Planeación de conjuntos de documentos (SharePoint Server 2010)

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

En este artículo se describen los conjuntos de documentos y se explica cómo se pueden integrar con la solución de administración de documentos de Microsoft SharePoint Server 2010.

En este artículo:

• Conjuntos de documentos

• Administración de conjuntos de documentos

• Planeación de tipos de contenido de conjuntos de documentos

• Hojas de cálculo

Conjuntos de documentos

Conjuntos de documentos es una característica nueva de SharePoint Server 2010 que permite a una organización administrar una sola entrega, o producto de trabajo, que puede incluir varios documentos o archivos. Un conjunto de documentos es un tipo especial de carpeta que combina atributos exclusivos de conjuntos de documentos con los atributos y el comportamiento de carpetas y documentos y que proporciona una interfaz de usuario (UI), metadatos y elementos de modelo de objetos para ayudar a administrar todos los aspectos del producto de trabajo.

Para los equipos y usuarios de muchas organizaciones, es necesario un conjunto de documentos o un producto de trabajo para administrar mejor un proyecto o entrega. Por ejemplo, puede que un equipo legal deba recopilar, crear y administrar varios documentos, fotos y archivos de audio relacionados con un caso concreto. O que un equipo de ventas necesite recopilar documentos de varios orígenes para crear y administrar una solicitud de propuesta para un cliente potencial. Los conjuntos de documentos proporcionan a estos equipos y usuarios la capacidad de administrar los conjuntos de documentos como una sola colección, entrega o producto de trabajo. Los propietarios de los conjuntos de documentos pueden crear una página principal personalizada para mostrar los elementos incluidos e información importante sobre el producto de trabajo.

En SharePoint Server 2010, las organizaciones que desean crear y administrar conjuntos de documentos de forma coherente pueden configurar un tipo de contenido de conjunto de documentos para cada producto de trabajo que suelen crear. A continuación, un tipo de contenido de conjunto de documentos puede definir los tipos de contenido, atributos, elementos predeterminados, columnas, flujos de trabajo y directivas aprobados. También pueden crearse tipos de contenido de conjunto de documentos personalizados adicionales a partir del tipo de contenido primario, que heredan propiedades y configuraciones del tipo de contenido de conjunto de documentos primario. Después de agregar un tipo de contenido a una biblioteca, los usuarios pueden crear un conjunto de documentos que heredará los atributos del tipo de contenido de conjunto de documentos mediante el comando Nuevo. Un tipo de contenido de conjunto de documentos proporciona opciones de configuración adicionales que permiten especificar los tipos de contenido permitidos, el contenido predeterminado, las columnas compartidas, las columnas de la página principal y la vista predeterminada de la página principal.

Para obtener más información acerca de los tipos de contenido, vea Planeación de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010).

Para obtener más información sobre cómo crear y administrar conjuntos de documentos en SharePoint Server 2010, vea el tema sobre conjuntos de documentos en la Ayuda de SharePoint Server 2010 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=186368&clcid=0xC0A).

Administración de conjuntos de documentos

Los conjuntos de documentos de SharePoint Server 2010 comparten la mayoría de los atributos y propiedades de las carpetas. Sin embargo, hay algunas consideraciones importantes que se deben tener en cuenta al planear una solución de conjunto de documentos.

• No hay ningún límite en el número de documentos que puede tener un conjunto de documentos. Sin embargo, los tiempos de carga de presentación pueden estar limitados por el umbral de la vista de lista, que se establece en 5.000 elementos de forma predeterminada. No se permiten carpetas en los conjuntos de documentos y no se puede usar navegación de metadatos. Por lo tanto, es importante tener presente la posibilidad de que se sobrepasen los umbrales de la vista de lista y el diseño de navegación a la hora de determinar cuántos elementos debe tener un conjunto de documentos. Además, al usar la característica Enviar a con un conjunto de documentos, la suma de todos los documentos de un conjunto de documentos no puede superar los 50 MB. Para una colección o producto de trabajo con un gran número de elementos, una estructura de carpetas en una biblioteca de documentos puede ser una mejor solución.

• No hay ningún límite en el número de conjuntos de documentos que puede haber en una biblioteca de documentos. Sin embargo, el número de conjuntos de documentos que pueden aparecer en listas estará limitado por el umbral de la vista de lista.

• Al usar metadatos compartidos, si hay más de 10 elementos en un conjunto de documentos, un trabajo de temporizador ejecutará actualizaciones de los metadatos cada 15 minutos.

• Al usar el enrutamiento de conjunto de documentos, los conjuntos de documentos que se envían al organizador de contenido permanecen en la biblioteca de entrega y el trabajo de temporizador de procesamiento del organizador de contenido, que se ejecuta diariamente de forma predeterminada, los mueve a la ubicación correspondiente.

Para usar conjuntos de documentos en una colección de sitios, debe habilitarse la característica de conjuntos de documentos.

Para habilitar la característica de conjuntos de documentos para una colección de sitios

1. En la página Configuración del sitio, en Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios.

2. En la página Características de Conjuntos de documentos, haga clic en Activar.

Después de habilitar la característica Conjunto de documentos, puede crear tipos de contenido de conjuntos de documentos.

Planeación de tipos de contenido de conjuntos de documentos

Puede planear tipos de contenido de conjuntos de documentos para una solución usando la hoja de cálculo Analyze document usage (Análisis de uso de documentos), que puede completar con ayuda del artículo Identificación de usuarios y análisis de uso de documentos. A continuación, puede usar la hoja de cálculo Content type (Tipo de contenido) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0xC0A) para registrar sus decisiones acerca de cada nuevo tipo de contenido de conjunto de documentos que va a usar en la solución.

Para planear tipos de contenido de conjunto de documentos mediante la hoja de cálculo Content type (Tipo de contenido).

1. Escriba Document Set (Conjunto de documentos) en el campo Content type (Tipo de contenido) de la hoja de cálculo Content type (Tipo de contenido).

2. Escriba la dirección URL del sitio donde se definirá el nuevo tipo de contenido de conjunto de documentos. Tenga en cuenta que los tipos de contenido están disponibles en el sitio donde se definen y en todos los sitios de nivel inferior.

3. Determine el tipo de contenido primario   Especifique el tipo de contenido de conjunto de documentos primario en el campo Parent Content Type (Tipo de contenido primario) de la hoja de cálculo Content type (Tipo de contenido). Será un tipo de contenido de conjunto de documentos básico o un tipo de contenido de conjunto de documentos personalizado que ya haya planeado.

4. Determine la configuración del conjunto de documentos   Determine y, a continuación, especifique la siguiente configuración de conjunto de documentos en la hoja de cálculo Content type (Tipo de contenido):

   1. Determine los tipos de contenido permitido   Especifique los tipos de contenido predeterminados que se permitirán en este tipo de contenido de conjunto de documentos.

   2. Determine el contenido predeterminado   Si el tipo de contenido de conjunto de documentos que está creando se configurará para crear automáticamente contenido predeterminado cuando cree una nueva instancia de un conjunto de documentos, puede agregar manualmente archivos al conjunto de documentos. Se pueden agregar solo archivos de los tipos de contenido permitidos para el conjunto de documentos.

   3. Determine las columnas compartidas   Especifique si los valores de columna para el conjunto de documentos se deben sincronizar automáticamente con todos los documentos que contiene el conjunto.

   4. Determine las columnas de la página principal   Especifique qué columnas deben mostrarse en la página principal para cada conjunto de documentos.

   5. Determine la vista de la página principal   Especifique la vista para mostrar el contenido del conjunto de documentos de la página principal.

5. Determine las columnas y el orden de las columnas En la tabla Plan Columns (Planear columnas) de la hoja de cálculo Content type (Tipo de contenido):

   1. Indique cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la columna de procedimiento nuevo, en cada entrada, escriba No.

   2. En cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o de una columna que desee crear. Junto con los nombres de las columnas adicionales, especifique su tipo e indique si son nuevas o no.

6. En la sección Plan Template (Plantilla de planeación) de la hoja de cálculo, escriba None (Ninguna).

7. Determine los flujos de trabajo   Si hay un flujo de trabajo disponible que sea relevante para el tipo de contenido de conjunto de documentos, tiene la opción de asociarlo al tipo de contenido. Después, el flujo de trabajo podría iniciarse en cualquier elemento de lista de ese tipo de contenido. Para ver una descripción detallada de la planeación de los flujos de trabajo, vea el tema sobre planeación de flujos de trabajo. Después de revisar los flujos de trabajo y determinar cuáles están disponibles, especifique cada flujo de trabajo que se debe asociar al tipo de contenido en la tabla Plan workflows (Planeación de flujos de trabajo) de la hoja de cálculo Content type. Si el flujo de trabajo no se hereda del tipo de contenido primario, especifique esa información en la columna New? (¿Nuevo?).

8. Determine las directivas   Una directiva es un conjunto de reglas para un tipo de contenido y se compone de características de directiva que especifican los detalles de cada regla; por ejemplo, si se pueden imprimir o no los elementos del tipo de contenido o qué acciones del elemento se deben auditar. Se puede aplicar una directiva a cualquier tipo de contenido personalizado. Tenga en cuenta que no se puede aplicar una directiva a un tipo de contenido básico. Para obtener más información acerca de la planeación de directivas, vea Planeación de directivas de administración de información (SharePoint Server 2010). Después de revisar las directivas y de determinar qué características de directiva y plantillas de directiva están disponibles, haga lo siguiente en la sección Plan a Policy (Planeación de una directiva) de la hoja de cálculo Content type (Tipo de contenido):

   1. Si el tipo de contenido primario tiene configuración de directiva, ésta se aplicará tal cual en el nuevo tipo de contenido. Esto garantiza que, una vez establecidas las directivas, se aplicarán en todos los tipos de contenido relevantes. Si el tipo de contenido actual hereda la configuración de directiva del tipo primario, en la sección Plan a Policy de la hoja de cálculo Content type, responda que sí a la pregunta de si está definida la directiva en el tipo de contenido primario.

   2. Si el tipo de contenido actual hereda una directiva basada en el tipo de contenido primario, en el campo para registrar el nombre de la directiva de la sección de planeación de la directiva, escriba el nombre de la plantilla de directiva. De forma similar, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea aplicar una plantilla de directiva, en el campo para registrar el nombre de la directiva de la sección de planeación de la directiva, escriba el nombre de la plantilla de directiva.

   3. Si el tipo de contenido actual hereda una o varias características de directiva individuales del tipo de contenido primario, especifique cada una de esas características en la tabla Feature (Característica) de la sección Plan a Policy (Planeación de la directiva) de la hoja de cálculo. Por el contrario, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea asociar características de directiva al tipo de contenido actual, especifique esas características en la tabla Feature (Característica). Tenga en cuenta que no puede asociar características de directiva individuales y un nombre de directiva a un tipo de contenido.

Hojas de cálculo

Use las hojas de trabajo siguientes para registrar la información que se ha tratado en este artículo:

• Hoja de cálculo Content type (Tipo de contenido) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0xC0A)

• Hoja de cálculo Analyze document usage (Análisis de uso de documentos) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0xC0A)

See Also

Concepts

Planeación de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010)