Orígenes de datos compatibles con los libros en SharePoint Online
Se aplica a:Excel 2013, Excel Online, Office 365 ProPlus, Power BI for Office 365, SharePoint Online Enterprise (E3 and E4)
Última modificación del tema:2014-07-10
Resumen: obtenga información sobre los tipos de orígenes de datos que puede usar en SharePoint Online.
En Excel, se puede conectar gran cantidad de orígenes de datos, como cubos de SQL Server Analysis Services, tablas de SQL Server, fuentes de datos de OData, datos de Azure Marketplace, etc. Pero no todos los orígenes de datos que se pueden usar en Excel son compatibles con SharePoint Online. Cuando un origen de datos de un libro no es compatible, es posible que no pueda verlo en una ventana del explorador ni actualizar los datos.
Según la información y las necesidades de la organización, puede ser recomendable que los usuarios no puedan actualizar los datos en un libro en SharePoint Online. Por ejemplo, un gráfico de cuentas o un presupuesto anual no necesariamente necesitan actualizarse con tanta frecuencia. En otras situaciones, como cuando un administrador quiere ver la información de ventas más reciente, la capacidad de actualizar datos es muy importante. SharePoint Online junto con Power BI para Office 365 proporciona muchas opciones para trabajar con datos externos en libros que se publican en SharePoint Online.
Datos externos en un modelo de datos es un conjunto de datos que usa uno o varios orígenes de datos externos, como una base de datos de Base de datos SQL de Azure, una fuente de datos OData o una lista de SharePoint. Según los orígenes de datos que se usen y lo que las suscripciones de los usuarios de Office 365 incluyan, los usuarios podrán actualizar los datos mientras ven el libro en una ventana del explorador.
Datos nativos en un modelo de datos es un conjunto de datos que se compone de una o varias tablas de datos nativos. Los datos nativos se actualizan de forma manual. Por lo tanto, los usuarios no pueden actualizar los datos mientras ven el libro en una ventana del explorador.
Datos nativos en una hoja de cálculo también se conoce como datos de hoja de cálculo o datos de hoja. Son datos que se especifican de forma manual o se importan a una hoja de cálculo de Excel. Los usuarios no pueden actualizar los datos mientras ven el libro en una ventana del explorador.
Nota
Se aplican límites de tamaño de archivo a los libros de SharePoint Online. Como procedimiento recomendado, intente no hacer el libro más grande de lo necesario. Cuando un libro supera el límite de tamaño de archivo especificado para un usuario determinado, dicho usuario no puede ver el libro en una ventana del explorador. Para obtener más información, vea Límites de tamaño de archivo de los libros en SharePoint Online.
Datos externos en un modelo de datos
En Excel 2013, puede trabajar con datos externos sin agregar dichos datos a un modelo de datos. Sin embargo, si está planeando publicar un libro que use datos externos en una biblioteca en SharePoint Online, los datos deben agregarse al modelo de datos en el libro. Al crear un modelo de datos, se usa la funcionalidad de Power Pivot para crear un origen de datos relacionales dentro de un libro de Excel.
La versión más reciente de SharePoint Online admite libros que contienen un modelo de datos mediante los siguientes tipos de orígenes de datos externos:
Datos de Base de datos SQL de Azure. Al menos tiene dos opciones disponibles para trabajar con los datos que se almacenan en Base de datos SQL de Azure:
Puede crear una conexión en Excel y almacenar las credenciales del usuario en el libro. Para obtener más información, vea la introducción a la base de datos SQL de Microsoft Azure.
Puede crear una lista externa usando conjuntamente los Servicios de conectividad empresarial y el Servicio de almacenamiento seguro. Para obtener más información, vea Creación de una lista externa desde una tabla de SQL Azure con los Servicios de conectividad empresarial y el almacenamiento seguro.
Fuentes de datos de Open Data Protocol (OData). Al menos tiene dos opciones disponibles para trabajar con datos de OData:
Puede usar datos de lista de SharePoint que están disponibles a través de una fuente de OData.
Puede usar una fuente de OData que está disponible en Azure Marketplace.
Para obtener información acerca de cómo usar una fuente de OData, vea Obtener datos de una fuente de distribución de datos en Power Pivot.
Los orígenes de datos locales que se habilitan para su acceso en Power BI para Office 365. Esta opción requiere una suscripción a Power BI para Office 365 y un administrador que configure la conexión. Para obtener más información, vea Crear un origen de datos y habilitar el acceso de nube.
Sugerencia
Si tiene Power BI para Office 365, puede usar Power Query para buscar orígenes de datos. Vea Introducción a Microsoft Power Query para Excel.
Una vez que haya identificado los orígenes de datos que quiera usar en el libro, el siguiente paso es crear el modelo de datos. Para obtener más información, vea Crear un modelo de datos en Excel.
Datos nativos en un modelo de datos
Si está usando un origen de datos que actualmente no sea compatible con los libros en SharePoint Online, puede crear un modelo de datos con datos nativos. Para ello, importe datos en los libros en Excel y, a continuación, agregue una o más tablas de datos al modelo de datos.
Sugerencia
Antes de realizar la siguiente tarea, asegúrese de que el complemento de Power Pivot para Excel está habilitado. Vea Iniciar el complemento Power Pivot de Microsoft Excel 2013.
Para crear un modelo de datos con datos nativos
Introduzca datos manualmente o impórtelos a una hoja de cálculo en Excel. Use una hoja de cálculo por tabla de datos que quiera usar en el modelo de datos.
Seleccione una hoja de cálculo que contenga datos.
En la hoja de cálculo, seleccione un rango de datos que quiera agregar al modelo de datos y, a continuación, asígnele un formato de tabla. (En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, elija Dar formato como tabla.)
Para asignar un nombre a la tabla, elija Herramientas de tabla > Diseño > Nombre de la tabla.
Seleccione la tabla y después elija Power Pivot > Agregar al modelo de datos.
Repita los pasos 2 a 5 para cada hoja de cálculo de datos.
Para crear relaciones entre las tablas, consulte Crear un modelo de datos en Excel.
Tras guardar el libro en una biblioteca de SharePoint Online, puede actualizar manualmente los datos.
Nota
Al almacenar datos en tablas y agregar dichas tablas al modelo de datos en Excel, el libro contiene dos copias de los mismos datos, lo que puede hacer que el tamaño de archivo del libro sea más grande de lo esperado. Cuando un libro supera el tamaño de archivo que se especifica para un usuario determinado, el libro no se mostrará en una ventana del explorador. Para obtener más información, vea Límites de tamaño de archivo de los libros en SharePoint Online.
Para actualizar un libro que contiene un modelo de datos mediante datos nativos
Busque el libro que quiera actualizar en SharePoint Online y después ábralo en Excel para editarlo.
Seleccione la hoja de cálculo que contiene la tabla de datos que quiere actualizar y después actualice los datos manualmente.
Repita este procedimiento para cada tabla de datos que quiera actualizar.
Guarde y cierre el libro.
Datos nativos en una hoja de cálculo
Para importar datos a Excel, tiene varias opciones. Puede introducir manualmente los datos o puede usar una conexión de datos externa para importar datos a una hoja de cálculo. Para usar un origen de datos externo, tendrá que conocer el nombre de la ubicación (como un servidor o sitio web) donde los datos se almacenan, así como las credenciales que usará para conectarse a los datos. Cuando usa datos nativos, no depende de conexiones de datos externas para actualizar los datos, pero se puede usar una conexión de datos externa para importar datos a Excel.
Para importar datos a Excel con un origen de datos externo
En Excel, en la pestaña Datos y en el grupo Obtener datos externos, elija una de las opciones siguientes:
Elija Desde Access para usar datos que estén almacenados en una base de datos de Access.
Elija Desde web para usar datos de un sitio web interno o externo.
Elija Desde texto para usar datos que estén almacenados en un archivo de texto.
Elija De otras fuentes para usar datos que estén disponibles en Base de datos SQL de Azure, SQL Server, SQL Server Analysis Services, Azure Marketplace, OData, archivos XML o datos que están disponibles a través de un proveedor personalizado.
Se abrirá el Asistente para la conexión de datos.
Especifique la información que se le pide en cada paso del asistente y después haga clic en Finalizar.
En el cuadro de diálogo Importar datos, elija Tabla, active la casilla Agregar estos datos al Modelo de datos (si es posible) y, a continuación, elija Aceptar.
Tras guardar el libro en una biblioteca de SharePoint Online, puede actualizar manualmente los datos.
Para actualizar un libro que contiene datos nativos
Busque el libro que quiera actualizar en SharePoint Online y después ábralo en Excel para editarlo.
Seleccione la hoja de cálculo que contiene los datos y después actualice los datos de forma manual.
Guarde y cierre el libro.
Consulte también
Funcionalidades de inteligencia empresarial en Excel, SharePoint Online y Power BI para Office 365