de comandos

1. Haga clic en Inicio y, a continuación, seleccione Ejecutar.

2. Escriba cmd y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. En la línea de comandos, escriba cd ":\Archivos de programa\Archivos comunes\Microsoft Shared\web server extensions\12\BIN" (incluya las comillas).

4. En la línea de comandos, escriba stsadm –o verifyformtemplate –filename <rutaDeAcceso\nombreDeArchivo>.

5. Lea los errores y mensajes para comprobar que se puede cargar esta plantilla de formulario.

6. Para cargar la plantilla de formulario comprobada, escriba stsadm –o uploadformtemplate –filename <rutaDeAcceso\nombreDeArchivo>.

Aunque la plantilla de formulario esté cargada, aún no está disponible para los usuarios. Debe activarla el administrador de la colección de sitios para la que se activará la plantilla de formulario. Esta acción también puede llevarla a cabo un administrador de granja de servidores que también tenga privilegios de administración en la colección de sitios. Para obtener más información acerca de la activación de plantillas de formulario, vea "Activación de plantillas de formulario aprobadas por el administrador" en esta misma página.

Implementación de plantillas de formulario aprobadas por el administrador mediante el sitio de Administración central

Se pueden implementar plantillas de formulario desde el sitio de Administración central. Para obtener acceso a este sitio, debe ser un administrador de granja de servidores.

Para comprobar y cargar, o actualizar una plantilla de formulario mediante el sitio de Administración central

1. En la barra de tareas, haga clic en Inicio, elija Herramientas administrativas y, a continuación, haga clic en Administración central de SharePoint 3.0.

2. En la barra de navegación superior, haga clic en la ficha Administración de aplicaciones.

3. En la página Administración de aplicaciones, en InfoPath Forms Services, haga clic en Cargar plantilla de formulario.

4. En la página Cargar plantilla de formulario, en la sección Cargar plantilla de formulario, haga clic en Examinar.

5. En la ventana Elegir un archivo, seleccione la plantilla que desea comprobar y, a continuación, haga clic en Abrir.

6. Haga clic en Comprobar para comprobar la plantilla de formulario en busca de problemas. Si hay problemas con la plantilla de formulario, se mostrarán en la sección de detalles del informe del informe de comprobación de formularios.

   Si el proceso de comprobación devuelve errores, el diseñador de formularios debe corregir los errores y mensajes y, a continuación, debe proporcionarle una plantilla de formulario actualizada. Después, puede repetir los pasos anteriores. Si no se produce ningún error ni mensajes inaceptables, puede continuar con la carga o actualización.

   Nota

   Si el sistema le advierte de que la plantilla ya existe, haga clic en Administración de aplicaciones, en Administrar plantillas de formulario, elija la plantilla de formulario, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Quitar formulario. En la página Quitar la plantilla de formulario, haga clic en Quitar. A continuación, puede repetir el procedimiento para cargar el formulario.

7. Haga clic en Aceptar para volver a la página Cargar plantilla de formulario. Cuando vuelva a la página Cargar plantilla de formulario después de comprobar una plantilla de formulario, tendrá que buscar la plantilla de nuevo.

8. En la página Cargar plantilla de formulario, en la sección Cargar plantilla de formulario, haga clic en Examinar.

9. En la ventana Elegir un archivo, seleccione la plantilla que desea cargar y, a continuación, haga clic en Abrir.

10. En la sección Actualizar, elija cómo desea que se comporte InfoPath Forms Services si ya existe otra versión de la plantilla de formulario en el servidor.

    • Si en el servidor no existe una versión anterior de la plantilla de formulario, o si no desea actualizar de forma automática la versión existente de la plantilla de formulario a la nueva versión, desactive la casilla Actualizar la plantilla del formulario si ya existe. Esta casilla está activada de forma predeterminada.

    • Después de actualizar la plantilla de formulario, las nuevas sesiones se iniciarán con la versión actualizada de la plantilla de formulario. Los formularios que ya estén abiertos seguirán usando la versión actual de la plantilla de formulario. Si desea que las sesiones existentes de rellenado de formularios basadas en el explorador sigan usando la versión anterior de la plantilla de formulario, deje selecciona la opción Permitir que las sesiones existentes para rellenar formularios en el explorador se completen utilizando la versión actual de la plantilla de formulario. En caso contrario, seleccione la opción Finalizar las sesiones existentes para rellenar formularios en el explorador. Tenga en cuenta que, si selecciona esta opción, se perderán todos los datos de las sesiones existentes.

    • Si desea esperar a que todas las sesiones de la plantilla de formulario se hayan completado antes de actualizar, navegue hasta Administrar plantillas de formulario, seleccione la plantilla de formulario y elija Plantilla de formulario de modo inactivo. Para obtener más información sobre cómo poner las plantillas de formulario en modo inactivo, vea "Poner las plantillas de formulario aprobadas por el administrador en modo inactivo" en esta misma página.

11. Haga clic en Cargar. El proceso de carga puede tardar unos minutos en finalizarse, particularmente en una granja de servidores con varios servidores cliente web. Se puede comprobar el estado de la carga en la página Administrar plantillas de formulario.

Aunque la plantilla de formulario esté cargada en la biblioteca de formularios central, aún no está disponible para los usuarios. Debe activarla el administrador de la colección de sitios para la que se activará la plantilla de formulario. Esta acción también puede llevarla a cabo un administrador de granja de servidores que también tenga privilegios de administración en la colección de sitios. Para obtener más información acerca de la activación de plantillas de formulario, vea "Activación de plantillas de formulario aprobadas por el administrador" en esta misma página.

Activación de plantillas de formulario aprobadas por el administrador

Para hacer que una plantilla de formulario aprobada por el administrador esté disponible para los usuarios, se debe activar el formulario para una colección de sitios. Un administrador de la colección de sitios puede activar las plantillas de formulario para una colección de sitios desde la página Características de la colección de sitios. También la puede activar para una colección de sitios desde el sitio de Administración central un administrador de granja de servidores que tenga privilegios de administrador en esa colección de sitios. Una plantilla de formulario se puede activar para más de una colección de sitios; repita el proceso de activación para cada colección de sitios para la que desee activar el formulario.

Para activar una plantilla de formulario para una colección de sitios desde el sitio de Administración central

1. En la barra de tareas, haga clic en Inicio, elija Herramientas administrativas y, a continuación, haga clic en Administración central de SharePoint 3.0.

2. En la barra de navegación superior, haga clic en la ficha Administración de aplicaciones.

3. En la página Administración de aplicaciones, en InfoPath Forms Services, haga clic en Administrar plantillas de formulario.

4. En la página Administrar plantillas de formulario, elija la plantilla de formulario que desee activar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Activar para una colección de sitios.

5. Para activar la plantilla de formulario para la colección de sitios actual, haga clic en el botón Activar. La plantilla de formulario está ahora disponible para los usuarios.

   • Para elegir otra colección de sitios, en la sección Ubicación de activación, haga clic en el cuadro de colección de sitios y, a continuación, haga clic en Cambiar Colección de sitios. Aparece el cuadro de diálogo de la página web Seleccionar colección de sitios.

   • Haga clic en la dirección URL de la colección de sitios para la que desea activar la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si la colección de sitios que desea está en otra aplicación web, haga clic en el cuadro Aplicación web, haga clic en Cambiar aplicación web y elija el nombre de la aplicación web. A continuación, haga clic en la colección de sitios apropiada y haga clic en Aceptar.

La plantilla de formulario está ahora disponible para que los usuarios tengan acceso a ella.

Para comprobar que la plantilla de formulario está disponible

1. En Internet Explorer, vaya a la dirección URL de la colección de sitios para la que ha activado la plantilla de formulario.

2. Haga clic en Todo el contenido.

3. En la sección Bibliotecas de documentos de la página Todo el contenido, haga clic en la biblioteca de documentos Plantillas de formulario. La plantilla que puso a disposición de los usuarios debe aparecer en la lista Plantillas de formulario.

Para activar una plantilla de formulario para una colección de sitios desde la página Características de la colección de sitios

1. En un explorador web, abra la página principal de la colección de sitios.

2. En la barra de navegación superior, haga clic en la ficha Acciones del sitio.

3. En el menú desplegable que aparece, haga clic en Configuración del sitio.

4. En la página Configuración del sitio, bajo Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios.

5. Para activar la plantilla de formulario para la colección de sitios actual, busque la plantilla de formulario en la lista de características y haga clic en el botón Activar.

La plantilla de formulario está ahora disponible para que los usuarios de la colección de sitios tengan acceso a ella.

Para comprobar que la plantilla de formulario está disponible

1. En Internet Explorer, vaya a la dirección URL de la colección de sitios para la que ha activado la plantilla de formulario.

2. Haga clic en Ver todo el contenido del sitio.

3. En la sección Bibliotecas de documentos de la página Todo el contenido del sitio, haga clic en la biblioteca de documentos Plantillas de formulario. La plantilla que puso a disposición de los usuarios debe aparecer en la lista Plantillas de formulario.

Actualización de plantillas de formulario aprobadas por el administrador

Cada plantilla de formulario aprobada por el administrador está identificada mediante su nombre de recursos uniforme (URN) incrustado. Cuando se carga una plantilla de formulario, el sistema comprueba si ya está registrado el URN. Si no lo está, se agrega la plantilla de formulario como una nueva plantilla de formulario. Si el URN está registrado, el sistema se comporta de la siguiente manera:

• Versión anterior: si la versión de la plantilla entrante es anterior a la versión existente, entonces se muestra el siguiente error: "Ya existe una versión más reciente de esta plantilla de formulario en el servidor. Quite la plantilla de formulario existente del servidor o aumente la versión de la nueva plantilla e inténtelo de nuevo."

• Misma versión: si la versión de la plantilla entrante tiene el mismo número de versión que la existente, entonces se muestra el siguiente error: "Ya existe una plantilla de formulario con la misma versión en el servidor. Puede que ésta sea la misma plantilla de formulario o que sea necesario aumentar la versión de la misma e intentarlo de nuevo."

• Nueva versión: si la versión de la plantilla entrante es una versión más reciente que la versión existente y el usuario ha solicitado una actualización de versión, hay tres métodos que un administrador puede elegir.

Cuando se actualiza una plantilla de formulario, existen cuatro opciones para tratar las sesiones existentes en relación con la plantilla de formulario actual:

• Permitir que las sesiones existentes para rellenar formularios en el explorador finalicen usando la versión actual de la plantilla de formulario.

• Finalizar las sesiones existentes para rellenar formularios en el explorador. Este enfoque resulta útil en caso de que una plantilla de formulario contenga un error grave o un problema de seguridad, y desee que la plantilla de formulario deje de estar disponible de forma inmediata.

• Realizar una actualización gradual, en la que cargue la nueva versión como una plantilla de formulario independiente y finalmente quite la versión antigua cuando ningún usuario tenga acceso a ella. Este enfoque es útil cuando se puede tener acceso a la plantilla de formulario como un formulario incrustado o a través de un vínculo en una página web, y no le preocupa la posibilidad de que se tenga acceso a la versión anterior durante el proceso de actualización. Con ambas plantillas de formulario disponibles en InfoPath Forms Services, puede modificar el vínculo a la plantilla de formulario en la página web.

• Poner la plantilla de formulario en modo inactivo antes actualizar a la nueva versión. Cuando se pone una plantilla de formulario en modo inactivo, se realiza la transición gradual de una plantilla de formulario desde un estado activo a uno inactivo. Este método de actualización resulta útil cuando desea asegurarse de que no se pueda tener acceso a una plantilla de formulario después de un momento dado. Para obtener más información acerca de cómo poner una plantilla de formulario en modo inactivo, vea "Poner las plantillas de formulario aprobadas por el administrador en modo inactivo" en esta misma página.

Poner las plantillas de formulario aprobadas por el administrador en modo inactivo

En un entorno de producción, la actualización de una plantilla de formulario requiere más acciones que el simple reemplazo de la plantilla antigua por la nueva. Es posible que los usuarios tengan sesiones activas del formulario abiertas. Quizás el administrador desee controlar el proceso de actualización para permitir que las sesiones activas finalicen antes de hacer que una plantilla de formulario deje de estar disponible, y asegurarse de que la plantilla de formulario ya no esté disponible para los usuarios cuando finalice el proceso de puesta en modo inactivo. Si se usa la función Modo de inactividad, puede desconectar una plantilla de formulario correctamente y administrar la plantilla de formulario cuando esté inactiva.

Para poner una plantilla de formulario en modo inactivo

1. En la barra de tareas, haga clic en Inicio, elija Herramientas administrativas y, a continuación, haga clic en Administración central de SharePoint 3.0.

2. En la barra de navegación superior, haga clic en la ficha Administración de aplicaciones.

3. En la página Administración de aplicaciones, en InfoPath Forms Services, haga clic en Administrar plantillas de formulario.

   Nota

   En la página Administrar plantillas de formulario, se muestra una columna Estado. Las plantillas de formulario que están disponibles para los usuarios aparecen designadas como Listo.

4. Elija el archivo que desea actualizar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, en el menú, seleccione Plantilla de formulario de modo inactivo.

5. Escriba el número de minutos que desea que dure el proceso de puesta en modo inactivo. En un sistema de producción, debería poner el formulario en modo inactivo durante al menos el mismo tiempo que el estado de sesión esté configurado para el servidor. De forma predeterminada, el estado de sesión está configurado para 240 minutos.

6. Haga clic en Iniciar inactividad. En la sección Modo de inactividad, el estado cambia a Aplicando inactividad.

7. Para comprobar si se ha puesto el formulario en modo inactivo correctamente, en la barra de navegación superior, haga clic en la ficha Administración de aplicaciones.

8. En la página Administración de aplicaciones, en InfoPath Forms Services, haga clic en Administrar plantillas de formulario.

   Nota

   En la columna Estado de la página Administrar plantillas de formulario, las plantillas de formulario que haya puesto en modo inactivo aparecerán designadas como Modo inactivo.

9. Cuando la plantilla de formulario esté en modo inactivo, podrá implementar la nueva versión actualizada del formulario.

Vea también

Conceptos

Implementación de plantillas de formulario (Office SharePoint Server)
Administración de plantillas de formulario (Office SharePoint Server)