Planeación de la retención de registros físicos

Artículo
06/12/2012

En este artículo:

Uso de Office SharePoint Server para administrar registros físicos
Planeación de la retención de registros físicos
Hoja de trabajo

En este artículo se describen las tareas de planeación relacionadas con la retención de registros físicos mediante Microsoft Office SharePoint Server 2007. Al igual que con los elementos digitales, como documentos electrónicos y mensajes de correo electrónico, un elemento físico puede ser un registro y puede requerir administración. Al usar Office SharePoint Server 2007 junto con su sistema de almacenamiento y recuperación de registros físicos, puede implementar una solución de administración de registros que incluya registros tanto físicos como electrónicos.

Los registros físicos que se administran mediante Office SharePoint Server 2007 pueden incluir cualquier elemento no digital, como documentos impresos, DVDs, cintas de vídeo, otros medios e incluso hardware como prototipos de productos. Puede administrar elementos físicos individuales o un conjunto de elementos, como una caja de documentos relacionados.

Nota

Un sistema de administración de registros bien diseñado ayuda a proteger una organización legalmente, ayuda a la organización a demostrar el cumplimiento de cualquier normativa y aumenta la eficacia organizativa mediante la promoción de la eliminación de elementos físicos y electrónicos no actualizados que no son registros. Determinar qué elementos electrónicos o físicos de la organización son registros es responsabilidad de los administradores de registros corporativos, agentes de cumplimiento y abogados. Categorizar cuidadosamente todo el contenido empresarial de la organización le ayudará a garantizar que se conservan los registros durante el período de tiempo que corresponda.

Uso de Office SharePoint Server para administrar registros físicos

En esta sección se describen las características de Office SharePoint Server 2007 que es conveniente tener en cuenta al planear una solución de administración de registros que admita la retención y la eliminación de registros físicos.

Registros físicos y el sitio del centro de registros

El centro de registros de Office SharePoint Server 2007 es una plantilla de sitio diseñada para implementar la administración y la retención de registros. Incluye características de administración de registros, como la aplicación de directivas, la retención de registros y la distribución de registros, y cuenta con una interfaz totalmente programable. Para ver una descripción completa del sitio del centro de registros, vea Diseño del sitio del centro de registros (Office SharePoint Server).

El sitio del centro de registros está diseñado para administrar registros electrónicos y físicos. Esto facilita la administración de ambos tipos de registros como parte del mismo plan de archivos, la aplicación de los mismos tipos de metadatos a registros tanto electrónicos como físicos y la asociación de las mismas directivas a los registros cuando corresponda. Puede administrar los registros electrónicos y físicos en el mismo sitio del centro de registros o puede usar un sitio del centro de registros para registros electrónicos y otro para registros físicos.

Al planear la administración de registros físicos en un sitio del centro de registros, éstas son algunas de las cuestiones que debe tener en cuenta:

Use listas en lugar de bibliotecas de documentos para realizar el seguimiento de los registros físicos. Vea Listas y registros físicos para obtener más información.
Puesto que el almacenamiento en sí de un elemento físico tiene lugar de forma separada, los usuarios no "envían" un elemento físico a un sitio del centro de registros mediante la interfaz de usuario (ni mediante una personalización basada en la interfaz programable). En lugar de ello, los administradores de registros agregan nuevos registros físicos al sitio mediante la creación de nuevos elementos en las listas usadas para administrar los registros y mediante la creación de características asociadas (vea el siguiente apartado) para administrar los registros físicos con las listas de Office SharePoint Server 2007. Normalmente, los nuevos elementos de lista se agregan mediante programación, por ejemplo mediante de un flujo de trabajo personalizado.

Nota

No es necesario agregar registros físicos a la tabla de enrutamiento de registros en el sitio del centro de registros, que envía registros electrónicos a las bibliotecas de documentos correspondientes pero no enruta registros físicos.

Se recomienda agregar funciones adicionales, como flujos de trabajo personalizados, a las listas para proporcionar procesos específicos de registros físicos, como el seguimiento de inventarios, la administración del almacenamiento, la transferencia de propiedad y la eliminación de registros físicos.

Listas y registros físicos

A diferencia de los registros electrónicos como documentos, que se almacenan y administran en bibliotecas de documentos de Office SharePoint Server 2007, los registros físicos se almacenan en una ubicación física adecuada, dependiendo del tipo de elemento. Para realizar un seguimiento de las ubicaciones, los propietarios, el estado y otra información de los registros físicos y guiarlos a través de su ciclo de vida, use listas de Office SharePoint Server 2007 en lugar de bibliotecas de documentos en el sitio del centro de registros. Después de agregar un elemento que representa un registro físico a una lista, puede administrarlo con las mismas características de administración de registros que ofrecen las bibliotecas de documentos para los registros digitales:

Metadatos Los metadatos de Office SharePoint Server 2007 se implementan como columnas de información que se pueden mostrar en listas o en bibliotecas de documentos. Los administradores de registros usan los metadatos para registrar información acerca de los registros, como sus descripciones, los tipos de medios, la categoría del registro, la eliminación de cada elemento, el valor del código de barras y el propietario del registro. Si usa la Galería de columnas de sitio del sitio del centro de registros, puede definir las columnas de metadatos que son útiles para registros tanto electrónicos como físicos. Esto le ayuda a mantener la misma información acerca de los registros independientemente de sus medios, al tiempo que facilita la búsqueda y la recuperación de los elementos tanto electrónicos como físicos por medio de propiedades de elementos de biblioteca y de lista. Para obtener más información acerca de los metadatos y las columnas de los sitios, vea Planeación del tipo de contenido (Office SharePoint Server).
Flujos de trabajo Puede asociar un flujo de trabajo con una lista. Después se puede realizar un seguimiento de los elementos físicos representados en la lista por medio del flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando se agrega un nuevo elemento a una lista, se puede iniciar un flujo de trabajo personalizado que asigne tareas para garantizar el almacenamiento físico correcto del elemento. Se pueden agregar otros flujos de trabajo a la lista, por ejemplo para recuperar un elemento físico. Para obtener información acerca de la creación de flujos de trabajo personalizados, vea el kit de desarrollo de software de Office SharePoint Server 2007 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0xC0A).
Formularios Puede usar la integración de InfoPath Forms Services con Office SharePoint Server 2007 para asociar formularios con listas y usarlos para implementar comandos asociados con la administración de registros físicos. Por ejemplo, puede usar formularios en el explorador para proporcionar acceso a inventarios de registros físicos o para facilitar las solicitudes de servicio relacionadas con registros físicos. Para obtener información acerca de la planeación de formularios, vea Planeación de InfoPath Forms Services.
Directivas de administración de información Una directiva de administración de información es un conjunto de reglas para un tipo de contenido. Cada regla de una directiva de administración de información es una característica de directiva. Las directivas y las características de directiva se pueden aplicar a elementos de lista y usarse en el contexto de la administración de registros físicos:
- Expiración La característica de directiva de expiración ayuda a deshacerse de los elementos de una manera coherente, de la que se puede realizar un seguimiento y que se puede administrar. Puede establecer que los elementos de lista expiren en una fecha determinada o en un período de tiempo calculado. Puede asociar un flujo de trabajo con la directiva de expiración de una lista de modo que, cuando un elemento expire, el flujo de trabajo asigne tareas para garantizar la destrucción del elemento u otra eliminación. Para obtener más información acerca de la característica de directiva de expiración, vea Planeación de directivas de administración de información.
- Códigos de barras La característica de directiva de código de barras le permite realizar un seguimiento de un elemento físico por medio de la creación de un valor de identificación único para el elemento y la adición de una imagen de código de barras de dicho valor al elemento. De manera predeterminada, los códigos de barras de Office SharePoint Server 2007 cumplen el estándar común Code 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39), y puede conectar otros proveedores de códigos de barras mediante el modelo de objetos de directiva. Al asociar un valor de código de barras con un elemento de lista que representa un registro físico, se garantiza que el elemento físico se puede localizar a partir del elemento de lista y viceversa. Para obtener más información acerca de la característica de directiva de código de barras, vea Planeación de directivas de administración de información.
- Etiquetas La característica de directiva de etiquetas especifica las etiquetas que Office SharePoint Server 2007 puede generar, en función de un conjunto de metadatos de lista o biblioteca de documentos. Puede personalizar el formato de una etiqueta y puede insertar etiquetas en documentos electrónicos o imprimirlas. Durante la administración de registros físicos, adjunte etiquetas impresas a elementos físicos para ayudar a identificar los registros físicos y correlacionarlos con sus elementos de lista asociados. Para obtener más información acerca de la característica de directiva de etiquetas, vea Planeación de directivas de administración de información.
- Auditoría La característica de directiva de auditoría registra los eventos y las operaciones realizadas en un documento o elemento de lista, como el cambio, la visualización o la eliminación del elemento. Las acciones que se auditan son extensibles. En el contexto de la administración de registros, la auditoría es una operación esencial que ayuda a garantizar un registro completo de las actividades relativas a un elemento. Para obtener más información acerca de la característica de directiva de auditoría, veaPlaneación de directivas de administración de información.
Tipos de contenido Un tipo de contenido define la información y las características disponibles para un elemento de lista, un documento o una carpeta, incluidos sus metadatos, los flujos de trabajo y las directivas de administración de información. Dado que los tipos de contenido pueden organizarse de forma jerárquica, un conjunto de tipos de contenido puede tener algunas características en común, como los metadatos compartidos, al tiempo que cuentan con características únicas.

Los tipos de contenido son útiles en la administración de registros porque se pueden agrupar características para registros de un tipo determinado de una forma fácilmente reutilizable. Puede crear tipos de contenido para sus registros electrónicos y físicos que compartan información común, como metadatos para clasificar los registros, y que tengan características únicas basadas en sus medios. Por ejemplo, puede definir un tipo de contenido "registro de documento" general y, a continuación, crear tipos de contenido de documentos físicos y electrónicos que hereden sus metadatos del tipo de contenido general. Después puede agregar características únicas al tipo de contenido de documento físico que no sean relevantes para el tipo de contenido de documento electrónico, como una característica de directiva de código de barras o un flujo de trabajo de registros físicos. Para obtener más información acerca de los tipos de contenido, vea Planeación del tipo de contenido (Office SharePoint Server).
Carpetas Puede definir tipos de contenido de carpetas personalizados. En la administración de registros físicos, puede usar carpetas para representar ubicaciones de almacenamiento físicas, como cajas o estantes en un almacén. Los elementos de lista de las carpetas representan los elementos en las ubicaciones de almacenamiento físicas. Por ejemplo, si un conjunto de documentos impresos está almacenado en una caja, puede almacenar los registros de cada documento en una carpeta que represente la caja, con metadatos que identifiquen el valor de código de barras, la ubicación física y otra información personalizada de la caja. Para obtener más información acerca de las carpetas y los tipos de contenido, vea Planeación del tipo de contenido (Office SharePoint Server).
Datos adjuntos Puede adjuntar elementos electrónicos, como imágenes digitalizadas, a los elementos de lista. Esto resulta útil en el contexto de la administración de registros físicos para ayudar a identificar un registro físico y correlacionarlo con su elemento de lista correspondiente.