Planeación de sitios y características

En este artículo:

• Planeación de sitios

• Planeación de colecciones de sitios

• Planeación de la seguridad

• Planeación de las necesidades de búsqueda

• Planeación de la integración de inteligencia empresarial

• Planeación de la administración de documentos y registros

• Planeación de flujos de trabajo

• Planeación de formularios

• Planeación del mantenimiento de sitios

• Hoja de trabajo

Uno de los resultados de la planeación de una solución basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007 es la determinación de los tipos de sitios web y sitios del portal que se van a implementar, y de la lista de características necesarias para planear cada sitio. Registre esta información en la hoja de trabajo de planeación para la determinación de sitios y portales.

Al rellenar la hoja de trabajo, use las instrucciones de este artículo para incluir los tipos de sitios del portal, los sitios de presencia en Internet y otros tipos de sitios necesarios para la solución y, a continuación, especifique lo siguiente para cada sitio:

• Los grupos de usuarios que van a participar en el sitio o el portal. Una vez que establezca a quién se dirige el sitio, puede determinar más fácilmente la configuración de seguridad adecuada para el sitio.

• Los requisitos de búsqueda.

• Las necesidades de personalización.

• Las necesidades de los sitios de personalización.

• Las características necesarias para planear cada portal o sitio, como la inteligencia empresarial, la administración de documentos, los formularios o los flujos de trabajo.

Planeación de sitios

El primer paso en la planeación de una solución basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007 es determinar el conjunto de sitios del portal, los sitios de presencia en Internet, los sitios de grupo y los sitios especializados que necesitan la organización y los clientes. La determinación de estos sitios afecta a las decisiones de planeación posteriores, como la ubicación en que se van a implementar los sitios en la topología de servidores, las características que se van a planear para cada sitio, la implementación de los procesos que abarcan varios sitios y la disponibilidad de la información en uno o más sitios.

Planeación de sitios del portal

Los sitios del portal basados en Office SharePoint Server 2007 proporcionan un punto central para buscar información relevante y personalizada en una organización. Puede planear sitios del portal de división y de resumen basados en las dimensiones y la estructura de la organización, y que agreguen información organizativa; además, puede planear portales de aplicaciones interactivos, donde los miembros de los equipos pueden realizar tareas en la organización.

Planeación de sitios del portal en función de la jerarquía organizativa

Planee los sitios del portal básicos que necesite en función del tamaño y la estructura de la organización. Cada uno de estos sitios del portal debe incluir la información necesaria para un proyecto o una división de la organización, y cada uno de estos sitios se vincula a sitios de colaboración relevantes para el proyecto o la división. Algunos sitios del portal para divisiones o proyectos de mayor tamaño también agregan la información que se encuentra en todos los sitios del portal dedicados a divisiones o proyectos de menor tamaño.

Use las siguientes instrucciones para planear los sitios del portal en función de la estructura organizativa:

Sitios del portal de división o grupo   Planee la creación de un sitio del portal para una organización de tamaño reducido o un sitio para cada división o proyecto en el que participen de 50 a 100 usuarios en una organización de tamaño mediano a grande. En las organizaciones de gran tamaño, puede haber varios niveles de sitios del portal en que cada sitio se orienta al contenido creado y administrado en su nivel correspondiente de la organización.

Puede diseñar un sitio del portal para que los miembros de la organización colaboren en el contenido relacionado con los objetivos de negocio o de la organización. Estos sitios pueden ser independientes o funcionar con otros sitios como parte de un proceso de publicación. Con frecuencia, estos sitios del portal se componen de una mezcla de contenido de colaboración usado internamente y contenido cuyo objetivo es la publicación para una audiencia.

Sitios del portal de resumen   Un sitio del portal de resumen incluye contenido general de toda la organización. Permite a los usuarios de las distintas divisiones buscar información y expertos, y obtener acceso a los procesos de toda la organización. Suele contener subsitios cuyo ámbito es la arquitectura de información organizativa general y que se asignan normalmente a la estructura de los sitios del portal de divisiones o proyectos. Para cada organización o proveedor de servicios compartidos (SSP), planee la creación de un sitio del portal de resumen centralizado con una vista agregada de todos los sitios del portal relacionados.

Planeación de sitios del portal de aplicaciones

Un portal de aplicaciones organiza los procesos de los equipos y proporciona los mecanismos necesarios para ejecutarlos. Los portales de aplicaciones suelen incluir escritorios digitales y otras características para ver y manipular los datos relacionados con la finalidad del portal. La información presentada en un sitio del portal de aplicaciones procede normalmente de varios orígenes, como bases de datos u otros sitios de SharePoint.

Por ejemplo, la organización de recursos humanos de una empresa puede diseñar un sitio del portal de aplicaciones para proporcionar a los empleados lo siguiente:

• Acceso a información general, como manuales para los empleados y oportunidades de empleo.

• Métodos para realizar tareas comunes, como el envío de tarjetas de horas trabajadas e informes de gastos.

• Paneles para ver la información personalizada, como el historial de salario y prestaciones de un empleado.

En otro ejemplo, la organización de soporte técnico interna de una empresa puede diseñar un portal de aplicaciones de soporte técnico para ofrecer soporte técnico a los miembros de la empresa. Las características del portal de aplicaciones pueden ser las siguientes:

• Acceso a una base de conocimientos de incidentes de soporte técnico anteriores y documentación relacionada con los procedimientos recomendados.

• Métodos para realizar tareas comunes, como iniciar un incidente de soporte técnico o revisar el estado de un incidente en curso.

• Integración con características de comunicación compatibles con conferencias y discusiones en línea.

• Vistas de datos personalizadas. Por ejemplo, los administradores de soporte técnico pueden ver paneles que proporcionan vistas de la productividad de los miembros de su equipo y los niveles de satisfacción de los clientes. Los ingenieros de soporte técnico pueden ver los incidentes sin resolver actuales.

En la hoja de trabajo de planeación para la determinación de sitios y portales, incluya cada sitio del portal de división, resumen y aplicaciones que vaya a crear. Asegúrese de identificar el nombre y la finalidad del sitio del portal. Para obtener más información acerca de la planeación de sitios del portal, vea Chapter overview: Plan site structure and navigation (Project Server).

Planeación de sitios de presencia en Internet

Los sitios de presencia en Internet son sitios orientados al cliente. Suelen ser sitios con personalización de marca y se caracterizan por la inclusión de elementos estilísticamente coherentes, como colores, fuentes y logotipos, además de una serie de elementos estructurales, como las características de navegación y la estructura de páginas del sitio. Aunque el aspecto de un sitio de Internet se controla de forma estricta, el contenido del sitio puede ser dinámico y cambiar con frecuencia.

Por ejemplo, un sitio corporativo de presencia en Internet comunica información importante de la compañía a los clientes, los asociados, los inversores y los posibles empleados, incluidas las descripciones de los productos y servicios, las noticias de la compañía, los informes anuales, los archivos públicos y la ofertas de empleo. En otro ejemplo, un sitio de Internet de noticias en línea proporciona información actualizada con frecuencia además de características interactivas, como tableros de cotizaciones y blogs.

Dado que un sitio de presencia en Internet representa a la empresa para una audiencia externa, puede almacenar provisionalmente, probar y, a continuación, publicar el sitio (conforme a una programación o según sea necesario) en su ubicación de "producción" pública. Un sitio provisional refleja el sitio de producción usado para probar el contenido antes de publicarlo. El uso de un sitio provisional puede ayudar a garantizar que el contenido publicado cumpla los estándares más estrictos. Además, los sitios provisionales permiten a los autores de contenido trabajar en los servidores ubicados en la intranet de la compañía mientras los usuarios de Internet usan los servidores de producción de la red perimetral. La característica de implementación de contenido integrada facilita la transferencia de contenido de los servidores provisionales a los servidores de producción.

Registre los sitios de presencia en Internet provisionales y de producción en la hoja de trabajo de planeación para la determinación de sitios y portales. Para obtener más información acerca de la planeación de sitios de presencia en Internet, vea Planeación de la estructura y la publicación de un sitio web (Office SharePoint Server).

Planeación de otros sitios

Puede planear que los usuarios del sitio del portal o del sitio de Internet creen sitios adicionales. Por ejemplo, puede planear ofrecer Mi sitio (que es un sitio de grupo basado en Windows SharePoint Services 3.0 con vistas públicas y privadas) a cada miembro del equipo que use un sitio del portal. Además, puede permitir a los miembros del equipo crear otros sitios, como sitios de área de documentos, a medida que colaboran. De forma similar, puede proporcionar a los usuarios de un sitio de Internet acceso a los sitios de colaboración como parte de un servicio web. Por ejemplo, puede proporcionar permisos para crear sitios de área de reuniones y participar en conferencias en línea como parte de la experiencia de uso del sitio.

Además de los sitios del portal y los sitios de Internet, Office SharePoint Server 2007 ofrece la posibilidad de crear los siguientes sitios especializados para su uso en la organización:

Sitio del Centro de documentación   Se trata de una biblioteca a gran escala que resulta útil como base de conocimientos o archivo histórico de toda la empresa. Incluye características que pueden ayudar a los usuarios a navegar, buscar y administrar un número elevado de documentos de una jerarquía compleja mediante el uso de un conjunto de elementos web especializados.

Sitio del centro de registros   La administración de registros consiste en la administración de archivos y documentos que demuestren la existencia de actividades o transacciones realizadas por la organización. El sitio del centro de registros está diseñado para implementar el componente de almacenamiento de una solución de administración de registros basada en Office SharePoint Server 2007.

Registre las necesidades del resto de los sitios en la hoja de trabajo de planeación para la determinación de sitios y portales. Para obtener más información acerca de la planeación de sitios de colaboración, vea Planeación de sitios de colaboración. Para obtener más información acerca de los sitios del Centro de documentación, vea Planeación de las bibliotecas de documentos. Para obtener más información acerca de los sitios del centro de registros, vea Diseño del sitio del centro de registros (Office SharePoint Server).

Planeación de personalizaciones

Puede planear la personalización de sitios del portal, sitios de Internet o sitios de grupo. Por ejemplo, si planea un sitio para ofrecer presencia en Internet para su empresa, puede personalizar el sitio mediante la personalización de las páginas maestras para incluir el logotipo y la combinación de colores de la organización.

Además, puede personalizar el sitio mediante la adición de funcionalidad. Office SharePoint Server 2007 tiene un modelo de objetos completo y se basa en .NET Framework. Para obtener más información acerca de la programación de Office SharePoint Server 2007, vea el kit de desarrollo de software de Office SharePoint Server 2007.

Para cada sitio o portal que requiera personalización, incluya una nota en la columna de personalización de la hoja de trabajo de planeación para la determinación de sitios y portales. Para obtener más información acerca de la personalización, vea Planeación de la estructura y la publicación de un sitio web (Office SharePoint Server).

Planeación de sitios de personalización

Un sitio de personalización es una vista filtrada del contenido de un sitio del portal o un sitio de Internet que proporciona a los usuarios de dicho sitio contenido dirigido según la función o las preferencias del usuario. Al planear un sitio del portal o de Internet basado en Office SharePoint Server 2007, puede diseñar un sitio de personalización basado en dicho sitio. A continuación, los usuarios pueden ver el contenido general mostrado por el sitio del portal o de Internet, o pueden ver el sitio de personalización relacionado, que filtra el contenido de modo que sea más relevante para las necesidades de información o las tareas específicas de un usuario concreto.

Si planea diseñar un sitio de personalización para cualquier sitio incluido en la hoja de trabajo de planeación para la determinación de sitios y portales, registre la decisión en la columna de personalización de la hoja de trabajo. Para obtener más información acerca de los sitios de personalización, vea Planeación de contenido y sitios personalizados.

Planeación de colecciones de sitios

Una vez que determine los sitios y sitios del portal necesarios para la solución, el siguiente paso es planear la implementación de estos sitios y portales en las colecciones de sitios. Una colección de sitios es un conjunto jerárquico de sitios que se pueden administrar de forma conjunta. Los sitios de una colección de sitios tienen características comunes, como permisos compartidos, galerías de plantillas, tipos de contenido y elementos web, y suelen compartir una navegación común. Todos los sitios de una colección de sitios se almacenan conjuntamente en la misma base de datos de SQL. Un sitio del portal se suele implementar como una colección de sitios con el sitio web de nivel superior como página principal del portal.

En general, al planear una solución basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007, debe ubicar cada uno de los siguientes tipos de sitios en colecciones de sitios independientes:

• Sitios del portal

• Sitios de Internet (almacenamiento provisional)

• Sitios de Internet (producción)

• Todos los sitios de grupo relacionados con un sitio del portal o un sitio de Internet

• Sitios del Centro de documentación

• Sitios del centro de registros

Para obtener más información acerca de la planeación de las colecciones de sitios de Office SharePoint Server 2007, vea Planeación de la estructura y la publicación de un sitio web (Office SharePoint Server).

Planeación de la seguridad

La planeación de la seguridad incluye la planeación de la autenticación y la autorización de los usuarios y grupos de usuarios. La autenticación es el proceso mediante el cual Office SharePoint Server comprueba quién es un usuario. La autorización determina qué acciones puede realizar un usuario para un objeto concreto, como un elemento de lista, una biblioteca o un sitio.

Los elementos de la planeación de seguridad son:

• Determinación de los métodos de autenticación que se van a usar.

• Determinación de las categorías de usuarios de la solución.

• Determinación de los niveles de permisos que se van a asignar a los usuarios y grupos.

• Planeación de grupos de usuarios y asignación de permisos a dichos grupos.

• Planeación de los ámbitos a los que se aplican los permisos, como listas, bibliotecas o sitios.

Para obtener más información acerca de la planeación de la seguridad de Office SharePoint Server 2007, vea Chapter overview: Plan site and content security.

Planeación de las necesidades de búsqueda

La planeación de la búsqueda incluye la determinación del ámbito del contenido que se puede buscar en cada sitio, la configuración de las granjas de servidores para indizar el contenido y buscar de forma eficaz y segura, y la planeación opcional de personalizaciones de la interfaz de usuario de búsqueda. En función de las necesidades, los ámbitos de búsqueda de los distintos sitios pueden variar considerablemente. Por ejemplo, en un sitio del portal usado para planear y crear productos, el ámbito de búsqueda puede incluir especificaciones de productos, documentos de marketing internos, notas de reuniones y otros tipos de información de valor interno. El ámbito de búsqueda del sitio de Internet en que el público obtiene información acerca de estos productos se debe limitar al contenido que describe los productos y servicios de la organización, y no puede incluir contenido interno.

Al preparar la planeación de la búsqueda, para cada sitio o sitio del portal de la hoja de trabajo de planeación para la determinación de sitios y portales, indique el ámbito de búsqueda para cada conjunto de usuarios. Para obtener más información acerca de la planeación de la búsqueda, vea Planeación de la búsqueda (Office SharePoint Server).

Planeación de la integración de inteligencia empresarial

La inteligencia empresarial permite a los miembros de una organización recopilar, almacenar, analizar y obtener acceso a los datos profesionales. Office SharePoint Server 2007 incluye recursos de inteligencia empresarial que ayudan a las organizaciones a preservar la integridad de los datos a la vez que se habilitan funciones eficaces de búsqueda, integración, análisis, representación y uso compartido de datos.

Al preparar la planeación de la inteligencia empresarial, en la columna de inteligencia empresarial de la hoja de trabajo de planeación para la determinación de sitios y portales, indique todos los sitios y sitios del portal que requieren la integración de la inteligencia empresarial. Para obtener más información acerca de la planeación de la inteligencia empresarial, vea Planeación de la inteligencia empresarial.

Planeación de la administración de documentos y registros

Se implementa un sistema de administración de documentos para controlar el flujo de documentos de la organización (cómo se crean, revisan, publican, consumen y, finalmente, cómo se eliminan o conservan). Dado que prácticamente todas la soluciones incluyen estas actividades, es habitual planear la implementación de la administración de documentos. Para la planeación de la administración de documentos se debe tener en cuenta cómo se van a organizar las bibliotecas de documentos, los metadatos que se van a definir para cada tipo de contenido, los flujos de trabajo necesarios durante el ciclo de vida del contenido y las directivas que se van a aplicar al contenido.

Un registro es un documento u otra entidad física o electrónica de una organización que demuestra una actividad o transacción realizadas por la organización. La administración de registros es el proceso mediante el cual una organización determina qué tipos de información son registros, cómo administrarlos durante los períodos de retención y, finalmente, cómo destruirlos o archivarlos. Office SharePoint Server 2007 incluye características para ayudar a las organizaciones a implementar los sistemas y procesos de administración de registros. Colabore con el departamento jurídico de la organización para determinar si la administración de registros se debe incluir en la solución.

Al preparar la planeación de la administración de documentos y registros, en la hoja de trabajo de planeación para la determinación de sitios y portales, indique todos los sitios y portales que requieren la planeación de la administración de documentos o registros. Para obtener más información acerca de la planeación de la administración de documentos, vea Planeación de la administración de documentos. Para obtener más información acerca de la planeación de la administración de registros, vea Planeación de la administración de registros.

Planeación de flujos de trabajo

Los flujos de trabajo implementan procesos de negocio en los documentos, las páginas web y los elementos de lista de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Por ejemplo, un flujo de trabajo puede enrutar un documento para su revisión, realizar un seguimiento de un problema en las distintas fases de resolución o supervisar un contrato durante el proceso de aprobación. Office SharePoint Server 2007 incluye flujos de trabajo para satisfacer las necesidades principales de administración de contenido, como la revisión o la aprobación de documentos para su publicación, además de flujos de trabajo especializados para el seguimiento de problemas, la administración de traducciones de contenido a varios idiomas y la administración de otros procesos. Puede crear flujos de trabajo personalizados con Microsoft Visual Studio 2005 o Office SharePoint Designer 2007.

Para preparar la planeación de los flujos de trabajo, en la hoja de trabajo de planeación para la determinación de sitios y portales, indique todos los sitios y portales que requieren la planeación de flujos de trabajo. Para obtener más información acerca de la planeación de flujos de trabajo, vea Planeación de flujos de trabajo.

Planeación de formularios

En una solución basada en Office SharePoint Server 2007, los formularios se pueden usar para recopilar información y mostrar los datos de varios orígenes, automatizar los procesos de negocio y mejorar los escenarios de colaboración. Por ejemplo, para un sitio de Internet, puede planear el uso de formularios para hacer encuestas entre los usuarios y registrar nuevos usuarios. En el caso de un sitio del portal de recursos humanos, puede planear el uso de formularios para enviar información de tarjetas de horas trabajadas, seleccionar prestaciones o revisar el rendimiento de los empleados.

Para preparar la planeación de los formularios, en la columna de formularios de la hoja de trabajo de planeación para la determinación de sitios y portales, incluya todos los sitios y portales que requieren la planeación de formularios. Para obtener más información acerca de la planeación de formularios, vea Planeación de InfoPath Forms Services.

Planeación del mantenimiento de sitios

El mantenimiento de sitios incluye lo siguiente:

• Planeación de la limpieza y la administración general del sitio.

• Determinación de cómo se va a permitir a los usuarios del sitio crear sitios de grupo y otros subsitios, y cómo se va a realizar el seguimiento de dichos sitios.

• Búsqueda y eliminación de sitios obsoletos.

• Mantenimiento del rendimiento de los portales y sitios de Internet en un nivel aceptable.

Dado que necesita planear el mantenimiento de sitios para todos los sitios y portales, no necesita registrar esto en la hoja de trabajo de planeación para la determinación de sitios y portales. Para obtener una descripción completa de la planeación del mantenimiento de sitios, vea Planeación de la creación y el mantenimiento de sitios (Office SharePoint Server).

Hoja de trabajo

Use la siguiente hoja de trabajo para registrar la información tratada en este artículo:

• Hoja de trabajo de planeación para la determinación de sitios y portales (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73282&clcid=0xC0A) (en inglés)

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

• Planeación de sitios y características (primera parte)

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.