Planeación del almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos (SharePoint Server 2010)

Artículo
12/13/2016

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

Este artículo contiene información para ayudar a los profesionales de TI a planear el enrutamiento y almacenamiento de contenido basados en metadatos mediante la característica Organizador de contenido de Microsoft SharePoint Server 2010. Para obtener información general acerca del enrutamiento y almacenamiento de contenido basados en metadatos, vea Introducción al almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos (SharePoint Server 2010).

En este artículo:

Planeación de enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos
Determinar la forma de envío del contenido
Planeación de la configuración del organizador de contenido
Planeación de reglas del organizador de contenido
Planeación de las propiedades de ubicación de destino

Planeación de enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos

Uno de los desafíos a los que se enfrentan los usuarios en muchas organizaciones consiste en determinar dónde debe quedar un documento creado por ellos cuando se guarda. Aún más difícil es la aplicación de propiedades o acciones adicionales que deben realizarse en el documento, como más etiquetas de metadatos, permisos, directivas y flujos de trabajo.

SharePoint Server 2010 presenta la característica Organizador de contenido. Una vez que se activa esta característica en un sitio, el organizador de contenido puede usarse para ordenar y, a continuación, enviar contenido a diferentes contenedores (sitios, bibliotecas y carpetas) basados en metadatos. Estos contenedores o ubicaciones de destino pueden tener valores de configuración por ubicación para definir otras propiedades que heredará el contenido almacenado en ellos, como metadatos, permisos, directivas y flujos de trabajo adicionales.

Mediante un organizador de contenido, solamente se pueden cargar en el sitio uno o dos documentos o colecciones de documentos. La configuración y las reglas del organizador de contenido pueden especificar entonces que los elementos de contenido estén sujetos a las reglas y se envíen a una ubicación de destino, según corresponda. Cada sitio puede usar una instancia individual de un organizador de contenido, lo que permite crear un enrutamiento y almacenamiento de red de contenido en varios sitios.

Aunque etiquetar contenido con metadatos y usar el organizador de contenido pueden simplificar el modo en que se enrutan y almacenan los documentos en la organización, es sumamente importante que siga los pasos cuidadosamente para planear la estrategia que mejor satisfaga las necesidades de la organización. Mediante una buena planeación e implementación, puede estar más seguro de que la solución de administración de contenido aprovecha plenamente la infraestructura de SharePoint, a la vez que maximiza el rendimiento del sistema y del usuario.

En este artículo se proporcionan vínculos a las hojas de trabajo de configuración y de reglas del organizador de contenido, disponibles en el Centro de descarga de Microsoft. Al planear la configuración de las opciones y reglas que se aplicarán al contenido organizado mediante un organizador de contenido, use las hojas de trabajo en combinación con este artículo.

Descargar hojas de trabajo

Determinar la forma de envío del contenido

El modo en que los usuarios envían contenido que se va a organizar mediante un organizador de contenido es un factor importante para el desarrollo de la solución de enrutamiento y almacenamiento de contenido. Una vez que un administrador del sitio activa la función Organizador de contenido de un sitio y configura opciones y reglas, los usuarios pueden cargar documentos y hacer que se enruten y envíen automáticamente a la ubicación correcta mediante uno de los métodos siguientes:

Cargue contenido a una biblioteca temporal. Se crea una biblioteca temporal en todos los sitios que tienen la característica Organizador de contenido activada.
Use Guardar como en las aplicaciones cliente de Word, Excel y PowerPoint.
Use Enviar a desde otros sitios de SharePoint de forma manual o como parte de un flujo de trabajo, o bien, como parte del ciclo de vida o expiración de un documento.
Use el modelo de objetos del servicio web.
Use una zona temporal de correo electrónico. Al usar Exchange, los elementos de contenido pueden enviarse al sitio por correo electrónico.

Acción de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de configuración del organizador de contenido, anote cómo se va a cargar o enviar el contenido al sitio.

Planeación de bibliotecas temporales

Planeación de la configuración del organizador de contenido

Es importante que los administradores del sitio planeen cuidadosamente el modo en que la configuración del organizador de contenido para el sitio afectará a la solución general de enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos. También es importante probar varias configuraciones antes de implementar la solución activa en un sitio. La información proporcionada en esta sección está pensada para ayudar a determinar y registrar el modo en que la configuración del organizador de contenido del sitio puede ser una parte eficaz de la solución de enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos.

La hoja de trabajo de configuración del organizador de contenido se proporciona para ayudar a planear la configuración de un sitio. Rellene una hoja para cada sitio en el que se active la característica Organizador de contenido.

Redirección del contenido

Con la opción Redirigir usuarios a la biblioteca temporal, puede especificar si se redirige a los usuarios a la biblioteca temporal o no. Si esta opción está activada (valor predeterminado), todas las cargas se envían automáticamente a la ubicación de destino que especifican las reglas o se colocan en la biblioteca temporal si no se aplican reglas. Si no está activada, los usuarios pueden pasar por alto las reglas y la biblioteca temporal, y cargar documentos en otra biblioteca o carpeta.

Se crea una biblioteca temporal en todos los sitios que tienen la característica Organizador de contenido activada. De forma predeterminada, cuando se envía contenido, las reglas se aplican al documento y, a continuación, se envía a su ubicación de destino. Si no se aplican reglas, el elemento se coloca en la biblioteca temporal y se envía una notificación de correo electrónico a los administradores de reglas. Estos, a continuación, pueden aplicar metadatos adicionales para que los elementos coincidan con una regla y permitir que el documento se envíe a la ubicación de destino. La biblioteca temporal usa un trabajo del temporizador que especifica cuándo se deben procesar los elementos de la biblioteca. Si un administrador de reglas aplica metadatos adicionales a un elemento de la biblioteca temporal, se aplicará la regla y el elemento se enviará a su ubicación de destino la próxima vez que se ejecute el trabajo del temporizador.

Cuando se carga un documento, se muestra la ventana de propiedades de documento de la biblioteca temporal. A continuación, es posible seleccionar propiedades de metadatos y completar el proceso de envío. Una vez enviado, se aplican las reglas del organizador de contenido para enviar el documento a su ubicación de destino. Luego, se muestra al usuario la dirección URL del elemento. Esta dirección incluye un vínculo permanente que se crea a partir de la característica de identificador de documento, para que la dirección URL suministrada siempre vincule al elemento, incluso si se mueve nuevamente. Si no se aplican reglas, el documento se coloca en la biblioteca temporal y se puede notificar a los administradores de reglas por correo electrónico.

Una solución bien diseñada de enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos usa reglas del organizador de contenido para enviar todos los documentos que se envían a una biblioteca temporal a la ubicación de destino deseada. De este modo, la biblioteca temporal debería incluir solo los elementos enviados que no coincidieron con ninguna regla. Los documentos que permanecen en la biblioteca temporal permiten a los administradores de reglas identificar aquellos que no coinciden con ninguna regla y crear, a continuación, una regla o requerir etiquetas de metadatos adicionales para aplicar.

Al redirigir usuarios a una biblioteca temporal, es importante que tengan en cuenta el propósito específico de la biblioteca temporal y que sepan que lo que verán en la ventana de propiedades refleja los tipos de contenido que se definen en la galería del sitio y no necesariamente los tipos de contenido de la biblioteca en la que pueden estar trabajando.

Acción de hoja de trabajo: e la hoja de trabajo de configuración del organizador de contenido, anote si los usuarios se redirigen o no a la biblioteca temporal.

Envío a otro sitio

Si se selecciona esta opción, se pueden crear reglas para que las cargas al sitio actual se envíen a otro sitio que también tenga activada la función Organizador de contenido. Al crear una nueva regla, en la página de configuración de regla, una lista desplegable muestra todas las ubicaciones de destino a las que se pueden enviar elementos. Para agregar un nuevo destino que no esté incluido en la lista, debe agregar la información de configuración del sitio mediante la página Configurar conexiones de Enviar a de Administración central.

La lista de centros de documentos y registros se mantiene por aplicación web. Por ejemplo, si dispone de un sitio web en el puerto 80 y va a agregar una nueva biblioteca de documentos de destino a una aplicación web que está en el puerto 81, debe agregar la dirección URL para el servicio web de archivo oficial de la biblioteca a la lista de conexiones de Enviar a para la aplicación web en el puerto 80. La dirección URL del servicio web se escribe en el cuadro de edición de enrutador a dirección URL y adopta el formato http://miServidor/miSubsitio/_vti_bin/OfficialFile.asmx. No se puede agregar sitios que no tengan activada la característica Organizador de contenido.

Acción de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de configuración del organizador de contenido, anote si permitirá reglas para especificar otro sitio como una ubicación de destino.

Creación de particiones de carpeta

En SharePoint Server 2010, no hay ningún límite para el número de elementos que puede contener una carpeta. Sin embargo, existe un límite práctico en la cantidad de elementos que puede mostrar una vista de lista cuando se visualiza el contenido de una carpeta, conocido como Umbral de la vista de lista y que, de forma predeterminada, es de 5.000 elementos. Mediante el uso de un organizador de contenido, puede especificar lo que sucede cuando una carpeta supera el número máximo especificado de elementos y la cantidad de elementos se vuelve demasiado grande como para ser útil en las vistas de lista estándar.

Mediante la opción Creación de particiones de carpeta de la Configuración del organizador de contenido, puede determinar que se creen subcarpetas cuando la ubicación de destino sea demasiado grande. De forma predeterminada, esta configuración especifica que se creen nuevas carpetas cuando la ubicación de destino exceda los 2.500 elementos. Cada subcarpeta heredará las propiedades de la ubicación de destino de la que deriva. Por lo tanto, si tiene, por ejemplo, una carpeta denominada "Currículum vítae" que tiene permisos especiales que se necesitan para ver y editar los elementos que contiene, las subcarpetas creadas a partir de esa carpeta heredarán los mismos requisitos de permisos.

Es importante que conozca la estructura de carpetas general del sitio o la biblioteca. El propósito principal de las carpetas es organizar el contenido para que coincida con la funcionalidad esperada del sitio o la biblioteca. La opción Creación de particiones de carpeta se debe considerar detenidamente como parte de una estructura de carpetas general o incluso después de que se establezca una estructura de carpetas.

Acción de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de configuración del organizador de contenido, anote si desea crear subcarpetas cuando se supere el número de elementos en la ubicación de destino y si el formato de subcarpetas de nombre de carpeta debe crearse mediante la opción de creación de particiones de carpeta.

Envíos duplicados

En una organización grande siempre es posible que se envíen a un sitio varios documentos con el mismo nombre y metadatos. Si el control de versiones de SharePoint está habilitado en la biblioteca de documentos, el organizador de contenido lo usa de forma predeterminada para diferenciar elementos con el mismo nombre. En Configuración del organizador de contenido, tiene dos opciones para envíos duplicados. En primer lugar y de forma predeterminada, puede usar el control de versiones de SharePoint. Para ello, el control de versiones debe estar habilitado para la biblioteca de documentos. Para obtener más información acerca de la planeación del control de versiones, vea Planeación del control de versiones, la aprobación de contenido y las desprotecciones (SharePoint Server 2010). La segunda opción es especificar que el organizador de contenido anexe caracteres únicos al final de los nombres de archivo duplicados. Si no está habilitado el control de versiones para una biblioteca de destino, el organizador de contenido anexará caracteres únicos a los envíos duplicados, independientemente de la configuración seleccionada. Es importante recordar que los caracteres únicos anexados al nombre de archivo no identifican al elemento de una forma especial. Esto podría impedir que los usuarios encuentren fácilmente el documento que desean si hay demasiados documentos que tienen el mismo nombre, ya que los caracteres únicos que se anexan al nombre no proporcionan una forma de identificación significativa.

Acción de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de configuración del organizador de contenido, anote si desea usar el control de versiones de SharePoint (valor predeterminado) o anexar caracteres únicos al final de los nombres de archivo duplicados.

Conservar el contexto

Cuando se activa esta configuración, los registros de auditoría y propiedades originales incluidos en un documento se conservan y se almacenan junto con él. Esto es importante cuando desea conservar toda la información histórica acerca del documento, como un documento enviado a un sitio del Centro de registros. Cuando se conserva el contexto, los usuarios pueden hacer clic en Detalles de cumplimiento en la página Ver propiedades de un elemento.

Nota

La conservación del contexto afecta al almacenamiento. Los datos de auditoría pueden incrementarse rápidamente y ocupar gran cantidad de espacio en una base de datos de contenido, especialmente si se activó la vista de auditoría. Para obtener más información acerca del modo en que los datos de auditoría pueden afectar a la capacidad de almacenamiento, vea la sección sobre planeación y configuración de la capacidad de almacenamiento y SQL.

Acción de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de configuración del organizador de contenido, anote si desea guardar o no los registros de auditoría y las propiedades originales de los documentos enviados a este sitio.

Administradores de reglas

Puede especificar los usuarios que pueden crear y editar reglas. Los administradores de reglas deben tener permisos de administración de sitios web a fin de crear y editar reglas. Además, deben estar familiarizados con los conjuntos de términos y términos de metadatos para poder crear reglas que implementen de la manera más eficaz la solución de enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos. También es importante que determinen las consecuencias más amplias de las reglas que crean, por ejemplo, es importante que todos los administradores de reglas de la organización determinen la medida correcta que se debe tomar cuando una carpeta se llena demasiado.

En la mayoría de los casos, la persona que crea la regla va a ser el administrador de la regla. Sin embargo, en algunas circunstancias, como cuando se crea una serie de nuevas reglas, se pueden especificar otros administradores de reglas que serán responsables de asegurarse de que la regla esté cumpliendo los objetivos originales. Si se especifica que se envíe un correo electrónico a los administradores de reglas cuando los envíos no coincidan con una regla o cuando se deje contenido en la biblioteca temporal, es posible que se desee especificar varios administradores de reglas en caso de que el administrador original no esté disponible. Los administradores de reglas tienen permisos para editar todos los elementos de la biblioteca temporal para poder introducir metadatos que faltan o corregir metadatos incorrectos que son necesarios para que un documento coincida con una regla.

Acción de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de configuración del organizador de contenido, anote los usuarios o grupos que van a actuar como administradores de reglas para el sitio.

Planeación de reglas del organizador de contenido

Las reglas del organizador de contenido son la base del enrutamiento y almacenamiento de contenido basados en metadatos. Las condiciones de las reglas son las que determinan si la regla debe aplicarse o no a un elemento. A continuación, si todas las condiciones de la regla son verdaderas, la ubicación de destino especifica dónde enviar el elemento.

Al crear reglas, se deben tener en cuenta algunos aspectos importantes. Por ejemplo, podría ser mejor crear reglas comunes, para crear y enviar a una carpeta única para cada valor único de una columna de metadatos determinada. Cree reglas que traten todos los envíos posibles. Puede hacer esto mediante la creación de tan solo una regla simple que se aplique a un determinado tipo de contenido o mediante la creación de muchas reglas que se envíen de varias formas complejas. Si la biblioteca temporal contiene muchos elementos que no coinciden con ninguna de las reglas, es importante comprobar esos elementos para determinar por qué no se aplican reglas. Esto puede ocurrir si las reglas no reflejan las propiedades de metadatos disponibles para los usuarios al etiquetar un documento.

La información proporcionada en esta sección está pensada para ayudar a planear reglas que serán una parte efectiva de la solución de enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos. La hoja de trabajo de reglas del organizador de contenido se proporciona para ayudar a planear las reglas. Rellene una hoja para cada nueva regla que vaya a crear.

Determinación del nombre de regla

El nombre de regla se usa en los informes de contenido y de plan de archivos del sitio. Establezca una convención de nomenclatura de regla para que las reglas específicas en los informes y la lista Reglas del organizador de contenido se identifiquen más fácilmente. Si es posible, el nombre de regla debe indicar el objetivo de la misma, los tipos de documentos que organiza o proporcionar alguna distinción de las condiciones de la regla.

Acción de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de reglas del organizador de contenido, anote el nombre de la regla.

Determinación del estado y la prioridad de la regla

Al crear una regla, puede especificar si la regla está activa o inactiva. Si una regla está activa, puede especificar una prioridad de 1, que es la prioridad más alta, a 9, que es la prioridad más baja. Si hay más de una regla que cumpla las condiciones, primero se aplicará la regla de prioridad más alta.

Acción de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de reglas del organizador de contenido, anote la prioridad de la regla.

Determinación del tipo de contenido

Una regla debe definir al menos una propiedad de metadatos: el tipo de contenido. A partir del tipo de contenido puede seleccionar propiedades adicionales que se van a usar en las condiciones para la regla. Si un tipo de contenido tiene un nombre alternativo o alias en otro sitio, puede especificarlo aquí. Los grupos de tipo de contenido disponibles son los que están actualmente en la colección de sitios o en el sitio actual. Cuando un documento coincide con una regla por el alias de tipo de contenido, el documento se organizará por el tipo de contenido de la regla y no por el alias de tipo de contenido. Los tipos disponibles son solo los del grupo de tipo de contenido seleccionado.

Puede crear una regla que se aplicará a los documentos de un tipo de contenido desconocido si selecciona Este tipo de contenido tiene nombres alternativos en otros sitios y escribe * en Agregar nombre alternativo.

Tipos y grupos de tipos de contenido disponibles (valor predeterminado)

Business Intelligence	Organizador de contenido	Activos digitales	Documento	Conjunto de documentos	Diseño de página	Publicación	Especial
Informe	Envío de correo electrónico	Audio	Página básica	Conjunto de documentos	Página de artículo	Página	Tipo de documento desconocido
Elemento de página web con lista de estado		Imagen	Documento		Página de redireccionamiento	Diseño de página
		Activo de medios enriquecidos	Columnas de Dublin Core		Página de bienvenida	Página maestra de publicación
		Vídeo	Formulario
			Vínculo a un documento
			Estilo de vista de lista
			Página maestra
			Imagen
			Página de elementos web
			Página Wiki

También puede crear una regla que se aplicará a un tipo de contenido personalizado que se derivó de un tipo de contenido predeterminado (de la tabla anterior) como el tipo de contenido primario.

Acción de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de reglas del organizador de contenido, anote el grupo de tipo y el tipo de contenido, así como los nombres alternativos en otros sitios.

Planeación de condiciones

Las reglas se aplican en condiciones basadas en propiedades. Puede definir hasta 6 condiciones en una sola regla. Todas las condiciones deben cumplirse para que se aplique la regla y se envíe el elemento a su ubicación de destino. Las propiedades que están disponibles para su uso en una condición son aquellas asociadas al tipo de contenido. Debido a que se debe especificar al menos un tipo de contenido, habrá al menos una condición. Cuando especifica un tipo de contenido, pero no define ninguna condición adicional basada en propiedades, la regla organizará todos los elementos basándose únicamente en el tipo de contenido.

Cuando se define una condición, para que se cumpla, el valor debe ser el producto de una propiedad y un operador. No puede especificar caracteres comodín como valor de una condición. Si un valor no coincide con la condición, no se aplicará la regla y el elemento permanecerá en la biblioteca temporal.

Acción de hoja de trabajo: use la página de reglas del organizador de contenido para determinar las propiedades disponibles para el tipo de contenido seleccionado y, a continuación, anote las condiciones para la regla.

Planeación de la ubicación de destino

Cada regla debe especificar una ubicación de destino a la que se enviarán los elementos que coincidan con la regla. La ubicación de destino puede ser otro sitio, biblioteca o carpeta. Una regla también puede especificar que se cree una nueva carpeta en la ubicación de destino para cada valor único de una propiedad determinada. Cuando se especifica otra biblioteca, esta debe incluir el tipo de contenido especificado en la regla.

Puede especificar un formato para los nuevos nombres de carpeta. De forma predeterminada, un nuevo formato de nomenclatura de carpeta es "%1 - %2", donde %1 se reemplaza por el nombre de la propiedad y %2 se reemplaza por el valor de la propiedad. Por ejemplo, si usó la propiedad Report Status y recibió un nuevo elemento donde el valor de Report Status es "Complete", crearía una carpeta denominada "Report Status - Complete". Si hay muchas propiedades únicas y se van a crear muchas carpetas nuevas, asegúrese de especificar un formato para los nombres de carpeta que tenga sentido para los usuarios de la organización.

Cuando decida crear nuevas carpetas para cada propiedad única, es importante que tenga en cuenta el número de elementos que puede haber en cada nueva carpeta. Considere la posibilidad de crear carpetas según una propiedad única cuando esa agrupación de elementos tenga sentido. Si se crea una nueva carpeta para cada propiedad única cuando es posible que haya cientos o incluso miles de propiedades únicas, se podría crear una cantidad de carpetas confusa e innecesaria, con lo que resultaría difícil navegar por las vistas de lista estándar.

Acción de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de reglas del organizador de contenido, anote la ubicación de destino, si se crea o no automáticamente una nueva carpeta para cada valor único de una propiedad y el formato del nombre de la nueva carpeta.

Planeación de las propiedades de la ubicación de destino

Una vez que un elemento de contenido se envía a su ubicación de destino, se pueden aplicar las nuevas propiedades y valores de configuración que se aplican a todos los elementos de esa ubicación. Por ejemplo, todos los elementos de una biblioteca "Recursos humanos" pueden tener permisos de visualización restringidos. Si se especifica que se creen nuevas subcarpetas desde la ubicación de destino, esas carpetas heredarán las propiedades de la ubicación de destino primaria. Se pueden especificar propiedades y opciones de configuración adicionales en el nivel del sitio, en Configuración del sitio y en el nivel de la biblioteca, en Configuración de biblioteca.

Propiedades adicionales

Permisos Al enrutar contenido a una ubicación de destino basada en metadatos, puede especificar una ubicación de destino con permisos únicos, mediante el uso de metadatos para aplicar permisos de manera efectiva.
Control de versiones Al enrutar contenido a una ubicación de destino basada en metadatos, esta ubicación puede especificar el historial de versiones de un documento en particular (control de versiones).
Metadatos Al enrutar contenido a una ubicación de destino basada en metadatos, esa ubicación puede aplicar metadatos y palabras clave de empresa adicionales.
Directivas de retención y tipo de contenido Al enrutar contenido a una ubicación de destino basada en metadatos, el contenido de esa ubicación puede estar sujeto a una directiva de retención, lo que asegura que el contenido se guarde.
Flujos de trabajo Al enrutar contenido a una ubicación de destino basada en metadatos, el contenido en esa ubicación puede estar sujeto a flujos de trabajo.

Acción de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de reglas del organizador de contenido, anote las propiedades adicionales que se aplicarán en la ubicación de destino.