Integración con Lync 2010
Última modificación del tema: 2012-10-14
En este tema se explica cómo se integra Microsoft Lync 2010 con las siguientes versiones de Microsoft Office y Microsoft Exchange Server:
Conjuntos de aplicaciones de Microsoft Office 2010
Conjuntos de aplicaciones de Microsoft Office 2007
Microsoft Exchange Server 2010
Microsoft Exchange Server 2007 Service Pack 2 (SP2)
Nota
Microsoft Outlook 2003 con el último service pack y versiones anteriores de Exchange son compatibles con Lync 2010 pero no alcanzan el grado máximo de integración que se describe en este tema. Si desea información detallada, vea Compatibilidad con Lync 2010.
La integración de Lync y Office proporciona a los usuarios acceso según el contexto a las capacidades de mensajería instantánea, presencia mejorada, telefonía y conferencias de Lync.
Los usuarios de Office pueden obtener acceso a las características de Lync desde el cliente de colaboración y mensajería de Microsoft Outlook y otros programas de Office, o bien desde una página de SharePoint Server. Asimismo, pueden ver un registro de las conversaciones de Lync en la carpeta Historial de conversaciones de Outlook.
En este tema se ofrece información detallada sobre:
Planeación de la integración entre Lync, Outlook y otros programas de Office
Interfaces de Exchange Server usadas por Lync y Outlook para obtener acceso y actualizar información compartida
Configuración de aprovisionamiento en banda que puede usarse para controlar el nivel de integración de Lync con Outlook
Integración de Lync con otros programas de Office
Sugerencias para evitar problemas de integración comunes de Lync
Planeación de la integración de Lync 2010
Consulte los temas de configuración siguientes para asegurarse de que tiene todo lo necesario para la integración entre Lync y otros programas de Office:
Configure la integración entre Microsoft Lync Server 2010 y Exchange Server.
Revise las características de integración que pueden configurarse durante la implementación de Lync mediante parámetros de servidor en banda. Para obtener más información, consulte la sección "Control de la integración de Outlook y Exchange" más adelante en este tema.
Observe que no tiene que hacer una instalación aparte de Complemento para reunión en línea para Microsoft Lync 2010, sino que se instala automáticamente al instalar Lync.
En las organizaciones con más de una versión de Communicator u Office instaladas, revise las tablas de compatibilidad en Compatibilidad con Lync 2010.
Revise la lista de sugerencias para evitar errores de integración comunes en la sección "Problemas de integración comunes de Lync 2010 y Outlook" más adelante en este tema.
Para que la integración con Office 2007 funcione correctamente, es posible que tenga que instalar una actualización de Outlook 2007. Para más información sobre la actualización de Outlook, consulte el artículo 936864 de Microsoft Knowledge Base, “Descripción del paquete de revisión de Office 2007” en https://support.microsoft.com/kb/936864/es-es.
Integración y Exchange Server
Para admitir la integración de Lync, Lync y Outlook leen y escriben información directamente en Exchange Server. En esta sección se describen las interfaces de Exchange Server que usan Lync y Outlook.
Para mostrar información sobre un contacto en un mensaje de correo electrónico, Outlook busca primero la dirección SIP del contacto localmente y, a continuación, realiza una llamada a procedimiento remoto (RPC) a Exchange Server, si es necesario. Durante una sesión de Outlook, el número de llamadas RPC se va reduciendo a medida que se almacenan en caché más direcciones SIP.
En Lync, las características de integración que usan los servicios Web Exchange (EWS) o la MAPI para realizar llamadas directamente a Exchange Server son las siguientes:
Acceso al historial de conversaciones y al correo de voz
Reproducción de mensajes de correo de voz
Visualización de información de disponibilidad y horario laboral
Visualización del asunto, la hora y la ubicación de la reunión
Visualización del estado y las notas de fuera de la oficina
Sincronización de contactos de Exchange
Búsqueda de contactos personales en Outlook
Nota
Outlook 2007 realiza llamadas RPC para resolver las direcciones SIP únicamente si se selecciona la opción Mostrar el estado de conexión junto al nombre de la persona. Para ver esta opción en Outlook 2007, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones, Otros y, a continuación, mire en Nombres de persona.
En Outlook 2010, en la pestaña Archivo, haga clic en Opciones, en Contactos y, a continuación, mire en Estado de conexión y fotografías.
Interfaces de comunicación de Exchange Server
En la tabla siguiente se describen las interfaces de comunicación que usa Lync para obtener acceso a las características compartidas con Outlook y actualizarlas. Las llamadas de Exchange Server se realizan directamente (mediante EWS o MAPI) o, bien, indirectamente (mediante el Modelo de objetos de Outlook).
Interfaces de comunicación de Exchange Server usadas por Lync 2010
| Interfaz de comunicación | Función |
|---|---|
Modelo de objetos de Outlook |
Enviar mensaje de correo electrónico Programar una reunión Abrir la carpeta de correo de voz Abrir la carpeta Historial de conversaciones |
Solo MAPI |
Comunicarse con delegados de Exchange |
EWS (suscripción persistente), si está disponible, si no MAPI |
Crear la carpeta Historial de conversaciones Gestionar notificaciones de correo de voz Gestionar notificaciones de conversaciones perdidas Leer la carpeta Contactos Buscar conversaciones relacionadas Abrir tarjetas de contacto Crear un contacto personal de Outlook Abrir el correo de voz Escribir contactos (a petición) (solo en EWS y Exchange Server 2010 SP1) Escribir elementos del historial de conversaciones (a petición) |
Solo EWS (suscripción persistente) |
Leer o eliminar elementos del historial de conversaciones Leer o eliminar elementos de correo de voz |
EWS (sondeo), si está disponible, si no MAPI |
Leer horas de disponibilidad Leer la nota de fuera de la oficina |
Solo EWS (sondeo) |
Leer la información de horario laboral Gestionar la sincronización de contactos de Exchange |
Publicación de información de disponibilidad
Como un usuario de Lync no puede tener acceso directamente a la disponibilidad y programación de otro usuario, la información de disponibilidad y fuera de la oficina se publica en la información de presencia ampliada de los contactos. Esto funciona de la manera siguiente:
En el equipo del usuario A, Lync usa las llamadas de EWS para determinar si el usuario está disponible, ocupado o fuera de la oficina.
A continuación, Lync actualiza los datos de presencia mejorada del Usuario A con esta información.
Otros usuarios de Lync y Office pueden ver ahora los detalles de programación y el estado de fuera de la oficina del Usuario A, si procede.
La disponibilidad de la información de disponibilidad y estado de fuera de la oficina de un contacto se controla también mediante la configuración de relación de privacidad del usuario. Para más información, consulte Nuevas características de Lync 2010 en la documentación de introducción.
Nota
Si EWS no está disponible, Lync 2010 usa la MAPI para obtener la información de disponibilidad.
Control de la integración de Outlook y Exchange
Todas las características de integración de Outlook 2010 y Outlook 2007 están habilitadas de forma predeterminada, pero pueden controlarse por separado desde Lync o mediante las directivas en banda de Lync Server 2010.
En la tabla siguiente se indican las directivas de servidor en banda que puede usar para habilitar o deshabilitar características de integración individuales durante la implementación o, posteriormente, durante el ciclo de mantenimiento o actualización.
Para obtener más información sobre la configuración de parámetros y usuarios de Lync, vea Información general sobre opciones y directivas de cliente. Para obtener información detallada sobre las directivas descritas en la tabla siguiente, consulte New-CsClientPolicy o Set-CsClientPolicy en la documentación relativa a operaciones.
Directivas de integración de Outlook y Exchange
| Directiva | Descripción |
|---|---|
CalendarStatePublicationInterval |
Especifica la cantidad de tiempo, en segundos, que Lync espera antes de recuperar información de calendario de Outlook e incorporar estos datos a su información de presencia. |
DisableCalendarPresence |
Deshabilita la carga de datos de disponibilidad de Outlook. |
DisableFreeBusyInfo |
Impide que Lync muestre información de Outlook sobre el estado de disponibilidad a otros contactos. |
DisableMeetingSubjectAndLocation |
Impide que Lync publique la información sobre el asunto y la ubicación de una reunión. Este valor no se usa si se ha definido DisableCalendarPresence o si no se ha establecido la opción Actualizar mi estado según datos del calendario. |
DisableOnlineContextualSearch |
Cuando se configura el valor True, se deshabilita la opción del menú Buscar conversaciones previas que aparece al hacer clic con el botón secundario en un usuario en su lista de contactos. |
DisablePresenceNote |
Impide a los usuarios activar y desactivar la configuración de usuario correspondiente y deshabilita la recuperación del mensaje de fuera de la oficina de Outlook. |
EnableCallLogAutoArciving |
Controla el guardado automático de información sobre llamadas telefónicas entrantes y salientes. Si se configura el valor False, la configuración del cuadro de diálogo de usuario correspondiente no está disponible. |
EnableExchangeContactSync |
Cuando se configura el valor True (el valor predeterminado), Lync crea un contacto personal correspondiente en Outlook para cada persona en una lista de contactos de Lync del usuario. |
EnableExchangeDelegateSync |
Cuando se configura el valor True, los delegados que haya configurado un usuario en Exchange podrán programar reuniones para ese usuario. |
EnableIMAutoArchiving |
Controla el archivado automático de mensajes instantáneos en la carpeta Historial de conversaciones de Outlook. Cuando se configura el valor False, la configuración de usuario correspondiente no está disponible, pero los usuarios pueden guardar manualmente las conversaciones. |
ExcludedContactFolders |
Indica en qué carpetas de contacto de Outlook (si corresponde) no debe realizarse la búsqueda cada vez que Lync intenta encontrar contactos nuevos. |
MAPIPollInterval |
Para los usuarios de Microsoft Exchange Server 2003, especifica con qué frecuencia Lync recupera datos de calendario de las carpetas públicas de Exchange. |
WebServicePollInterval |
Para los usuarios de Microsoft Exchange Server 2007 y versiones posteriores del producto, especifica la frecuencia con la que Lync recupera datos de calendario de EWS. |
Muchos aspectos de la integración de Lync y Outlook se controlan mediante Outlook, y no mediante Lync Server. Las nuevas características de integración de Outlook 2010 indicadas a continuación, que aparecen cuando Lync está presente, son ejemplos de:
Nueva tarjeta de contacto con más opciones, como la videollamada y el uso compartido del escritorio.
Búsqueda rápida desde el campo Buscar un contacto en Outlook.
Responder con un mensaje instantáneo o llamar desde la cinta Inicio de Outlook en las carpetas Correo, Calendario, Contactos y Tareas.
Lista de contactos de Lync en la Barra Tareas pendientes de Outlook.
Algunas características de integración basadas en Office pueden controlarse mediante el uso de objetos de directiva de grupo de Office (GPO). Para obtener más información, consulte “Especificación de las características que se van a habilitar o personalizar en Outlook 2010” en https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=201591&clcid=0xC0A o “Herramienta de personalización de Office en 2007 Office system” en https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=201599&clcid=0xC0A.
Integración con programas de Office
El complemento para uso compartido de Office para Lync incorpora características de colaboración y uso compartido en el programa de procesamiento de texto Microsoft Word, el programa de presentaciones gráficas Microsoft PowerPoint y Microsoft Excel. El complemento se instala automáticamente en equipos que también tengan instalado Office 2010 u Office 2007. El complemento no es compatible con Office 2003.
El complemento para uso compartido permite a los usuarios de Office 20100 y Office 2007 iniciar una sesión de colaboración o de mensajería instantánea de Lync desde un documento de Office. En la tabla se describen las opciones incorporadas:
Características de colaboración de Lync 2010 en Word, PowerPoint y Excel
| Opción | Descripción |
|---|---|
En Office 2010, haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Enviar con mensajería instantánea. En Office 2007 y en Office 2010, haga clic en la pestaña Revisar y, a continuación, haga clic en Enviar con mensajería instantánea. |
Inicia una sesión de mensajería instantánea con los contactos que el usuario elija. El documento en el que está trabajando se incluye como datos adjuntos y los cambios o comentarios deben incorporarse manualmente. |
En Office 2010, haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, haga clic en Compartir ventana de documento. En Office 2007 y Office 2010, haga clic en Compartir ahora. |
Inicia una sesión de uso compartido de aplicaciones con los contactos que el usuario elija. El resto de contactos pueden ver el documento con el que está trabajando (pero no su escritorio), así como solicitar permiso para realizar cambios. |
Hay dos características de integración de Lync adicionales que son específicas de Office 2010:
Estado de presencia en la pestaña Archivo (haga clic en Información y, a continuación, busque en Personas relacionadas)
Menú Disponibilidad en Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 (antes, Microsoft Office Groove 2007)
Integración con SharePoint Server
Con la integración de Lync y Microsoft SharePoint Server, los usuarios de Lync pueden hacer lo siguiente:
Usar la vista Aptitud en los resultados de búsqueda de Lync para buscar en las páginas My Site de Microsoft SharePoint Server 2010 contactos que tienen determinadas aptitudes o experiencia
Obtener acceso a su página de perfil My Site de SharePoint Server 2010 desde el cuadro de diálogo Lync - Opciones.
En una página de SharePoint Server, ver el indicador de presencia de Lync de un usuario y su menú o tarjeta de contacto asociados.
Búsqueda por aptitudes en Lync 2010
Si se configura la búsqueda por aptitudes de Lync, los usuarios pueden buscar en las páginas My Site de SharePoint Server 2010 nombres, palabras clave o aptitudes específicas. Asimismo, es posible agregar un vínculo en la parte inferior de la ventana de resultados de búsqueda de Lync que muestra los resultados de búsqueda en SharePoint.
Para configurar la búsqueda por aptitudes en Lync 2010
Use el cmdlet New-CsClientPolicy o Set-CsClientPolicy con los parámetros SPSearchExternalURL y SPSearchInternalURL.
Use Grant-CsClientPolicy para asignar la nueva directiva o directivas a usuarios.
Si define por lo menos uno de los parámetros, el botón Aptitud aparecerá en la ventana principal de Lync en cuanto el usuario empieza a escribir en el cuadro de búsqueda.
Nota
Para proporcionar una experiencia coherente, los usuarios que se encuentren fuera del firewall verán el botón Aptitud aunque usted solo haya definido una dirección URL de SharePoint. Si no se puede obtener acceso a SharePoint Server, aparecerá un mensaje de error.
Para agregar o quitar un vínculo de SharePoint link en los resultados de la búsqueda por aptitudes
Use el cmdlet New-CsClientPolicy o Set-CsClientPolicy con los parámetros SPSearchCenterExternalURL y SPSearchCenterInternalURL.
Use Grant-CsClientPolicy para asignar la nueva directiva o directivas a usuarios.
Según la ubicación del usuario, SPSearchCenterExternalURL y SPSearchCenterInternalURL agregan un vínculo en la parte inferior de los resultados de búsqueda por aptitudes que dice: “Ver resultados en SharePoint…”. Los usuarios pueden hacer clic en el vínculo y restringir los resultados de búsqueda con las capacidades de búsqueda avanzadas de SharePoint Server.
Para obtener más información sobre cómo configurar la búsqueda por aptitudes y agregar un vínculo de SharePoint Server a los resultados de la búsqueda, vea New-CsClientPolicy, Set-CsClientPolicy y Grant-CsClientPolicy en la documentación sobre operaciones.
Adición de un vínculo de My Site al cuadro de diálogo Lync - Opciones
Si su organización admite fotos en Lync, puede proporcionar a los usuarios un vínculo que les permita cambiar su foto corporativa predeterminada en My Site de SharePoint Server 2010. El vínculo aparece en Lync, en las opciones de Mi foto.
Para agregar o quitar el vínculo de My Site
Use el cmdlet New-CsClientPolicy o Set-CsClientPolicy con el parámetro ShowSharepointPhotoEditLink.
Use Grant-CsClientPolicy para asignar la directiva a usuarios.
Para obtener más información sobre cómo agregar un vínculo de My Site a las opciones de Mi foto, consulte New-CsClientPolicy, Set-CsClientPolicy y Grant-CsClientPolicy en la documentación sobre operaciones.
Visualización de la información de presencia de Lync 2010 en SharePoint
Los usuarios deben tener instalado Office 2010, Office 2007 o Microsoft Office 2003 con el último service pack para ver la información de presencia en una página de SharePoint Server.
Para mostrar el indicador de presencia y la tarjeta de contacto (en Office 2010) o el menú (en Office 2007 y Office 2003) asociados, SharePoint usa el control de Microsoft ActiveX name.dll. El control ActiveX llama directamente a la API de Microsoft Lync 2010 API y, a continuación, Lync llama a MAPI o a Exchange para proporcionar la información solicitada.
Para obtener más información sobre cómo se muestra la información de presencia en una página de SharePoint Server, consulte "Cómo agregar información de presencia/pawn a la lista de contactos de SharePoint" en Microsoft Developer Network (MSDN) en https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=147181&clcid=0xC0A.
Etiquetas inteligentes de Office 2007 y Office 2003
Para que el botón y el menú de presencia aparezcan junto al nombre de un contacto (o encima de este) en Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2007 o Microsoft Office Excel 2003, las etiquetas inteligentes deben estar habilitadas.
Para más información sobre cómo habilitar las etiquetas inteligentes en Word o Excel, vea el artículo 300950 de Microsoft Knowledge Base, "Cómo solucionar problemas de etiquetas inteligentes personalizadas en Office", en https://support.microsoft.com/kb/300950/es-es.
Para obtener más información sobre cómo realizar una personalización a gran escala de una configuración de usuario final en su organización mediante las directivas de grupo de Office 2007, consulte "Introducción a la directiva de grupo (2007 Office system)" en https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=147185&clcid=0xC0A.
Nota
Las etiquetas inteligentes son compatibles con Microsoft Word 2010, pero no aparecen con el subrayado de puntos de color morado que estaba presente en versiones anteriores de Word. Microsoft Excel 2010 no admite etiquetas inteligentes.
Problemas de integración comunes de Lync 2010 y Outlook
En esta sección se indican algunos problemas de configuración comunes que podrían evitar que la integración de Lync con Outlook funcione según lo previsto.
En organizaciones que tienen Office 2010, Office 2007 u Office 2003 instalado, compruebe que haya implementado la versión más reciente del paquete de compatibilidad de Microsoft Office para formatos de archivo de Word, Excel y PowerPoint. Puede descargar "Módulo de compatibilidad de Microsoft Office para formatos de archivos de Word, Excel y PowerPoint ” desde el Centro de descarga de Microsoft, en https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=147186&clcid=0xC0A.
Compruebe que la configuración de integración de Outlook y Lync (que normalmente se habilita de forma predeterminada al instalar Lync) sea correcta:
En Outlook, compruebe que la opción Mostrar el estado de conexión junto al nombre de la persona esté seleccionada haciendo lo siguiente:
Para ver esta opción en Outlook 2007, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones, Otros y después mire en Nombres de persona.
Para ver esta opción en Outlook 2010, haga clic en la ficha Archivo, en Opciones, en Contactos y, a continuación, mire en Estado de conexión y fotografías.
En Lync, compruebe que Microsoft Exchange o Microsoft Outlook esté seleccionado como administrador de información personal del usuario.