Confirmación y eliminación automática del uso de sitios: propiedades de Stsadm (Office SharePoint Server)

Las propiedades de confirmación y eliminación automática del uso de sitios se pueden establecer en el servidor y la granja de servidores, o en la aplicación web. Pueden servir para especificar si se enviarán notificaciones por correo electrónico sobre sitios web no usados, cuánto tiempo hay que esperar para enviar la primera notificación por correo electrónico, cuántas notificaciones se enviarán, si se eliminarán automáticamente los sitios web que no se usen y cuándo deben eliminarse.

En Windows SharePoint Services 3.0, las nuevas opciones administrativas permiten enviar avisos automáticamente a los propietarios de sitios en que solicite la confirmación de que sus sitios están en uso. También permiten eliminar automáticamente los sitios no confirmados. Estas características ofrecen un método para controlar el número de sitios web no usados en el servidor. Los sitios web basados en Windows SharePoint Services 3.0 pueden quedar inactivos por varias razones. Por ejemplo, puede que un sitio se configurara para documentos relacionados con un proyecto que se ha completado o que un usuario realizara pruebas en Windows SharePoint Services 3.0 y creara un sitio que ya no necesita. Dado que los sitios inactivos ocupan espacio en los servidores, es importante comprobar con los propietarios de los sitios si sus sitios siguen siendo necesarios o han quedado inactivos.

La confirmación sobre el uso de sitios funciona como las alertas para los sitios de los usuarios. Cuando se crean los sitios, se agregan a la base de datos y se registran como sitios activos. Después de un tiempo determinado definido por el administrador, los propietarios de los sitios reciben una notificación por correo electrónico en que se les solicita que reactiven o eliminen sus sitios web no usados. Existen tres resultados posibles a partir del correo electrónico de notificación:

• Si un sitio está en uso, el propietario del sitio hace clic en un vínculo para confirmar que el sitio se encuentra activo y conservar así el sitio. Cuando el propietario hace clic en el vínculo de confirmación, el temporizador se reinicia y el propietario recibe otra notificación transcurrido el mismo período de tiempo.

• Si un sitio no está en uso pero no se ha activado la característica de eliminación automática, el propietario del sitio podrá eliminar el sitio mediante las instrucciones que se indican en el correo electrónico de notificación o no hacer nada. El propietario del sitio seguirá recibiendo notificaciones periódicas por correo electrónico (el período lo define el administrador) hasta que se confirme el uso o se elimine el sitio.

• Si un sitio no está en uso y se ha activado la característica de eliminación automática, se consultará al propietario del sitio un número específico de veces (según lo haya configurado el administrador) y, si no se confirma su uso, el sitio se eliminará automáticamente.

La eliminación automática es una característica administrativa avanzada que permite eliminar sitios innecesarios sin intervención administrativa y sin ningún mecanismo de copia de seguridad. De forma predeterminada, la confirmación del sitio se habilita automáticamente y se envían al menos dos avisos de confirmación antes de eliminar el sitio. Debe activar la confirmación de uso del sitio para poder activar la eliminación automática. Además de estas medidas de seguridad básicas, debe tener en cuenta los siguientes procedimientos recomendados:

• Solicite un segundo contacto cuando se crean los sitios. Cuando un usuario crea un sitio, el usuario figura como el propietario del sitio. En función de la configuración, es posible que se solicite al usuario que especifique un segundo contacto para el sitio. Las notificaciones de confirmación se enviarán automáticamente al propietario del sitio y al segundo contacto, si existe.

  Para obtener más información, vea Planeación del proceso para la creación de sitios (Office SharePoint Server)

• Establezca intervalos razonables entre las confirmaciones y antes de la eliminación automática.

  Por ejemplo, si un propietario del sitio no está disponible durante cuatro semanas y los sitios se eliminan después de cuatro confirmaciones semanales sin respuesta, el sitio podría eliminarse sin ofrecer al usuario la oportunidad de realizar la confirmación. Si se va a habilitar esta característica dentro de una corporación, no olvide tener en cuenta la política de la organización sobre vacaciones y ausencias cuando configure los intervalos de confirmación y eliminación.

• Haga una copia de seguridad de los sitios web con regularidad, de forma que pueda restaurar una copia reciente si un sitio se elimina de manera involuntaria.

  Por ejemplo, si configura la confirmación y eliminación automática para que se produzcan el quinto día de cada mes, tome la costumbre de hacer una copia de seguridad del servidor en el cuarto día. Puede automatizar este proceso si crea un procedimiento almacenado en Microsoft SQL Server para que compruebe la tabla de sitios y haga automáticamente una copia de seguridad de los elementos programados para la eliminación. Para obtener más información acerca de SQL Server, vea la documentación de SQL Server. Para obtener más información acerca de la tabla de sitios, vea el kit de desarrollo de software de Windows SharePoint Services (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=103449&clcid=0xC0A).

Hay varias opciones que se pueden configurar para controlar cuánto tiempo transcurre entre las fases de confirmación y eliminación automática. Puede configurar lo siguiente:

• Cuándo se empezará a enviar avisos de confirmación de uso del sitio

  El valor de notificación inicial controla cuándo se envía el primer aviso de confirmación al propietario de un nuevo sitio o al propietario de un sitio que ha confirmado que está en uso. Este valor no controla la frecuencia de las notificaciones, sólo el número de días que se ha de esperar para enviar la notificación inicial.

• Con qué frecuencia se comprobará si hay sitios que necesitan confirmación y con qué frecuencia se enviarán las notificaciones

  El valor de frecuencia afecta tanto a la frecuencia con la que se comprueba el servidor y la frecuencia con la que se envían los avisos de confirmación. Si se establece una frecuencia semanal, el servidor se comprobará semanalmente y las notificaciones se enviarán también semanalmente, inmediatamente después de haber comprobado el servidor.

• A qué hora se realizará la comprobación y se enviarán las notificaciones

  Cambie esta hora para adaptarla mejor a su entorno. Por ejemplo, si casi todos los usuarios están conectados y tienen acceso al servidor durante el día, elija una hora durante la noche cuando el servidor no esté tan ocupado.

• Cuántas notificaciones se enviarán antes de permitir la eliminación automática

  Ajuste este número para asegurarse de que los propietarios del sitio reciben una notificación antes de que se elimine un sitio. El número de notificaciones depende también de la frecuencia, por lo que si especifica comprobaciones diarias con 30 avisos antes de la eliminación, el propietario del sitio recibirá una notificación cada día del mes antes que se elimine el sitio.

Asegúrese de configurar estos períodos de tiempo para que resulten útiles y razonables para el contexto de su organización. En una organización grande, donde es posible que los usuarios necesiten que los datos estén almacenados durante algún tiempo, puede especificar intervalos mayores. Por ejemplo, podría empezar a enviar notificaciones a los 180 días, enviar una notificación cada mes y eliminar los sitios si han pasado seis meses sin recibir una confirmación. Si hospeda sitios gratuitos para clientes, es posible que desee reducir estos intervalos. Por ejemplo, podría empezar a enviar notificaciones a los 45 días, enviar una notificación semanalmente y eliminar los sitios si han pasado cuatro semanas sin recibir una confirmación. Si hospeda sitios para pagar a los clientes, puede que no desee usar esta característica, a menos que tenga una estrategia de copia de seguridad automatizada que permita restaurar sitios cuando así se solicite.

La característica de confirmación y eliminación automática se basa en el servicio de temporizador de Microsoft SharePoint para realizar los trabajos programados. Las horas y los intervalos que especifique aquí seguirán las mismas reglas que cualquier otro trabajo del servicio de temporizador de SharePoint en Windows SharePoint Services 3.0. Para obtener más información, vea la página acerca de la programación de trabajos temporizados (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=103322&clcid=0xC0A).

Las propiedades de confirmación y eliminación automática del uso de sitios forman parte de las operaciones setproperty y getproperty. La sintaxis de la operación setproperty es la siguiente:

stsadm -o setproperty

-propertyname <nombre de propiedad>

-propertyvalue <valor de propiedad>

[-url] <http://nombre_servidor>

La sintaxis de la operación getproperty es la siguiente:

stsadm -o getproperty

-propertyname <nombre de propiedad>

[-url] <http://nombre_servidor>

En la siguiente tabla se describen las propiedades de confirmación y eliminación automática del uso de sitios.